La LPRPDE et la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT)
Mars 2012
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes oblige les organisations qu’elle régit à exercer certaines activités liées à la conformité, comme l’identification des clients et la tenue de documents. De plus, certaines opérations doivent être déclarées au Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE).
Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada soutient les mesures visant à lutter contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.
Nous encourageons le respect de la vie privée et l’application des lois relatives à celle‑ci dans la mise en œuvre des programmes et des initiatives. Ainsi, la collecte de renseignements personnels devrait se limiter aux exigences énoncées dans les lois et les règlements ainsi qu’aux besoins associés aux activités professionnelles particulières d’une organisation.
Voici quelques questions et réponses relatives à la protection de la vie privée qui pourraient être intéressantes :
Est-il important de limiter la collecte de renseignements personnels?
Pourquoi la limitation de la collecte de renseignements personnels est‑elle une bonne chose?
Les cartes santé devraient-elles servir à vérifier l’identité des clients?
Le numéro d’assurance sociale devrait-il servir à vérifier l’identité des clients?
Les organisations doivent-elles tenir compte des lois sur la protection des renseignements personnels lorsqu’elles se conforment à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes?
Oui!
Les organisations régies par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes qui doivent recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels en application de cette loi doivent également respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou une autre loi provinciale essentiellement similaire.
La LPRPDE régit les organisations menant des activités commerciales qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels. L’annexe 1 de la LPRPDE comprend dix (10) principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information que les organisations doivent respecter.
De plus, la Colombie-Britannique, l’Alberta et le Québec disposent de lois provinciales essentiellement similaires à la LPRPDE.
Renseignements connexes
Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter aux fiches d’information du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada intitulées Se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et Lois sur la protection des renseignements personnels au Canada.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Quelles explications devraient comprendre les politiques et les procédures d’une organisation au sujet de ses pratiques de gestion des renseignements personnels?
Selon le principe de la détermination des fins de la collecte des renseignements énoncé dans la LPRPDE, les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle‑ci.
De plus, le principe de la transparence prévoit que les organisations doivent faire preuve de transparence au sujet de leurs politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Une personne doit pouvoir obtenir sans efforts déraisonnables de l’information au sujet des politiques et des pratiques d’une organisation. Ces renseignements doivent être fournis sous une forme généralement compréhensible.
Par conséquent, les politiques et les procédures d’une organisation doivent expliquer les fins de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels, en fonction des besoins de ses activités professionnelles particulières ou des exigences de la loi. Si une organisation est régie par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, les fins doivent faire référence aux activités associées à cette loi.
Dans le résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2003-256, en ce qui concerne les formulaires d'ouverture de comptes de dépôt personnel, le commissaire a recommandé que la formulation soit modifiée pour indiquer que :
- la collecte du nom, de l'adresse, de la date de naissance et de la profession du titulaire du compte est requise par la loi;
- la présentation de preuves documentaires relatives à l'identité est requise par la loi.
Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter aux conclusions d’enquête du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, énoncées dans le résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2003-256, et au guide à l’intention des entreprises et des organisations, préparé par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Aux termes de la LPRPDE, est-il nécessaire d’agir au su ou avec le consentement d’une personne pour communiquer (déclarer) des renseignements au CANAFE, conformément aux exigences de l’article 7 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes?
Non.
Bien qu’il soit nécessaire d’obtenir le consentement d’une personne pour effectuer la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels, il existe des exceptions au principe du consentement qui s’appliquent dans le cadre de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.
Exceptions en matière de consentement
L’article 7 de la LPRPDE énonce les quelques circonstances où il est possible de procéder à l’insu de l’intéressé et sans son consentement.
Comme le précise l’alinéa 7(3)c.2) de la LPRPDE, une organisation peut communiquer des renseignements personnels au CANAFE conformément aux exigences de l’article 7 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la communication de renseignements personnels au CANAFE au sujet d’une opération qu’on a effectuée ou tentée dans le cadre d’une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement des activités terroristes) à l’insu de l’intéressé et sans son consentement.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le consentement et les exceptions à celui‑ci, veuillez consulter l’Outil d’autoévaluation – LPRPDE et le guide à l’intention des entreprises et des organisations, préparés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Est-il important de limiter la collecte de renseignements personnels?
Oui.
Selon le principe de limitation de la collecte de la LPRPDE, l’organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.
Une organisation ne peut recueillir que les renseignements nécessaires aux fins requises et déterminées dans les lois et les règlements ainsi qu’aux fins de ses activités professionnelles particulières.
Les organisations ne doivent pas recueillir des renseignements de façon arbitraire.
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes oblige les organisations qu’elle régit à consigner des renseignements associés à certaines opérations, comme le nom d’une personne, son adresse, sa date de naissance, son numéro de téléphone et son emploi.
De plus, les organisations peuvent être tenues de consigner des renseignements inscrits dans des documents d’identité particuliers dans le cadre de la vérification de l’identité d’une personne, comme le type de document d’identité, le numéro de référence du document et le lieu de publication. Une personne peut être tenue de fournir un document d’identité, comme un acte de naissance, un permis de conduire ou un autre document du même genre.
Il importe que les organisations examinent les renseignements qu’elles doivent recueillir afin de se conformer à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et qu’elles ne recueillent que les renseignements nécessaires aux fins requises et déterminées dans les lois et les règlements ainsi qu’aux fins de leurs activités professionnelles particulières.
Veuillez vous reporter à la question no 6 pour obtenir des renseignements sur la photocopie de cartes d’identité, à la question no 7 pour des renseignements sur les cartes santé, et à la question no 8 pour des renseignements sur le numéro d’assurance sociale.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la limitation de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels, veuillez consulter l’Outil d’autoévaluation – LPRPDE et le guide à l’intention des entreprises et des organisations, préparés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Pourquoi la limitation de la collecte de renseignements personnels est‑elle une bonne chose?
En évitant de recueillir trop de renseignements personnels, les ressources humaines et financières ne sont pas consacrées à la collecte, à l’entreposage et à la protection de renseignements personnels non essentiels. Les organisations peuvent diminuer les inefficacités relatives à leurs activités et minimiser leurs risques grâce à l’application du principe de limitation de la collecte.
Les organisations devraient instaurer des politiques et des procédures axées sur la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de renseignements personnels essentiels à l’exécution d’obligations prévues dans les lois et les règlements, qui sont également nécessaires aux fins de leurs activités professionnelles particulières.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la limitation de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels, veuillez consulter l’Outil d’autoévaluation – LPRPDE et le guide à l’intention des entreprises et des organisations, préparés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Les organisations devraient‑elles photocopier les documents d’identité lorsqu’elles vérifient l’identité d’une personne?
Les organisations peuvent avoir besoin de recueillir des renseignements personnels afin de s’acquitter de leurs obligations juridiques ou aux fins de leurs activités professionnelles particulières.
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes oblige les organisations qu’elle régit à vérifier l’identité de clients qui effectuent certains types d’opérations. Les personnes peuvent être tenues de présenter un document d’identité, comme un acte de naissance, un permis de conduire ou un autre document du même genre.
Si une loi oblige une organisation à recueillir et à conserver une photocopie ou une copie d’un document d’identité, celle‑ci est tenue de s’y conformer.
Si aucune loi n’oblige une organisation à recueillir une photocopie d’un document d’identité, celle‑ci doit alors déterminer si la collecte ou la conservation d’une photocopie d’un document d’identité (ou une copie dans quelque format que ce soit) est nécessaire aux fins légitimes de ses activités professionnelles, conformément aux lois relatives à la protection des renseignements personnels (LPRPDE ou une autre loi essentiellement similaire) et au principe de limitation de la collecte.
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes prévoit que dans certains cas, les organisations peuvent être tenues de recueillir une photocopie ou une copie d’un document d’identité, d’une facture ou relevé de compte. Voici quelques exemples de ces cas :
- si l’identité est vérifiée au moyen d’une attestation signée par un commissaire à l’assermentation au Canada ou par un répondant au Canada, et si cette utilisation du document n’est pas interdite par la loi provinciale en vigueur, l’attestation (Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, alinéa 67g));
- si l’identité est vérifiée au moyen d’une photocopie ou image électronique d’un document fourni par la personne, cette photocopie ou image électronique (Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, alinéa 67j));
- pour certaines méthodes d’identification en l’absence de la personne nécessitant une photocopie d’un document d’identité (Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, annexe 7).
Les organisations devraient déterminer quels renseignements personnels sont essentiels à l’exécution d’obligations prévues dans les lois et les règlements, qui sont également nécessaires aux fins de leurs activités professionnelles particulières, et ne recueillir que ces renseignements.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la limitation de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels, veuillez consulter l’Outil d’autoévaluation – LPRPDE et le guide à l’intention des entreprises et des organisations, préparés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Les cartes santé devraient-elles servir à vérifier l’identité des clients?
Les cartes santé sont des documents d’identité délicats. Ainsi, la collecte des renseignements inscrits sur celles‑ci ne devrait avoir lieu que dans certaines circonstances, comme lorsque nécessaire ou exigé par la loi.
Différentes provinces disposent de lois autonomes régissant l’information sur la santé, qui établissent les limites concernant la collecte de numéros et de cartes santé. Dans certains cas, il est simplement interdit d’obliger une personne à présenter ces cartes pour toute autre fin que des services de santé. Dans d’autres cas, les cartes santé peuvent servir uniquement à respecter les obligations en matière de vérification de l’identité, en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, si la personne présente ce document de façon tout à fait volontaire.
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes prévoit qu’il est possible de vérifier l’identité d’une personne au moyen de sa carte santé, uniquement si un tel usage n’est pas interdit par la loi provinciale en vigueur (Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, alinéa 64.1a)).
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes n’exige pas de photocopier une carte santé, sauf si une organisation est tenue de recueillir une photocopie ou une copie d’un document d’identité (veuillez vous reporter à la question no 6 pour obtenir des renseignements sur la photocopie de documents d’identité).
Comme les cartes santé comprennent des renseignements personnels délicats et que leur utilisation dans le cadre de la vérification de l’identité d’une personne peut être interdite ou limitée dans certaines provinces, il serait préférable d’utiliser d’autres documents d’identité pour vérifier l’identité d’un client si possible.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Le numéro d’assurance sociale devrait-il servir à vérifier l’identité des clients?
Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada recommande de ne pas utiliser le numéro d’assurance sociale (NAS) comme moyen d’identification général, et les organisations devraient restreindre la collecte, l’utilisation et la communication de NAS aux fins prévues par la loi.
Bien que certaines organisations du secteur privé soient tenues par la loi de demander à leurs clients et à leurs consommateurs de communiquer leur NAS, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada s’oppose en principe à la pratique de demander le NAS à des fins d’identification générale.
Cependant, aucune loi n’interdit aux organisations de demander à leurs clients leur NAS, ni aux clients de le communiquer, à des fins autres que la déclaration du revenu. Bien que cette pratique ne soit pas recommandée, une organisation peut demander à ses clients leur NAS, et ceux‑ci peuvent décider de le communiquer, à des fins d’identification raisonnables, tant que les principes de la LPRPDE sont dûment respectés.
Voici quelques exemples des usages du NAS prévus par la loi :
- les employeurs sont autorisés à demander à leurs employés leur NAS afin de leur fournir leur relevé d’emploi et leur feuillet T4 aux fins de l’impôt sur le revenu et du Régime de pensions du Canada (RPC);
- certaines organisations, comme les banques, les caisses populaires, les courtiers d’assurance et les sociétés de fiducie sont obligées de demander à leurs clients leur NAS à des fins de déclarations du revenu, en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (p. ex. comptes d’intérêts créditeurs, REER, etc.)
Aucune organisation du secteur privé n’est tenue de demander le NAS de ses clients à des fins autres que la déclaration du revenu. Si le compte d’un client ne porte pas intérêt (p. ex. un compte de crédit par opposition à un compte d’épargne), une institution financière n’est pas tenue par la loi de recueillir son NAS et le client n’est pas tenu de le fournir.
La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes n’exige pas aux organisations de communiquer le NAS de qui que ce soit au CANAFE.
De plus, la ligne directrice 6 du CANAFE explique qu’aucun numéro d’assurance sociale ne devrait figurer dans les déclarations qui lui sont destinées.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le numéro d’assurance sociale, veuillez consulter les Pratiques exemplaires pour l’utilisation des numéros d’assurance sociale dans le secteur privé, préparées par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Que devrait savoir une organisation qui reçoit une demande d’une personne sur les renseignements communiqués au CANAFE?
Une personne peut demander à une organisation de l’informer des renseignements qu’elle a communiqués au CANAFE, mais ceci ne signifie pas nécessairement que la demande sera acceptée.
Bien que le principe 4.9 de la LPRPDE prévoit qu’une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter, il existe certaines exceptions.
La LPRPDE énonce clairement les procédures relatives au traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels communiqués au CANAFE ou à d’autres institutions fédérales.
Demande relative aux renseignements communiqués
Étape 1 : Informer le CANAFE
Aux termes du sous-alinéa 9(2.1)a)(i) de la LPRPDE, l’organisation est tenue d’aviser par écrit le CANAFE qu’elle a reçu une demande relative à la communication dans le cas suivant :
- si l’organisation a communiqué des renseignements personnels au CANAFE à l’insu de l’intéressé et sans son consentement parce qu’il peut s’agir d’une opération qu’on a effectuée ou tentée dans le cadre d’une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement des activités terroristes (alinéa 7(3)c.2) de la LPRPDE).
L’organisation ne devrait pas répondre à la demande avant d’avoir reçu l’avis du CANAFE précisant l’approbation ou le refus de l’accès, ou dans les 30 jours suivant la transmission de l’avis au CANAFE.
Étape 2 : Motifs de refus du CANAFE
Le CANAFE peut s’opposer à ce que l’organisation acquiesce à la demande, mais il doit préciser les motifs de son refus. Il peut s’opposer à la communication des renseignements s’il estime que celle‑ci pourrait raisonnablement nuire à la détection, à la prévention ou à la dissuasion du recyclage des produits de la criminalité ou du financement d’activités terroristes.
Étape 3 : Dans le cas d’un refus
Dans le cas d’un refus d’acquiescer à la demande, le paragraphe 9(2.4) de la LPRPDE prévoit que l’organisation :
- refuse d’acquiescer à la demande;
- en avise par écrit et sans délai le commissaire à la protection de la vie privée du Canada;
- ne communique à l’intéressé aucun renseignement relatif à toute communication;
- ne communique pas à l’intéressé le fait qu’il y a eu signalement ni au CANAFE ni au commissaire à la protection de la vie privée du Canada;
- ne communique pas à l’intéressé le fait que le CANAFE s’oppose à ce que l’organisation acquiesce à la demande.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’accès, veuillez vous reporter au guide à l’intention des entreprises et des organisations préparé par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et à l’article 9 de la LPRPDE.
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
Liens et renseignements supplémentaires
Allocutions et mémoires du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sur la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.
Conclusions d’enquête du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en vertu de la LPRPDE :
Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2007-369
L’importance d’expliquer les fins de la collecte de renseignements personnels
Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2006-347
Un courtier en valeurs mobilières a besoin de renseignements personnels pour se conformer à la réglementation sur les valeurs mobilières
Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2005-296
Remise en question du libellé du consentement et de l'activité de surveillance
Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2003-256
Une cliente juge excessives la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par une banque pour l'ouverture d'un compte de dépôt personnel et trouve vagues les fins énoncées
Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2002-40
Un demandeur s'oppose à une vérification de son crédit comme condition d'ouverture d'un compte bancaire
Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2002-46
Une banque est accusée d'avoir exigé indûment les dates de naissance de demandeurs de compte
Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2002-93
Une personne allègue qu'une banque a utilisé des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis
Pour obtenir des documents d’accompagnement sur l’identification des clients, la tenue de dossiers et les exigences relatives aux déclarations en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, veuillez consulter le site Web du CANAFE : http://www.fintrac-canafe.gc.ca.
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