Conseils pour faire part de vos préoccupations concernant la protection de la vie privée à une institution fédérale

Les ministères et organismes fédéraux doivent traiter de façon responsable les renseignements personnels que leur confient les individus.

La Loi sur la protection des renseignements personnels établit les règles qui régissent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par les institutions fédérales. Elle confère aussi aux individus, peu importe s’ils se trouvent au Canada ou à l’étranger, le droit d’accéder aux renseignements personnels dont les institutions fédérales disposent à leur sujet ainsi que le droit de demander la correction de ceux-ci.

En règle générale, s’il y a un problème de protection de la vie privée, vous devez d’abord tenter de le résoudre en vous adressant directement à l’institution en cause.

Vous pouvez faire part de vos préoccupations au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’institution responsable des renseignements personnels en question. La liste des coordonnateurs de l’AIPRP est affichée sur le site Web canada.gc.ca. Vous pouvez aussi obtenir cette information en communiquant directement avec l’institution.

Il pourrait être utile de faire part de vos préoccupations par écrit à l’institution.

Conseils généraux

Voici quelques conseils qui vous aideront à exprimer vos préoccupations.

Agissez sans tarder. Si vous avez des préoccupations concernant la protection de la vie privée, parlez-en immédiatement. Avec le temps, l’information sera effacée et les souvenirs s’estomperont. Plus vous attendrez pour exprimer vos préoccupations, plus il sera difficile de régler le problème.

Adressez-vous à la bonne personne. Chaque institution fédérale a un coordonnateur de l’AIPRP qui est chargé de se pencher sur les questions ayant trait au traitement des renseignements personnels.

Soyez très clair. Expliquez la situation en termes simples et concis et concentrez-vous sur la question précise que vous voulez aborder. Afin de prévenir toute confusion, évitez de faire mention de préoccupations ou de plaintes antérieures ou encore d’aborder des sujets non pertinents. Résistez aussi à l’envie de copier et coller le jargon juridique. Si vous faites état de vos préoccupations par écrit, tapez votre lettre dans la mesure du possible ou assurez-vous d’écrire lisiblement.

Soyez courtois. Il est possible que vous soyez fâché, mais vous pourrez probablement mieux faire valoir votre point et obtenir les résultats souhaités si vous demeurez calme et poli. 

Établissez un délai. Établissez ou demandez que l’on établisse un délai ferme, mais raisonnable, pour répondre à vos préoccupations. Évitez de communiquer avec l’institution avant l’expiration de ce délai. Au besoin, demandez à l’institution de vous donner une réponse initiale dans le délai fixé et d’indiquer alors combien de temps il faudra avant d’obtenir une réponse complète.

Faites preuve de rigueur et consignez soigneusement l’information. Décrivez votre situation en donnant tous les détails pertinents afin d’aider l’institution à savoir qui vous êtes et à cerner plus rapidement vos préoccupations. Remettez-lui copie des principaux documents à l’appui. Conservez toutefois la version originale au cas où vous en auriez besoin ultérieurement et évitez de surcharger l’institution en lui fournissant de l’information inutile. Assurez-vous de bien dater les lettres, prenez des notes sur toutes les conversations, et conservez les courriels et faites une copie de toute la correspondance. 

Exemple de lettre ou de courriel

Si vous décidez de faire état de vos préoccupations par écrit, l’exemple qui suit constitue un bon point de départ pour rédiger une lettre ou un courriel à cette fin.

Assurez-vous d’y indiquer :

• votre adresse complète;
• tout numéro d’identification ou numéro de référence pertinent si vous avez déjà communiqué avec le ministère ou l’organisme à ce sujet.

[Madame, / Monsieur,] – [selon le sexe du coordonnateur de l’AIPRP ou de la personne avec laquelle vous avez été en contact antérieurement] 

Je vous écris pour vous faire part de mes préoccupations concernant la protection de la vie privée.

[Exprimez en détail vos préoccupations et précisez la question en jeu. Expliquez brièvement la situation et, le cas échéant, l’incidence qu’elle a eue sur vous.]

J’espère que vous serez en mesure de régler le problème et de répondre à mes préoccupations. [Au besoin, indiquez la mesure précise que vous attendez de l’institution.]

Je vous saurais gré de répondre à la présente dans les 30 jours ouvrables. Si cela vous est impossible, veuillez m’indiquer à quel moment vous pourrez y répondre.

N’hésitez pas à communiquer avec moi par téléphone au [votre numéro de téléphone pendant la journée] / ou par courriel à [votre adresse de courriel] si vous souhaitez obtenir plus de détails ou discuter de la situation.

Je vous prie d’agréer, Madame, / Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Plaintes auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Si vous êtes insatisfait de la réponse fournie par l’organisation, vous avez la possibilité de déposer une plainte officielle concernant la protection de la vie privée au sein d’une institution fédérale auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.