Conseils pour faire part de vos préoccupations concernant la protection de la vie privée à une entreprise

Les entreprises et autres organisations commerciales doivent traiter de façon responsable les renseignements personnels que leur confient les Canadiens.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Canada, établit les règles qui régissent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par les organisations dans le cadre de leurs activités commerciales.

En cas de problème de protection de la vie privée, vous devriez d’abord vous adresser directement à l’organisation en cause pour tenter de le résoudre. Les organisations devraient prendre vos préoccupations au sérieux et travailler avec vous pour y répondre.

Si vous estimez que l’on n’a pas traité vos renseignements personnels de façon appropriée, il pourrait être utile d’en informer l’organisation en cause.

Conseils généraux

Agissez sans tarder. Si vous avez des préoccupations concernant la protection de la vie privée, parlez-en immédiatement. Avec le temps, l’information sera effacée et les souvenirs s’estomperont. Plus vous attendrez pour exprimer vos préoccupations, plus il sera difficile de régler le problème.

Adressez-vous à la bonne personne. Consultez la politique de confidentialité de l’organisation ou téléphonez pour savoir à qui vous adresser pour faire part de vos préoccupations ou déposer votre plainte – cette personne porte souvent le titre d’agent ou agente de la protection des renseignements personnels ou de la vie privée. En bout de ligne, cette façon de faire pourrait vous permettre de gagner du temps.

Soyez très clair. Exprimez-vous en termes simples et concis et concentrez-vous sur la question précise que vous voulez aborder. Vous pourriez exprimer vos préoccupations par écrit afin d’éviter tout malentendu. Le cas échéant, envoyez un courriel ou une lettre – il serait préférable de taper votre lettre mais si vous ne pouvez le faire, assurez-vous d’écrire lisiblement.

Soyez courtois. Vous pourrez probablement mieux faire valoir votre point et obtenir les résultats souhaités si vous faites preuve de tact. 

Établissez un délai. Établissez un délai ferme, mais raisonnable, pour obtenir une réponse à vos préoccupations. Au besoin, demandez à l’organisation de vous donner une réponse initiale dans le délai fixé et d’indiquer alors combien de temps il faudra avant d’obtenir une réponse complète.

Faites preuve de rigueur et consignez soigneusement l’information. Décrivez votre situation en donnant tous les détails pertinents afin d’aider l’organisation à savoir qui vous êtes et à cerner plus rapidement vos préoccupations. Remettez-lui une copie des principaux documents à l’appui. Conservez toutefois la version originale au cas où vous en auriez besoin ultérieurement. Assurez-vous de bien dater les lettres, prenez des notes sur toutes les conversations, et conservez les courriels et faites une copie de toute la correspondance. 

Exemple de lettre ou de courriel

Si vous décidez de faire état de vos préoccupations par écrit, l’exemple qui suit constitue un bon point de départ pour rédiger une lettre ou un courriel à cette fin.

Assurez-vous de donner suffisamment d’information pour permettre à l’organisation de vous identifier dans ses dossiers (nom complet, numéros de compte, adresse, etc.) et de communiquer avec vous. Ajoutez un numéro de référence (si vous avez déjà communiqué avec l’organisation sur le même sujet).

[Madame, / Monsieur,] – [selon le sexe de la personne avec laquelle vous avez été en contact antérieurement] 

Je vous écris pour vous faire part de mes préoccupations concernant la protection de la vie privée.

[Exprimez en détail vos préoccupations et précisez la question en jeu. Expliquez brièvement la situation et, le cas échéant, l’incidence qu’elle a eue sur vous.]

J’espère que vous serez en mesure de régler le problème et de répondre à mes préoccupations.

[Au besoin, indiquez la mesure précise que vous attendez de l’organisation.]

Je vous saurais gré de répondre à la présente dans les 30 jours ouvrables. Si cela vous est impossible, veuillez m’indiquer à quel moment vous pourrez y répondre.

N’hésitez pas à communiquer avec moi par téléphone au [votre numéro de téléphone pendant la journée] / ou par courriel à [votre adresse de courriel] si vous souhaitez obtenir plus de détails ou discuter de la situation.

Je vous prie d’agréer, Madame, / Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Plaintes auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Si vous êtes insatisfait de la réponse fournie par l’organisation, vous avez la possibilité de déposer une plainte officielle concernant la protection de la vie privée au sein d’une entreprise auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.