10 conseils sur la protection de la vie privée pour le secteur des logements locatifs

Mai 2016

Puisque le domicile d’une personne est souvent considéré comme son sanctuaire, on ne doit guère s’étonner que les Canadiens aient des attentes élevées en matière de vie privée quand il est question de leur habitation. Quant à eux, les propriétaires de logements locatifs ont un intérêt légitime à assurer la sécurité des locataires et de leur propriété — ce qui peut nécessiter la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), loi canadienne en matière de protection des renseignements personnels applicable au secteur privé, reconnaît à la fois le droit à la vie privée des personnes et le besoin des organisations de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels. Pour aider les organisations à trouver le juste équilibre, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a créé la présente fiche de conseils, qui explique les dilemmes les plus courants en ce qui a trait au respect de la vie privée dans le secteur des logements locatifs.

Demande de location et arrivée du locataire

1. Limitez la collecte de renseignements, surtout de renseignements sensibles (comme le numéro d’assurance sociale)

Le formulaire de demande de location représente souvent la première collecte officielle de renseignements personnels sur le locataire. Ce formulaire devrait énoncer clairement la raison pour laquelle les renseignements personnels sont recueillis et ne demander que les renseignements nécessaires. En particulier, le Commissariat recommande aux organisations du secteur privé de ne pas demander le numéro d’assurance sociale (NAS) et suggère aux gens de ne pas donner leur NAS à ces organisations, à moins qu’elles ne soient tenues par la loi de le demander. Les organisations qui demandent le NAS sans en avoir l’obligation légale doivent clairement indiquer que ce renseignement est facultatif. Par exemple, le NAS peut être utile pour différencier des personnes qui portent le même nom quand on demande une vérification de solvabilité, mais il n’est pas requis. Dans ce cas, le NAS est facultatif.

2. Faites preuve de prudence en ce qui a trait aux vérifications officieuses des antécédents

Les propriétaires devraient obtenir un consentement afin de demander et de fournir des références ou une vérification des antécédents. Les vérifications officieuses — par exemple consulter la page Facebook du demandeur ou demander de l’information à un autre propriétaire concernant un locataire potentiel — sont considérées comme une collecte de renseignements personnels et doivent se faire conformément à la LPRPDE. Si vous faites ces vérifications sans le consentement du demandeur et à son insu, il vous faudra être en mesure d’indiquer quel motif de collecte sans consentement prévu par la LPRPDE s’applique et pourquoi vous ne pouviez pas arriver à la fin précisée par des moyens portant moins atteinte à la vie privée. En général, nous conseillons aux gens de ne pas se tourner vers les réseaux sociaux pour faire des vérifications.

3. Protégez bien les renseignements recueillis

Les demandeurs vous confient leurs renseignements personnels et il s’agit dans bien des cas de renseignements détaillés susceptibles de causer un préjudice s’ils tombent dans de mauvaises mains, par exemple un vol d’identité. Soyez dignes de la confiance des demandeurs en mettant en œuvre les mesures de protection appropriées, entre autres en verrouillant les armoires qui contiennent des documents papier et en utilisant des mots de passe et le chiffrement pour les documents électroniques. De plus, dans les deux cas, atténuez le risque en limitant la collecte de renseignements et en réservant l’accès aux gens qui en ont besoin.

4. Pensez dès le départ au retrait des renseignements

Il ne faut pas conserver indéfiniment les renseignements. Vous devriez avoir un plan pour retirer les renseignements personnels quand ils ne sont plus nécessaires. Le retrait doit se faire de façon appropriée. Nous avons vu trop de cas où les documents avaient été mis au recyclage ou trouvés par un passant après être tombés d’un camion. On doit détruire les renseignements de façon à ce qu’il soit impossible de les récupérer ou de les reconstituer.

5. Recueillez, utilisez et communiquez des renseignements personnels uniquement aux fins qui ont été précisées clairement au locataire

Sauf dans des circonstances limitées et définies, la personne doit savoir que ses renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués et avoir donné son consentement. Par conséquent, vous devez informer la personne de la raison pour laquelle vous recueillez, utilisez ou communiquez ses renseignements. Même si vous pensez faire un geste utile — comme fournir les coordonnées d’une personne à un fournisseur de services afin qu’ils prennent les dispositions voulues en vue d’une une installation — vous devez demander et obtenir le consentement de l’intéressé.

Période de location ou durée du bail

6. Faites clairement état de la surveillance et ayez-y recours judicieusement

La vidéosurveillance sur les lieux ou dans l’immeuble peut causer de la tension avec les locataires. Ces derniers peuvent apprécier la sécurité qui en découle, mais ils ne veulent pas se sentir observés dans leur domicile. Vous pouvez prendre certaines mesures afin d’atténuer cette tension et de respecter les obligations vous incombant en vertu de la LPRPDE. Premièrement, vous pouvez poser des affiches et diffuser une politique expliquant clairement comment les images seront utilisées, dans quelles circonstances elles seront visionnées, etc. Deuxièmement, vous devez prendre soin d’orienter les caméras de manière à ne pas filmer l’intérieur des logements. Troisièmement, vous devez assurer la sécurité des enregistrements — il faut placer en lieu sûr les moniteurs et les enregistrements et y donner accès uniquement aux fins qui ont été précisées.

7. Obtenez le consentement des locataires pour prendre des photos dans les logements

Dans certaines circonstances très particulières, vous pourriez avoir besoin de photos de l’intérieur d’un logement, par exemple pour une inspection d’assurance. Le propriétaire qui doit prendre des photos à l’intérieur d’un logement peut ainsi recueillir des renseignements personnels du locataire. C’est pourquoi il doit en informer le locataire et obtenir son consentement. Même dans ces circonstances très particulières, vous devez éviter de prendre vos photos sans discernement et mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les renseignements.

8. Répondez aux questions des locataires

Dans bien des cas, on peut éviter qu’un problème de protection de la vie privée ne dégénère : a) en faisant preuve de transparence quant à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels; et b) en offrant des moyens pour les gens de recevoir une réponse à toute question de suivi. Vous devriez avoir une politique de protection de la vie privée décrivant en détail vos pratiques de gestion des renseignements personnels et indiquant les coordonnées d’une personne à qui s’adresser pour les questions de suivi. Cette politique devrait aussi décrire le processus par lequel les gens peuvent avoir accès à leurs renseignements personnels — un processus qui devrait être étayé au moyen de documentation interne et d’une formation du personnel sur la façon de répondre à ces demandes.

Départ du locataire

9. N’humiliez pas les « mauvais » locataires

Même avec toute la bonne volonté du monde, la relation entre le propriétaire et le locataire peut être tendue. Ainsi, du point de vue du propriétaire, il se peut que le locataire ait dérangé les autres, causé des dommages à son logement ou été un mauvais payeur. Toutefois, rien de tout cela ne vous donne le droit de communiquer cette information, par exemple pour contribuer à une « liste de mauvais locataires » non réglementée. Il est possible d’informer les organisations officielles et réglementées, comme les agences d’évaluation du crédit, dans certaines circonstances, mais les actions « justicières » sont rarement autorisées par la loi, voire jamais.

10. Le recouvrement d’une créance ne justifie pas la communication de renseignements personnels

Enfin, la LPRPDE prévoit certaines exceptions à l’obligation d’obtenir le consentement de l’intéressé pour communiquer des renseignements personnels en cas de recouvrement d’une créance. Il ne faut pas oublier que ces exceptions sont limitées, entre autres aux fins qu’une personne raisonnable estimerait appropriées dans les circonstances. Par exemple, à l’issue d’enquêtes antérieures, le Commissariat a déterminé qu’une vaste communication de renseignements détaillés sur une créance aux membres de la famille du débiteur ou à ses collègues de travail ou encore dans les médias sociaux était totalement inappropriée.

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Documents d’orientation et ressources pertinentes

• Pratiques exemplaires pour l’utilisation des numéros d’assurance sociale dans le secteur privé
• Conservation et retrait des renseignements personnels : Principes et pratiques exemplaires
• Lignes directrices sur la surveillance vidéo au moyen d’appareils non dissimulés dans le secteur privé
• Conseils pour limiter et réduire le risque d’atteinte à la vie privée
• Guide sur la protection de la vie privée à l'intention des entreprises

Conclusions se rapportant à des propriétaires

• Rapport de conclusions en vertu de la LPRPDE no 2016-002 – La société de gestion immobilière accepte de détruire la « liste de mauvais locataires »
• Rapport de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2010-08 – Lorsque la surveillance vidéo est utilisée, les besoins en matière de sécurité doivent être comblés dans le respect des exigences relatives à la protection de la vie privée
• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2009-017 – Une organisation tierce de locateurs a recueilli, utilisé et communiqué des renseignements personnels de locataires sans leur consentement
• Sommaire de l’examen auquel on a mis fin no 2013-001 – L’ordonnance de la Commission de la location immobilière a résolu les préoccupations relatives à la vie privée soulevées par le plaignant, ce qui a permis de mettre fin à l’examen
• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2006-349 – Prise de photographies d’appartements de locataires sans leur consentement pour fins d’assurance
• Exemple de plainte réglée en cours d’enquête no 19 – Les éventuels locataires ne sont pas tenus de fournir leur numéro d’assurance sociale pour louer un appartement
• Exemple de plainte réglée en cours d’enquête no 23 – Un concierge divulgue le fait que le chèque d’un locataire était sans provision
• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2006-343 – Une compagnie d’assurances exige des propriétaires d’immeuble qu’ils recueillent des renseignements personnels concernant les locataires

Autres conclusions pertinentes

• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2007-376 – Le service de sécurité d’un immeuble en copropriété n’a pas fait une utilisation abusive de ses caméras de surveillance, mais il a amélioré la protection des renseignements personnels
• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2009-005 – Les renseignements financiers d’un homme sont communiqués aux avocats de sa femme par un cabinet d’experts-comptables ayant mal respecté une citation à témoin
• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2014-017 – Une agence de recouvrement ne peut pas refuser l’accès à des renseignements personnels sous prétexte qu’ils seront fournis dans le cadre d’une poursuite judiciaire
• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2004-282 – Communication excessive de renseignements dans le recouvrement d’une créance
• Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2002-036 – Une banque est accusée de retenir des renseignements sur les paiements d’une créance d’un client