Huitième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE – Transparence

Les pratiques détaillées de gestion des renseignements personnels de votre organisation doivent être claires et faciles à comprendre. Elles doivent être facilement accessibles.

Les consommateurs trouvent que les politiques en matière de protection de la vie privée sont difficiles à comprendre, mais se sentent tout de même obligés de donner leur consentement afin d'obtenir les biens et les services qu'ils veulent.

On ne devrait pas s'attendre à ce que les gens décodent un langage juridique complexe afin de prendre des décisions éclairées quant à la pertinence ou non de donner leur consentement. (Pour en savoir plus, consultez le Principe 3 portant sur le consentement.)

Vos responsabilités

• Informer vos clients et vos employés du fait que vous avez mis en place des politiques et des pratiques de gestion des renseignements personnels.
• Faire en sorte que ces politiques et pratiques soient compréhensibles et faciles d'accès.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

• Conformez-vous aux directives sur l'obtention d'un consentement valable.
• Assurez-vous que vos employés de première ligne connaissent bien les procédures de réponse aux demandes de particuliers concernant leurs renseignements personnels.
• Fournissez, en des termes faciles à comprendre :
  • le nom ou la fonction de même que les coordonnées de la personne responsable de la politique et des pratiques de confidentialité de votre organisation;
  • le nom ou la fonction de même que les coordonnées de la personne à qui les demandes d'accès devraient être acheminées;
  • la marche à suivre pour avoir accès à ses renseignements personnels;
  • la marche à suivre pour déposer une plainte auprès de votre organisation;
  • tout document expliquant les politiques, normes ou codes de votre organisation;
  • une description de tous les renseignements personnels communiqués à d'autres organisations, y compris les filiales de votre organisation et toute tierce partie, et les raisons pour lesquelles ces renseignements sont communiqués.

Conseils

• L'information concernant vos politiques et pratiques devrait être accessible de diverses manières, par exemple, en personne, par écrit, par téléphone, dans des publications ou sur le site Web de votre organisation.
• L'information présentée devrait être cohérente, et ce, peu importe le format.