Dixième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Une personne doit être en mesure de remettre en question la conformité de votre organisation relativement aux principes relatifs à l'équité dans le traitement de l'information. Elle doit présenter sa plainte à la personne au sein de votre organisation chargée de la conformité à la LPRPDE.

Vos responsabilités

• Offrir un recours en élaborant des procédures simples de traitement des plaintes et d'enquête.
• Informer les plaignants des possibilités de recours qui s'offrent à eux. Cela comprend les procédures de traitement des plaintes au sein de votre organisation et celles des associations de l'industrie, des organismes de réglementation et du Commissariat.
• Mener des enquêtes sur toutes les plaintes reçues.
• Améliorer les pratiques et les politiques relatives au traitement des renseignements personnels qui posent problème.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

• Consignez la date de réception et la nature de la plainte.
• Accusez réception de la plainte sans délai et, au besoin, communiquez avec le plaignant pour obtenir des précisions.
• Confiez le dossier à une personne possédant les compétences voulues pour l'examiner de manière équitable et impartiale. Permettez à cette personne de consulter tous les dossiers pertinents et tous les employés ou autres intervenants qui ont traité les renseignements personnels ou la demande d'accès.
• Informez clairement et rapidement le plaignant du résultat de l'examen de la plainte, et indiquez-lui les mesures qui ont été prises.
• Corrigez tout renseignement personnel inexact ou modifiez les politiques et les procédures à la lumière des conclusions de l'enquête sur la plainte. Assurez-vous que les employés de votre organisation sont au fait de tous les changements apportés à ces politiques et procédures.

Conseils

• Le traitement équitable d'une plainte peut contribuer à préserver ou à restaurer la confiance de votre client envers votre organisation.
• Assurez-vous que les membres de votre personnel sont au fait des politiques et des procédures en matière de traitement des plaintes et qu'ils savent à qui transmettre les plaintes au sein de votre organisation.
• Consignez toutes vos décisions pour assurer une application uniforme.