Deuxième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE - Détermination des fins de la collecte de renseignements

Vos responsabilités

• Déterminer et documenter les fins auxquelles vous recueillez des renseignements personnels. Cela vous aidera à établir quels renseignements personnels précis vous devez recueillir à ces fins.
• Préciser à vos clients la raison pour laquelle votre organisation a besoin de leurs renseignements personnels avant ou au moment de la collecte. Selon la façon dont se fait la collecte, cette précision peut être communiquée de vive voix ou par écrit.
• Obtenir à nouveau leur consentement si vous déterminez une nouvelle fin.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

• Examinez les renseignements personnels que vous avez en votre possession pour vous assurer qu'ils sont tous destinés à une fin précise.
• Lorsque vous demandez des renseignements personnels à un client, expliquez-lui verbalement ou par écrit les fins auxquelles les renseignements sont recueillis.
• Consignez par écrit toutes les fins définies et les consentements que vous avez obtenus.
• Assurez-vous que les fins auxquelles les renseignements sont destinés se limitent à ce qu'une personne raisonnable estimerait acceptable dans les circonstances.

Conseils

• Définissez le plus clairement et le plus précisément possible à quelles fins les renseignements personnels sont recueillis, de façon à ce que les personnes concernées comprennent comment ils seront utilisés ou communiqués. Voici quelques exemples précis de fins de collecte :
  • ouvrir un compte;
  • vérifier la solvabilité d'une personne;
  • verser des prestations à un employé;
  • traiter une demande d'abonnement à un magazine;
  • transmettre de l'information au sujet de l'adhésion à une association;
  • garantir une réservation de voyage;
  • établir les préférences d'un client;
  • déterminer l'admissibilité d'un client à un rabais ou à une offre spéciale.
• Évitez de définir des fins de collecte trop vastes.