Neuvième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE – Accès aux renseignements personnels

En général, toute personne a le droit de consulter les renseignements personnels que détient une organisation à son sujet. Elle a également le droit de contester l'exactitude ou l'exhaustivité des renseignements personnels et de demander des corrections, le cas échéant.

Vos responsabilités

• Indiquer à toute personne qui en fait la demande quels sont les renseignements personnels la concernant au sein de votre organisation.
• Expliquer où les renseignements ont été obtenus.
• Expliquer comment les renseignements sont ou ont été utilisés et à qui ils ont été communiqués.
• Donner à la personne un accès gratuit ou à prix modique aux renseignements demandés, ou expliquer vos raisons pour ne pas lui donner accès. L'accès fourni peut prendre différentes formes. Par exemple, vous pouvez fournir une copie papier ou électronique des renseignements, ou permettre à la personne de voir les renseignements ou d'écouter un enregistrement des renseignements.
• Corriger ou modifier les renseignements personnels s'ils ne sont pas exacts ou exhaustifs.
• Consigner tous les différends liés au dossier et, le cas échéant, en informer les tierces parties.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

• Donnez à toute personne qui en a besoin l'aide nécessaire pour formuler une demande d'accès à ses renseignements personnels. (Par exemple, votre organisation peut demander à la personne qui présente une demande d'accès de fournir suffisamment d'information pour qu'il vous soit possible de la renseigner sur l'endroit où ils se trouvent et la manière dont ils ont été utilisés ou communiqués.)
• Donnez suite à la demande le plus rapidement possible, au plus tard 30 jours après sa réception.
• Le délai habituel de traitement peut être prolongé d'une période maximale de 30 jours supplémentaires, dans les cas suivants :
  • l'observation du délai initial de 30 jours nuirait gravement aux activités de votre organisation;
  • votre organisation a besoin de plus de temps pour mener des consultations;
  • votre organisation a besoin de plus de temps pour transférer les renseignements personnels sur un support de substitution.
• Si votre organisation prévoit qu'il lui faudra plus temps pour répondre à la demande, vous devez en informer l'auteur de la demande dans les 30 jours suivant la réception de cette dernière et lui indiquer qu'il a le droit de porter plainte auprès du Commissariat.
• Donnez à la personne un accès gratuit ou à prix modique aux renseignements demandés, et informez la personne des coûts approximatifs avant de traiter la demande. Vérifiez auprès d'elle si elle souhaite toujours aller de l'avant avec la demande.
• Veillez à ce que les renseignements fournis soient compréhensibles. Expliquez les acronymes, les abréviations et les codes.
• Si vous apportez des modifications, acheminez les renseignements modifiés à toute tierce partie ayant accès aux renseignements, s'il y a lieu.
• Communiquez par écrit avec toute personne dont la demande d'accès est refusée pour l'aviser de votre décision et lui exposer les motifs de votre refus et les recours possibles. Les recours comprennent la possibilité de déposer une plainte auprès du Commissariat.
• Si votre organisation ne détient pas de renseignements personnels sur le demandeur, en informer ce dernier.

Conseils

• Conservez un registre de l'endroit où les renseignements personnels sont conservés.
• Effectuez une recherche exhaustive pour retracer les renseignements personnels. Cela comprend tant des recherches physiques qu'électroniques.
• Ne communiquez jamais de renseignements personnels à moins d'être certain de l'identité du demandeur et de son droit d'accès.
• Consignez la date à laquelle vous avez reçu la demande d'accès aux renseignements.
• Assurez-vous que les membres de votre personnel connaissent la manière de traiter une demande d'accès.
• La norme juridique permettant de refuser de communiquer des renseignements pour le motif qu'il s'agit de « renseignements commerciaux confidentiels » est très stricte. Soyez prêt à justifier une telle déclaration avant de refuser un accès.