Protection de la vie privée et médias sociaux au travail

Révisé : Août 2019

Que sont les médias sociaux ?

Les médias sociaux comme  Facebook, Twitter, Instagram et LinkedIn sont des services Internet qui offrent aux personnes un moyen d’interagir en ligne. Certaines organisations peuvent permettre à leurs employés d’utiliser leur comptes personnels de médias sociaux au travail pendant les heures de travail normales ou les pauses. D’autres organisations peuvent développer leur propre média social à l’ interne pour favoriser la collaboration entre les employés, sans égard à leur emplacement physique. D’autres encore peuvent établir des comptes de médias sociaux externes officiels pour communiquer avec les clients, les partenaires commerciaux ou les médias.

Utilisation des médias sociaux  au travail

L’utilisation des médias sociaux au travail a une incidence sur la protection de la vie privée des employés et des employeurs. Les organisations devraient établir des politiques sur l’utilisation appropriée des médias sociaux au travail.

Incidence sur la protection de la vie privée des employés

La plupart des personnes croient que leurs pages personnelles sur les médias sociaux sont privées. Toutefois, les employés devraient savoir que les renseignements ou les communications publiés sur leur médias sociaux peuvent être lus par :

• un employeur actuel ou éventuel;
• des agences de recrutement;
• des collègues;
• des concurrents de l’employeur;
• le gouvernement et les organismes d’application de la loi;
• d’autres personnes à l’extérieur du réseau de confiance de l’employé.

Selon les paramètres de confidentialité établis par l’utilisateur, les renseignements personnels et les communications publiés sur un site de médias sociaux peuvent être lus involontairement par des personnes.

Surveillance des médias sociaux des employés

• Les employés devraient savoir que certaines organisations surveillent l’utilisation des médias sociaux par leurs employés, en vertu des politiques ou règlements en vigueur relatifs au milieu de travail.
• Les employés devraient être conscients que lorsqu’ils utilisent les médias sociaux dans le contexte du travail, y compris les sites hébergés par leur employeur, leurs renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et communiqués par l’employeur. Ces renseignements pourraient comprendre des commentaires formulés en dehors des heures de travail et des messages publiés sur un média social au sujet de problèmes liés au milieu de travail ou d’autres questions qui risquent d’avoir une incidence sur l’employeur.
• Les employeurs devraient considérer le suivi des employés actuels par l’entremise des médias sociaux personnels ou en milieu de travail comme une collecte de renseignements personnels qui peuvent être assujettis aux lois applicables relatives à la protection des renseignements personnels dans leur administration.

Incidence sur la dotation en personnel et le recrutement

Bon nombre d’employeurs et d’agences de recrutement ont recours aux moteurs de recherche Internet et lisent les médias sociaux , sites Web et blogues personnels pour en apprendre davantage sur des candidats — et des employés en place. Dans le cadre du processus de dotation, cette pratique peut s’avérer problématique si elle remplace la vérification des références officielle et exhaustive.

• Les employés devraient savoir que l’information relative aux médias sociaux peut sembler transitoire et officieuse, mais qu’une fois publiée en ligne, elle devient permanente et peut être communiquée ou trouvée par d’autres personnes.
• Les employeurs et recruteurs devraient être conscients que les médias sociaux , même si leur contenu est disponible au grand jour, peuvent contenir des renseignements personnels inexacts, déformés ou désuets au sujet des candidats, et qu’ils devraient donc faire preuve de prudence avant de s’y fier.
• Les employeurs et les recruteurs devraient également se garder d’utiliser de manière discriminatoire les renseignements personnels obtenus à partir des médias sociaux ‒ ou de toute autre source en ligne ‒ contre un candidat ou un employé en place.

Conséquences relatives à la communication inappropriée de renseignements sur les médias sociaux

Les employeurs et les employés devraient être conscients des dommages que peut entraîner la communication inappropriée de renseignements personnels ou de renseignements commerciaux confidentiels sur les médias sociaux pour les personnes et l’entreprise. Une communication inappropriée ou involontaire pourrait entraîner les conséquences suivantes :

• poursuite pour diffamation;
• revendications relatives à la contrefaçon du droit d’auteur, d’un brevet ou d’une marque de commerce;
• plainte concernant la protection de la vie privée ou les droits de la personne;
• grief relatif au milieu de travail en vertu d’une convention collective ou plainte de pratique déloyale de travail;
• accusations au criminel relatives à du matériel haineux ou obscène;
• atteinte à la réputation de l’employeur et aux intérêts commerciaux.

La responsabilité légale pour les dommages découlant de la communication inappropriée pourrait être attribuée à l’employé en particulier, à la direction ou à l’organisation dans son ensemble.

Employeurs : Élaborer et communiquer une politique claire sur les médias sociaux

Bien que de nombreux employeurs se soient dotés de lignes directrices et de codes de conduite sur l’usage du courrier électronique et d’Internet, les médias sociaux posent d’autres défis en matière de protection de la vie privée qui devraient être abordés en parallèle avec ces autres règles en milieu de travail. Des règles et politiques claires portant précisément sur l’utilisation des médias sociaux devraient être communiquées à tous les employés.

Règle générale, la politique devrait établir les pratiques exemplaires et présenter les attentes relatives à l’utilisation acceptable des médias sociaux au travail, énoncer les conséquences d’une mauvaise utilisation et traiter de toutes les questions de protection de la vie privée en milieu de travail.

Plus particulièrement, la politique devrait aborder les points suivants :

• l’autorisation ou l’interdiction, par l’organisation, de l’utilisation des médias sociaux personnels ou hébergés par l’employeur en milieu de travail;
• dans le cas d’une autorisation, le contexte et le but de l’utilisation permise;
• la surveillance des sites de médias sociaux par l’employeur;
• la loi qui s’applique à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels en milieu de travail;
• les autres règles qui peuvent s’appliquer à l’utilisation des médias sociaux en milieu de travail (conventions collectives, autres lois pertinentes);
• les conséquences du non-respect de la politique;
• toute autre politique en place au sujet de l’utilisation appropriée des réseaux électroniques dans le contexte de la protection de la vie privée des employés et du traitement des renseignements confidentiels.

Détermination des données devant demeurer confidentielles

Les employeurs devraient expliquer à leurs employés, en langage clair, les raisons pour lesquelles il importe de garder confidentiels certains renseignements personnels ou organisationnels à propos d’eux-mêmes, de leurs collègues, de leurs clients ou de l’organisation. Parallèlement, les employeurs doivent faire preuve de jugement et respecter toute loi applicable sur la protection des renseignements personnels ou autre s'ils décident de recueillir, d’utiliser ou de communiquer de tels renseignements à partir de sources de médias sociaux . Un milieu de travail favorable à la protection des renseignements personnels exige une juste utilisation des renseignements par toutes les parties.

Un mot au sujet de la compétence

An Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels traite de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels (y compris l’information sur les employés) dans le secteur public fédéral. Le Commissariat et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont produit des guides susceptibles d’aider à comprendre l’utilisation des médias sociaux en milieu de travail. Chaque province et territoire est assujetti à une loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur public et est doté d’une autorité de surveillance.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est la loi canadienne en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Dans le contexte de l’emploi, la LPRPDE s’applique uniquement aux entreprises fédérales et à la façon dont elles traitent les renseignements personnels des employés et des candidats à un emploi au sein de ces entreprises.