Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques aux dossiers du personnel

Vous vous demandez peut-être comment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à l'emploi dans le secteur privé. La réponse est que son application est limitée au secteur sous réglementation fédérale.

La Loi vise les renseignements personnels concernant les employés qui sont recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre des activités d'une entreprise fédérale — c'est-à-dire, d'une installation, d'un ouvrage, d'une entreprise ou d'un secteur d'activité qui relève de la compétence législative du Parlement du Canada, notamment :

• les télécommunications;
• la radiodiffusion;
• le camionnage, la marine marchande, les chemins de fer et les autres moyens de transport d'une province à l'autre ou d'un pays à l'autre;
• l'aviation;
• les banques;
• l'énergie nucléaire;
• les activités connexes à la navigation maritime et à la marine marchande (les activités portuaires, les opérations de débardage, etc.);
• les entreprises locales au Yukon et au Nunavut, de même que les Territoires (où tout le secteur privé est de compétence fédérale).

La Loi s'applique à l'emploi dans ces secteurs, de même qu'à l'emploi dans les sociétés d'État fédérales, lesquelles sont assujetties à la Loi par décret.

Vous vous demandez peut-être aussi ce qu'il en est depuis les changements qui sont entrés en vigueur le 1^er janvier 2004. Depuis cette date, là où aucune loi provinciale jugée essentiellement similaire ne s'applique, la Loi s'applique à toute organisation au Canada qui recueille, utilise ou communique des renseignements personnels dans le cadre d'une activité commerciale.

Alors, la Loi vise-t-elle les renseignements personnels des employés dans toutes les organisations au Canada? Non.

La Loi vise les renseignements concernant le personnel seulement lorsque les organisations mènent des activités dans des ouvrages, des installations, des entreprises et des secteurs d'activités fédéraux. L'élargissement du champ d'application de la Loi en 2004 ne change pas cela.

Que signifie la Loi sur le plan des relations entre les employés et leur employeur pour les organisations menant des activités dans des ouvrages, des installations, des entreprises et des secteurs d'activités fédéraux ?

La Loi établit deux points fondamentaux : d'une part, les personnes ont droit à la protection de leurs renseignements personnels, d'autre part, les organisations ont besoin de recueillir, d'utiliser et de communiquer des renseignements personnels pour des fins appropriées. L'observation de la Loi exige la compatibilité de ces deux réalités.

L'employeur dans des ouvrages, des entreprises, des installations ou des secteurs d'activités fédéraux doit s'assurer qu'il ne recueille, utilise ou communique des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Les employeurs doivent respecter les dix principes énoncés dans l'annexe I de la Loi, tel que le texte de la Loi les modifie ou les clarifie :

1. Responsabilité : l'employeur est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion et doit désigner une personne qui devra s'assurer du respect de la Loi.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : l'employeur doit spécifier les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.
3. Consentement : l'employé doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent et y consentir. (La Loi prévoit à ce principe, certains cas d'exception spécifiques.)
4. Limitation de la collecte : l'employeur ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : à moins que l'employé concerné n'y consente ou que la Loi ne l'exige, l'employeur ne doit pas utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles il les a recueillis et il ne doit les conserver qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. (La Loi prévoit, ici aussi, des exceptions.)
6. Exactitude : les renseignements personnels concernant les employés doivent être exacts, complets et à jour.
7. Mesures de sécurité : les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées.
8. Transparence : l'employeur doit faire connaître à son personnel ses politiques et pratiques en matière de renseignements personnels.
9. Accès aux renseignements personnels : l'employé doit avoir accès aux renseignements personnels qui le concerne, il doit aussi pouvoir contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements. (La Loi prévoit quelques exceptions.)
10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : l'employé doit être en mesure de porter plainte à l'égard du non-respect de la Loi par son employeur en communiquant avec la personne que l'employeur a désignée responsable.

Plaintes déposées en vertu de la Loi

Les employés dans des ouvrages, des installations, des entreprises et des secteurs d'activités fédéraux qui estiment que leur employeur n'a pas respecté les dispositions de la Loi devrait essayer de résoudre le problème à l'interne. Si cela ne marche pas, ils peuvent déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée — sorte d'« ombudsman de la vie privée ». Le commissaire enquêtera et tentera de régler le différend, comme il convient. Si les employés sont insatisfaits des résultats de l'enquête menée par le commissaire, ils peuvent dans certains cas demander que la Cour fédérale entende la plainte.

Mot de la fin

Les employeurs non visés par la Loi en ce qui concerne les renseignements de leurs employés peuvent aussi tirer avantage à s'informer à ce sujet.

Les organismes visés par la Loi en ce qui a trait aux renseignements personnels de leurs clients peuvent vouloir étendre la même protection aux renseignements personnels de leurs employés. Les principes énoncés dans la Loi sont largement acceptés à l'échelle nationale et internationale, comme principes de base pour des pratiques éthiques en matière de renseignements personnels. Les employeurs ayant des activités internationales, qui doivent se conformer à la loi sur la protection des renseignements personnels d'autres pays, trouveront dans la Loi un guide utile. Au Canada, plusieurs provinces ont déjà adopté une loi sur la protection des renseignements personnels, qui s'applique à l'emploi, et d'autres se préparent à le faire. Plusieurs des lois existantes et celles à venir sont ou seront substantiellement similaires à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Comprendre la législation fédérale peut conférer à une organisation une longueur d'avance quant à la conformité à une législation provinciale à venir.