Information sur les demandes d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels réputées refusées

Information destinée aux responsables de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels sur les demandes d’accès réputées refusées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aperçu

Année après année, un nombre important de plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat) proviennent d’individus alléguant qu’une institution fédérale aurait, de manière injustifiée, refusé de leur communiquer leurs renseignements personnels dans les délais prévus.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) confère aux individus le droit général d’accéder, sur présentation d’une demande écrite, à leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Bien qu’il existe des exceptions, les institutions fédérales sont, de manière générale, obligées de s’acquitter de ces demandes.

La Loi sur la protection des renseignements personnels oblige également les institutions à traiter les demandes d’accès dans un délai de trente jours suivant leur réception. Ce délai peut toutefois être prorogé dans certaines circonstances.

Le fait de répondre avec diligence aux demandes de communication témoigne du sérieux avec lequel les institutions fédérales traitent ces demandes. Cela concrétise également ce que la Cour suprême a reconnu comme un droit quasi constitutionnel. De fait, du point de vue de l’individu, le fait d’avoir à subir une attente abusive pour l’obtention des renseignements peut s’avérer aussi frustrant que de ne pas les obtenir.

Toutefois, il arrive trop fréquemment que les institutions ne respectent pas les délais prévus par la Loi, ce qui pousse les personnes à porter plainte auprès du Commissariat.

Comme notre priorité est de servir les individus, nous travaillons avec les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour trouver des manières d’accélérer le traitement des demandes de communication de renseignements personnels.

Par ailleurs, nous avons également adopté une approche plus sévère concernant les « demandes d’accès réputées refusées ». Si elles ne répondent pas aux demandes de communication de renseignements personnels dans les délais prévus, les institutions fédérales doivent s’attendre à ce que le Commissariat conclue, à la fin de la période, que l’accès a été refusé.

Lorsqu’un retard est réputé être un refus de communication, le plaignant — ou le commissaire — peut déposer une demande à la Cour fédérale.

Les détails

L’article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde à tous les individus, peu importe s’ils se trouvent au Canada ou à l’étranger, un droit d’accès à leurs renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale. Sauf exceptions précises, un individu a le droit de se faire communiquer sur demande :

1. les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels;
2. les autres renseignements personnels le concernant et relevant d’une institution fédérale, dans la mesure où il peut fournir sur leur localisation des indications suffisamment précises pour que l’institution fédérale puisse les retrouver sans problèmes sérieux.

Les individus ont également le droit de demander que leurs renseignements personnels soient corrigés s’ils pensent que ces derniers sont inexacts ou incomplets. Dans le cas où une correction n’a pas été effectuée, les individus ont le droit d’exiger qu’une note faisant état de la demande de correction soit jointe à leurs renseignements personnels.

Des exceptions au droit général d’accès conféré par la Loi sur la protection des renseignements personnels sont établies aux articles 18 à 28 de cette même loi. Par exemple, le responsable d’une institution peut refuser d’accorder l’accès à des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d’un gouvernement étranger ou qui sont liés à une enquête policière.

Obligation de diligence

L’article 14 de la Loi oblige les institutions fédérales à répondre aux demandes d’accès dans le respect des échéances. Dans les trente jours suivant la réception d’une demande d’accès écrite, une institution doit répondre par écrit afin d’indiquer s’il sera donné ou non communication des renseignements et, le cas échéant, elle doit procéder à la communication.

Dans certaines circonstances, l’institution peut avoir droit à une prolongation du délai. L’article 15 prévoit qu’une institution fédérale peut proroger le délai de réponse d’une période maximale de trente jours dans le cas où l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution ou dans le cas où les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai.

Le délai peut également être prorogé d’une durée « raisonnable » si les renseignements personnels doivent être traduits ou convertis dans un format non conventionnel.

Droit de porter plainte

En vertu de l’article 29 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissariat a l’obligation de faire enquête sur les plaintes en vertu de la Loi, incluant les plaintes concernant le refus de communiquer des renseignements personnels et les prorogations abusives des délais.

Lorsque nous recevons de telles plaintes, nous ouvrons un dossier et un enquêteur communique avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’institution concernée.

Rendre service

Comme notre mission est de veiller au respect des droits des individus en matière de protection de la vie privée, nos enquêteurs travaillent fort pour trouver des façons de régler les plaintes rapidement et de manière satisfaisante. Dans certains cas, par exemple, cela peut consister tout simplement à s’assurer que la demande d’accès aux renseignements personnels est la plus précise possible.

Nous reconnaissons que certaines demandes d’accès sont compliquées parce qu’elles concernent plusieurs ministères ou tierces parties et qu’elles visent de grandes quantités de renseignements personnels. Dans ces cas-là, nos enquêteurs travaillent souvent avec le responsable approprié de l’AIPRP pour concevoir un plan de travail et pour convenir d’un délai concernant la communication des renseignements personnels.

Nouvelle approche adoptée par le Commissariat

Cependant, les personnes dont les demandes de communication de renseignements personnels ne sont ni satisfaites, ni officiellement rejetées se trouvent dans une impasse : elles ne peuvent pas demander à la Cour fédérale de faire valoir leurs droits avant d’avoir obtenu une réponse claire.

Par conséquent, en août 2011, le Commissariat a adopté une nouvelle approche en vertu de laquelle nous n’entreprenons plus de négociations prolongées avec les responsables de l’AIPRP relativement aux délais. 

Lorsque nous recevons une plainte fondée sur le fait qu’un individu n’a pu avoir accès à ses renseignements personnels à l’intérieur des délais prévus par la Loi (ou qu’il n’a pas reçu d’avis écrit donnant les motifs du refus de la communication) ou sur une prorogation du délai considérée comme abusive, nous demandons au coordonnateur approprié de l’AIPRP d’indiquer une date ou de fournir un plan de travail pour la communication des renseignements personnels demandés, ou pour les motifs justifiant le refus.

Notre principal objectif consiste à résoudre le problème en temps opportun et de façon efficace au bénéfice de toutes les parties concernées en tentant de régler la plainte de façon informelle par l’entremise de notre processus de règlement rapide, qui mise sur la négociation et la persuasion et qui repose sur une connaissance approfondie des conclusions d’enquêtes antérieures. Là où le processus de règlement rapide n’est pas viable, une enquête en bonne et due forme sera réalisée.

Dans le cadre de son enquête, le Commissariat peut rendre une conclusion de « demande d’accès réputée refusée » si l’institution :

1. ne communique pas les renseignements personnels demandés ou n’indique pas les motifs justifiant son refus à l’intérieur d’un délai de quatre mois;
2. n’indique pas une date ou ne fournit pas un plan de travail dans les quatre mois suivant le début d’une enquête;
3. ne respecte pas une date qu’elle a indiquée ou ne respecte pas les modalités du plan de travail qu’elle a présenté au Commissariat.

Demande d’accès réputée refusée

Le paragraphe 16(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le défaut de communication de renseignements personnels dans les délais prévus par la Loi vaut décision de refus de communication.

Lorsque nous établissons une conclusion de « demande d’accès réputée refusée » en vertu de la Loi, nous confirmons l’intention du législateur selon laquelle une prorogation continuelle de la communication des renseignements personnels équivaut à un refus d’accorder l’accès.

Une telle conclusion permet également à la personne touchée, ou au commissaire à la protection de la vie privée, de renvoyer l’affaire devant la Cour fédérale pour examen.

Nous sommes convaincus que notre nouvelle approche encouragera les institutions fédérales à donner aux individus un accès à leurs renseignements personnels en temps plus utile.