Consulter vos renseignements personnels – entreprises

Aperçu

Le Canada a deux lois fédérales sur la protection des renseignements personnels – la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui s’applique aux institutions fédérales, et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui s’applique à de nombreuses organisations du secteur privé. Les deux donnent aux personnes le droit d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par des organisations.

Sur cette page

• Comment avoir accès à vos renseignements personnels détenus par des entreprises
• Comment dois-je procéder pour demander mes renseignements personnels?
• Dois-je payer pour avoir accès à mes renseignements personnels?
• Puis-je obtenir une copie papier de mes renseignements personnels?
• Combien de temps le processus devrait-il prendre?
• Que puis-je faire si je constate une erreur dans mes renseignements personnels?
• Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une autre personne?
• Une entreprise peut-elle refuser de répondre à ma demande d’accès?
• Que puis-je faire si une organisation refuse de me donner accès à une partie ou à la totalité de mes renseignements personnels?

Comment avoir accès à vos renseignements personnels détenus par des entreprises

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) donne aux personnes un droit général d’accès aux renseignements personnels les concernant que détiennent des entreprises soumises à cette loi.

Trois provinces – l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec – ont des lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui peuvent s’appliquer au lieu de la LPRPDE.

Comment dois-je procéder pour demander mes renseignements personnels?

Vous devez adresser votre demande à l’organisation concernée par écrit.

• En vertu de la LPRPDE, vous devez présenter votre demande d’accès par écrit. L’exemple suivant propose un point de départ pour la rédaction d’une lettre ou d’un courriel demandant l’accès à vos renseignements personnels.
• Essayez d’envoyer votre lettre ou courriel à l’adresse indiquée par l’organisation pour les demandes d’accès ou les questions relatives à la protection de la vie privée, le cas échéant (on la trouve souvent dans la politique de protection des renseignements personnels dans le pied de page du site Web de l’organisation).

Exemple de lettre ou de courriel pour présenter votre demande :

Madame, Monsieur,

En vertu de l’article 4.9 de l’annexe 1 de la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels – Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques – je demande une copie de mes renseignements personnels décrits ci-dessous.

[Fournissez une liste détaillée des renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès. Une demande claire et précise (par exemple, relative à un sujet précis ou utilisant des plages de dates) peut entraîner une réponse plus rapide.]

En règle générale, la LPRPDE oblige les organisations à fournir aux personnes l’accès à leurs renseignements personnels gratuitement ou à un coût minime dans les 30 jours. Pour plus de détails sur les responsabilités des organisations aux termes de la LPRPDE, consultez les indications du Commissariat à la protection de la vie privée à priv.gc.ca : Ce que les entreprises doivent savoir.

Si vous ne gérez pas normalement ce type de demande, veuillez transmettre cette lettre à la personne de votre organisation responsable de la conformité à la protection de la vie privée.

Veuillez communiquer avec moi au [votre numéro de téléphone de jour et/ou votre adresse courriel] si vous souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires de ma part avant de poursuivre.

Voici des renseignements qui peuvent vous aider à trouver mes dossiers :

Nom complet :

Adresse :

Numéro de compte [le cas échéant] :

Quels types de renseignements personnels puis-je demander de consulter?

Selon la LPRPDE, « renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable. Cela inclut tout renseignement factuel ou subjectif sur cet individu, par exemple :

• Nom
• Opinions sur l’individu
• Date de naissance
• Revenu
• Description physique
• Antécédents médicaux
• Sexe
• Religion
• Adresse
• Affiliations politiques et croyances
• Études
• Emploi
• Images visuelles telles que photographies et bandes vidéo permettant d’identifier l’individu.

Dois-je payer pour avoir accès à mes renseignements personnels?

Vous devriez avoir accès à vos renseignements personnels à peu de frais ou gratuitement. En effet, en vertu de la loi, une organisation doit répondre à votre demande gratuitement ou moyennant des frais minimes.

Une organisation peut vous facturer des frais minimes pour répondre à votre demande seulement si elle vous a fait part d’entrée de jeu des coûts estimatifs et que vous avez accepté de poursuivre votre démarche en toute connaissance de cause.

Si une organisation tente d’exiger un montant qui vous semble déraisonnable, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat.

Puis-je obtenir une copie papier de mes renseignements personnels?

Bien que vous puissiez recevoir une copie papier des documents contenant vos renseignements personnels, l’organisation n’est pas obligée de vous en fournir une copie en vertu de la loi. Elle est tenue de vous donner accès à vos renseignements personnels. Dans certains cas, une organisation peut vous inviter à vous rendre sur place pour consulter le matériel.

Conseil : Si vous avez une incapacité faisant en sorte que vous avez besoin d’information sur un support autre qu’en format papier ou vous empêchant de vous rendre sur place pour consulter le matériel, vous devriez en informer l’organisation au moment de votre demande d’accès.

Combien de temps le processus devrait-il prendre?

L’organisation est censée vous donner accès à vos renseignements personnels dans les 30 jours civils suivant la réception de votre demande. Si elle n’a pas les renseignements en mains, elle doit vous en informer avant l’expiration de ce délai.

Dans certaines situations très particulières, l’organisation pourra demander une prorogation du délai pouvant aller jusqu’à 30 jours. Une organisation peut proroger le délai jusqu’à un maximum de trente jours si :

• le respect du délai imparti entraverait de manière déraisonnable les activités de l’organisation;
• le temps requis pour entreprendre les consultations nécessaires pour répondre à la demande empêcherait de respecter le délai imparti.

L’organisation peut également proroger le délai imparti pour avoir le temps de convertir les renseignements personnels dans un autre format.

En pareil cas, elle doit vous en informer dans les 30 jours suivant la réception de votre demande en exposant les motifs de la prorogation.

Que puis-je faire si je constate une erreur dans mes renseignements personnels?

Vous pouvez demander à l’organisation de remédier à une erreur factuelle ou à une omission. En règle générale, vous devrez fournir des preuves à l’appui de votre demande. En vertu de la loi, une organisation doit apporter les modifications nécessaires si vous démontrez que l’information est incomplète ou inexacte.

Si vous ne pouvez pas vous entendre avec l’organisation pour qu’elle modifie l’information, vous avez le droit de demander qu’elle prenne note de votre préoccupation.

Si l’organisation a déjà communiqué des renseignements inexacts à un tiers, elle est tenue, le cas échéant, de lui faire parvenir l’information modifiée (ou la teneur de la contestation non réglée) afin que celui-ci puisse aussi corriger ses dossiers.

Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une autre personne?

En règle générale, vous pouvez uniquement demander de consulter les renseignements personnels vous concernant. Les organisations peuvent retenir l’information qui se rapporte à un tiers, par exemple un membre de la famille, ou la retrancher d’autres renseignements personnels vous concernant.

Toutefois, si le membre de la famille consent par écrit à la communication de l’information ou que vous avez besoin de cette information parce que la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est en péril, vous pourriez y avoir accès.

Une entreprise peut-elle refuser de répondre à ma demande d’accès à mes renseignements personnels?

Oui. La loi prévoit certaines exceptions au droit général d’accès à vos renseignements personnels.

Par exemple, dans certaines situations, une organisation peut choisir de retenir une partie ou la totalité de l’information. Dans d’autres situations, la loi interdit aux organisations de communiquer l’information.

Que puis-je faire si une organisation refuse de me donner accès à une partie ou à la totalité de mes renseignements personnels?

Si vous estimez qu’une organisation retient plus d’information qu’elle le devrait, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat.

Toutefois, avant de le faire, vous devriez tenter de régler la question directement avec l’organisation. Le problème découle parfois d’un simple malentendu auquel on peut facilement remédier.