Guide sur le processus de traitement des plaintes en vertu de la LPRPDE

Qu’arrive-t-il lorsque vous déposez une plainte en vertu de la LPRPDE?

Si vous avez déposé une plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou que vous songez à le faire, vous vous demandez peut-être quelles sont les prochaines étapes du processus et à quels résultats vous pouvez vous attendre à la suite d’une enquête. L’information qui suit vous aidera à comprendre le processus.

Quel est le champ d’enquête du commissaire à la protection de la vie privée?

Le commissaire peut examiner toutes les plaintes déposées en vertu de la LPRPDE, sauf dans les provinces qui ont adopté des lois provinciales réputées essentiellement similaires à la LPRPDE, c’est-à-dire le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta. L’Ontario, le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve-et-Labrador font maintenant partie de cette catégorie en ce qui concerne les renseignements personnels sur la santé détenus par des dépositaires de renseignements sur la santé en vertu de leurs lois respectives sur la protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé.

Cependant, dans les provinces ayant adopté des lois essentiellement similaires et ailleurs au Canada, la LPRPDE s’applique toujours aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par les entreprises fédérales, y compris les renseignements personnels au sujet de leurs employés. Voici des exemples d’entreprises fédérales :

• les télécommunications;
• la radiodiffusion;
• le transport par camion, par bateau, par chemin de fer et par un autre moyen entre les provinces et à l’extérieur du pays;
• l’aviation;
• les banques (voir les annexes 1 et 2 de la Loi sur les banques);
• l’énergie nucléaire;
• les activités liées à la navigation maritime et au transport par eau (notamment les activités portuaires et les opérations de débardage);
• les entreprises locales au Yukon, au Nunavut et dans les Territoires du Nord-Ouest (où toutes les activités du secteur privé sont de compétence fédérale).

La LPRPDE s’applique aussi à toutes les données personnelles qui circulent d’une province ou d’un pays à l’autre dans le cadre d’activités commerciales.

Quel est le but de l’enquête?

Une enquête sert à établir si le droit d’une personne à la vie privée a été enfreint ou si la personne a obtenu le droit d’accès aux renseignements personnels la concernant. L’enquête est menée de manière objective, équitable et impartiale.

En cas d’infraction, le processus d’enquête cherche à régler les plaintes et à éviter que la situation se reproduise.

Comment se déroule le processus d’enquête?

Le commissaire travaille de façon indépendante à l’examen des plaintes. Ainsi, il n’est pas là pour vous défendre personnellement lorsqu’il traite votre plainte. Il exerce plutôt ses pouvoirs à titre de défenseur du droit des Canadiens à la vie privée.

Les plaintes devant faire l’objet d’une enquête sont traitées par un ou plusieurs enquêteurs qui :

• clarifieront la plainte et établiront exactement les questions à examiner;
• détermineront la meilleure façon de régler la plainte;
• recueilleront, auprès des parties ainsi que des tierces parties, des éléments de preuve pertinents à l’enquête;
• communiqueront avec l’organisation mise en cause pour connaître les mesures qu’elle a prises ou envisagées;
• examineront les documents pertinents, y compris à la discrétion du Commissariat, sur place dans les locaux de l’organisation mise en cause, et réaliseront toutes les entrevues nécessaires;
• effectueront une analyse de l’information recueillie durant l’enquête;
• détermineront s’il est justifié de conclure qu’il y a eu infraction. Le cas échéant, le Commissariat peut, à sa discrétion, contacter l’intimé pour lui transmettre ses conclusions préliminaires et les recommandations pertinentes, et lui donner la possibilité de présenter de nouvelles observations en vue de régler les préoccupations et d’obtenir des engagements avant de conclure l’enquête.

Que se passe-t-il à la fin de l’enquête?

Si la plainte est justifiée ou fondée, un rapport de conclusions est rédigé. Ce rapport contient :

• un résumé des positions adoptées par les deux parties et des constatations de l’enquête;
• les conclusions et les recommandations;
• toute entente conclue entre les parties;
• s’il y a lieu, une demande adressée à l’organisation pour qu’elle donne avis, dans un délai précis, des mesures prises ou envisagées en réponse aux recommandations, ou des raisons pour lesquelles aucune mesure n’a été prise ou envisagée;
• les recours dont dispose la Cour fédérale en vertu de la Loi, le cas échéant.

Le commissaire peut conclure un accord de conformité, exécutoire devant la Cour fédérale, où l’intimé s’engage à mettre en œuvre certaines mesures en vue de résoudre la plainte.

Le commissaire ne peut imposer d’amendes en cas d’infraction. Cependant, la Cour fédérale, qui assure le prochain niveau de révision, a le pouvoir d’accorder des dommages-intérêts à un plaignant.

Quelle est la durée d’une enquête?

Le Commissariat effectue ses enquêtes le plus rapidement possible. Cependant, les facteurs suivants déterminent souvent la durée de l’enquête :

• le volume des plaintes et la disponibilité des ressources;
• la complexité d’un dossier ou le nombre de questions à examiner;
• la présentation d’une question de droit, comme une question d’interprétation juridique, qui pourrait devoir être examinée et réglée;
• le niveau de coopération ou la facilité de communication avec les parties concernées;
• la possibilité d’un règlement rapide en cours d’enquête.

En vertu de la Loi, le commissaire dispose d’un an pour dresser un rapport de conclusions.