Les avis de confidentialité sont des outils importants pour assurer la transparence

Le 23 janvier 2020

Les alertes relatives à la protection de la vie privée du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ont pour but de faire connaître des leçons apprises, des pratiques exemplaires et autres nouvelles, tendances et renseignements importants sur la protection de la vie privée dans le secteur public fédéral. Nous vous encourageons à communiquer cette information à vos collègues.

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Les institutions gouvernementales canadiennes qui recueillent des renseignements personnels doivent, dans la plupart des cas, expliquer aux gens pour quelles fins elles le font. (Voir la section 5 (2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.) Un avis de confidentialité, s’il est rédigé correctement, permet aux gens de comprendre comment l’institution traite leurs renseignements personnels.

Vous trouverez ci-dessous trois facteurs que les institutions fédérales doivent considérer lorsqu’elles rédigent un avis de confidentialité.

Soyez clair

Assurez-vous que l’avis de confidentialité est :

• rédigé en langage simple;
• clair;
• concis;
• exempt autant que possible de jargon juridique.

Soyez exhaustif

Au titre de la section 6.2.9 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, un avis de confidentialité doit préciser ce qui suit :

• les renseignements qui sont recueillis;
• la loi qui permet à l’institution de recueillir ces renseignements;
• les fins pour lesquelles l’institution recueille ces renseignements et comment cette dernière les utilise et les communique;
• le droit pour les personnes d’accéder à leurs renseignements personnels, de demander des corrections et de déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement de leurs renseignements par l’institution;
• les fichiers de renseignements personnels pertinents publiés dans Info Source;
• toute conséquence juridique ou administrative à laquelle s’expose une personne si elle refuse de fournir ses renseignements personnels.

Mettez l’avis en évidence

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions devraient autant que possible recueillir les renseignements personnels directement auprès des personnes visées. L’avis de confidentialité devrait être fourni au moment de la collecte − par exemple, il peut figurer sur un formulaire de demande. Quand les renseignements sont recueillis indirectement, d’autres formes d’avis sont possibles. Voici quelques conseils pour mettre cet avis en évidence afin que les gens puissent en prendre connaissance, que les renseignements soient recueillis de façon directe ou indirecte :

• publier l’avis sur le site Web de l’institution;
• publier le contenu de l’avis sur les comptes de médias sociaux de l’institution;
• afficher l’avis aux endroits où les renseignements personnels sont recueillis;
• concevoir une campagne d’information pour diffuser au plus grand nombre que des renseignements sont recueillis.

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