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Considérations en matière de vie privée dans le cadre d’activités d’embauche virtuelles

Le 28 février 2023

Les bulletins portant sur la Loi sur la protection des renseignements personnels visent à transmettre les leçons apprises, les pratiques exemplaires ainsi que les nouvelles, les tendances et les renseignements importants sur la protection de la vie privée dans le secteur public fédéral. Nous vous encourageons à communiquer cette information à vos collègues.

La pandémie de COVID-19 a fait en sorte que la réalisation d’entrevues d’emploi et d’évaluations de candidats de manière virtuelle suscite de plus en plus d’intérêt dans la fonction publique fédérale. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a conseillé un certain nombre d’institutions du secteur public fédéral concernant leur utilisation des plateformes de dotation virtuelles.

Le présent bulletin porte sur les principales considérations en matière de vie privée au moment d’utiliser des plateformes de dotation tierces qui fournissent des services dans le domaine des ressources humaines. Il s’agit d’un complément à notre bulletin de février 2020, qui présentait les répercussions sur la vie privée des entrevues d’emploi par vidéo.

Considérations en matière de vie privée au moment d’utiliser des plateformes de dotation virtuelles

Tenir compte des risques lorsque l’on confie la collecte et la gestion des renseignements personnels à des tiers

Cette démarche comprend l’examen des procédures de conservation des tiers pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire. Pour en savoir plus à cet égard, veuillez consulter le bulletin intitulé : Prendre en compte les répercussions sur la vie privée lors de la sous-traitance de fonctions à un tiers.

Les institutions doivent également limiter la quantité de renseignements personnels que les tiers recueillent afin de réduire le risque de collecte excessive et d’atteintes à la vie privée. Plus précisément, les institutions ne devraient recueillir des documents supplémentaires que lorsqu’elles en ont besoin pour évaluer le candidat. De plus, elles devraient réfléchir soigneusement à la nécessité de communiquer ces documents à un tiers.

Donner de la formation sur la gestion des renseignements personnels dans le cadre d’activités d’embauche virtuelles

Il y a lieu que l’équipe responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution apprenne aux agents des ressources humaines, aux gestionnaires d’embauche et aux membres du jury de sélection comment protéger la vie privée des individus au moment de visionner des entrevues vidéo. Par exemple, il ne serait pas approprié pour un gestionnaire d’embauche de visionner des entrevues vidéo dans des espaces publics ou de permettre à d’autres personnes qui ne travaillent pas dans la même institution que lui de visionner ces vidéos. Les institutions se doivent aussi de s’assurer que l’accès aux vidéos et à d’autres documents des ressources humaines est limité aux personnes qui ont un besoin de savoir.

Se conformer à l’article 4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les institutions peuvent empêcher la collecte de renseignements personnels inutiles pendant les entrevues en demandant aux candidats de procéder comme suit :

  • Effectuer l’entrevue dans un espace neutre ou utiliser un arrière-plan flou ou virtuel.
  • Placer les objets personnels susceptibles de révéler des renseignements personnels sensibles hors de la portée de la caméra.
  • Éviter de fournir trop de renseignements personnels au sujet d’autres personnes en répondant à une question.
    • Ce point est particulièrement important dans le cadre d’une entrevue vidéo, car tout ce que dit le candidat est enregistré, et donc recueilli par l’institution.

Tenir compte de la durée pendant laquelle les renseignements personnels devraient être conservés

Contrairement à une entrevue en personne ou par vidéo en direct, une entrevue vidéo enregistrée au préalable peut être visionnée et utilisée plusieurs fois. Les institutions se doivent donc de prendre en compte les risques pour la vie privée (par exemple, une atteinte à la vie privée) que présentent la conservation et l’utilisation des vidéos à long terme. Il y a aussi lieu qu’elles tiennent compte du fait que la conservation à long terme peut présenter un risque sur le plan de la conformité au paragraphe 6(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, car les renseignements personnels contenus dans une vidéo enregistrée peuvent devenir obsolètes et inexacts.

Ressources

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