Programme des contributions 2017-2018

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Guide du demandeur

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

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1. Objet du guide

Le présent guide est conçu pour aider les demandeurs à élaborer une proposition de projet afin d’obtenir un financement dans le cadre du Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat). On y trouve des instructions précises sur la manière de remplir le formulaire de demande et des renseignements sur le processus d’évaluation.

1.1 Demandeurs admissibles

Dans le cadre du programme, les établissements universitaires et les organismes à but non lucratif, y compris les associations industrielles et commerciales, sont admissibles à des fonds destinés à des projets de recherche et à des initiatives connexes d’application des connaissances dans le domaine de la promotion du respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. Les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits, entre autres, peuvent présenter une demande.

1.2 Demandeurs non admissibles

• Organisations à but lucratif
• Partis politiques et organisations participant à une activité politique partisane
• Titulaires d’une charge publique ou fonctionnaires, anciens ou actuels, qui contreviennent à la Loi sur les conflits d’intérêts, au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, à la Loi sur le lobbying ou à tout autre code, ligne directrice ou principe pertinent concernant les conflits d’intérêts ou l’après-mandat.

1.3 Date de la demande

La date limite pour la présentation d’une demande est le 16 janvier 2017, à 23 h 59 (votre heure locale).

Veuillez faire parvenir votre demande à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
À l’attention du Programme des contributions
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Courriel : contrib@priv.gc.ca
Télécopieur : 819-994-5424

1.4 Budget du programme des contributions

Le budget du Programme des contributions du Commissariat se chiffre à 500 000 $ par an. Ce montant pourrait être annulé, réduit ou augmenté si le Parlement modifiait les niveaux de financement.

Le Commissariat envisagera de financer plus d’un projet par organisation. Toutefois, le montant maximal pouvant être octroyé par projet est de 50 000 $ par an et le montant total maximal pouvant être octroyé à une organisation donnée est de 100 000 $ par an.

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

Le Programme vise à :

1) renforcer la capacité de recherche existante dans le domaine de la protection de la vie privée au sein des secteurs universitaires et à but non lucratif;

2) produire de nouvelles connaissances et soutenir le développement d’une expertise dans certains aspects de la protection de la vie privée et des données;

3) faire en sorte que les personnes et les organisations partout au Canada connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection de la vie privée;

4) favoriser la prise en compte et l’application des résultats de la recherche par les intervenants visés.

2.2 Projets admissibles

Le Programme des contributions est exécuté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) qui régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par des organisations dans le cadre d’activités commerciales. Par conséquent, seules les propositions de projets de recherche ou d’initiatives connexes d’application des connaissances portant sur des questions liées à la protection de la vie privée dans le secteur privé seront prises en considération. Les propositions en lien avec des questions qui relèvent du secteur public fédéral peuvent être soumises dans la mesure où elles portent prioritairement sur le secteur privé.

2.3 Priorités stratégiques 2017-2018

Initiatives de recherche novatrices liées aux priorités stratégiques du Commissariat

Comme par le passé, le Commissariat invite les organisations à soumettre des propositions de projets de recherche ou d’initiatives d’application des connaissances qui portent sur un ou plusieurs de nos domaines prioritaires et stratégies de mise en œuvre connexes.

Les domaines de priorité du Commissariat sont les suivants :

1. L'économie des renseignements personnels
2. La surveillance gouvernementale
3. La réputation et le respect de la vie privée
4. Le corps comme source d’information

En mettant en œuvre ces priorités, le Commissariat s’est engagé à adopter les stratégies transversales suivantes :

• examiner des moyens novateurs et technologiques pour protéger la vie privée;
• renforcer l’imputabilité et faire la promotion de bonnes pratiques de gouvernance de la protection de la vie privée;
• protéger la vie privée dans un monde sans frontière;
• accroître notre rôle en matière d'éducation du public;
• prêter une attention particulière à la protection de la vie privée des groupes vulnérables.

Appel spécial pour les codes de pratique

De plus, cette année, le Commissariat lance un appel spécial de propositions visant à élaborer des codes de pratique relatifs à la protection de la vie privée. Plus particulièrement, nous invitons les associations industrielles, commerciales et professionnelles sans but lucratif, les universitaires, les groupes de la société civile et/ou les groupes de défense des consommateurs à soumettre des propositions d’élaboration de codes de pratique relatifs à la protection de la vie privée qui :

• renforceront la responsabilité organisationnelle;
• feront la promotion de la conformité aux règlements grâce à une meilleure certitude et une meilleure prévisibilité;
• multiplieront l’information destinée aux particuliers au-delà des politiques de protection de la vie privée, pour aider à promouvoir la transparence et l’ouverture pour ce qui est de la manière dont les obligations en matière de protection de la vie privée sont respectées et traitées.

Les codes de pratique peuvent concerner un secteur industriel en particulier (p. ex., les finances, le commerce de détail, l’automobile) ou une activité en particulier (p. ex., la dépersonnalisation, la publicité en ligne fondée sur le comportement, la télématique).

L’alinéa 24c) de la LPRPDE donne le mandat au Commissariat d’encourager les organisations à élaborer des codes de pratiques en vue de respecter leurs obligations en vertu de la LPRPDE. L’appel de propositions du Commissariat de cette année constitue une occasion unique de susciter des approches créatives et innovantes à cet égard.

Bien que n'étant pas des critères obligatoires, les éléments suivants ont été suggérés comme caractéristiques souhaitables d'un code de pratique réussi^{Note de bas de page 1} :

• la participation et la consultation de plusieurs intervenants, notamment sur les tenants et aboutissants du code;
• un cadre coordonné qui souligne la manière dont le code sera prévu, élaboré, mis en place, examiné et mis à jour;
• un accord sur le contenu du code de la part d’une masse critique d’intervenants.

Notre objectif principal au cours de l’appel spécial de cette année est de fournir du financement de démarrage à des demandeurs intéressés pour que ceux-ci proposent un plan et un processus bien conçus permettant d’obtenir un code de pratique adéquat en ce qui a trait à la question de conformité de la LPRPDE chère aux Canadiens. Nous préférerions financer des projets d’une année qui donnent lieu à un code d’ici la fin de l’exercice 2017-2018. Cependant, conscient que l’élaboration d’un code de pratique en l’espace de douze mois peut constituer un défi, le Commissariat est prêt à financer des propositions de plus de deux années si cela est jugé raisonnable (voir la section 2.9 ci-dessous).

Activités d’application des connaissances intégrées  

Compte tenu de l’objectif ultime du Commissariat qui consiste à promouvoir le respect du droit à la vie privée et la protection des renseignements personnels au Canada, nous encourageons fortement les demandeurs à intégrer des activités connexes d’application des connaissances à leurs propositions de projets. L’application des connaissances est le processus par lequel on transforme les conclusions de recherches théoriques en extrants que les utilisateurs finaux visés peuvent appliquer dans la pratique.

Les activités d’application des connaissances peuvent être intégrées aux projets de recherche en cours ou s’appuyer sur des projets de recherche antérieurs financés par le Commissariat.

Voici des exemples d’activités d’application des connaissances qui facilitent la prise en compte et l’application pratique des résultats de la recherche par les utilisateurs finaux visés :

• ateliers, conférences et symposiums visant à communiquer les résultats de la recherche aux intervenants et à offrir des possibilités d’échange efficace des connaissances sur les concepts théoriques et les réalités pratiques;
• mise à contribution des utilisateurs finaux comme participants actifs à un processus récurrent tout au long du projet de recherche afin d’obtenir une rétroaction appropriée et de permettre la prise en compte et l’application rapides des résultats de la recherche;
• approches novatrices et interactives en ligne pour diffuser les résultats de la recherche et accroître la sensibilisation du public aux questions relatives à la protection de la vie privée;
• sondage, évaluation et autres méthodes servant à évaluer la pertinence, l’efficacité ou l’incidence des approches et des stratégies de diffusion des connaissances afin d’accroître la sensibilisation et la compréhension des personnes ou des organisations à l’égard de la protection de la vie privée;
• initiatives transformant les résultats de la recherche en connaissances utilisables à l’intention des intermédiaires afin d’élargir la portée de l’incidence de la recherche parmi les utilisateurs finaux (p. ex. lignes directrices en matière de protection de la vie privée à l’intention des parents qui pourront en discuter avec leurs enfants, programme d’enseignement à l’intention des professeurs qui pourront l’utiliser auprès des étudiants, contenu pertinent pour les journalistes et les médias spécialisés qui leur permettra de rendre compte des questions relatives à la protection de la vie privée touchant les Canadiens, trousses d’outils destinés aux organismes de protection des consommateurs et visant à leur permettre de mieux aider les consommateurs à faire des choix éclairés, pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée à l’intention des associations professionnelles qui pourront en faire la promotion auprès de leurs membres et jeux éducatifs, vidéos et documentaires destinés au grand public et à des publics cibles).

2.4 Affectation des fonds de recherche

Le Commissariat dispose d’une enveloppe budgétaire de 500 000 $ mise de côté chaque année qui est spécialement dédiée aux projets lancés dans le cadre du Programme de contributions, dans lequel les projets peuvent recevoir jusqu’à un maximum de 50 000 $ chacun. Plus précisément pour l’exercice 2017-2018, le Commissariat distribuera son fonds de recherche annuel de 500 000 $ comme suit :

1. Au moins 300 000 $ seront mis de côté pour des propositions de recherche retenues liées aux priorités stratégiques du Commissariat;
2. Un maximum de 150 000 $ sera attribué aux propositions retenues liées à l’élaboration de codes de pratique (Nota : S’il n’y a pas assez de propositions retenues liées à l’élaboration de codes de pratique, le solde non utilisé de 150 000 $ sera réaffecté aux propositions liées aux priorités stratégiques du Commissariat);
3. Jusqu’à 50 000 $ sera mis de côté pour l’appel de propositions relatif au Parcours de protection de la vie privée 2017. (Nota : Cet appel sera publié au printemps/été 2017 et ne fait pas partie de l’appel de propositions en cours.)

2.5 Encourager les partenariats entre les universités et la société civile

Au cours des dernières années, le Programme a permis de financer une plus grande variété de demandeurs, ce qui représente un progrès important. Le Commissariat souhaite continuer à mobiliser encore plus activement les groupes de la société civile afin qu'ils puissent mieux faire connaître au grand public les conclusions des recherches réalisées grâce au Programme. Pour ce faire, il encourage encore cette année les universités et d'autres groupes de recherche à créer de nouveaux partenariats avec des organisations de la société civile. Ainsi, des partenariats pourraient être conclus entre des universités et des groupes chargés de la sensibilisation du grand public ou entre des associations de défenses des droits et des groupes de recherche. Des points supplémentaires seront attribués aux propositions qui présentent des plans pour de tels partenariats.

2.6 Travaux exécutés antérieurement dans le cadre du programme

Le Programme des contributions s’efforce de faire progresser l’établissement et l’application de nouvelles connaissances sur les enjeux émergents liés à la promotion et à la protection de la vie privée. Par conséquent, nous encourageons les demandeurs à prendre en compte les projets réalisés antérieurement ou en cours d'exécution dans le cadre de ce programme lorsqu’ils élaborent leur proposition dans le but de miser sur cette information pour faire progresser l’établissement et l’application de nouvelles connaissances ou perspectives. Vous trouverez ici une liste complète des projets financés par le programme des contributions depuis son lancement en 2004.

2.7 Les projets doivent avoir une portée nationale

Le mandat du Commissariat consiste à surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui est la loi canadienne régissant la protection de la vie privée dans le secteur privé. Par conséquent, le Commissariat examinera uniquement les projets d’envergure ou d’application nationale et qui se rapportent à la sphère fédérale en vue de l’octroi des fonds. Les projets qui portent sur des préoccupations ou des enjeux exclusivement ou principalement locaux, provinciaux ou étrangers ne seront pas pris en compte à cette fin.

2.8 Les projets doivent comprendre une méthodologie détaillée

Les propositions présentées dans le cadre du Programme des contributions peuvent être de nature qualitative ou quantitative. Dans les deux cas, le Commissariat souhaite financer des propositions qui s’appuient sur une solide méthode. Pour permettre au Commissariat d’évaluer la méthode utilisée, le demandeur doit décrire en détail les moyens qu’il utilisera pour obtenir les résultats. S’il y a lieu, il devrait présenter la liste détaillée indiquant les intervenants qu’il a l’intention de sonder ou d’interroger de même que la méthode et les outils de sondage prévus.

2.9 Durée des projets

Le Programme des contributions du Commissariat est structuré de manière à couvrir des dépenses admissibles engagées pendant l’exercice au cours duquel le financement est accordé – c’est-à-dire entre le 1^er avril 2017 et le 31 mars 2018. Les dépenses engagées doivent avoir été acquittées par le bénéficiaire avant d’être facturées au Commissariat. Exceptionnellement, le Commissariat peut financer des projets qui se poursuivent au-delà de l’exercice (c.-à-d. qui se terminent après le 31 mars 2018) si on lui démontre de manière convaincante qu’il faut davantage de temps pour mener à bien le projet et que celui-ci devrait être financé au-delà de la période habituelle d’un an. Pour les propositions pluriannuelles, les demandeurs doivent présenter un plan de travail couvrant toute la durée du projet.

2.10 Dépenses autorisées

Les fonds peuvent être affectés uniquement aux dépenses directement liées aux activités du projet. Ces activités doivent figurer dans les documents budgétaires initiaux ou les rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Les dépenses admissibles pourraient notamment comprendre les suivantes :

• salaires et avantages sociaux des membres de l’équipe de recherche, notamment les chercheurs et les assistants à la recherche, les étudiants, les titulaires d’une bourse postdoctorale et les techniciens;
• coûts d’administration, de traduction, de secrétariat et de publication;
• coûts contractuels pour l’expertise non disponible à l’interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l’interne (p. ex. sondages);
• autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), les ateliers, le matériel et les fournitures, ainsi que les communications.

Les fonds offerts par le Commissariat ne peuvent être affectés à des dépenses qui ont été engagées avant ou après la période de financement indiquée dans l’entente de contribution. Le Commissariat ne prendra en charge aucune dépense que le bénéficiaire n’aura pas acquittée avant de la lui facturer.

Les autres dépenses non admissibles à un financement dans le cadre d’une entente englobent l’achat d’immeubles, de terrains ou de véhicules ainsi que la plupart des autres coûts en capital importants.

Les dépenses d’administration indirectes (frais généraux) ne doivent pas dépasser 15 % des dépenses totales du projet qui ont été engagées en vertu de l’entente de contribution.

Les contributions accordées à un demandeur sont assujetties aux modalités de l’entente de contribution signée par le demandeur et le Commissariat. Les fonds doivent être affectés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas servir à d’autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l’objet d’une vérification.

Pour connaître tous les détails, consultez le mémoire sur l’établissement des coûts à l’« annexe B - Budget ».

3. Comment remplir le formulaire de demande

L’information ci-après correspond à chacune des sections du formulaire de demande. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires dans un document que vous joindrez au formulaire de demande.

3.1 Identification du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l’organisation et toutes les formes raccourcies (abréviations) usuelles de celui-ci, ainsi que le nom de la section ou de la division;
• Indiquer le nom antérieur si l’appellation a été modifiée au cours de la dernière année;
• Inscrire l’adresse, les numéros de téléphone (y compris le poste) et de télécopieur, l’adresse de courriel et celle du site Web, le cas échéant.

L’adresse postale et l’adresse de facturation doivent être complètes et indiquer clairement l’emplacement de l’organisation (p. ex. le numéro de la pièce, l’étage, le numéro de voirie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l’adresse postale officielle, veuillez préciser aussi les renseignements sur l’emplacement physique.

3.2 Proposition

Les demandeurs doivent présenter une proposition de projet qui, lorsqu’elle aura été acceptée par le Commissariat, servira de fondement à l’entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition doit contenir l’information suivante :

• Renseignements de base : Le nom de l’organisation, l’adresse postale, l’adresse de facturation, les numéros de téléphone et de télécopieur, et l’adresse de courriel du représentant autorisé du demandeur, et le nom des employés principaux et des administrateurs du projet. Veuillez fournir les coordonnées du chercheur principal, s’il y a lieu, de la personne chargée de l’administration du projet et de la personne-ressource pour les finances ou la comptabilité.
• Preuve du statut d’organisme à but non lucratif : Une attestation ou une confirmation du statut d’organisme à but non lucratif de l’organisation.
• Renseignements généraux sur l’organisation : Renseignements de nature générale sur l’organisation, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
• Aide financière antérieure : Les renseignements sur l’aide financière déjà obtenue du Commissariat au cours des cinq derniers exercices, y compris le montant, l’année où le financement a été accordé, le but de l’activité financée et les résultats obtenus.
• Description du projet : Une description détaillée du projet, y compris le titre, les buts et les objectifs visés, la désignation des groupes visés par le projet proposé, les résultats prévus et les avantages attendus pour les Canadiens au chapitre de l’acquisition et de l’application de nouvelles connaissances dans le domaine de la protection de la vie privée et des données. Une liste des réalisations attendues dans le cadre du projet doit également être fournie.
• Résumé d’une page : Un texte d’une page résumant le projet pouvant être utilisé dans l’entente de contribution.
• Calendrier des travaux et mesures de surveillance : Calendrier et plan de travail décrivant en détail les activités à entreprendre en vue de l’atteinte des objectifs du projet, ainsi que les mesures de surveillance qui seront mises en œuvre.
• Budget : Un budget détaillé du projet présentant les sommes demandées au Commissariat et les autres sources de revenus envisagées, notamment les contributions en nature. Pour présenter leur budget au Commissariat, les demandeurs doivent utiliser le formulaire fourni à l'annexe B - Budget du présent guide. En outre, dans leur proposition, les demandeurs doivent fournir des renseignements détaillés expliquant et justifiant chaque montant indiqué à l’annexe B, nommément les salaires et les avantages sociaux, les frais de déplacement, les frais de télécommunications, les services contractuels, les frais liés au matériel et aux fournitures, les frais de location (y compris pour le matériel et les salles de réunion), et les autres dépenses.
• Participation de la collectivité, du secteur et de l’industrie : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du rôle que la collectivité, le secteur ou l’industrie seront appelés à jouer (engagement, appui, portée et niveau de participation, collaboration et bénévolat).
• Soutien provincial ou territorial : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du soutien provincial, territorial et municipal au projet (en argent ou en nature).
• Activités d’application des connaissances : Un plan pour diffuser les résultats du projet et permettre leur prise en compte et leur application par les utilisateurs finaux visés (p. ex. les intervenants ciblés, les organisations, les associations industrielles, les personnes, les consommateurs, les collectivités, les éducateurs, les journalistes ou le grand public).
• Mention de la contribution du Commissariat : Une indication de la façon dont les responsables du projet reconnaîtront l’aide financière (et, s’il y a lieu, les autres contributions pertinentes) accordée pour le projet par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3.3 Déclarations

Les demandeurs sont tenus de répondre aux questions du formulaire de demande concernant la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et la Loi sur le lobbying.

3.4 Autres sources de financement

Les demandeurs peuvent solliciter d’autres sources de financement pour le projet proposé. Les demandeurs qui présentent une demande au Commissariat doivent indiquer toutes les sources de financement du projet proposé, y compris l’aide financière (subventions, contributions, etc.) prévue ou obtenue de tous les ordres de gouvernement se rapportant au projet proposé. Ils doivent aussi faire état des demandes d’aide financière en cours d’examen.

Si l’aide globale reçue du secteur public (y compris la province et la municipalité) dépasse le coût du projet, le bénéficiaire remboursera Sa Majesté la Reine du chef du Canada au prorata (selon la proportion des fonds publics reçus qui a été fournie par le Commissariat).

4. Procédure d’évaluation

Le Commissariat examinera chaque demande d’aide financière pour évaluer la qualité, la pertinence, le caractère opportun, la faisabilité et les résultats ou avantages prévus du projet proposé. Les demandeurs et les demandes de financement feront l’objet d’un examen en fonction des objectifs généraux du Programme et des critères d’admissibilité précis décrits dans le présent Guide.

Au moment d’évaluer les propositions de projet, le Commissariat peut, s’il y a lieu, consulter d’autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et d’autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans. Il peut également faire appel à des examinateurs indépendants externes issus du milieu universitaire ou du secteur à but non lucratif.

Avant de pouvoir être soumises au processus d’évaluation, toutes les propositions qui nous parviennent doivent se conformer non seulement aux critères énoncés dans la section 1.1, mais aussi aux deux (2) critères d’exclusion suivants :

1. Priorités et approches stratégiques du Commissariat – Seules les propositions qui cadrent avec au moins une des nouvelles priorités du Commissariat seront considérées. Les nouvelles priorités du Commissariat sont : l’économie des renseignements personnels, la surveillance gouvernementale, la réputation et le respect de la vie privée, et le corps comme source d'information. (Voir la section 2.2 pour plus d’information.)
2. LPRPDE – Seules les propositions qui traitent de questions de protection de la vie privée pertinentes en regard de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) seront considérées. Les propositions qui abordent des questions relevant du secteur public fédéral peuvent être soumises, du moment qu’elles portent principalement sur le secteur privé ou l’interaction entre les secteurs privé et public. (Voir section 2.2 pour plus d’information.)

Les projets qui seront retenus sur la base des critères susmentionnés seront ensuite évalués en fonction des critères d’évaluations suivants :

A. Critères d’évaluation pour les propositions liées aux priorités stratégiques du Commissariat

Qualité globale et compétences (25 points)

1. Qualité globale du projet (10 points)
2. Connaissance et compréhension nécessaires des questions pertinentes relatives à la protection de la vie privée (5 points)
3. Intégration des perspectives et des approches interdisciplinaires (5 points)
4. Partenariats et collaborations pertinents (5 points)

Innovation (30 points)

5. Nouveauté des questions faisant l’objet d’un examen (15 points)
6. Méthode de recherche et/ou approche relative à l’application des connaissances créatives (15 points)

Faisabilité (15)

7. Budget réaliste (5 points)
8. Méthodologie solide (5 points)
9. Portée et échéances gérables (5 points)

Avantages et résultats attendus (30 points)

10. Incidence positive attendue sur le droit à la vie privée des Canadiens (10 points)
11. Solidité de la stratégie pour l'application des connaissances (10 points)
12. Pertinence et opportunité des résultats attendus (10 points)

B. Critères d’évaluation pour les propositions liées aux codes de pratique

Qualité globale et compétences (20 points)                                         

1. Qualité globale du projet (5 points)
2. Connaissance et compréhension nécessaires des questions pertinentes relatives à la protection de la vie privée (5 points)
3. Intégration des diverses perspectives des intervenants (10 points)

Innovation (15 points)

4. Nouveauté de l’approche proposée (15 points)

Faisabilité (15 points)

5. Budget réaliste (5 points)
6. Méthodologie solide (5 points)
7. Portée et échéances gérables (5 points)

Avantages et résultats attendus (50 points)

8. Incidence positive attendue sur le droit à la vie privée des Canadiens (25 points)
9. Pertinence et opportunité des résultats attendus (25 points)

5. Procédures de contrôle

5.1 Entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le Commissariat. Il s’agit d’un accord conclu entre eux concernant le montant de la contribution accordée, en tenant compte des réalisations attendues.

En acceptant une contribution, le bénéficiaire s’engage à mener à bien le projet financé, à concrétiser les réalisations attendues précisées dans l'entente de contribution et à rendre des comptes à l’égard des fonds reçus. En contrepartie, le Commissariat accepte, sous réserve des conditions prévues dans l’entente de contribution et du renouvellement du programme par le ministre, de prendre en charge en totalité ou en partie les coûts du projet.

IMPORTANT – Comme le précise l’entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée d’un projet (p. ex. en modifiant considérablement une réalisation attendue ou en y renonçant, ou encore en réaffectant d’importantes sommes d’argent d’un poste budgétaire à un autre) sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit du Commissariat.

5.2 Exigences en matière de rapports

En signant l’entente, l’organisation s’engage à présenter les rapports d’étape et les rapports financiers prévus dans l’entente pour la durée du projet.

Le Commissariat se réserve le droit de publier le nom de l’organisation, un résumé du projet et le montant de la contribution versée de la manière qu’il jugera appropriée, notamment en affichant cette information sur son site Web et en l’indiquant dans son Budget principal des dépenses.

Les bénéficiaires d’un financement versé par le Commissariat dans le cadre du Programme des contributions pourront également être questionnés après l’achèvement du projet au sujet de travaux connexes subséquents ou d’activités de suivi dans le cadre des efforts constants déployés pour évaluer l’incidence de la recherche et l’importance du Programme des contributions.

5.3 Éthique et intégrité en matière de recherche

S’il y a lieu, les demandeurs sont tenus de respecter les principes et les responsabilités des chercheurs définis dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et, si leur projet de recherche fait appel à la participation d’êtres humains, la deuxième édition de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

5.4 Mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément aux mouvements de trésorerie prévus dans l’entente de contribution, au plan de travail et aux réalisations attendues approuvées, de même qu’aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement comptant en vertu de la Politique sur les paiements de transfert.

Le paiement final d’une retenue, ne dépassant pas 20 % de la contribution totale, ou du recouvrement de l’excédent, au besoin, sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet et que le Commissariat aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués conformément aux demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables engagées et acquittées que les bénéficiaires doivent présenter conformément aux modalités de l’entente. La commissaire à la protection de la vie privée ne peut verser aucun montant aux bénéficiaires avant la réception d’une facture pour les frais admissibles engagés et acquittés.

Le paiement sera effectué par dépôt direct dans le compte de banque du bénéficiaire, qui aura fourni les renseignements bancaires au Commissariat aux fins des dépôts.

Les contributions sont habituellement accordées pour des projets précis sur une base annuelle. Si un projet dure plus d’un exercice (du 1^er avril au 31 mars), le paiement est assujetti à l’affectation des fonds par le Parlement et à la satisfaction par le bénéficiaire des exigences en matière d’examen et de rapports, conformément aux modalités de l’entente de contribution.

5.5 Reconnaissance publique et mention de la contribution du Commissariat

Le bénéficiaire doit mentionner la contribution du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au projet dans toutes ses communications – documents imprimés ou électroniques ou encore communications de vive voix – qui décrivent le projet ou en découlent. La commissaire à la protection de la vie privée ou un représentant désigné aura la possibilité de participer à l’annonce publique du projet.

5.6 Exigences en matière de vérification

Conformément à l’entente de contribution, le bénéficiaire doit dûment tenir les comptes et les relevés des revenus et des dépenses en lien avec le projet financé, pendant au moins six ans après la fin du projet. Le Commissariat doit pouvoir vérifier et inspecter ces comptes et relevés pour s’assurer qu’ils sont conformes aux modalités de l’entente de contribution. Le Commissariat peut en faire des copies et en extraire de l’information chaque fois que cela s’avère opportun, pendant les six années suivant l’achèvement du projet.

Le Commissariat peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve de façon satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été acquittées.

5.7 Paiements de contribution

Si jamais :

• un bénéficiaire n’a pas droit à la contribution,
• le montant de la contribution dépasse celui des dépenses,
• un bénéficiaire produit un rapport en retard selon les modalités de l’entente de contribution,
• un bénéficiaire omet de livrer un ou plusieurs résultats prévus dans l'entente,
• un bénéficiaire produit des rapports incomplets ou insatisfaisants selon les modalités de l’entente de contribution,
• un bénéficiaire ne montre pas dans ses rapports une optimisation adéquate des ressources, selon l’avis du commissaire au moment d’évaluer la qualité des rapports qui lui sont remis,

le commissaire peut, à sa discrétion, retenir le paiement ou une portion du montant total accordé au bénéficiaire pour le projet ou exiger que le bénéficiaire rembourse au Commissariat en totalité ou en partie les avances ou les versements provisoires, ces montants étant une dette exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada.

6. Politique linguistique

Les rapports exigés dans le cadre du projet peuvent être produits et présentés dans la langue officielle choisie par le bénéficiaire. Les organisations qui œuvrent à l’échelle nationale et qui reçoivent une aide financière du Commissariat sont encouragées à offrir des services en français et en anglais et à favoriser la reconnaissance et l’usage des deux langues, en particulier dans les régions où une demande importante est reconnue par le Commissariat.

7. Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Les renseignements communiqués au Commissariat dans le cadre d’une demande sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information. Pour en savoir plus sur la portée de ces lois, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels du Commissariat en composant le 819-994-5970.

8. Annexes

• Formulaire de demande (version PDF)
• Annexe B – Budget (version PDF)
• Annexe C – Rapport des dépenses du projet (version PDF)