Programme des contributions 2016-2017

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Guide du demandeur

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

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1. Objet du guide

Le présent guide est conçu pour aider les demandeurs à élaborer une proposition de projet afin d’obtenir un financement dans le cadre du Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). On y trouve des instructions précises sur la manière de remplir le formulaire de demande et des renseignements sur le processus d’évaluation.

1.1 Demandeurs admissibles

Dans le cadre du programme, les établissements universitaires et les organismes à but non lucratif, y compris les associations industrielles et commerciales, sont admissibles à des fonds destinés à des projets de recherche et à des initiatives connexes d’application des connaissances dans le domaine de la promotion du respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. Les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits, entre autres, peuvent présenter une demande.

1.2 Demandeurs non admissibles

• Organisations à but lucratif
• Partis politiques et organisations participant à une activité politique partisane
• Titulaires d’une charge publique ou fonctionnaires, anciens ou actuels, qui contreviennent à la Loi sur les conflits d’intérêts, au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, à la Loi sur le lobbying ou à tout autre code, ligne directrice ou principe pertinent concernant les conflits d’intérêts ou l’après-mandat.

1.3 Date de la demande

La date limite pour la présentation d’une demande est le 2 décembre 2015 à 23 h 59.

Veuillez faire parvenir votre demande à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
À l’attention du Programme des contributions
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Courriel : contrib@priv.gc.ca
Télécopieur : 819-994-5424

1.4 Budget du Programme des contributions

Le budget du Programme des contributions du CPVP se chiffre à 500 000 $ par an. Ce montant pourrait être annulé, réduit ou augmenté si le Parlement modifiait les niveaux de financement.

Le CPVP envisagera de financer plus d’un projet par organisation. Toutefois, le montant maximal pouvant être octroyé pour un projet est de 50 000 $ par an et le montant total maximal pouvant être octroyé à une organisation donnée est de 100 000 $ par an.

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

Le Programme vise à :

1) renforcer la capacité de recherche existante dans le domaine de la protection de la vie privée au sein des secteurs universitaires et à but non lucratif;

2) produire de nouvelles connaissances et soutenir le développement d’une expertise dans certains aspects de la protection de la vie privée et des données;

3) faire en sorte que les personnes et les organisations de partout au Canada connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection de la vie privée;

4) favoriser la prise en compte et l’application des résultats de la recherche par les intervenants visés.

2.2 Projets admissibles

Le CPVP accordera des fonds pour les projets de recherche visant à promouvoir la protection de la vie privée et des renseignements personnels dans le secteur privé. Il accordera également des fonds pour les initiatives connexes d’application des connaissances visant à diffuser les résultats de la recherche et à permettre leur prise en compte et leur application par les intervenants visés.

Important : Le Programme des contributions est exécuté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par des organisations dans le cadre d’activités commerciales^{Note de bas de page 1}. Par conséquent, seules les propositions de projets de recherche ou d’initiatives connexes d’application des connaissances portant sur des questions liées à la protection de la vie privée dans le secteur privé seront prises en considération. Les propositions en lien avec des questions qui relèvent du secteur public fédéral peuvent être soumises dans la mesure où elles portent prioritairement sur le secteur privé ou le point de convergence des secteurs public et privé.

Domaines de recherche prioritaires

Par le passé, le CPVP a encouragé les organisations à soumettre des propositions de financement de projets de recherche et d'initiatives connexes d’application des connaissances qui portent sur un ou plusieurs domaines prioritaires du Commissariat. À l'automne 2014, le commissaire à la protection de la vie privée, Daniel Therrien, a consulté des intervenants partout au pays dans le but de cibler de nouvelles priorités stratégiques pouvant guider les travaux du Commissariat jusqu'en 2020.

Le Commissariat a produit un rapport qui présente ces nouvelles priorités dans le détail et qui établit des objectifs précis pour chacune d'elles, de même que les stratégies mises en œuvre pour réaliser ces objectifs au cours des cinq prochaines années. Les nouvelles priorités du CPVP sont les suivantes :

1. L'économie des renseignements personnels
2. La surveillance gouvernementale
3. La réputation et le respect de la vie privée
4. Le corps comme source d'information

Le rapport décrit également les cinq stratégies transversales suivantes pour la mise en œuvre des priorités :

1. examiner des moyens novateurs et technologiques de protéger la vie privée;
2. améliorer l’imputabilité et faire la promotion de bonnes pratiques de gouvernance de la protection de la vie privée;
3. tenir compte du fait que la vie privée ne connaît pas de frontières;
4. accroître notre rôle en matière d'éducation du public;
5. prêter une attention particulière aux groupes vulnérables.

Le Commissariat souhaite financer, dans le cadre de son Programme des contributions, des projets de recherche et d'application des connaissances qui touchent au moins un de nos nouveaux secteurs prioritaires, et les stratégies connexes, surtout les projets qui examinent des moyens novateurs et technologiques de protéger la vie privée. Voici quelques exemples de sujets qui pourraient être pris en considération (liste non exclusive) :

• Commerce de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels sur Internet
• Fondements économiques du commerce et de l'évaluation des renseignements personnels
• Outils de reddition de comptes pour les petites et moyennes entreprises
• Travaux sur la protection des renseignements personnels des organismes de normalisation internationaux et leur impact sur les pratiques de protection des renseignements personnels dans le secteur privé
• Pratiques exemplaires dans le secteur privé en matière de transparence
• Fournisseurs de services de surveillance technologiques au gouvernement : analyse, défis et préoccupations en matière de protection de la vie privée
• Gestion de la réputation et recours pour faire supprimer ou corriger des renseignements personnels en ligne, comme le « droit à l'oubli »
• Défis en matière de protection des renseignements personnels auxquels font face les populations vulnérables lorsqu’elles transigent avec des organisations du secteur privé, et solutions possibles
• Défis associés aux techniques d'anonymisation et aux technologies émergentes d'authentification
• Méthodes de protection contre le suivi en ligne sans témoins
• Incidences de l'Internet des objets sur la protection des renseignements personnels et solutions connexes
• Technologies d’amélioration de la protection de la vie privée pour les appareils mobiles
• Réglages par défaut et leur impact sur la protection des renseignements personnels et les pratiques des entreprises commerciales
• Causes des cyberatteintes à la protection de la vie privée et solutions possibles
• Facteurs économiques et sociaux associés à l'authentification biométrique
• Analyse des codes de pratique ou de conduite dans le domaine de la protection de la vie privée

Activités d’application des connaissances intégrées

Compte tenu de l’objectif ultime du CPVP qui consiste à promouvoir le respect du droit à la vie privée et la protection des renseignements personnels au Canada, nous encourageons fortement les demandeurs à intégrer des activités connexes d’application des connaissances à leurs propositions de projets. L’application des connaissances est le processus par lequel on transforme les conclusions de recherches théoriques en extrants utilisables que les utilisateurs finaux visés peuvent appliquer dans la pratique.

Les activités d’application des connaissances peuvent être intégrées aux projets de recherche en cours ou s’appuyer sur des projets de recherche antérieurs financés par le CPVP.

Voici des exemples d’activités d’application des connaissances qui facilitent la prise en compte et l’application pratique des résultats de la recherche par les utilisateurs finaux visés :

• ateliers, conférences et symposiums visant à communiquer les résultats de la recherche aux intervenants visés et à offrir des possibilités d’échange efficace des connaissances sur les concepts théoriques et les réalités pratiques;
• mise à contribution des utilisateurs finaux visés comme participants actifs à un processus récurrent tout au long du projet de recherche afin d’obtenir une rétroaction appropriée et de permettre la prise en compte et l’application rapides des résultats de la recherche;
• approches novatrices et interactives en ligne pour diffuser les résultats de la recherche et accroître la sensibilisation du public aux questions relatives à la protection de la vie privée;
• sondage, évaluation et autres méthodes servant à évaluer la pertinence, l’efficacité ou l’incidence des approches et des stratégies de diffusion des connaissances afin d’accroître la sensibilisation et la compréhension des personnes ou des organisations à l’égard de la protection de la vie privée;
• initiatives transformant les résultats de la recherche en connaissances utilisables à l’intention des intermédiaires visés afin d’élargir la portée de l’incidence de la recherche parmi les utilisateurs finaux (p. ex. lignes directrices en matière de protection de la vie privée à l’intention des parents qui pourront en discuter avec leurs enfants, programme d’enseignement à l’intention des professeurs qui pourront l’utiliser auprès des étudiants, contenu pertinent pour les journalistes et les médias spécialisés qui leur permettra de rendre compte des questions relatives à la protection de la vie privée touchant les Canadiens, trousses d’outils destinés aux organismes de protection des consommateurs et visant à leur permettre de mieux aider les consommateurs à faire des choix éclairés, pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée à l’intention des associations professionnelles qui pourront en faire la promotion auprès de leurs membres et jeux éducatifs, vidéos et documentaires destinés au grand public et à des publics cibles).

2.3 Encourager les partenariats entre les universités et la société civile

Au cours des dernières années, le Programme a permis de financer une plus grande variété de demandeurs, ce qui représente un progrès important. Toutefois, le Commissariat souhaite mobiliser encore plus activement les groupes de la société civile afin qu'ils puissent mieux faire connaître au grand public les conclusions des recherche réalisées grâce au Programme. Pour ce faire, il encourage cette année les universités et d'autres groupes de recherche à créer de nouveaux partenariats avec des organisations de la société civile. Ainsi, des partenariats pourraient être conclus entre des universités et des groupes chargés de la sensibilisation du grand public ou entre des associations de défenses des droits et des groupes de recherche. Des points supplémentaires seront attribués aux propositions qui présentent des plans pour de tels partenariats.

2.4 Travaux exécutés antérieurement dans le cadre du programme

Le Programme des contributions s’efforce de faire progresser l’établissement et l’application de nouvelles connaissances sur les enjeux émergents liés à la promotion et à la protection de la vie privée. Par conséquent, nous encourageons les demandeurs à prendre en compte les projets réalisés antérieurement ou en cours d'exécution dans le cadre de ce programme lorsqu’ils élaborent leur proposition dans le but de miser sur cette information pour faire progresser l’établissement et l’application de nouvelles connaissances ou perspectives. Vous pouvez consulter ici la liste complète des projets financés par le Programme des contributions depuis son lancement en 2004.

2.5 Les projets doivent avoir une portée nationale

Le mandat du Commissariat consiste à surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui est la loi canadienne régissant la protection de la vie privée dans le secteur privé. Par conséquent, le CPVP examinera uniquement les projets d’envergure ou d’application nationale et qui se rapportent à la sphère fédérale en vue de l’octroi des fonds. Les projets qui portent sur des préoccupations ou des enjeux exclusivement ou principalement locaux, provinciaux ou étrangers ne seront pas pris en compte à cette fin.

2.6 Les projets doivent comprendre une méthodologie détaillée

Les propositions présentées dans le cadre du Programme des contributions peuvent être de nature qualitative ou quantitative. Dans les deux cas, le CPVP souhaite financer des propositions qui s’appuient sur une solide méthode. Pour permettre au CPVP d’évaluer la méthode utilisée, le demandeur doit décrire en détail les moyens qu’il utilisera pour obtenir les résultats de sa recherche. S’il y a lieu, il devrait présenter la liste détaillée indiquant les intervenants qu’il a l’intention de sonder ou d’interroger de même que la méthode et les outils de sondage prévus.

2.7 Durée des projets

Le Programme des contributions du CPVP est structuré de manière à couvrir des dépenses admissibles engagées pendant l’exercice au cours duquel le financement est accordé – c’est-à-dire entre la date de conclusion d’une entente de contribution par les deux parties et le 31 mars 2017. Les dépenses engagées doivent avoir été acquittées par le bénéficiaire^{Note de bas de page 2} avant d’être facturées au Commissariat. Exceptionnellement, le CPVP peut financer des projets qui se poursuivent au-delà de l’exercice (c.-à-d. qui se terminent après le 31 mars 2017) si on lui démontre de manière convaincante qu’il faut davantage de temps pour mener à bien un projet et que celui-ci devrait être financé au-delà de la période habituelle d’un an. Pour les propositions pluriannuelles, les demandeurs doivent présenter un plan de travail couvrant toute la durée du projet.

2.8 Dépenses autorisées

Les fonds peuvent être affectés uniquement aux dépenses directement liées aux activités du projet. Ces activités doivent figurer dans les documents budgétaires initiaux ou les rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Les dépenses admissibles pourraient notamment comprendre les suivantes :

• salaires et avantages sociaux des membres de l’équipe de recherche, notamment les chercheurs et les assistants à la recherche, les étudiants, les titulaires d’une bourse postdoctorale et les techniciens;
• coûts d’administration, de traduction, de secrétariat et de publication;
• coûts contractuels pour l’expertise non disponible à l’interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l’interne (p. ex. sondages);
• autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), les ateliers, le matériel et les fournitures, ainsi que les communications.

Les fonds offerts par le CPVP ne peuvent être affectés à des dépenses qui ont été engagées avant ou après la période de financement indiquée dans l’entente de contribution. Le CPVP ne prendra en charge aucune dépense que le bénéficiaire n’aura pas acquittée avant de la lui facturer.

Les autres dépenses non admissibles à un financement dans le cadre d’une entente englobent l’achat d’immeubles, de terrains ou de véhicules ainsi que la plupart des autres coûts en capital importants.

Les dépenses d’administration indirectes (frais généraux) ne doivent pas dépasser 15 % des dépenses totales du projet qui ont été engagées en vertu de l’entente de contribution.

Les contributions accordées à un demandeur sont assujetties aux modalités de l’entente de contribution signée par le demandeur et le CPVP. Les fonds doivent être affectés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas servir à d’autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l’objet d’une vérification.

Pour connaître tous les détails, consultez le mémoire sur l’établissement des coûts à l’annexe B – Budget.

3. Comment remplir le formulaire de demande

L’information ci-après correspond à chacune des sections du formulaire de demande. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires dans un document que vous joindrez au formulaire de demande.

3.1 Identification du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l’organisation et toutes les formes raccourcies (abréviations) usuelles de celui-ci, ainsi que le nom de la section ou de la division;
• Indiquer le nom antérieur si l’appellation a été modifiée au cours de la dernière année;
• Inscrire l’adresse, les numéros de téléphone (y compris le poste) et de télécopieur, l’adresse de courriel et celle du site Web, le cas échéant.

L’adresse postale et l’adresse de facturation doivent être complètes et indiquer clairement l’emplacement de l’organisation (p. ex. le numéro de la pièce, l’étage, le numéro de voirie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l’adresse postale officielle, veuillez préciser aussi les renseignements sur l’emplacement physique.

3.2 Proposition

Les demandeurs doivent présenter une proposition de projet qui, lorsqu’elle aura été acceptée par le CPVP, servira de fondement à l’entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition doit contenir l’information suivante :

• Renseignements de base : Le nom de l’organisation, l’adresse postale, l’adresse de facturation, les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse de courriel du représentant autorisé du demandeur, et le nom des employés principaux et des administrateurs du projet. Veuillez fournir les coordonnées du chercheur principal, s’il y a lieu, de la personne chargée de l’administration du projet et de la personne-ressource pour les finances ou la comptabilité.
• Preuve du statut d’organisme à but non lucratif : Une attestation ou une confirmation du statut d’organisme à but non lucratif de l’organisation.
• Renseignements généraux sur l’organisation : Renseignements de nature générale sur l’organisation, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
• Aide financière antérieure : Les renseignements sur l’aide financière déjà obtenue du CPVP, y compris le montant, l’année où le financement a été accordé, le but de l’activité financée et les résultats obtenus.
• Description du projet : Une description détaillée du projet, y compris le titre, les buts et les objectifs visés, la désignation des groupes visés par le projet proposé, les résultats prévus et les avantages attendus pour les Canadiens au chapitre de l’acquisition et de l’application de nouvelles connaissances dans le domaine de la protection de la vie privée et des données. Une liste des réalisations attendues dans le cadre du projet doit également être fournie.
• Résumé d’une page : Un texte d’une page résumant le projet pouvant être utilisé dans l’entente de contribution.
• Calendrier des travaux et mesures de surveillance : Calendrier et plan de travail décrivant en détail les activités à entreprendre en vue de l’atteinte des objectifs du projet, ainsi que les mesures de surveillance qui seront mises en œuvre.
• Budget : Un budget détaillé du projet présentant les sommes demandées au CPVP et les autres sources de revenus envisagées, notamment les contributions en nature. Pour présenter leur budget au CPVP, les demandeurs doivent utiliser le formulaire intitulé Coûts admissibles, fourni à l'annexe B - Budget du présent guide. En outre, dans leur proposition, les demandeurs doivent fournir des renseignements détaillés expliquant et justifiant chaque montant indiqué à l’annexe B, nommément les salaires et les avantages sociaux, les frais de déplacement, les frais de télécommunications, les services contractuels, les frais liés au matériel et aux fournitures, les frais de location (y compris pour le matériel et les salles de réunion), et les autres dépenses.
• Rôle et appui de la collectivité : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du rôle que la collectivité sera appelée à jouer (engagement, appui, portée et niveau de participation, collaboration et bénévolat).
• Soutien provincial ou territorial : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du soutien provincial, territorial et municipal au projet (en argent ou en nature).
• Activités d’application des connaissances : Un plan pour diffuser les résultats de la recherche et permettre leur prise en compte et leur application par les utilisateurs finaux visés (p. ex. les intervenants ciblés, les organisations, les associations industrielles, les personnes, les consommateurs, les collectivités, les éducateurs, les journalistes ou le grand public).
• Mention de la contribution du CPVP : Une indication de la façon dont les responsables reconnaîtront l’aide financière (et, s’il y a lieu, les autres contributions pertinentes) accordée pour le projet par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3.3 Déclarations

Les demandeurs sont tenus de répondre aux questions du formulaire de demande concernant la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et la Loi sur le lobbying.

3.4 Autres sources de financement

Les demandeurs peuvent solliciter d’autres sources de financement pour le projet proposé. Les bénéficiaires potentiels qui présentent une demande au CPVP doivent indiquer toutes les sources de financement du projet proposé, y compris l’aide financière (subventions, contributions, etc.) prévue ou obtenue de tous les ordres de gouvernement se rapportant au projet proposé. Ils doivent aussi faire état des demandes d’aide financière en cours d’examen.

Si l’aide globale reçue du secteur public (y compris la province et la municipalité) dépasse le coût du projet, le bénéficiaire remboursera Sa Majesté la Reine du chef du Canada au prorata (selon la proportion des fonds publics reçus qui a été fournie par le CPVP).

4. Procédure d’évaluation

Le CPVP examinera chaque demande d’aide financière pour évaluer la qualité, la pertinence, le caractère opportun, la faisabilité et les résultats ou avantages prévus du projet proposé. Les demandeurs et les demandes de financement feront l’objet d’un examen en fonction des objectifs généraux du Programme et des critères d’admissibilité précis susmentionnés et décrits ci-après.

Au moment d’évaluer les propositions de projet, le CPVP peut, s’il y a lieu, consulter d’autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et d’autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans. Il peut également faire appel à des examinateurs indépendants externes issus du milieu universitaire ou du secteur à but non lucratif.

Avant de pouvoir être soumises au processus d’évaluation, toutes les propositions qui nous parviennent doivent se conformer non seulement aux critères énoncés dans la section 1.1, mais aussi aux deux critères d’exclusion suivants :  

1. Priorités et approches stratégiques du Commissariat – Seules les propositions qui cadrent avec au moins une des nouvelles priorités du Commissariat seront considérées. Les nouvelles priorités du Commissariat sont : l’économie des renseignements personnels, la surveillance gouvernementale, la réputation et le respect de la vie privée, et le corps comme source d'information. (Voir la section 2.2 pour plus d’information.)
2. LPRPDE – Seules les propositions qui traitent de questions de protection de la vie privée pertinentes en regard de la LPRPDE seront considérées. Les propositions qui abordent des questions relevant du secteur public fédéral peuvent être soumises, du moment qu’elles portent principalement sur le secteur privé ou l’interaction entre les secteurs privé et public. (Voir section 2.2 pour plus d’information.)  

Les projets qui seront retenus sur la base de ces deux critères seront ensuite évalués en fonction des questions et critères d’évaluations suivants :

Critère	Questions d’évaluation (5 points par question sauf pour les questions 2, 3 et 14, qui valent 10 points chacune, pour un total de 100 points)
Qualité générale (45 points)	1. Quelle est la qualité globale du projet proposé? (5 points)
	2. Dans quelle mesure le projet proposé est-il original? (10 points)
	3. La proposition témoigne-t-elle de la connaissance et de la compréhension nécessaires des questions pertinentes relatives à la protection de la vie privée? (10 points)
	4. Les méthodes proposées permettraient-elles au bénéficiaire de concrétiser les réalisations escomptées? (5 points)
	5. Les méthodes proposées sont-elles susceptibles de donner lieu à des résultats de recherche fiables et valables? (5 points)
	6. L’équipe de recherche prend-elle en compte les différentes perspectives ou approches des disciplines nécessaires pour mener à bien le projet? (5 points)
	7. Une stratégie efficace a-t-elle été mise en place pour consulter les principaux intervenants ou collaborer avec eux, au besoin, afin de valider ou d’améliorer la qualité des résultats de la recherche? (5 points)
Pertinence (10 points)	8. Les réalisations attendues sont-elles opportunes et pertinentes? (5 points)
	9. Les extrants attendus du projet seraient-ils utiles aux intervenants visés (p. ex. les décideurs, les organisations, les associations industrielles, les groupes de consommateurs et le grand public)? (5 points)
Faisabilité (20 points)	10. Les fonds demandés pour mener à bien le projet sont-ils raisonnables et les coûts prévus sont-ils réalistes compte tenu de la nature et de la portée du projet? (5 points)
	11. Le demandeur a-t-il montré qu’il possède les capacités requises pour gérer le projet et produire les résultats à temps? (5 points)
	12. La portée du projet proposé est-elle réaliste et susceptible d’être respectée pour ce qui est des réalisations attendues et des délais d’exécution? (5 points)
	13. Le demandeur a-t-il l’expérience qu’il faut pour mener à bien ce projet? (5 points)
Résultats et avantages attendus (25 points)	14. Le projet proposé a-t-il le potentiel d’avoir une incidence positive sur la protection du droit à la vie privée d’un grand nombre de Canadiens (10 points)
	15. Une stratégie claire et efficace a-t-elle été prévue pour faire participer les principaux intervenants tout au long du projet et faire connaître les réalisations du projet aux destinataires visés ou au grand public? (5 points)
	16. Une stratégie claire et efficace a-t-elle été prévue pour obtenir des résultats utilisables à partir des extrants ou des réalisations attendues et permettre aux utilisateurs finaux de les appliquer dans le monde réel? (5 points)
	17. Un plan clair et efficace a-t-il été mis en place pour favoriser les partenariats ou les collaborations entre chercheurs, groupes de la société civile et/ou groupes d'intérêt public? (5 points)

5. Procédures de contrôle

5.1 Entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le CPVP. Il s’agit d’un accord conclu entre eux concernant le montant de la contribution accordée, en tenant compte des réalisations attendues.

En acceptant une contribution, le bénéficiaire s’engage à mener à bien le projet financé, à concrétiser les réalisations attendues précisées dans l'entente de contribution et à rendre des comptes à l’égard des fonds reçus. En contrepartie, le CPVP accepte, sous réserve des conditions prévues dans l’entente de contribution et du renouvellement du programme par le ministre, de prendre en charge en totalité ou en partie les coûts du projet.

Comme le précise l’entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée d’un projet (p. ex. en modifiant considérablement une réalisation attendue ou en y renonçant, ou encore en réaffectant d’importantes sommes d’argent d’un poste budgétaire à un autre) sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit du CPVP.

5.2 Exigences en matière de rapports

En signant l’entente, l’organisation s’engage à présenter les rapports d’étape et les rapports financiers prévus dans l’entente pour la durée du projet.

Le CPVP se réserve le droit de publier le nom de l’organisation, un résumé du projet et le montant de la contribution versée de la manière qu’il jugera appropriée, notamment en affichant cette information sur son site Web et en l’indiquant dans son Budget principal des dépenses.

Les bénéficiaires d’un financement versé par leCPVP dans le cadre du Programme des contributions pourront également être questionnés après l’achèvement du projet au sujet de travaux connexes subséquents ou d’activités de suivi dans le cadre des efforts constants déployés pour évaluer l’incidence de la recherche et l’importance du Programme des contributions.

5.3 Éthique et intégrité en matière de recherche

S’il y a lieu, les demandeurs sont tenus de respecter les principes et les responsabilités des chercheurs définis dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et, si leur projet de recherche fait appel à la participation d’êtres humains, la deuxième édition de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

5.4 Mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément aux mouvements de trésorerie prévus dans l’entente de contribution, au plan de travail et aux réalisations attendues approuvées, de même qu’aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement comptant en vertu de la Politique sur les paiements de transfert.

Le paiement final d’une retenue, ne dépassant pas 20 % de la contribution totale, ou du recouvrement de l’excédent, au besoin, sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet et que le CPVP aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués conformément aux demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables engagées et acquittées que les bénéficiaires doivent présenter conformément aux modalités de l’entente. La commissaire à la protection de la vie privée ne peut verser aucun montant aux bénéficiaires avant la réception d’une facture pour les frais admissibles engagés et acquittés.

Le paiement sera effectué par dépôt direct dans le compte de banque du bénéficiaire, qui aura fourni les renseignements bancaires au CPVP aux fins des dépôts.

Les contributions sont habituellement accordées pour des projets précis sur une base annuelle. Si un projet dure plus d’un an, le paiement est assujetti à l’affectation des fonds par le Parlement et à la satisfaction par le bénéficiaire des exigences en matière d’examen et de rapports conformément aux modalités de l’entente de contribution.

5.5 Reconnaissance publique et mention de la contribution du CPVP

Le bénéficiaire doit mentionner la contribution du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au projet dans toutes ses communications – documents imprimés ou électroniques ou encore communications de vive voix – qui décrivent le projet ou en découlent. La commissaire à la protection de la vie privée ou un représentant désigné aura la possibilité de participer à l’annonce publique du projet.

5.6 Exigences en matière de vérification

Conformément à l’entente de contribution, le bénéficiaire doit dûment tenir les comptes et les relevés des revenus et des dépenses en lien avec le projet financé, pendant au moins six ans après la fin du projet. Le CPVP doit pouvoir vérifier et inspecter ces comptes et relevés pour s’assurer qu’ils sont conformes aux modalités de l’entente de contribution. Le CPVP peut en faire des copies et en extraire de l’information chaque fois que cela s’avère opportun, pendant les six années suivant l’achèvement du projet.

LeCPVP peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve de façon satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été acquittées.

5.7 Paiements de contribution

Si jamais :

• un bénéficiaire n’a pas droit à la contribution,
• le montant de la contribution dépasse celui des dépenses,
• un bénéficiaire produit un rapport en retard selon les modalités de l’entente de contribution,
• un bénéficiaire omet de livrer un ou plusieurs résultats prévus dans l'entente,
• un bénéficiaire produit des rapports incomplets ou insatisfaisants selon les modalités de l’entente de contribution,

le commissaire peut, à sa discrétion, retenir le paiement ou une portion du montant total accordé au bénéficiaire pour le projet ou exiger que le bénéficiaire rembourse au Commissariat en totalité ou en partie les avances ou les versements provisoires, ces montants étant une dette exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada.

6. Politique linguistique

Les rapports exigés dans le cadre du projet peuvent être produits et présentés dans la langue officielle choisie par le bénéficiaire. Les organisations qui œuvrent à l’échelle nationale et qui reçoivent une aide financière du CPVP sont encouragées à offrir des services en français et en anglais et à favoriser la reconnaissance et l’usage des deux langues, en particulier dans les régions où une demande importante est reconnue par le Commissariat.

7. Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Les renseignements communiqués au CPVP dans le cadre d’une demande sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information. Pour en savoir plus sur la portée de ces lois, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels du CPVP en composant le 819-994-5970.

8. Annexes

• Formulaire de demande
• Annexe B – Budget