Parcours de protection de la vie privée : Guide du demandeur 2017-2018

Guide du demandeur

---

1. Objet du Guide

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat) met 60 000 $ à la disposition des initiatives d’application des connaissances au Canada dans le cadre de son programme Parcours de protection de la vie privée.

Des fonds seront alloués aux initiatives qui permettent d’appliquer les résultats des recherches financées antérieurement par le Programme des contributions du Commissariat et d’autres programmes de financement qui concernent l’avancement de la protection de la vie privée au Canada.

Le présent guide vise à aider les demandeurs intéressés à préparer des propositions de financement de projet. On y trouvera des instructions précises sur la manière de remplir le formulaire de demande et de l’information sur le processus d’évaluation.

1.1 Demandeurs admissibles

Les établissements universitaires et les organismes à but non lucratif, dont les associations industrielles et commerciales, sont admissibles à des fonds dans le cadre du Programme. Les demandeurs admissibles comprennent les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits.

1.2 Demandeurs non admissibles

• organismes à but lucratif;
• partis et organismes politiques qui participent à une activité politique partisane;
• titulaires d’une charge publique ou fonctionnaires, qu’ils soient ou non en poste, qui ne respectent pas la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique ou tout autre code, ligne directrice ou principe pertinent concernant les conflits d’intérêts ou l’après-mandat.

1.3 Date de la demande

La date limite pour présenter une demande est le 22 septembre 2017, à 23 h 59.

Veuillez faire parvenir votre demande à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Attention : Programme des contributions
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Courriel : contrib@priv.gc.ca

Nous encourageons les demandeurs à soumettre leurs propositions de façon électronique à l’adresse de courriel susmentionnée.

1.4 Budget du Programme des contributions

Le budget du Programme des contributions du Commissariat est de 500 000 $ par année. Ce montant pourrait être annulé, réduit ou augmenté dans l’éventualité où les niveaux de financement seraient modifiés par le Parlement.

Le Commissariat réserve 60 000 $ de ce budget pour le programme Parcours de protection de la vie privée cette année, ce qui représente le montant maximal qui peut être octroyé pour une initiative dans le cadre de cet appel.

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

Les objectifs généraux du Programme des contributions du Commissariat sont les suivants :

1. renforcer la capacité existante de recherche dans le domaine de la protection de la vie privée dans les secteurs universitaires et à but non lucratif;
2. produire de nouvelles connaissances et soutenir le développement d’une expertise dans des domaines particuliers de la protection de la vie privée et de la protection des données;
3. faire en sorte que les personnes et les organisations dans l’ensemble du Canada connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection de la vie privée;
4. encourager l’utilisation et l’application des résultats de recherche par les intervenants pertinents.

Le Parcours de protection de la vie privée met plus particulièrement l’accent sur les troisième et quatrième objectifs.

2.2 Projets admissibles et domaines de recherche prioritaires

L’application des connaissances est le processus par lequel les résultats des recherches sont mis au point, transformés ou diffusés pour accroître la sensibilisation et permettre aux utilisateurs concernés de les appliquer.

Pour ce qui est du présent appel de propositions, il s’agit de transposer les connaissances sur les risques d’atteinte à la vie privée et sur les moyens de les atténuer dans la pratique.

Voici des exemples d’initiatives qui peuvent être financées dans le cadre de cet appel :

• spectacles, expositions artistiques ou représentations dont le thème principal est la protection de la vie privée;
• ateliers, conférences ou symposiums visant à transmettre des connaissances sur la protection de la vie privée aux intervenants touchés;
• approches en ligne novatrices et interactives pour faire connaître les conclusions de recherches et sensibiliser le public aux questions relatives à la protection de la vie privée;
• programmes d’enseignement à l’intention des enseignants ou des parents;
• contenu pour les journalistes et les médias spécialisés afin de produire des reportages sur les questions relatives à la protection de la vie privée qui touchent les Canadiens;
• boîtes à outils destinées aux organismes de protection des consommateurs afin d’aider les consommateurs à faire des choix éclairés;
• pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée à l’intention des ordres professionnels (à distribuer aux membres);
• jeux éducatifs ou applications mobiles qui visent à sensibiliser l’utilisateur aux risques pour la vie privée et à l’inviter à mieux protéger ses renseignements personnels;
• vidéos ou documentaires destinés au grand public ou à un auditoire spécialisé;
• tout autre projet d’application des connaissances novateur et créatif qui aide les personnes ou les organisations à mieux comprendre les risques d’atteinte à la vie privée et les moyens de les atténuer dans la pratique.

On versera un financement pour des initiatives qui tirent des applications pratiques des résultats de recherche déjà financées dans le cadre du Programme des contributions du Commissariat et d’autres programmes de bailleurs de fonds qui concernent la protection de la vie privée au Canada.

Les résultats découlant des recherches financées par les contributions du Commissariat doivent représenter au moins 50 % du contenu des initiatives d’application des connaissances soumises dans le cadre du présent appel de propositions.

Projets admissibles

Le Programme des contributions est réalisé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) qui régit la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels par des organisations dans le cadre d’activités commerciales. Par conséquent, seules les propositions qui portent sur des questions liées à la protection de la vie privée dans le secteur privé ou l’interface entre les secteurs public et privé sont admissibles à du financement.

Domaines de recherche prioritaires

Aux fins de cet appel, le Commissariat acceptera et examinera seulement les propositions qui portent sur un ou plusieurs des quatre domaines prioritaires du Commissariat, à savoir :

1. L’économie des renseignements personnels
2. La surveillance du gouvernement
3. La réputation et la protection de la vie privée
4. Le corps comme source d’information

Pour de plus amples renseignements sur les domaines de recherche prioritaires, voir la publication du Commissariat, intitulée Priorités stratégiques liées à la vie privée du Commissariat 2015-2020.

2.3 Moment choisi pour les initiatives d’application des connaissances

Les initiatives d’application des connaissances financées dans le cadre de cet appel doivent être terminées au plus tard le 31 mars 2018.

Le Programme des contributions du Commissariat est organisé pour financer des dépenses admissibles engagées pendant l’exercice au cours duquel le financement est accordé , c’est-à-dire au plus tard le 31 mars 2018. Le plan budgétaire de l’initiative doit donc tenir compte de cette contrainte et prévoir qu’aucune dépense devant être remboursée par le Commissariat ne sera engagée après le 31  mars  2018.

2.4 Dépenses autorisées

Les fonds peuvent être utilisés uniquement pour les dépenses directement liées aux initiatives d’application des connaissances. Ces activités seront établies dans la présentation budgétaire initiale ou les rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Les dépenses peuvent comprendre notamment  :

• les salaires et les avantages sociaux pour les membres de l’équipe de recherche;
• les coûts administratifs, la traduction, l’aide administrative et les coûts liés à la publication;
• les coûts des services contractuels pour l’expertise technique spécialisée ou une autre forme d’expertise non disponible à l’interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l’interne;
• les autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), le matériel et les fournitures, et les communications.

Les fonds offerts par le Commissariat ne peuvent être affectés à des dépenses qui ont été engagées avant ou après la période de financement indiquée dans l’entente.

Les autres dépenses non admissibles au financement dans le cadre de cette entente incluent l’achat d’immeubles, de terres ou de véhicules, et la plupart des autres frais d’immobilisation importants.

Les frais administratifs indirects (c’est-à-dire frais généraux) ne doivent pas être supérieurs à 15 % du coût total du projet.

Le financement accordé à un demandeur est assujetti aux modalités de l’entente de contribution qui est signée par le demandeur et le Commissariat. Les fonds doivent être consacrés uniquement à l’initiative et ne peuvent en aucun cas être utilisés à d’autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l’objet d’une vérification.

Pour en savoir davantage, veuillez consulter le mémoire sur l’établissement des coûts à l’Annexe B — Budget du projet.

3. Comment remplir le formulaire de demande

3.1 Identité du demandeur

Les demandeurs doivent remplir et soumettre le formulaire de demande fourni à la suite de cet appel. Il est important que vous fournissiez des réponses à toutes les questions énoncées dans le formulaire et que vous incluiez tout document supplémentaire dans une annexe au formulaire. Les formulaires de demande qui ne sont pas bien remplis ou qui sont remplis de façon non exhaustive peuvent entraîner le rejet de propositions de financement.

3.2 Proposition

Les demandeurs doivent présenter une proposition de projet détaillée. Si votre proposition est retenue en vue d’un financement, elle servira de fondement à votre entente de contribution conclue avec le Commissariat et aux mouvements de trésorerie connexes. La proposition de projet doit contenir l’information/les sections suivantes :

1. Renseignements de base sur l’organisation : Le nom, l’adresse postale, l’adresse de facturation, le numéro de téléphone et de télécopieur, et l’adresse de courriel du représentant autorisé de l’organisation qui présente la demande, la structure organisationnelle, y compris le statut juridique, les noms des employés essentiels et des administrateurs de projet. Veuillez fournir les coordonnées du chercheur principal, s’il y a lieu, et de la personne chargée de l’administration du projet.
2. Statut juridique de l’organisme : Une attestation ou confirmation qu’il s’agit d’un organisme à but non lucratif.
3. Historique de l’organisation : Les antécédents de l’organisme, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
4. Aide financière antérieure : Des renseignements sur l’aide financière déjà obtenue du Commissariat, dont le montant, l’année où le financement a été accordé, le but de l’activité financée et les résultats atteints.
5. Description du projet : Une description détaillée du projet, y compris le titre, les buts et les objectifs de l’initiative, la désignation des groupes visés, la mention des résultats et des avantages prévus pour les Canadiennes et les Canadiens en ce qui a trait à la diffusion et à l’application de nouvelles connaissances dans le domaine de la protection de la vie privée et de la protection des données. Veuillez noter que la description du projet doit montrer qu’au moins 50 % du contenu de fond du projet s’inspirera de recherches financées antérieurement ou actuellement dans le cadre du Programme des contributions du Commissariat.
6. Participation des intervenants : Un plan visant à faire participer les intervenants concernés à l’initiative d’application des connaissances, pour favoriser l’utilisation et l’application des recherches.
7. Résumé d’une page : Un résumé d’une page de l’initiative d’application des connaissances sur la protection de la vie privée qui peut être utilisée dans l’entente de contribution.
8. Échéancier et suivi : Les délais d’exécution et le plan de travail détaillé des activités à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet et exercer un contrôle sur les activités. Les initiatives d’application des connaissances sur la protection de la vie privée qui sont financées dans le cadre de cet appel doivent être terminées au plus tard le 31 mars 2018, et les propositions de financement doivent être planifiées en conséquence pour être admissibles à un financement.
9. Budget : Le budget détaillé de l’initiative d’application des connaissances, y compris les sommes demandées au Commissariat et les autres sources de revenus envisagées, dont l’appui non financier. Pour présenter le budget, le demandeur doit utiliser le formulaire fourni par le Commissariat à l’Annexe B — Budget du projet.
10. Participation et appui de la communauté : De l’information sur la mesure dans laquelle la communauté sera appelée à participer (engagement, appui, portée et niveau de participation, collaboration et bénévolat).
11. Soutien provincial/territorial : Le cas échéant, des renseignements sur l’ampleur du soutien provincial et territorial qui est accordé au projet.
12. Mention du Commissariat : La façon dont le demandeur entend rendre compte de l’aide financière (et, le cas échéant, des autres contributions ) accordée au projet par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3.3 Déclarations

Les demandeurs sont tenus de répondre aux questions du formulaire de demande concernant la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et la Loi sur le lobbying.

3.4 Autres sources de financement

Les demandeurs peuvent chercher à obtenir d’autres sources de financement pour les initiatives d’application des connaissances qu’ils proposent. Les bénéficiaires potentiels doivent indiquer toutes les sources de financement lorsqu’ils présentent une demande au Commissariat, y compris l’aide financière (subventions, contributions, etc.) anticipée ou obtenue de tous les ordres de gouvernement et liée au thème de l’initiative d’application des connaissances proposée. Inclure également les demandes d’aide financière qui sont en attente.

Si l’aide globale reçue de l’État (y compris la province et la municipalité) pour le projet dépasse le coût total de l’initiative, le bénéficiaire remboursera l’État au prorata ( selon la proportion des fonds publics reçus qui a été fournie par le Commissariat).

4. Processus d’évaluation

Chacune des demandes d’aide financière sera examinée pour établir la qualité, la pertinence, l’opportunité, la faisabilité et les résultats et avantages prévus de l’initiative proposée. Les organismes demandeurs et les demandes de financement feront l’objet d’un examen en fonction des objectifs du Programme des contributions et des critères d’admissibilité précis qui ont été exposés précédemment, et qui sont décrits ci-dessous.

4.1 Critères d’évaluation

Lorsqu’il évalue les projets proposés, le Commissariat peut, s’il y a lieu, consulter d’autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et d’autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans. Il peut également mettre à contribution des examinateurs indépendants et externes issus des secteurs universitaires et à but non lucratif.

Au moment d’examiner les propositions et de faire des recommandations aux fins d’approbation par le commissaire à la protection de la vie privée du Canada, le Commissariat tiendra compte des facteurs suivants  :

Qualité globale et compétences (20 points)

1. Qualité globale du projet (5 points)
2. Connaissance et compréhension nécessaires des questions pertinentes relatives à la protection de la vie privée (5 points)
3. Intégration des diverses perspectives des intervenants (10 points)

Innovation (15 points)

4. Nouveauté de l’approche proposée (15 points)

Faisabilité (15 points)

5. Budget réaliste (5 points)
6. Méthodologie solide (5 points)
7. Portée et échéances gérables (5 points)

Avantages et résultats attendus (50 points)

8. Incidence positive attendue sur le droit à la vie privée des Canadiens (25 points)
9. Pertinence et opportunité des résultats attendus (25 points)

5. Procédures de contrôle

5.1 Entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le Commissariat. L’entente de contribution est un accord conclu entre une organisation et le Commissariat en ce qui a trait à la contribution accordée dans le cadre d’un projet.

Lorsqu’elle accepte une contribution, l’organisation consent à mener à bonne fin le projet financé et à assumer la responsabilité des montants reçus. En échange, le Commissariat accepte à certaines conditions prévues dans l’entente de contribution de payer la totalité ou une partie des coûts du projet.

Comme on le précise dans l’entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée du projet sans obtenir au préalable le consentement écrit du Commissariat.

5.2 Exigences en matière de rapports

Lorsque l’organisation signe l’entente, elle s’engage à présenter des rapports provisoires et des rapports financiers, selon ce qui est indiqué dans l’entente, pendant la durée du projet.

Le Commissariat se réserve le droit de publier le nom de l’organisation, un résumé du projet et le montant de la contribution versée comme il le juge approprié, y compris, mais sans s’y limiter, dans le site Web et dans le Budget principal des dépenses du Commissariat.

Les bénéficiaires du financement du Commissariat dans le cadre du Programme des contributions peuvent également faire l’objet d’un sondage après l’achèvement du projet au sujet de travaux connexes subséquents ou d’activités de suivi dans un effort soutenu d’évaluer l’incidence de l’initiative et la valeur du Programme des contributions.

5.3 Éthique et intégrité en matière de recherche

S’il y a lieu, les demandeurs sont tenus de respecter les principes et les responsabilités des chercheurs établis dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et, si leur projet de recherche requiert la participation humaine, la 2^e édition de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

5.4 Mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément à la trésorerie et au plan de travail qui ont été approuvés, et il sera conforme aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement aux termes de la Politique sur les paiements de transfert.

Le paiement final de la retenue ne doit pas dépasser 20 % de la contribution totale ou du recouvrement du surplus, s’il y a lieu; le paiement sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet, et que le Commissariat aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués conformément aux demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables effectuées, présentées par les bénéficiaires aux termes de l’entente. Le commissaire à la protection de la vie privée n’est pas en mesure d’effectuer un paiement aux bénéficiaires avant la réception d’une facture pour les frais admissibles qui ont été engagés.

Les paiements seront effectués par dépôt direct dans le compte bancaire du bénéficiaire. Ce dernier sera invité à fournir ses coordonnées bancaires à cet égard.

5.5 Reconnaissance publique et mention du concours du Commissariat

Les demandeurs doivent s’engager à reconnaître le soutien que le Commissariat accorde à l’initiative par le truchement de matériel promotionnel avant que l’initiative soit rendue publique. Les demandes doivent inclure un plan de communication détaillé (stratégies, outils et échéanciers), une proposition sur l’utilisation des plateformes des médias sociaux et l’engagement d’utiliser les logos et l’image de marque préexistants de Parcours de protection de la vie privée du Commissariat, s’il y a lieu.

Les bénéficiaires de financement doivent mentionner que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada contribue financièrement à leur initiative d’application des connaissances dans toutes leurs communications, qu’il s’agisse de documents imprimés ou électroniques, ou de communications de vive voix, qui décrivent l’initiative . Le commissaire à la protection de la vie privée, ou des représentants désignés du Commissariat, auront la possibilité de participer à des annonces publiques concernant l’initiative.

5.6 Exigences de vérification

L’organisation doit tenir en règle des livres comptables, relevés de compte, et relevés des revenus et des dépenses qui ont trait au projet financé. Ces relevés doivent pouvoir être vérifiés par le Commissariat pour s’assurer qu’ils sont conformes aux modalités de l’entente de contribution. Le Commissariat peut faire des copies et extraire de l’information, chaque fois que cela est convenable, pendant les six années qui suivent l’achèvement du projet.

Le Commissariat peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été acquittées.

5.7 Recouvrement

Si pour toute raison :

1. un bénéficiaire n’a pas droit à la contribution,
2. le montant de la contribution dépasse celui qui a été dépensé,
3. un bénéficiaire présente en retard un produit livrable en lien avec l’initiative d’application des connaissances aux termes de l’entente de contribution,
4. un bénéficiaire présente un produit livrable qui est incomplet ou insatisfaisant aux termes de l’entente de contribution,

le commissaire peut, à sa discrétion, retenir le paiement ou une portion du montant total accordé au bénéficiaire pour le projet, ou exiger que le bénéficiaire rembourse la totalité ou une partie des versements provisoires au Commissariat, ce montant étant une dette exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada.

6. Politique linguistique

Les initiatives d’application des connaissances peuvent être produites ou présentées dans la langue officielle (français ou anglais) choisie par le bénéficiaire.

Les organisations qui œuvrent à l’échelle nationale ou régionale et qui reçoivent une aide financière considérable du Commissariat dans le cadre de son Programme des contributions sont invitées à présenter les résultats en français et en anglais.

Le Commissariat tiendra compte de la capacité des demandeurs à présenter les résultats dans les deux langues officielles au moment d’évaluer les propositions soumises à son programme Parcours de protection de la vie privée.

7. Accès à l’information et protection des renseignements personnels

L’information fournie au Commissariat dans le cadre de la demande de financement et de l’Entente de contribution est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information et peut être consultée ou protégée au besoin en vertu des dispositions de ces lois. Pour en savoir plus, communiquez avec le Commissariat.