Programme des contributions du Commissariat pour 2015-2016
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Guide du demandeur
1. Objet du guide
Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) versera 50 000 $ aux organisations admissibles pour les initiatives d’application des connaissances déployées au Canada dans le cadre de Parcours de la protection de la vie privée.
Le financement sera versé pour des initiatives qui tirent des applications pratiques des résultats de recherche précédemment financées dans le cadre du Programme des contributions du CPVP et d’autres programmes de financement.
Le présent guide vise à aider les demandeurs à préparer des propositions de financement de projet pour le présent appel de propositions. On y trouvera des instructions précises sur la manière de remplir le formulaire de demande et de l’information sur le processus d’évaluation.
1.1 Demandeurs admissibles
Les établissements universitaires et les organismes à but non lucratif, dont les associations industrielles et commerciales, sont admissibles à des fonds dans le cadre du Programme. Les demandeurs admissibles comprennent les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits.
1.2 Demandeurs non admissibles
- Organismes à but lucratif;
- Partis et organismes politiques qui participent à une activité politique partisane;
- Titulaires d'une charge publique ou fonctionnaires, qu'ils soient ou non en poste, qui ne respectent pas la Loi sur les conflits d'intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique ou tout autre code, ligne directrice ou principe pertinent concernant les conflits d’intérêts ou l’après-mandat.
1.3 Date de la demande
La date limite pour présenter une demande est le 14 août 2015, à 23 h 59.
Veuillez faire parvenir votre demande à l'adresse suivante :
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Attention : Programme des contributions
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Courriel : contrib@priv.gc.ca
Nota
Les demandes seront considérées comme étant complètes seulement lorsque le Commissariat aura en main tous les renseignements qui sont exigés dans le guide, le formulaire de demande et l’annexe B ̶ coûts admissibles.
Seules les demandes complètes qui auront été reçues à l’une des coordonnées indiquées ci-dessus au plus tard à la date d’échéance seront prises en considération.
Les demandes sont réputées avoir été reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à la date d'oblitération, à la date de remise à un messager ou à un service de messagerie spécialisée, ou à la date de l'envoi par télécopieur ou par courriel. Nous vous recommandons de vérifier auprès du CPVP si votre demande a été reçue.
1.4 Budget du Programme des contributions
Le budget du présent appel est de 50 000 $. Ce montant pourrait être annulé, réduit ou augmenté dans l'éventualité où les niveaux de financement seraient modifiés par le Parlement.
2. Programme des contributions
2.1 Objectifs
Le Programme vise à :
1) renforcer la capacité existante de recherche dans le domaine de la protection de la vie privée au sein des secteurs universitaires et à but non lucratif;
2) produire de nouvelles connaissances et soutenir le développement d'une expertise dans des domaines particuliers de la protection de la vie privée et de la protection des données;
3) faire en sorte que les personnes et les organisations dans l'ensemble du Canada connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection de la vie privée;
4) encourager l’utilisation et l’application des résultats de recherche par les intervenants pertinents.
2.2 Projets admissibles et domaines de recherche prioritaires
Définitions et exemples de projets d’application des connaissances
L’application des connaissances est le processus par lequel on transforme des résultats de recherches en produits ou en résultats que les utilisateurs finaux peuvent mettre en pratique.
Pour ce qui est du présent appel de propositions, il s’agit de faire passer les connaissances sur la protection de la vie privée du domaine universitaire aux personnes et aux organisations qui les mettront en pratique.
Voici des exemples d’initiatives que le CPVP désire financer dans le cadre du présent appel :
- Spectacles, expositions artistiques ou représentations dont le thème principal est la protection de la vie privée;
- Ateliers, conférences ou symposiums visant à transmettre des connaissances sur la protection de la vie privée aux intervenants touchés;
- Approches en ligne novatrices et interactives pour faire connaître les conclusions de recherches et sensibiliser le public aux questions relatives à la protection de la vie privée;
- Programmes d’enseignement à l’intention des enseignants ou des parents;
- Contenu pour les journalistes et les médias spécialisés afin de produire des reportages sur les questions relatives à la protection de la vie privée qui touchent les Canadiens;
- Boîtes à outils destinées aux organismes de protection des consommateurs afin d’aider les consommateurs à faire des choix éclairés;
- Pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée à l’intention des ordres professionnels (à distribuer aux membres);
- Jeux éducatifs ou applications mobiles qui visent à sensibiliser l’utilisateur aux risques pour la vie privée et à l’inviter à mieux protéger ses renseignements personnels;
- Vidéos ou documentaires destinés au grand public ou à un auditoire spécialisé;
- Tout autre projet d’application des connaissances novateur qui aide les particuliers ou les organismes à mieux comprendre la protection de la vie privée.
Recyclage d’initiatives de recherche déjà financées
On versera un financement pour des initiatives qui tirent des applications pratiques des résultats de recherche déjà financées dans le cadre du Programme des contributions du CPVP et d’autre programmes de financement.
Par conséquent, les recherches financées dans le cadre du Programme des contributions du CPVP doivent représenter au moins 50 % du contenu des initiatives d’application des connaissances soumises dans le cadre du présent appel de propositions.
Projets admissibles
Le Programme des contributions est réalisé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) qui régit la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels par des organisations dans le cadre d'activités commerciales.
Par conséquent, seules les propositions d’initiatives d’application des connaissances qui portent sur des questions liées à la protection de la vie privée dans le secteur privé ou qui se situent dans une zone à l’interface entre les secteurs public et privé sont admissibles à du financement. On ne financera pas les projets qui portent principalement sur des questions qui touchent le secteur public.
Domaines de recherche prioritaires
Le CPVP encourage les propositions relatives à l’application des connaissances qui portent sur un ou plusieurs des quatre nouveaux domaines prioritaires du Commissariat, notamment :
- L’économie des renseignements personnels
- La surveillance du gouvernement
- La réputation et le respect de la vie privée
- Le corps comme source d’information
Toutefois, le CPVP examinera également les propositions portant sur d’autres domaines liés à la protection de la vie privée et des renseignements personnels dans le secteur privé.
Pour de plus amples renseignements sur les domaines prioritaires, voir la page Web sur les priorités en matière de protection de la vie privée du Commissariat.
2.3 Échéance pour les initiatives d’application des connaissances sur la protection de la vie privée
Les initiatives d’application des connaissances sur la protection de la vie privée financées dans le cadre du présent appel de proposition doivent être complétées au plus tard le 31 mars 2016, et les propositions de financement doivent être planifiées en conséquence pour donner droit à un financement dans le cadre de l’appel.
Le Programme des contributions du CPVP est organisé pour financer des dépenses admissibles engagées pendant l’exercice au cours duquel le financement est accordé, c’est-à-dire au plus tard le 31 mars 2016. Le plan budgétaire du symposium doit donc tenir compte de cette contrainte et prévoir qu’aucune dépense à rembourser par le CPVP ne sera engagée après le 31 mars.
2.4 Dépenses autorisées
Les fonds peuvent être utilisés uniquement pour les dépenses directement liées aux activités liées aux initiatives d’application des connaissances sur la protection de la vie privée. Ces activités sont établies dans la présentation budgétaire ou par le biais de rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Les dépenses comprendraient notamment :
- les salaires et les avantages sociaux pour les membres de l'équipe de recherche;
- les coûts administratifs, la traduction, les aides administratives et les coûts liés à la publication;
- les coûts contractuels pour l'expertise non disponible à l'interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l'interne;
- les autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), le matériel et les fournitures, et les communications.
L'aide offerte par le CPVP n'inclut pas les dépenses effectuées avant ou après la période de financement prévue dans l’entente.
Les autres dépenses non admissibles au financement dans le cadre de cette entente incluent l'achat d'immeubles, de terres ou de véhicules, et la plupart des autres frais d'immobilisation importants.
Les frais administratifs indirects (c’est-à-dire frais généraux) ne doivent pas être supérieurs à 15 % du coût total du projet.
Le financement accordé à un demandeur est assujetti aux modalités de l'entente de contribution qui est signée par le demandeur et le CPVP. Les fonds doivent être consacrés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas être utilisés à d'autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l'objet d'une vérification.
Pour en savoir davantage, veuillez consulter le mémoire sur l’établissement des coûts à l’annexe B — Coûts admissibles.
3. Comment remplir le formulaire de demande
L'information qui suit correspond à chacune des sections du formulaire de demande. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires en annexe au formulaire de demande.
3.1 Identité du demandeur
- Inscrire le nom au complet de l'organisme accompagné de toutes les abréviations usuelles, ainsi que le nom de la section ou de la division;
- Indiquer le nom précédent, si l'appellation a été changée au cours de la dernière année;
- Inscrire l'adresse postale et l’adresse de courriel, le numéro de téléphone (y compris le numéro de poste) et de télécopieur ainsi que l'adresse du site Web, le cas échéant.
Les adresses postale et de facturation doivent être complètes et indiquer clairement l’emplacement de l’organisme (le numéro de la pièce, l'étage, le numéro de la voirie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l'adresse postale, veuillez préciser les renseignements sur l’emplacement physique.
3.2 Proposition
Les demandeurs doivent présenter une proposition de projet qui, lorsqu'elle aura été acceptée par le CPVP, servira de fondement à l'entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition de projet devrait contenir l'information suivante :
- Renseignements de base : le nom, l'adresse postale, l’adresse de facturation, le numéro de téléphone et de télécopieur, et l'adresse de courriel du représentant autorisé du demandeur, la structure organisationnelle, y compris le statut juridique, les noms des employés essentiels et des administrateurs de projet. Veuillez fournir les coordonnées du chercheur principal, s'il y a lieu, et de la personne chargée de l'administration du projet.
- Statut juridique de l’organisme : une attestation ou confirmation qu’il s’agit d’un organisme à but non lucratif.
- Historique de l’organisme : les antécédents de l'organisme, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
- Aide financière antérieure : des renseignements sur l'aide financière déjà obtenue du CPVP, dont le montant, l'année où le financement a été accordé, le but de l'activité financée et les résultats atteints.
- Description du projet : une description détaillée du projet d’application des connaissances, y compris le nom de l’activité, les buts et les objectifs du symposium, la désignation des groupes visés, la mention des résultats et des avantages prévus pour les Canadiennes et les Canadiens en ce qui a trait à la diffusion et à l’application de nouvelles connaissances dans le domaine de la protection de la vie privée et de la protection des données. La description du projet doit montrer qu’au moins 50 % du contenu de l’initiative est fondé sur des recherches financées par le Programme des contributions du CPVP.
- Participation du milieu : un plan pour inclure à l’activité d’application des connaissances des décideurs des secteurs public et privé, de sorte que ceux qui peuvent mettre en œuvre des politiques et programmes tenant compte de la protection de la vie privée puissent tirer parti des recherches réalisées par les universitaires et la société civile.
- Résumé d’une page : un résumé d'une page du projet d’application des connaissances qui peut être utilisé dans l'entente de contribution.
- Échéancier et suivi : les délais d'exécution et le plan de travail détaillé des activités à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet et exercer un contrôle sur les activités. Les initiatives financées dans le cadre de la proposition doivent être complétées au plus tard le 31 mars 2016, et pour être admissibles à un financement, les propositions doivent tenir compte de la date limite.
- Budget : le budget précis du projet d’application des connaissances y compris les sommes exigées du CPVP et les autres sources de revenus envisagées, dont l’appui non financier. Pour présenter le budget, le demandeur doit utiliser le formulaire fourni par le CPVP à l’annexe B — coûts admissibles.
- Participation et appui de la communauté : s'il y a lieu, de l'information sur la mesure dans laquelle la communauté sera appelée à participer (engagement, appui, portée et niveau de participation, collaboration et bénévolat).
- Soutien provincial/territorial : le cas échéant, des renseignements sur l'ampleur du soutien provincial et territorial qui est accordé au projet.
- Mention du CPVP : la façon dont les organisateurs du projet d’application des connaissances rendront compte de l’aide financière (et autres contributions pertinentes) accordée au projet par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
3.3 Déclarations
Les demandeurs sont tenus de répondre aux questions du formulaire de demande concernant la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et la Loi sur le lobbying.
3.4 Autres sources de financement
Les demandeurs peuvent chercher à obtenir d'autres sources de financement pour leurs propositions d’initiatives d’application des connaissances. Les bénéficiaires potentiels doivent communiquer toutes les sources de financement lorsqu'ils présentent une demande au CPVP, y compris l'aide financière (subventions, contributions, etc.) anticipée ou obtenue de tous les ordres de gouvernement et liée au thème du projet d’application des connaissances proposé. Inclure également les demandes d'aide financière qui sont en attente.
Si l'aide globale reçue de l'État (y compris la province et la municipalité) pour le projet d’application des connaissances dépasse le coût total de l’initiative, le bénéficiaire remboursera l'État au prorata (fondé sur la proportion de l'aide totale reçue du gouvernement qui revient au CPVP).
4. Processus d’évaluation
Chacune des demandes d'aide financière sera examinée pour établir la qualité, la pertinence, l’opportunité, la faisabilité et les résultats et avantages prévus du projet d’application des connaissances proposé. Les organismes demandeurs et les demandes de financement feront l'objet d'un examen en fonction des objectifs généraux du Programme des contributions et des critères d'admissibilité précis qui ont été exposés précédemment, et qui sont décrits dans le présent guide.
4.1 Critères d’évaluation
Lorsqu’il évalue les projets proposés, le CPVP peut, s'il y a lieu, consulter d'autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et d'autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans. Il peut également mettre à contribution des examinateurs indépendants et externes issus des secteurs universitaires et à but non lucratif.
Au moment d’examiner les propositions et de faire des recommandations y ayant trait à des fins d’approbation par la commissaire à la protection de la vie privée du Canada, le CPVP tiendra compte des facteurs suivants :
| Critères | Indicateurs | Information à fournir dans la demande |
|---|---|---|
| Excellence de l’organisation (20 %) |
Capacité de l’organisation et de son personnel à mener à bien l’activité |
|
| Considérations financières |
|
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| Qualité de la proposition (50 %) |
Objectifs du projet d’application des connaissances |
|
| Contenu et présentation de l’activité proposée |
|
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| Incidence et portée (30 %) |
Public cible |
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| Communications |
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| Surveillance et évaluation |
|
5. Procédures de contrôle
5.1 Entente de contribution
Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le CPVP. L'entente de contribution est un accord conclu entre une organisation et le Commissariat en ce qui a trait à la contribution accordée dans le cadre d'un projet.
Lorsqu'elle accepte une contribution, l'organisation consent à mener à bonne fin le projet financé et à assumer la responsabilité des montants reçus. Par conséquent, le Commissariat accepte à certaines conditions prévues dans l’entente de contribution de payer la totalité ou une partie des coûts du projet.
Comme on le précise dans l'entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée du projet sans obtenir au préalable le consentement écrit du CPVP.
5.2 Exigences en matière de rapports
Lorsque le bénéficiaire signe l'entente, il s'engage à présenter des rapports provisoires et des rapports financiers, selon ce qui est indiqué dans l'entente, pendant la durée du projet.
Le CPVP se réserve le droit de publier le nom du bénéficiaire, un résumé du projet d’application des connaissances et le montant de la contribution versée comme il le juge approprié, y compris, mais sans s'y limiter, dans le site Web et le Budget principal des dépenses du CPVP, et ainsi de suite.
Les bénéficiaires du financement du CPVP dans le cadre du Programme des contributions peuvent également faire l’objet d’un sondage à un certain moment après l’achèvement du projet au sujet de travaux connexes subséquents ou d’activités de suivi dans un effort soutenu d’évaluer l’incidence de l’initiative et la valeur du Programme des contributions.
5.3 Éthique et intégrité en matière de recherche
S’il y a lieu, les demandeurs sont tenus de respecter les principes et les responsabilités des chercheurs établis dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et, si leur projet de recherche requiert la participation humaine, l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.
5.4 Mode de paiement
Le paiement sera effectué conformément à la trésorerie et au plan de travail qui ont été approuvés, et il sera conforme aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement aux termes de la Politique sur les paiements de transfert.
Le paiement final de la retenue ne doit pas dépasser 20 % de la contribution totale ou du recouvrement du surplus, s'il y a lieu; le paiement sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet, et que le CPVP aura reçu et accepté les états financiers.
Les paiements seront effectués conformément aux demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables effectuées, présentées par les bénéficiaires aux termes de l’entente. La commissaire à la protection de la vie privée n'est pas en mesure d'effectuer un paiement aux bénéficiaires avant la réception d’une facture pour les frais admissibles qui ont été engagés.
Les paiements seront effectués par dépôt direct dans le compte bancaire du bénéficiaire. Ce dernier sera invité à fournir ses coordonnées bancaires au moment de signer l’entente de contribution.
5.5 Reconnaissance publique et mention du concours du CPVP
Les demandeurs doivent s’engager à reconnaître le soutien financier que le Commissariat accorde à l’activité par le truchement de matériel promotionnel ou au moment de l’initiative. Les demandes doivent inclure un plan de communication détaillé (stratégies, outils et échéanciers), une proposition sur l’utilisation des plateformes des médias sociaux et l’engagement le cas échéant d’utiliser les logos et l’image de marque préexistants du Parcours de la protection de la vie privée du CPVP.
En outre, les bénéficiaires doivent mentionner la contribution financière du Commissariat à la protection de la vie privée pour le projet d’application des connaissances dans toutes leurs communications, qu'il s'agisse de documents imprimés ou électroniques, ou de communications de vive voix, qui décrivent l’initiative ou en découlent. La commissaire à la protection de la vie privée, ou des représentants désignés du Commissariat, auront la possibilité de participer à des annonces publiques de l’activité.
5.6 Exigences de vérification
Conformément à l'entente de contribution, l'organisation doit tenir en règle des livres comptables, relevés de compte, et relevés des revenus et des dépenses qui ont trait au projet financé. Ces relevés doivent pouvoir être vérifiés par le CPVP pour s'assurer qu'ils sont conformes aux modalités de l'entente de contribution. Le CPVP peut faire des copies et extraire de l'information, chaque fois que cela est convenable, pendant les six années qui suivent l'achèvement du projet.
Le CPVP peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été remboursées.
5.7 Recouvrement
Si pour toute raison :
- un bénéficiaire n'a pas droit à la contribution,
- le montant de la contribution dépasse celui dépensé,
- un bénéficiaire présente en retard un produit livrable en lien avec son projet d’application des connaissances aux termes de l’entente de contribution,
- un bénéficiaire présente un produit livrable qui est incomplet ou insatisfaisant aux termes de l’entente de contribution,
le commissaire peut, à sa discrétion retenir le paiement ou une portion du montant total accordé au bénéficiaire pour le projet, ou exiger que le bénéficiaire rembourse sur-le-champ la totalité ou une partie des versements provisoires au Commissariat, ce montant étant une dette exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada.
6. Politique linguistique
Les activités d’application des connaissances peuvent être soumises dans la langue officielle (le français ou l’anglais) choisie par le bénéficiaire.
Les organisations qui œuvrent à l'échelle nationale ou régionale et qui reçoivent une aide financière considérable du CPVP sont invitées à offrir des services en français et en anglais afin de favoriser la reconnaissance et l’utilisation des deux langues, notamment dans les régions où la demande est importante selon le Commissariat.
Dans l’évaluation des propositions, le Commissariat tiendra également compte de la capacité des demandeurs à offrir des activités d’application des connaissances dans les deux langues officielles.7. Accès à l’information et protection des renseignements personnels
L’information fournie au CPVP dans le cadre de la demande est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information et peut être consultée ou protégée au besoin en vertu des dispositions de ces lois. Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec le Commissariat.
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