Programme des contributions 2013-2014 - Appel spécial de propositions : Concours du symposium de recherche « Parcours de protection de la vie privée » du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

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Guide du demandeur

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1. Objet du guide

Le présent guide vise à aider les demandeurs à préparer une proposition de projet à des fins de financement au titre d’un appel spécial de propositions pour la tenue du concours relatif au symposium de recherche « Parcours de protection de la vie privée » du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Des renseignements précis sur la manière de remplir le formulaire de demande et des renseignements sur le processus d'évaluation sont inclus.

1.1 Demandeurs admissibles

Les établissements universitaires et les organismes à but non lucratif, dont les associations industrielles et commerciales, sont admissibles à des fonds dans le cadre du Programme. Les demandeurs admissibles comprennent les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits.

1.2 Demandeurs non admissibles

• Organismes à but lucratif;
• Partis et organismes politiques qui participent à une activité politique partisane;
• Titulaires d'une charge publique ou fonctionnaires, qu'ils soient ou non en poste, qui ne respectent pas la Loi sur les conflits d'intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique ou tout autre code, ligne directrice ou principe pertinent concernant les conflits d’intérêts ou l’après-mandat.

1.3 Date de la demande

La date limite pour présenter une demande est le vendredi 4 octobre 2013, à 23 h 59.

Veuillez faire parvenir votre demande à l'adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Attention : Programme des contributions (appel spécial : concours relatif au symposium de recherche)
112, rue Kent
Place de Ville, tour B, 3^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Courriel : contrib@priv.gc.ca

1.4 Budget du Programme des contributions

Le budget du Programme des contributions du CPVP est de 500 000 $ par année. Ce montant pourrait être annulé, réduit ou augmenté dans l'éventualité où les niveaux de financement seraient modifiés par le Parlement.

Le montant maximal qui peut être octroyé pour le symposium est de 50 000 $, et un seul demandeur recevra des fonds pour organiser et tenir cet événement.

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

Le Programme vise à :

1) renforcer la capacité existante de recherche dans le domaine de la protection de la vie privée au sein des secteurs universitaires et à but non lucratif;

2) produire de nouvelles connaissances et soutenir le développement d'une expertise dans des domaines particuliers de la protection de la vie privée et de la protection des données;

3) faire en sorte que les personnes et les organisations dans l'ensemble du Canada connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection de la vie privée;

4) encourager l’utilisation et l’application des résultats de recherche par les intervenants pertinents.

2.2 Projets admissibles et domaines de recherche prioritaires

Projets admissibles

Le CPVP accordera des fonds à un symposium visant la promotion du respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Le Programme des contributions est réalisé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) qui régit la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels par des organisations dans le cadre d'activités commerciales. Par conséquent, seules les propositions relatives au symposium qui portent sur des questions liées à la protection de la vie privée dans le secteur privé ou à l’interface entre les secteurs public et privé sont admissibles à du financement.

Domaines de recherche prioritaires

Le CPVP encourage les propositions relatives au symposium qui portent sur un ou plusieurs des quatre domaines prioritaires du Commissariat, notamment :

1. Intégrité et protection de l'identité
2. Technologies de l'information
3. Protection des renseignements génétiques et mise en banque de matériel génétique
4. Sécurité publique

Toutefois, le CPVP examinera également les propositions portant sur d’autres domaines liés à la protection de la vie privée et des renseignements personnels dans le secteur privé.

Pour de plus amples renseignements sur les domaines de recherche prioritaires, voir la publication du Commissariat, Protection de la vie privée – Nos priorités : Réflexions sur les priorités stratégiques du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

2.3 Durée des projets

Le Programme des contributions du CPVP est organisé pour financer des dépenses admissibles engagées pendant l'exercice au cours duquel le financement est accordé . Ainsi, le symposium doit se tenir au plus tard le 31 mars 2014 , et les propositions de financement doivent être planifiées en conséquence pour être admissibles à un financement dans le cadre de l’appel.

2.4 Dépenses autorisées

Les fonds peuvent être utilisés uniquement pour les dépenses directement liées aux activités liées au symposium. Ces activités sont établies dans la présentation budgétaire ou par le biais de rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Les dépenses comprendraient notamment :

• les salaires et les avantages sociaux pour les membres de l'équipe de recherche ;
• les coûts administratifs, la traduction, les aides administratives et les coûts liés à la publication;
• les coûts contractuels pour l'expertise non disponible à l'interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l'interne ;
• les autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), le matériel et les fournitures, et les communications.

L'aide offerte par le CPVP n'inclut pas les dépenses effectuées avant ou après la période de financement prévue dans l’entente.

Les autres dépenses non admissibles au financement dans le cadre de cette entente incluent l'achat d'immeubles, de terres ou de véhicules, et la plupart des autres frais d'immobilisation importants.

Les frais administratifs ne doivent pas être supérieurs à 15 % du coût total du projet.

Le financement accordé à un demandeur est assujetti aux modalités de l'entente de contribution qui est signée par le demandeur et le CPVP. Les fonds doivent être consacrés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas être utilisés à d'autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l'objet d'une vérification.

Pour en savoir davantage, veuillez consulter le mémoire sur l’établissement des coûts à l’annexe B — Coûts admissibles.

3. Comment remplir le formulaire de demande

L'information qui suit correspond à chacune des sections du formulaire de demande. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires en annexe au formulaire de demande.

3.1 Identité du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l'organisme accompagné de toutes les abréviations usuelles, ainsi que le nom de la section ou de la division;
• Indiquer le nom précédent, si l'appellation a été changée au cours de la dernière année;
• Inscrire l'adresse postale et l’adresse de courriel, le numéro de téléphone (y compris le numéro de poste) et de télécopieur ainsi que l'adresse du site Web, le cas échéant.

Les adresses postale et de facturation doivent être complètes et indiquer clairement l’emplacement de l’organisme (le numéro de la pièce, l'étage, le numéro de la voirie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l'adresse postale, veuillez préciser les renseignements sur l’emplacement physique.

3.2 Proposition

Les demandeurs doivent présenter une proposition de projet qui, lorsqu'elle aura été acceptée par le CPVP, servira de fondement à l'entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition de projet devrait contenir l'information suivante :

1. Renseignements de base : le nom, l'adresse postale, l’adresse de facturation, le numéro de téléphone et de télécopieur, et l'adresse de courriel du représentant autorisé du demandeur, la structure organisationnelle, y compris le statut juridique, les noms des employés essentiels et des administrateurs de projet. Veuillez fournir les coordonnées du chercheur principal, s'il y a lieu, et de la personne chargée de l'administration du projet.
2. Statut juridique de l’organisme : une attestation ou confirmation qu’il s’agit d’un organisme à but non lucratif.
3. Historique de l’organisme : les antécédents de l'organisme, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
4. Aide financière antérieure : des renseignements sur l'aide financière déjà obtenue du CPVP, dont le montant, l'année où le financement a été accordé, le but de l'activité financée et les résultats atteints.
5. Description du projet : une description détaillée du projet de symposium, y compris le titre, les buts et les objectifs du symposium, la désignation des groupes visés, la mention des résultats et des avantages prévus pour les Canadiennes et les Canadiens en ce qui a trait à la diffusion et à l’application de nouvelles connaissances dans le domaine de la protection de la vie privée et de la protection des données.
6. Résumé d’une page :un bref résumé d'une page du symposium proposé qui peut être utilisé dans l'entente de contribution.
7. Échéancier et suivi : les délais d'exécution et le plan de travail détaillé des activités à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet et exercer un contrôle sur les activités.
8. Budget : le budget précis du symposium y compris les sommes exigées du CPVP (voir l’annexe B) et les autres sources de revenus envisagées, dont l’appui non financier.
9. Participation et appui de la communauté : s'il y a lieu, de l'information sur la mesure dans laquelle la communauté sera appelée à participer (engagement, appui, portée et niveau de participation, collaboration et bénévolat).
10. Soutien provincial/territorial : le cas échéant, des renseignements sur l'ampleur du soutien provincial et territorial qui est accordé au projet.
11. Mention du CPVP : la façon dont les organisateurs du symposium reconnaîtront l’aide financière (et autres contributions pertinentes) accordée au projet par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3.3 Déclarations

Les demandeurs sont tenus de répondre aux questions du formulaire de demande concernant la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et la Loi sur le lobbying.

3.4 Autres sources de financement

Les demandeurs peuvent chercher à obtenir d'autres sources de financement pour leur symposium proposé. Les bénéficiaires potentiels doivent communiquer toutes les sources de financement lorsqu'ils présentent une demande au CPVP, y compris l'aide financière (subventions, contributions, etc.) anticipée ou obtenue de tous les ordres de gouvernement et liée au thème du symposium proposé. Inclure également les demandes d'aide financière qui sont en attente.

Si l'aide globale reçue de l'État (y compris la province et la municipalité) pour le symposium dépasse le coût total de l’événement, le bénéficiaire remboursera l'État au prorata (fondé sur la proportion de l'aide totale reçue du gouvernement qui revient au CPVP).

4. Processus d’évaluation

Chacune des demandes d'aide financière sera examinée pour établir la qualité, la pertinence, l’opportunité, la faisabilité et les résultats et avantages prévus du symposium proposé. Les organismes demandeurs et les demandes de financement feront l'objet d'un examen en fonction des objectifs généraux du Programme et des critères d'admissibilité précis qui ont été exposés précédemment, et qui sont décrits ci-dessous.

4.1 Critères d’évaluation

Lorsqu’il évalue les projets proposés, le CPVP peut, s'il y a lieu, consulter d'autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et d'autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans. Il peut également mettre à contribution des examinateurs indépendants et externes issus des secteurs universitaires et à but non lucratif.

Au moment d’examiner les propositions et de faire des recommandations y ayant trait à des fins d’approbation par la commissaire à la protection de la vie privée du Canada, le CPVP tiendra compte des facteurs suivants :

Critères d’évaluation du concours relatif au symposium de recherche Parcours de protection de la vie privée du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Critères	Indicateurs	Information à fournir dans la demande
Excellence de l’organisation (20 %) Maximum : une page	Capacité de l’organisation et de son personnel à mener à bien le symposium	Le demandeur doit décrire toute expérience pertinente acquise dans le cadre d’activités de sensibilisation du public antérieures.
	Considérations financières	Un montant maximal de 50 000 $ peut être accordé. Le demandeur doit fournir des prévisions budgétaires réalistes et expliquer comment le plan du symposium favorisera une optimisation des ressources.
Qualité du symposium (50 %) Maximum : deux pages	Objectifs du symposium	Le thème proposé de la recherche en matière de protection de la vie privée doit correspondre à au moins un des quatre enjeux prioritaires du Commissariat : l’intégrité de l’identité, les technologies de l’information, les renseignements génétiques, la sécurité publique.  Le thème proposé sera évalué en fonction de son originalité, de sa créativité, de sa pertinence et de son caractère opportun. Le thème proposé doit être axé sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
	Contenu et présentation du symposium	La présentation du programme du symposium doit être conforme à celle du symposium Parcours de protection de la vie privée de 2012. Les chercheurs subventionnés par le Commissariat doivent constituer au moins 50 % des chercheurs du programme du symposium. Les propositions reçues doivent démontrer que les demandeurs prévoient organiser et tenir un événement bilingue, et ont la capacité de le faire. Cela signifie que des services d’interprétation simultanée doivent être fournis et que tous les documents relatifs au symposium (ordre du jour ou programme, biographies des conférenciers, etc.) doivent être disponibles dans les deux langues officielles.  Le Commissariat tiendra compte de la capacité des demandeurs d’inviter des conférenciers aptes à participer au symposium dans l’une ou l’autre des langues officielles, ou dans les deux langues officielles à la fois.
Incidence et portée (30 %) Maximum : une page	Public cible	Le demandeur doit joindre un plan visant à rendre le symposium facilement accessible au public canadien qui insiste particulièrement sur la participation des consommateurs et des étudiants et qui prévoit un recours aux médias sociaux afin d’accroître la portée de l’événement.
	Communications	Le demandeur doit s’engager à reconnaître le soutien accordé par le Commissariat pour la tenue du symposium dans le matériel promotionnel utilisé avant et pendant l’événement. La demande doit inclure un plan de communications détaillé (stratégies, outils et échéanciers), ainsi qu’une proposition concernant l’utilisation des plateformes des médias sociaux, et faire état de l’engagement de l’organisation envers l’utilisation des logos et de l’image de marque existants du symposium Parcours de protection de la vie privée (en particulier en ce qui a trait à la reconnaissance du financement accordé par le Commissariat par le truchement de son Programme des contributions). Le demandeur doit s’engager à afficher le matériel relatif au symposium sur son propre site Web, en anglais et en français.
	Surveillance et évaluation	La demande doit comprendre un plan d’évaluation détaillé visant à fournir aux représentants du Commissariat les résultats d’un sondage auprès des participants réalisé à la suite de l’événement. Le demandeur doit s’engager à fournir des mises à jour bimensuelles au Commissariat, et ce, de l’octroi du financement jusqu’à la tenue de l’événement. Le demandeur doit s’engager à présenter, après la tenue du symposium, un court texte de 250 mots résumant celui‑ci. Ce résumé sera affiché sur le site Web du Commissariat et devra comprendre des liens vers les documents de référence utilisés.

5. Procédures de contrôle

5.1 Entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le CPVP. L'entente de contribution est un accord conclu entre une organisation et le Commissariat en ce qui a trait à la contribution accordée dans le cadre d'un projet.

Lorsqu'elle accepte une contribution, l'organisation consent à mener à bonne fin le projet financé et à assumer la responsabilité des montants reçus. Par conséquent, le Commissariat accepte à certaines conditions prévues dans l’entente de contribution de payer la totalité ou une partie des coûts du projet.

Comme on le précise dans l'entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée du projet sans obtenir au préalable le consentement écrit du CPVP.

5.2 Exigences en matière de rapports

Lorsque l'organisation signe l'entente, elle s'engage à présenter des rapports provisoires et des rapports financiers, selon ce qui est indiqué dans l'entente, pendant la durée du projet.

Le CPVP se réserve le droit de publier le nom de l'organisation, un résumé du projet et le montant de la contribution versée comme il le juge approprié, y compris, mais sans s'y limiter, dans le site Web et le Budget principal des dépenses du CPVP, et ainsi de suite.

Les bénéficiaires du financement du CPVP dans le cadre du Programme des contributions peuvent également faire l’objet d’un sondage à un certain moment après l’achèvement du projet au sujet de travaux connexes subséquents ou d’activités de suivi dans un effort continu d’évaluer l’incidence de l’initiative et la valeur du Programme des contributions.

5.3 Éthique et intégrité en matière de recherche

S’il y a lieu, les demandeurs sont tenus de respecter les principes et les responsabilités des chercheurs établis dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et, si leur projet de recherche requiert la participation humaine, la 2e édition de l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

5.4 Mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément à la trésorerie et au plan de travail qui ont été approuvés, et il sera conforme aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement aux termes de la Politique sur les paiements de transfert. Voir le http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=13525.

Le paiement final de la retenue ne doit pas dépasser 20 % de la contribution totale ou du recouvrement du surplus, s'il y a lieu; le paiement sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet, et que le CPVP aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués conformément aux demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables effectuées, présentées par les bénéficiaires aux termes de l’entente. La commissaire à la protection de la vie privée n'est pas en mesure d'effectuer un paiement aux bénéficiaires avant la réception d’une facture pour les frais admissibles qui ont été engagés.

5.5 Reconnaissance publique et mention du concours du CPVP

Les demandeurs doivent s’engager à reconnaître le soutien que le Commissariat accorde au symposium par le truchement de matériel promotionnel au moment de l’événement et avant, en utilisant le matériel de promotion de l’image de marque du Commissariat pour le symposium Parcours de la protection de la vie privée. Les demandes doivent inclure un plan de communication détaillé (stratégies, outils et échéanciers), une proposition sur l’utilisation des plateformes des médias sociaux et l’engagement d’utiliser les logos et l’image de marque du symposium de l’an dernier. Chacun des organismes demandeurs doit s’engager à afficher du matériel lié au symposium sur son site Web, en anglais et en français, s’il est retenu à des fins de financement.

En outre, le bénéficiaire retenu pour organiser et tenir le symposium doit mentionner que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada contribue au projet dans toutes ses communications, qu'il s'agisse de documents imprimés ou électroniques, ou de communications de vive voix, qui décrivent l’événement ou en découlent. La commissaire à la protection de la vie privée, ou des représentants désignés du Commissariat, auront la possibilité de participer à des annonces publiques du projet.

5.6 Exigences de vérification

Conformément à l'entente de contribution, l'organisation doit tenir en règle des livres comptables, relevés de compte, et relevés des revenus et des dépenses qui ont trait au projet financé. Ces relevés doivent pouvoir être vérifiés par le CPVP pour s'assurer qu'ils sont conformes aux modalités de l'entente de contribution. Le CPVP peut faire des copies et extraire de l'information, chaque fois que cela est convenable, pendant les six années qui suivent l'achèvement du projet.

Le CPVP peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été remboursées.

5.7 Recouvrement

Si pour toute raison :

1. un bénéficiaire n'a pas droit à la contribution,
2. le montant de la contribution dépasse celui dépensé,
3. un bénéficiaire présente en retard un produit livrable en lien avec le symposium aux termes de l’entente de contribution,
4. un bénéficiaire présente un produit livrable qui est incomplet ou insatisfaisant aux termes de l’entente de contribution,

la commissaire peut, à sa discrétion retenir le paiement ou une portion du montant total accordé au bénéficiaire pour le projet, ou exiger que le bénéficiaire rembourse sur-le-champ la totalité ou une partie des versements provisoires au Commissariat, ce montant étant une dette exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada.

6. Politique linguistique

Les organisations qui œuvrent à l'échelle nationale ou régionale et qui reçoivent une aide financière considérable du CPVP sont invitées à offrir des services en français et en anglais. Cela signifie que les propositions de symposium doivent prévoir des services de traduction simultanée lors de l’événement. De plus, tous les documents publiés dans le contexte du symposium – c.-à-d. l’ordre du jour, les notices biographiques des conférenciers et la page Web de l’événement – doivent être dans les deux langues officielles. Dans l’évaluation des propositions, le Commissariat tiendra également compte de la disposition des demandeurs à inviter des conférenciers qui peuvent participer au symposium dans l’une ou l’autre des deux langues officielles.