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Enquête sur la divulgation du rapport d’aptitude au travail du plaignant, y compris des renseignements médicaux personnels et de nature délicate, à son équipe de gestion au sein de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

Plainte déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le 31 mars 2023

Description

Un employé a déposé une plainte à la suite de la communication, par l’équipe des ressources humaines de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (la CISR), de l’intégralité du rapport d’évaluation de l’aptitude au travail dont il a fait l’objet, incluant des renseignements personnels intimes et des renseignements médicaux de nature délicate, à son équipe de gestion, sans son consentement et sans fin raisonnable.

Points à retenir

  • Lorsqu’il reçoit un document ou une correspondance pouvant contenir des renseignements personnels de nature délicate, le professionnel des RH doit faire preuve de discernement et veiller à ne pas communiquer de renseignements personnels sans le consentement documenté de la personne, sauf dans les cas où la communication fait partie des exceptions autorisées au titre du paragraphe 8(2) de la Loi.
  • L’usage ou la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne, et d’une façon qui va à l’encontre des normes, politiques ou lignes directrices applicables, n’est pas considéré comme étant conforme aux fins de la collecte énoncées à l’alinéa 8(2)a) de la Loi.
  • Pour déterminer s’il s’agit d’un « usage compatible » au titre de l’alinéa 8(2)a) de la Loi, il doit y avoir un lien suffisamment direct entre les fins de la collecte initiale et la communication ou l’usage proposé, de sorte qu’un individu puisse raisonnablement s’attendre à ce que ses renseignements personnels puissent être utilisés de cette manière. Une personne ne pourrait pas raisonnablement s’attendre à ce que ses renseignements personnels soient utilisés ou communiqués d’une façon qui va à l’encontre des normes, politiques ou lignes directrices applicables.

Rapport de conclusions

Aperçu

  1. Le plaignant, un ancien employé de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR), a soutenu que la CISR avait contrevenu aux dispositions de la Loi relatives à la communication de renseignements personnels lorsqu’un conseiller en ressources humaines (RH) a transmis à l’équipe de gestion du plaignant un rapport de 10 pages (le rapport) préparé par un examinateur médical indépendant (EMI) à la suite d’une évaluation de l’aptitude au travail qui contenait des renseignements médicaux de nature délicate sur le plaignant et des renseignements sur son aptitude au travail, le tout sans le consentement de celui-ci.
  2. La question est donc de savoir si la CISR s’est conformée à l’article 8 de la Loi, en l’occurrence le paragraphe 8(1), qui permet la communication avec le consentement de la personne, et l’alinéa 8(2)a), qui permet la communication de renseignements sans le consentement de la personne « aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l’institution ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins ». Selon la jurisprudence, et la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les « usages compatibles » doivent avoir un lien suffisamment direct avec l’objectif initial pour lequel les renseignements ont été recueillis, de sorte qu’une personne puisse raisonnablement s’attendre à ce qu’ils soient utilisés de cette manièreNote de bas de page 1.
  3. En ce qui concerne la position de la CISR selon laquelle la communication de l’intégralité du rapport par les RH à l’équipe de gestion représentait un usage compatible, nous avons conclu, après un examen des faits, que la communication de certains renseignements aux gestionnaires représentait un usage compatible. Cependant, nous avons constaté que la communication d’autres renseignements, comme des renseignements personnels très intimes et des renseignements médicaux de nature délicate, ne représentait pas un usage compatible. Par conséquent, nous estimons que la CISR a contrevenu à la Loi en communiquant à l’interne des renseignements en dehors de ce qui est autorisé par l’article 8.
  4. Depuis l’incident en 2018, la CISR dit offrir de la formation connexe et avoir adopté l’utilisation de la trousse de gestion de l’invalidité du SCT, y compris la « Lettre au médecin traitant concernant le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles » et le « Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles ». Ces formulaires stipulent respectivement ce qui suit : « Ne pas fournir de renseignements sur le diagnostic ou le traitement (ce qui comprend les médicaments prescrits) » et « Ne pas fournir de renseignements sur le diagnostic, le traitement ou les médicaments ».
  5. Ces nouveaux outils et processus aident à réduire le risque qu’un incident semblable se reproduise. Toutefois, comme nous le décrivons ci-dessous, la CISR n’a pas démontré qu’elle avait respecté la norme du SCT qui était alors en vigueur et, à notre avis, elle ne reconnaissait pas dans les observations qu’elle a fournies au Commissariat sa responsabilité relativement à quelque acte répréhensible que ce soit.
  6. Par conséquent, nous avons recommandé que : i) dans les 6 mois suivant la réception du présent rapport, la CISR offre de la formation au personnel participant aux évaluations de l’aptitude au travail et aux consultations sur la protection des renseignements personnels sur l’importance de la confidentialité médicale et sur la façon de traiter les situations dans lesquelles il reçoit des renseignements qui ne doivent pas être divulgués; ii) la CISR présente des excuses au plaignant, comme il l’a demandé; et iii) la CISR supprime de ses systèmes les renseignements médicaux et autres renseignements de nature délicate contenus dans le rapport.
  7. En réponse, la CISR n’a pas explicitement accepté de mettre en œuvre la formation que nous avons recommandée, bien qu’elle ait souligné qu’elle s’engageait à assurer la conformité aux nouvelles normes et à veiller à ce que tous les membres du personnel responsables des renseignements médicaux des employés et des évaluations de l’aptitude au travail reçoivent une formation « appropriée » [traduction]. Elle a également accepté de présenter des excuses au plaignant, non pas pour un acte répréhensible de sa part, mais seulement pour tout « malentendu ou manque de clarté » [traduction] au sujet du formulaire de consentement que la CISR affirmait, sans preuve, que le plaignant avait signé. Enfin, elle n’a pas accepté de supprimer les renseignements en question.
  8. Dans ce contexte, nous estimons que la plainte est fondée et non résolue. Nous prions la CISR de réexaminer la situation et de prendre des mesures concrètes pour donner suite aux recommandations.

Analyse

Question no 1 : Aucune preuve n’a été fournie selon laquelle le plaignant a consenti à la communication

  1. Pendant l’enquête, la CISR a indiqué au Commissariat à que le plaignant avait signé un formulaire de consentement autorisant expressément le personnel des RH de la CISR à communiquer des renseignements médicaux contenus dans le rapport à son gestionnaire. Le plaignant affirme que ce n’était pas le cas. Nous n’acceptons pas l’argument voulant que la CISR ait obtenu le consentement du plaignant pour la communication de renseignements, car elle n’a fourni aucune copie du prétendu formulaire de consentement.
  2. En réponse à notre rapport de conclusions préliminaire, la CISR a affirmé qu’elle avait obtenu le consentement du plaignant pour « discuter des résultats de l’évaluation et les partager […] avec la source [l’équipe de gestion de la CISR] » [traduction] et qu’elle avait soumis le formulaire de consentement en question au Commissariat au début de l’enquête. Nous tenons à souligner que nous avons passé beaucoup de temps, pendant l’enquête, à essayer d’obtenir le formulaire en question de la CISR lorsqu’il est devenu évident que le formulaire de consentement auquel elle faisait référence dans ses observations écrites n’était pas, dans les faits, joint à la correspondance qui nous a été envoyée, comme cela semblait être l’intention. En dépit de demandes répétées, la CISR n’a pas fourni le formulaire en question et ne l’a pas joint à sa réponse à notre rapport de conclusions préliminaire.

Question no 2 : La communication de renseignements médicaux dans le rapport aux gestionnaires n’était pas conforme dans les circonstances

  1. Le rapport dont il est question contenait à la fois les recommandations de l’EMI concernant l’aptitude au travail du plaignant et les mesures d’adaptation appropriées, ainsi que des renseignements intimes délicats détaillés et des renseignements médicaux de nature délicate. Le plaignant ne conteste pas le fait qu’il était raisonnable pour le service des RH de la CISR de communiquer les recommandations de l’EMI, qui « se rapportaient précisément à [sa] capacité d’exercer [ses] fonctions dans son milieu de travail » [traduction]. Cependant, il soutient qu’il n’était pas raisonnable que les autres renseignements médicaux détaillés aient été communiqués aux membres de son équipe de gestion.
  2. La CISR a soutenu que les communications étaient autorisées au titre de l’alinéa 8(2)a) de la Loi parce que les renseignements avaient été recueillis par l’EMI au nom de la CISR pour établir si le plaignant « pouvait continuer à travailler sans nuire à [sa] santé et à [sa] sécurité et pour déterminer les conditions dans lesquelles [il] pouvait continuer à travailler » [traduction]. Elle a fait valoir que la communication du 9 janvier 2018 à l’équipe de gestion avait été faite pour un usage compatible avec cette fin. Pour appuyer sa position, elle a fait référence à la description du fichier de renseignements personnels ordinaires intitulé « Santé et sécurité au travail », selon lequel les renseignements contenus dans le fichier sont utilisés à diverses fins, notamment pour établir les conditions dans lesquelles certaines personnes atteintes de maladies ou d’incapacités connues sont capables de continuer de travailler dans des conditions contrôlées, et que les renseignements personnels contenus dans le fichier peuvent comprendre des renseignements médicaux.
  3. Cependant, la CISR a également mentionné que ses pratiques en ce qui a trait aux renseignements sur l’évaluation de l’aptitude au travail étaient fondées sur la Norme d’évaluation de santé professionnelle (la Norme) en vigueur à l’époqueNote de bas de page 2. Cette norme du SCT, qui établissait « les exigences [pour les] ministères et organismes », précisait ceci à la section 8.1 : « le professionnel de la santé doit veiller à ne divulguer que les renseignements nécessaires pour permettre à l’employeur de prendre les mesures qui conviennent, p. ex. les restrictions liées aux exigences du travail. L’information confidentielle n’est pas fournie, sauf si c’est nécessaire pour des mesures d’adaptation et avec la permission écrite de l’employé […]. » [caractères gras ajoutés]
  4. Le seul formulaire de consentement que la CISR nous a transmis a été signé par le plaignant le 15 novembre 2017, afin d’autoriser la communication de ses renseignements médicaux personnels à [caractère gras ajouté] l’EMI effectuant l’évaluation de l’aptitude au travail.
  5. À notre avis, les faits démontrent que, dans la présente affaire, l’EMI n’a pas respecté les exigences énoncées dans cette norme obligatoire. Il en est ainsi pour les raisons suivantes : i) à ce jour, la CISR n’a fourni aucune preuve que le plaignant avait consenti à la communication de renseignements médicaux à l’employeur, et ii) au moins une partie des renseignements médicaux contenus dans le rapport ne peuvent raisonnablement être considérés comme des renseignements qui pourraient « permettre à l’employeur de prendre les mesures appropriées » [traduction]. À cette fin, nous estimons que la CISR n’aurait pas dû communiquer d’autres renseignements alors qu’une norme obligatoire interdisait expressément aux employeurs de les recueillir.
  6. La CISR a affirmé que le conseiller en RH qui avait communiqué les renseignements en question ne travaille plus pour la CISR, alors nous n’avons pas interrogé cette personne. Cependant, la CISR a déclaré qu’il est d’usage qu’« avant de communiquer les renseignements médicaux d’une personne, un conseiller vérifie si le consentement à la communication a été obtenu et s’il y a des limites à ce consentement » [traduction] [caractères gras ajoutés]. Le conseiller devra également déterminer la raison pour laquelle les renseignements ont été recueillis, les fins de la communication et s’ils étaient destinés au destinataire. Comme il a été mentionné ci-dessus, la CISR n’a pas été en mesure de démontrer qu’elle avait obtenu le consentement du plaignant pour la communication qui a eu lieu dans cette affaire avant que le rapport ne soit communiqué à l’équipe de gestion du plaignant.
  7. Comme il a été mentionné plus haut, la Norme interdit la communication de renseignements médicaux confidentiels à l’employeur sans la permission écrite de l’employé. Par conséquent, la communication de ces renseignements aux gestionnaires d’un employé ne peut être considérée comme un usage compatible avec l’objectif initial de la collecte et n’est donc pas autorisée au titre de l’alinéa 8(2)a) de la Loi.
  8. En réponse, la CISR a déclaré que le processus de détermination des mesures d’adaptation appropriées est « très complexe » [traduction]. Elle a fait valoir que les professionnels des RH ne sont pas des professionnels de la santé et qu’ils ne sont pas les mieux placés pour remettre en question les renseignements que les médecins choisissent d’inclure dans les rapports. Cela peut être vrai si le but de ces rapports était de diagnostiquer ou de traiter un problème médical, mais ce n’est pas le cas. Si un professionnel des RH ne peut comprendre et expliquer pourquoi un gestionnaire aurait besoin d’un renseignement intime ou médical précis afin de prendre des mesures d’adaptation pour un employé, il est peu probable que ce soit le cas pour un gestionnaire. Les conseillers en RH jouent un rôle important et complexe qui exige un jugement avisé. Selon nous, il ne convient pas que la CISR s’en remette simplement au médecin, qui est un professionnel de la santé et non un spécialiste des relations de travail, pour déterminer quels renseignements un gestionnaire doit connaître dans un contexte d’aptitude au travail.
  9. De plus, la Norme ci-dessus, sur laquelle la CISR dit s’être appuyée, prévoit que les examens de santé doivent être effectués par Santé Canada et qu’« [à] la suite de tout examen de santé, le professionnel de la santé au travail […] fait parvenir au ministère employeur un rapport à savoir si l’employé satisfait aux exigences médicales de l’emploi ainsi qu’à l’employé s’il ne satisfait pas aux exigences ou des restrictions s’imposent ». La section 8.3 stipule en outre que Santé Canada conserve « [t]ous les renseignements médicaux, formulaires et registres transmis ou utilisés dans le cadre de ces examens de santé ».
  10. La collecte initiale de renseignements personnels par la CISR auprès de l’EMI dépasse l’objet de la plainte, et nous n’avons donc pas examiné la raison pour laquelle la CISR a conclu un contrat pour l’examen de santé (et la réception subséquente du rapport). Toutefois, nous estimons qu’en traitant directement avec l’EMI, la CISR a bel et bien assumé la responsabilité de ce qu’elle a reçu de l’EMI, y compris celle d’examiner le contenu du rapport avant sa diffusion, une responsabilité qui aurait normalement été confiée aux professionnels de Santé Canada.
  11. La CISR n’a pas fourni de justification précise quant à la façon dont la communication de renseignements médicaux détaillés, intimes, personnels et de nature délicate a contribué à l’objectif de prendre des mesures d’adaptation pour l’employé en milieu de travail, malgré les limites de la Norme.
  12. Nous sommes préoccupés par le fait que la situation laisse entendre que le personnel des RH et de la protection de la vie privée de la CISR n’est pas suffisamment conscient que le fait que plusieurs personnes soient au courant de détails aussi intimes sans le consentement de l’employé a des effets potentiellement nuisibles sur son bien-être en milieu de travail.

Recommandations

  1. La Norme ci-dessus a été archivée et, depuis mai 2019, la CISR utilise de nouveaux outils et formulaires et offre de la formation connexe sur la gestion de l’incapacité dans la fonction publique fédérale dans le contexte de la Politique sur la gestion des personnes. Selon les procédures d’aptitude au travail, les médecins qui remplissent les formulaires à cet égard ne doivent pas inclure de renseignements sur le diagnostic ou le traitement dans les rapports fournis aux employeurs.
  2. Ces nouveaux outils et ces nouvelles procédures contribuent dans une certaine mesure à réduire le risque qu’un incident semblable se reproduise. Toutefois, comme il a été décrit ci-dessus, la CISR n’a pas démontré qu’elle avait respecté la norme du SCT qui était alors en vigueur et n’a pas reconnu sa responsabilité à l’égard de quelque acte répréhensible que ce soit.
  3. Nous avons recommandé que, dans les 6 mois suivant la réception du présent rapport, la CISR mette en œuvre les recommandations suivantes :
    1. S’assurer que les renseignements médicaux et autres renseignements de nature délicate contenus dans le rapport sont supprimés des systèmes de la CISR (à la fois dans les dossiers des RH et partout où ils ont été sauvegardés par les gestionnaires);
    2. S’assurer que tous ses employés habilités à prendre des décisions relativement aux évaluations de l’aptitude au travail ou à donner des conseils sur des questions de protection de la vie privée liées aux évaluations de l’aptitude au travail reçoivent une formation complète afin de comprendre les raisons et l’importance de la confidentialité médicale dans le lieu de travail et les mesures à prendre s’ils reçoivent des renseignements qui dépassent la portée de ce qui doit être recueilli, selon le contexte;
    3. Présenter des excuses au plaignant pour avoir communiqué les renseignements, comme demandé.
  4. La CISR a rejeté notre recommandation a), faisant remarquer que l’élimination prématurée des dossiers pourrait porter préjudice à la CISR si des procédures judiciaires étaient entreprises. Elle a confirmé que les gestionnaires en question ne travaillent plus à la CISR et que des copies de leurs dossiers sont conservées uniquement par les RH, les Services juridiques et la Direction générale de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, confirmant que les dossiers seront éliminés conformément aux normes du gouvernement du Canada. Nous sommes satisfaits de cette réponse à la recommandation a) et nous rappelons à la CISR de limiter de façon appropriée la communication interne des renseignements personnels et médicaux de nature délicate contenus dans le rapport.
  5. En réponse à la recommandation b), la CISR n’a pas explicitement accepté de mettre en œuvre la formation que nous avons recommandée, bien qu’elle ait souligné qu’elle s’engageait à assurer la conformité aux nouvelles normes et à veiller à ce que le personnel responsable des renseignements médicaux des employés et des évaluations de l’aptitude au travail reçoive une formation appropriée. Nous invitons la CISR à démontrer qu’elle offrira une formation qui comprend les éléments mis en évidence dans notre recommandation, compte tenu de l’incidence que la communication de renseignements médicaux intimes peut avoir sur le bien-être en milieu de travail et de la responsabilité qu’a le personnel de reconnaître ces renseignements et de ne pas les communiquer sans un consentement documenté, comme l’exige la politique.
  6. En réponse à la recommandation c), la CISR a également accepté de présenter des excuses au plaignant, non pas pour un acte répréhensible de sa part, mais seulement pour tout « malentendu ou manque de clarté » [traduction] au sujet du formulaire de consentement que la CISR affirmait, sans preuve, que le plaignant avait signé, autorisant ainsi la communication de renseignements très intimes à son équipe de gestion.
  7. Les relations de travail sont complexes, importantes et peuvent avoir des répercussions considérables. Dans ce contexte, des erreurs peuvent parfois se produire, y compris des erreurs graves comme dans la présente affaire. Il est important de reconnaître ces erreurs, de s’engager à en tirer des leçons et de présenter des excuses sincères aux personnes lésées afin de démontrer un engagement à l’égard de la conformité en matière de protection des renseignements personnels. À la lumière de ce qui précède, nous considérons que les infractions dans cette affaire n’ont pas été traitées adéquatement. Nous prions la CISR d’examiner attentivement les recommandations et de prendre des mesures concrètes pour y donner suite dans un délai de 6 mois.
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