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Traitement inadéquat des renseignements personnels des employés – GRC

Plainte présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

  1. La plaignante allègue qu’en décembre 2013, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) aurait utilisé de manière inappropriée les renseignements personnels de nombreux employés lors d’un cours de formation sur le Système national de gestion des dossiers administratifs (SNGDA) de la GRC à l’intention des conseillers en matière de respect au travail.
  2. La plaignante est une employée de laGRC qui travaille à la Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie. Le 10 décembre 2013, elle a assisté à une séance de formation au Centre de formation de la région. Cette séance portant sur l’utilisation duSNGDA dans l’administration du Programme pour le respect en milieu de travail de la Division. Pendant le cours, dans le cadre d’un exercice de saisie de données, les participants se sont vu remettre des documents papier contenant les renseignements suivants :
    • la date
    • le nom du plaignant
    • le rang du plaignant
    • le numéro du plaignant dans le Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH)
    • le sexe du plaignant
    • les coordonnées du plaignant
    • le nom du détachement ou de l’unité du plaignant
    • le type d’incident (p. ex., membre régulier – harcèlement)
    • une description de l’incident, y compris le nom des personnes concernées ou le rang/poste d’autres personnes
  3. Pendant l’exercice de saisie de données, la plaignante s’est aperçue que contrairement à ses attentes, les données qu’elle traitait étaient de véritables renseignements personnels et non de simples exemples génériques créés à des fins de formation. Elle a immédiatement fait part de ses préoccupations concernant l’usage de renseignements personnels au formateur ainsi qu’au membre de la GRC responsable du Programme pour le respect en milieu de travail, car les participants au cours n’avaient pas été avisés que de véritables données seraient utilisées durant l’exercice et n’avaient pas eu à signer d’entente de confidentialité avant le début de la formation.

Résumé de l’enquête

  1. LaGRC a présenté les observations suivantes en réponse aux allégations de la plaignante :
    • Le Programme pour le respect en milieu de travail de la Division de même que plusieurs initiatives à l’appui du programme, y compris la sélection et la formation de conseillers en matière de respect au travail, ont été établis en 2012. Les conseillers sont expérimentés, crédibles et fiables, et ils constituent des ressources éclairées vers lesquelles les employés aux prises avec un problème de manque de respect en milieu de travail peuvent se tourner. Les renseignements obtenus des employés doivent être traités avec respect, compassion et confidentialité.
    • Le SNGDA est le système qu’utilise la GRC pour offrir du soutien en matière de gestion de cas dans le cadre de processus non opérationnels comme les enquêtes administratives. Il comprend de nombreux domaines, lesquels sont propres à un processus administratif; les renseignements répertoriés sous un domaine donné ne sont visibles que par les utilisateurs ayant un compte dans ce domaine. L’accès à un domaine donné est accordé en fonction du « besoin de savoir ».
    • En 2013, la GRC a créé dans le SNGDA un domaine de déclaration des problèmes en milieu de travail pour appuyer les processus administratifs du Programme pour le respect en milieu de travail, notamment la gestion des demandes d’avis et de conseils sur des problèmes et des préoccupations relatifs au respect en milieu de travail formulées par les employés de la GRC. Il est de la responsabilité de chaque conseiller en matière de respect au travail de saisir les renseignements obtenus des employés dans la base de données du SNGDA.
    • Afin de former les conseillers en matière de respect au travail sur l’utilisation du SNGDA, deux séances de formation sur le système ont été prévues les 10 et 11 décembre 2013, dans le cadre d’un atelier de formation de trois jours à l’intention des conseillers en matière de respect au travail tenu au Centre de formation de la région.
    • Le surintendant responsable du Programme pour le respect en milieu de travail a pris la décision d’utiliser de véritables données pour la formation afin de réduire l’arriéré d’information à saisir dans le SNGDA. Pendant le cours de formation, les participants ont saisi un total de 146 entrées dans le SNGDA.
    • La plaignante a finalement fait part de ses préoccupations au commandant de la Division de la GRC, qui a demandé que le conseiller en éthique de la Division fasse enquête. Au cours de l’enquête, un inspecteur de la Sous direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à l’administration centrale a été consulté. La Sous direction de l’AIPRP s’est dite d’avis que, à moins que le Fichier de renseignements personnels (FRP)Note de bas de page 1 en cause ne précise que la formation figure au nombre des usages compatibles, il ne s’agit pas d’un usage acceptable des renseignements. L’inspecteur a fait savoir que, pour remédier à l’incident, toutes les personnes dont les renseignements avaient été communiqués de cette manière devaient être avisées par lettre des circonstances se rapportant à la communication de leurs renseignements personnels.
    • Le FRP en cause, associé au domaine de la déclaration des problèmes en milieu de travail, est le fichier ordinaire POU 915. Le conseiller en éthique de la Division a examiné ce fichier ainsi que tous les autres FRP ordinaires et propres à la GRC et a déterminé qu’aucun d’entre eux ne décrivait la formation comme faisant partie des usages compatibles des renseignements personnels.
    • Se fondant sur cet examen de la question et sur les consultations menées auprès de la Sous direction de l’AIPRP, le conseiller en éthique a recommandé que toutes les personnes dont les renseignements avaient été communiqués pendant la séance de formation sur le SNGDA soient avisées de l’incident dans une lettre du bureau du surintendant responsable du Programme pour le respect en milieu de travail.
    • La GRC a déterminé que les 146 entrées saisies dans le SNGDA comprenaient des renseignements personnels sur 91 employés. Le 11 février 2014, une lettre a été envoyée à chacun de ces 91 employés pour les informer de ce qui s’était produit, des mesures prises pour qu’un tel incident ne se reproduise plus et des personnes à contacter pour en savoir plus.
  2. Dans ses observations, la GRC a également fourni une copie des lettres envoyées le 11 février 2014.

Application de la Loi

  1. La décision s’appuie sur les articles 3 et 7 de la Loi.
  2. Aux termes de l’article 3 de la Loi, les renseignements personnels sont des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, notamment des renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille, des renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières auxquelles il a participé, tout numéro qui lui est propre, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin, ses opinions personnelles, etc.
  3. Les renseignements en cause dans la présente affaire sont clairement des renseignements personnels au sens de la Loi, car ils comprennent le nom et le sexe de chacun des 91 employés touchés ainsi que de l’information sur leurs antécédents professionnels.
  4. Aux termes de l’alinéa 7a), à défaut du consentement de l’individu concerné, les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale ne peuvent servir à celle ci qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l’institution de même que pour les usages qui sont compatibles avec ces fins.
  5. La GRC a elle même déterminé que l’usage des renseignements personnels de 91 employés pendant les séances de formation sur le SNGDA n’était pas autorisé par l’article 7 de la Loi.

Conclusions

  1. Les observations de la GRC dans cette affaire appuient les allégations de la plaignante. Compte tenu des éléments de preuve présentés dans le cadre de l’enquête et de l’apparente violation de l’article 7 de la Loi, nous considérons la plainte comme étant fondée.
  2. Dans cette affaire, la plaignante n’a pas été directement touchée par l’usage inapproprié de renseignements personnels lors des séances de formation sur le SNGDA. Néanmoins, compte tenu des observations de la GRC, l’affaire a été prise au sérieux et des mesures appropriées ont été prises afin qu’aucun renseignement personnel ne soit plus utilisé à des fins de formation.
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