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Traitement inadéquat des renseignements personnels des employés – La Commission des libérations conditionnelles du Canada

Plainte présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

Résumé

  1. Le présent rapport porte sur notre enquête concernant l’allégation de la plaignante selon laquelle la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) a enfreint les dispositions de la Loi concernant la communication d’information, car ses renseignements médicaux ont été communiqués par un employé des ressources humaines de la CLCC à des personnes participant à une audience du Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP).
  2. La CLCC reconnaît qu’une telle communication a eu lieu. En guise de réponse, la CLCC s’est excusée auprès de la plaignante, s’est assurée que les personnes qui avaient reçu les documents ont supprimé l’information, et a déposé un rapport d’atteinte à la vie privée auprès de sa division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
  3. Après avoir examiné les éléments de preuve et les observations des deux parties, nous avons déterminé que la plainte est fondée. Les motifs appuyant cette décision sont expliqués ci-dessous.

Faits pertinents

  1. Nous avons reçu les observations des deux parties et établi les faits suivants.
  2. Le 3 avril 2013, deux plaintes ont été déposées devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) concernant la nomination de la plaignante à son poste au sein de la CLCC et la nomination d’un autre employé.
  3. Le 14 mars 2014, le TDFP a demandé à la CLCC de fournir « tous les documents/toutes les méthodes d’évaluation concernant l’évaluation des personnes nommées […] indiquant les notes ». Le TDFP a aussi demandé que certains renseignements soient retirés des documents, notamment [traduction] « le code d’identification de dossier personnel (CIDP), le numéro de téléphone personnel, l’adresse résidentielle et l’adresse de courriel, et les renseignements médicaux/sur la santé » (italique ajouté).
  4. Les documents comprenaient des notes rédigées par les personnes qui ont interviewé la plaignante durant son entrevue pour le poste susmentionné. Ces notes contenaient les renseignements médicaux de la plaignante, et ces renseignements dépassaient la portée de l’information qui avait été demandée par le TDFP à la CLCC.
  5. Le 19 mars 2014, un membre du personnel des ressources humaines de la CLCC a répondu à la demande du TDFP en envoyant par courriel des documents à des personnes précises concernées par les plaintes. Toutefois, les renseignements médicaux de la plaignante n’ont pas été retirés de ces documents. Le même jour, un deuxième courriel a été envoyé pour informer la plaignante et son directeur des renseignements qui avaient été envoyés.
  6. Le 20 mars 2014, le directeur de la plaignante a répondu au courriel en informant le membre du personnel des ressources humaines de la CLCC que les renseignements médicaux de la plaignante avaient été envoyés avec les documents.
  7. Lorsqu’elle a appris que ces renseignements médicaux avaient été inclus dans l’envoi, la CLCC a reconnu son erreur, s’est excusée auprès de la plaignante, et a demandé aux personnes qui avaient reçu les renseignements de les supprimer. Nous avons reçu la confirmation de la CLCC que les personnes qui avaient reçu les renseignements les avaient supprimés.
  8. Le 20 mars 2014, l’atteinte à la vie privée a été signalée à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la CLCC.

Analyse des faits et des questions

  1. Pour rendre notre décision, nous avons pris en considération les articles 3 et 8 de la Loi.
  2. L’article 3 de la Loi définit les renseignements personnels comme des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. D’après cette définition, les renseignements médicaux de la plaignante constituent des renseignements personnels. Par conséquent, il est clair que les documents en question contenaient des renseignements personnels de la plaignante.
  3. La Loi prévoit que des renseignements personnels ne peuvent être communiqués qu’avec le consentement de l’individu qu’ils concernent — paragraphe 8(1) — ou conformément à l’une des catégories de communication autorisée décrites au paragraphe 8(2) de la Loi. L’enquête a établi que les renseignements médicaux de la plaignante ont été communiqués. La plaignante n’a pas donné son consentement pour cette communication, laquelle n’était en conformité avec aucune disposition énumérée au paragraphe 8(2). Par conséquent, d’après nous, la CLCC a enfreint les dispositions concernant la communication des renseignements personnels qui sont prévues dans la Loi.

Conclusions

  1. Par conséquent, la plainte est fondée.

Autre

  1. Nous sommes satisfaits des mesures qu’a prises la CLCC à la suite de cette atteinte à la vie privée. Par conséquent, nous n’avons aucune autre recommandation à formuler.
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