Collecte non nécessaire de renseignements sur la santé de membres de la GRC (ACC)

Plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-apres la Loi)

1. La plaignante est membre de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). En octobre 2002, elle a déposé une demande de prestations d'invalidité à Anciens Combattants Canada relativement à une affection découlant de son service au sein de la GRC. En 2003, Anciens Combattants Canada l'a informée de sa décision de lui accorder des prestations d'invalidité, en vertu de l'article 32 de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, ainsi que des indemnités additionnelles pour la personne à sa charge. La lettre d'Anciens Combattants Canada renvoyait en outre au diagnostic posé lors d'une évaluation psychologique, et contenait divers renseignements financiers, notamment sur les paiements compensatoires mensuels rétroactifs et futurs qui devaient être versés à la plaignante. Une copie de la lettre a été transmise au Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC, ce que la plaignante estime inapproprié et contraire à la Loi puisque, selon elle, les renseignements personnels n'étaient pas requis par la GRC.

Résumé de l'enquête

2. Le 5 septembre 2002, la GRC et Anciens Combattants Canada ont signé un protocole d'entente aux termes duquel la responsabilité d'administrer les demandes de prestations d'invalidité et de prendre des décisions à leur égard a été transférée du personnel de la GRC à celui d'Anciens Combattants Canada. En octobre 2002, la plaignante a soumis à Anciens Combattants Canada une demande de prestations d'invalidité pour une affection découlant de son service à la GRC.
3. Quelques mois plus tard, la plaignante a reçu d'Anciens Combattants Canada une lettre de décision l'avisant que son invalidité avait été évaluée à un pourcentage spécifique aux termes du paragraphe 39(1) de la Loi sur les pensions, et que des prestations additionnelles était aussi payables à une personne à sa change en vertu du paragraphe 34(3) de cette même loi. La lettre incluait des détails concernant le diagnostic médical obtenu par la plaignante, lequel avait été établi par suite d'une évaluation psychologique. Elle contenait aussi de l'information financière détaillée, comme le montant du rajustement rétroactif et celui des paiements mensuels futurs qui seraient versés à la plaignante.
4. La plaignante conteste le fait qu'Anciens Combattants Canada a communiqué 1) des renseignements financiers la concernant, 2) son diagnostic médical ou l'invalidité ouvrant droit à pension^{Note de bas de page 1} et 3) son pourcentage d'invalidité à la GRC, son employeur, qui n'avait, selon elle, pas besoin d'obtenir ces renseignements personnels de nature délicate.
5. Pour appuyer l'allégation selon laquelle ces renseignements ont été communiqués de façon inappropriée à son employeur, la plaignante a fourni des copies des formulaires suivants une fois remplis : Demande de prestations d'invalidité (PEN 923, nov. 1999) et Autorisation de communiquer des renseignements médicaux ( PEN 860, oct. 1999), qu'elle avait signés et datés d'octobre 2002.
6. La section « Déclaration » du formulaire Demande de prestations d'invalidité se lit comme suit :

   [Traduction]
   Les renseignements fournis dans ce formulaire sont recueillis en vertu de la Loi sur les pensions, aux fins de l'administration des prestations d'invalidité. Ils sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada contre toute communication à des personnes non autorisées. Vous pouvez faire une demande par écrit pour obtenir une copie de ce formulaire. Veuillez mentionner le numéro de fichier de renseignements personnels ACC/P-PU-055.

   De même, le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements médicaux comprend la déclaration de confidentialité suivante :

   [Traduction]
   Les renseignements sont recueillis en vertu de la Loi sur les pensions aux fins de l'administration des prestations. Ils sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada contre toute communication à des personnes non autorisées, et conservés dans le fichier de renseignements personnels ACC/P-PU-055.

7. Selon la description du fichier de renseignements personnelsACC PPU 055 dans Info Source, les énoncés suivants étaient en vigueur en 2002 :

   [Traduction]
   But : Le fichier vise à conserver les documents nécessaires pour rendre des décisions et tenir les comptes relativement aux demandes de pension, d'indemnisation et d'allocation présentées en vertu de la Loi sur les pensions (…) de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada (…) de la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada (…)

   Utilisations compatibles : L'information contenue dans ce fichier est fournie aux institutions fédérales ou aux ministères ou organismes des gouvernements provinciaux ou municipaux qui en ont besoin, pour déterminer l'admissibilité d'une personne à des avantages sociaux ou financiers. L'information est aussi communiquée à des médecins, à des professionnels de la santé ou à des organismes de services sociaux qualifiés (établis ou accrédités par une loi fédérale ou provinciale) pour leur permettre d'offrir de manière adéquate les services sociaux ou de santé dont la personne a besoin. L'information peut également être transmise à des parties autorisées à aider le Ministère à recouvrer des sommes payées en trop (…)

8. La description des utilisations compatibles de l'information dans le fichier ACC PPU 055 ne mentionne pas précisément la GRC (ou les employeurs en général), pas plus qu'elle ne donne une définition ou des exemples des types de services sociaux ou de santé dont il est question.
9. Par conséquent, la plaignante fait valoir que d'après l'information fournie dans les formulaires Demande de prestations d'invalidité et Autorisation de communiquer des renseignements médicaux, elle n'a pas consenti à ce que ses renseignements personnels soient communiqués à son employeur, la GRC, et qu'elle ignorait qu'ils le seraient. De plus, elle soutient que la communication de ses renseignements personnels médicaux au Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC n'était ni nécessaire, ni autorisée en vertu de la Loi.

Application

10. Pour rendre notre décision, nous avons pris en compte les articles 3 et 8 de la Loi.
11. L'article 3 de la Loi définit les renseignements personnels comme les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, notamment : les renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille; les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières; tout numéro identificateur, ses empreintes digitales, son groupe sanguin et ses opinions personnelles.
12. Les renseignements dont il est question correspondent clairement à la définition de renseignements personnels qui est donnée à l'article 3 de la Loi, puisqu'ils contiennent des éléments concernant le dossier médical, l'emploi et les finances de la plaignante.
13. La Loi stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués uniquement avec le consentement de l'individu (paragraphe 8(1)) ou dans les cas autorisés en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi.
14. Comme il est décrit ci dessus, en signant les formulaires Demande de prestations d'invalidité et Autorisation de communiquer des renseignements médicaux, la plaignante a compris qu'elle autorisait Anciens Combattants Canada à recueillir et à utiliser ses renseignements personnels afin de rendre une décision concernant sa demande de prestations d'invalidité. Toutefois, elle ne pensait pas consentir à leur communication à son employeur à quelque fin que ce soit, puisque la GRC avait transféré la responsabilité de l'administration des prestations d'invalidité à Anciens Combattants Canada.
15. Dans ses observations, Anciens Combattants Canada n'indique pas que les renseignements personnels de la plaignante ont été communiqués sans son consentement, mais plutôt qu'ils ont été transmis à la GRC pour un usage compatible avec les fins auxquelles ils ont été recueillis, ce qui est conforme à l'alinéa 8(2)a) de la Loi.
16. Anciens Combattants Canada fait valoir que, comme les membres de la GRC ne sont pas admissibles aux services de santé assurés par une province en vertu de l'alinéa 2b) de la Loi canadienne sur la santé, la GRC est responsable des traitements médicaux et dentaires requis par ses membres, conformément à l'article 83 du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada. Par conséquent, Anciens Combattants Canada transmet à la GRC des renseignements au sujet des invalidités de ses membres, pour veiller à ce que tous les aspects du traitement de ces invalidités soient adéquatement pris en charge.
17. Dans ses observations, Anciens Combattants Canada a aussi inclus une copie de sa politique sur les demandes de prestations (section sur la GRC) qui était en vigueur en 2003. Notre examen a déterminé que la politique renvoie seulement aux facteurs qui déterminent l'admissibilité aux prestations, et non à la communication d'information à la GRC.

Protocole d'entente entre Anciens Combattants Canada et la GRC

18. Afin de refléter la nature de la relation entre Anciens Combattants Canada et laGRC en ce qui concerne l'administration des prestations d'invalidité, le protocole d'entente susmentionné entre les deux organismes a été révisé. Selon le protocole :
    • Les membres et anciens membres de la GRC ont droit à des avantages aux termes de la Loi sur les pensions pour les blessures ou les maladies imputables au service. Dans le passé, en ce qui concerne la GRC, le rôle d'Anciens Combattants Canada se limitait à être le premier palier de décision pour les demandes de prestations d'invalidité. Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) participait également à l'examen des décisions défavorables, et rendait des décisions subséquentes. Une fois qu'Anciens Combattants Canada avait rendu une décision concernant une demande de prestations d'invalidité, il incombait à la GRC d'en informer le client, et de communiquer tout renseignement ou instruction concernant le paiement à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
    • En raison des besoins complexes d'un nombre croissant de bénéficiaires de prestations d'invalidité, la GRC a établi qu'elle devait transférer la gestion des prestations d'invalidité et des soins de santé à Anciens Combattants Canada.
    • L'entente a été signée en septembre 2002, mais elle est entrée en vigueur (rétroactivement) le 1^er avril 2002.
    • La GRC a transféré à Anciens Combattants Canada ses obligations en matière de prise de décision, d'évaluation, de paiement et d'administration en ce qui touche les indemnités et les prestations du régime de soins de santé destinées aux membres de la GRC.
    • Anciens Combattants Canada n'a pas l'autorité législative lui permettant d'offrir des soins de santé aux bénéficiaires d'une pension de la GRC ou de fournir les pensions accordées aux civils et aux membres réguliers admissibles. La GRC rembourse ces coûts à ACC (par le truchement d'un règlement interministériel).
19. Ni le protocole d'entente, ni les modalités connexes ne traitent des pratiques de communication de l'information entre Anciens Combattants Canada et la GRC.
20. Le protocole d'entente précise toutefois qu'Anciens Combattants Canada a accepté d'offrir ses services aux membres de la GRC au nom de la GRC, ce qui inclut la prise de décision, l'évaluation, le paiement et l'administration en ce qui concerne les indemnités et les prestations du régime de soins de santé. Dans ce contexte, il ne ressort pas clairement que la GRC a besoin de renseignements financiers détaillés concernant la pension d'invalidité, le pourcentage de l'invalidité estimée, ou le diagnostic médical ou l'invalidité ouvrant droit à pension. Selon le libellé du protocole d'entente, la GRC aurait seulement besoin du montant total à verser à Anciens Combattants Canada par voie de règlement interministériel.
21. Étant donné la mise en commun de l'information médicale et financière, des renseignements personnels de nature sensible concernant la plaignante ont été communiqués au Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC, sans qu'il soit clairement établi qu'ils étaient nécessaires aux fins du règlement interministériel.
22. À notre avis, la communication de renseignements personnels médicaux et financiers par Anciens Combattants Canada à la GRC doit être régie par le principe de l'accès sélectif et, en conséquence, être assujettie à des politiques et à des mesures de contrôle visant à maintenir une confidentialité absolue. Ainsi, les renseignements personnels de nature médicale n'auraient pas dû être rendus accessibles à des employés qui n'offrent pas de services de santé, de la même façon que l'information financière personnelle n'aurait pas dû être mise à la disposition du personnel offrant des services de santé.
23. Comme on l'expliquera plus en détail ci-dessous, cette conclusion est renforcée par le fait que la GRC a elle-même demandé de manière proactive à Anciens Combattants Canada de modifier ses pratiques de communication afin de limiter les types de renseignements personnels qui sont transmis à ses différents services.

La nature systémique de la plainte

24. Au cours de l'enquête, il est apparu que la question de la communication non autorisée de renseignements personnels de nature sensible par Anciens Combattants Canada à la GRC était de nature systémique. La plaignante a fourni de l'information attestant que des renseignements personnels de nature médicale ont été transmis à la GRC par Anciens Combattants Canada de façon systématique et continue entre 2005 et 2010, et ce, même si la GRC avait demandé à Anciens Combattants Canada de réviser ses pratiques à cet égard.
25. La plaignante a aussi désigné un représentant, qui a remis à l'enquêteur une copie d'une lettre datée de novembre 2010 qu'il avait reçue du coordonnateur adjoint de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels d'Anciens Combattants Canada, dans laquelle on lisait ce qui suit :

    [Traduction]
    Anciens Combattants Canada est responsable, à la demande de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), de rendre des décisions concernant les demandes de prestations d'invalidité soumises par les membres actifs et les anciens membres de la GRC. L'admissibilité des membres actifs et des anciens membres de la GRC à des prestations d'invalidité découle de la partie II de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada. La responsabilité de l'évaluation de l'aptitude des membres toujours en service et le respect des exigences de santé et sécurité au travail continuent d'incomber entièrement au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

    Jusqu'en décembre 2002, la GRC payait directement les prestations d'invalidité mensuelles et les frais de traitement associés aux affections ouvrant droit à pension. Des copies des décisions touchant les pensions, des résumés d'évaluations et des décisions favorables du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) étaient alors fournies à la GRC, afin d'appuyer le processus de versement des prestations d'invalidité et des avantages médicaux connexes à ses membres.

    Des renseignements étaient aussi communiqués à la GRC étant donné que les décisions concernant les diverses demandes de prestations d'invalidité traitées par l'intermédiaire d'Anciens Combattants Canada ne précisaient pas les restrictions ou les limites d'emploi. Les prestations d'invalidité et les pourcentages connexes sont liés à la perte permanente de l'intégrité physique ou mentale, au niveau de douleur et aux incidences sur la vie personnelle, les activités récréatives et l'emploi.

    En décembre 2002, la GRC a demandé à Anciens Combattants Canada d'assurer directement le paiement des chèques mensuels de prestations à tous les membres actifs et retraités de la GRC, et à certains de ses membres civils. De plus, la GRC a prié Anciens Combattants Canada d'assumer l'administration des soins de santé relatifs à l'invalidité liée au service pour les pensionnés à la retraite de la GRC. Pendant cette période (de décembre 2002 à mars 2010), des copies intégrales des décisions rendues en matière de prestations d'invalidité ont continué d'être transmises à la GRC pour les membres actifs, aux fins du versement des avantages médicaux associés aux affections ouvrant droit à pension.

26. Le représentant de la plaignante a aussi remis à l'enquêteur une copie d'une lettre que le directeur du Soutien aux programmes, Sous-direction de la santé et de la sécurité au travail de la GRC, a transmise en octobre 2005 au directeur intérimaire de l'Unité des décisions sur les prestations d'invalidité d'Anciens Combattants Canada. Il y indiquait que la GRC et Anciens Combattants Canada avaient convenu de modifier la lettre octroyant des indemnités d'invalidité afin de produire un résumé d'une page pour chaque membre. Ce résumé devait comprendre uniquement : 1) le nom et le numéro régimentaire du membre; 2) la province de résidence; 3) l'invalidité ouvrant droit à pension; et 4) le pourcentage d'invalidité. La lettre précisait en outre qu'Anciens Combattants Canada transmettrait l'information directement au médecin-chef de la GRC concerné, et non au Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC. Cette modification devait entrer en vigueur au plus tard le 15 novembre 2005.
27. Cette modification apportée à la politique démontre queles diagnostics médicaux des membres n'auraient pas dû être systématiquement communiqués au Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC, puisque cela n'était pas nécessaire. En outre, cela démontre que la GRC n'a pas besoin de renseignements financiers détaillés concernant des prestations d'invalidité en particulier.
28. Malgré la demande faite par laGRC en 2005, il semble qu'Anciens Combattants Canada ait continué de communiquer les mêmes renseignements au Centre national de décision en matière de rémunération de laGRC jusqu'en 2010. La lettre qu'Anciens Combattants Canada a transmise au représentant de la plaignante en novembre 2010 indiquait ce qui suit :

    [Traduction]
    En mars 2010, Anciens Combattants Canada a modifié ses pratiques à la demande de la GRC, afin de limiter à cinq les éléments d'information qui seraient transmis au sujet des membres toujours en service. Plus précisément, seuls le nom du membre et son numéro régimentaire, sa province de résidence, la description de l'invalidité ouvrant droit à pension, le pourcentage d'invalidité estimée et la date d'entrée en vigueur seraient désormais fournis.

    Ces renseignements limités sont toujours transmis au médecin-chef divisionnaire du membre, puisque les exigences liées à l'aptitude au travail et à la santé professionnelle demeurent les mêmes aux termes des politiques internes de la GRC.

    Enfin, lorsqu'ils déposent une demande de prestations d'invalidité par l'intermédiaire d'Anciens Combattants Canada, les demandeurs sont informés que les renseignements les concernant pourraient être communiqués à leur employeur si leur demande est accueillie (voir le formulaire PEN 923e ci joint).

29. Le formulaire PEN 923e dont il est question dans la lettre est une version qui date de septembre 2009. La section « Déclaration » précise que la collecte de renseignements par l'entremise du formulaire est autorisée en vertu de la Loi sur les pensions. En ce qui concerne l'utilisation et la communication des renseignements, le libellé est semblable à celui de la version de 1999, que la plaignante a signée :

    [Traduction]
    Les renseignements fournis dans ce formulaire sont confidentiels et réservés à l'usage interne d'Anciens Combattants Canada. Tous les renseignements personnels recueillis et utilisés aux fins de l'administration du présent programme sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels contre toute communication non autorisée. Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels vous concernant, de les examiner, de demander des corrections ou d'ajouter des notes.

    Pour plus de détails, veuillez contacter le Bureau du coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, Anciens Combattants Canada, CP 7700, Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard), C1A 8M9. Veuillez mentionner le numéro de fichier de renseignements personnels ACC PPU 055 ou ACC PPU 560.

30. On ignore pour quelle raison Anciens Combattants Canada a continué de transmettre à la GRC des copies intégrales des lettres de décision concernant les prestations d'invalidité entre 2005 et 2010. Même après la modification du processus de communication, au début de 2010, la section « Déclaration » du formulaire Demande de prestations d'invalidité d'Anciens Combattants Canada n'indiquait pas clairement aux demandeurs à quelles fins leurs renseignements personnels pourraient être utilisés ou communiqués.
31. On note toutefois que la version actuelle du formulaire Demande de prestations d'invalidité d'Anciens Combattants Canada (qui date de juillet 2013) semble fournir suffisamment de détails pour permettre au demandeur de donner un consentement éclairé :

    [Traduction]
    Les renseignements personnels fournis dans ce formulaire sont recueillis en vertu de la Loi sur les pensions, de la Loi sur les mesures de réinsertion et d'indemnisation des militaires et vétérans des Forces canadiennes, de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada ou de la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada aux fins de la détermination de l'admissibilité aux prestations d'invalidité ou des évaluations. Les renseignements personnels reçus par Anciens Combattants Canada peuvent être communiqués à d'autres programmes d'Anciens Combattants Canada afin de déterminer si les personnes sont admissibles à des avantages additionnels, aux fins de la gestion des cas ou pour des activités commémoratives, s'il y a lieu. Selon les fichiers de renseignements personnels, ces communications constituent des utilisations compatibles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements sont fournis de façon volontaire. Toutefois, le fait de ne pas remplir toutes les parties du présent formulaire pourrait occasionner des retards ou mener à une décision défavorable pour le membre ou l'ancien combattant.

    Les renseignements personnels recueillis sur ce formulaire sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels contre toute communication non autorisée. Les renseignements personnels obtenus par Anciens Combattants Canada, y compris les documents médicaux relatifs au service, peuvent être transmis à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans le seul but de créer une image numérique des documents pour Anciens Combattants Canada. En vertu du décret 2011-1348, Emploi et Développement social Canada peut offrir des services au nom d'Anciens Combattants Canada.

    La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux individus le droit d'accéder aux renseignements personnels les concernant qui relèvent du Ministère, ainsi que le droit de contester l'exactitude et l'exhaustivité de leurs renseignements personnels, et de les faire modifier comme il convient.

    (…)

    Pour plus de détails au sujet de cette déclaration, vous pouvez écrire au Bureau du coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, Anciens Combattants Canada, CP 7700, Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard), C1A 8M9. Veuillez mentionner le numéro de fichier de renseignements personnels ACC PPU 215 de la publication Info Source du gouvernement du Canada.

    Si vous obtenez des prestations d'invalidité et que vous êtes membre actif des Forces canadiennes (FC) ou de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), nous fournirons des renseignements à ces organismes, au besoin, afin que les autorités médicales puissent évaluer vos besoins en matière de santé, et prendre les mesures qui s'imposent. (…) Pour les membres de la GRC, les renseignements de base qui sont communiqués dans le cadre de ce processus se limitent en général à votre nom, votre numéro régimentaire, votre province de résidence, la description de votre invalidité et le pourcentage d'invalidité estimée.

Conclusions

32. L'enquête a montré qu'Anciens Combattants Canada a effectivement communiqué le diagnostic médical et les renseignements financiers personnels de la plaignante au Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC par l'intermédiaire de la lettre concernant les prestations d'invalidité. Anciens Combattants Canada a fait valoir que ces renseignements ont été communiqués dans un but compatible avec celui dans lequel ils ont été recueillis et, par conséquent, autorisé aux termes de l'alinéa 8(2)a) de la Loi.
33. Comme il a été mentionné précédemment, les renseignements fournis aux demandeurs de prestations d'invalidité dans la section « Déclaration » du formulaire PEN 923 d'Anciens Combattants Canada au moment où la plaignante a déposé sa demande étaient inadéquats, et la description du fichier ACC PPU 055 d'Info Source qu'on y trouvait ne renfermait pas assez de détails pour établir le consentement informé ou l'utilisation compatible des renseignements personnels par Anciens Combattants Canada.
34. De plus, notre examen du protocole d'entente conclu entre Anciens Combattants Canada et la GRC a montré que le document ne traite pas précisément de la communication des renseignements personnels médicaux ou financiers des clients de la GRC. En fait, il renvoie de manière générale seulement au traitement des demandes et à la prise de décision.
35. Puisque A) Anciens Combattants Canada n'a pas formulé d'observations au sujet du consentement, et que nous avons conclu qu'un consentement éclairé n'avait pas été donné compte tenu de la formulation inadéquate, tant de la section « Déclaration » du formulaire PEN que de la description contenue dans Info Source; B) le protocole d'entente de 2002 a transféré la responsabilité de la prise de décision, de l'évaluation, du paiement et de l'administration concernant les indemnités et les prestations du régime de soins de santé de la GRC à Anciens Combattants Canada; et C) il n'a pas été établi que le Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC devait prendre connaissance des renseignements médicaux et financiers de la plaignante, ni que les services de santé de la GRC avaient à connaître les renseignements personnels financiers de la plaignante, la communication de ces renseignements par Anciens Combattants Canada ne peut pas être considérée comme un usage compatible aux termes de l'alinéa 8(2)a) de la Loi et elle contrevient par conséquent à la Loi.
36. Nous sommes donc d'avis que la présente plainte est fondée.
37. Ce type de renseignements personnels financiers et médicaux de nature sensible a été communiqué à la GRC par Anciens Combattants Canada entre 2002 et 2005 sans qu'une entente de gestion de l'information adéquate soit en place, et cette lacune persiste. Les mêmes renseignements ont été transmis par Anciens Combattants Canada au Centre national de décision en matière de rémunération de la GRC pendant une période de cinq ans, soit de 2005 à 2010, malgré le fait que la GRC avait demandé à Anciens Combattants Canada de lui communiquer seulement le nom et le numéro régimentaire du membre, sa province de résidence, la description de l'affection ouvrant droit à pension, le pourcentage d'invalidité estimée et la date d'entrée en vigueur, et que ces renseignements soient uniquement transmis au médecin-chef divisionnaire du membre. Non seulement la plaignante a été touchée, mais la pratique portait systématiquement atteinte à la Loi, et a eu des effets sur un grand nombre d'employés de la GRC pendant la période visée.

Recommandation

38. Compte tenu de ce qui précède, nous recommandons fortement à Anciens Combattants Canada de mettre à jour le protocole d'entente afin de préciser les modalités de communication des renseignements personnels de nature sensible entre les deux organisations. Le protocole d'entente devrait en outre être examiné régulièrement pour s'assurer qu'il demeure valide, même si des changements sont apportés à la prestation des programmes.
39. Conformément à l'alinéa 35(1)b) de la Loi, nous demandons à Anciens Combattants Canada de nous informer de toute mesure prise ou envisagée en vue de mettre en œuvre notre recommandation d'adopter une entente de gestion de l'information appropriée, ou de nous expliquer pour quelles raisons une telle mesure n'a pas été prise ou proposée.
40. Dans une lettre de son sous-ministre intérimaire, Anciens Combattants Canada a fait valoir que la présente plainte devait être jugée non fondée, étant donné que l'alinéa 8(2)a) de la Loi accorde à Anciens Combattants Canada le pouvoir de communiquer des renseignements personnels à la GRC selon la disposition sur les « usages compatibles ».
41. Néanmoins, Anciens Combattants Canada a accepté notre recommandation de mettre à jour le protocole d'entente en place entre Anciens Combattants Canada et la GRC, afin de préciser les modalités de communication des renseignements personnels de nature sensible entre les deux organisations. On y ajoutera également une disposition exigeant un examen périodique, de sorte que le protocole demeure valide même si on modifie le mode de prestation du programme.
42. Nous effectuerons un suivi auprès d'Anciens Combattants Canada dans un an afin de vérifier si le protocole d'entente a été mis à jour comme convenu.