Documents de contrôle judiciaire glissés dans la mauvaise enveloppe
Un adjoint juridique de la Commission canadienne des droits de la personne a malencontreusement inséré dans la même enveloppe deux ensembles de documents destinés à des personnes distinctes. Il en a découlé que les renseignements personnels du plaignant ont été communiqués à une autre personne.
La Commission canadienne des droits de la personne avait reçu des demandes de contrôle judiciaire de deux personnes distinctes. Conformément aux règles de la Cour fédérale, la Commission doit communiquer les documents pertinents aux personnes qui ont présenté les demandes. Lors de la préparation des deux ensembles de documents, un adjoint juridique a malencontreusement inséré les deux ensembles de documents dans la même enveloppe pour les poster.
La personne qui a reçu les deux dossiers a alerté la Commission qui a ensuite informé l’avocat du plaignant. La Commission reçoit une centaine de demandes de contrôle judiciaire par année et a déclaré que ce genre d’incident survenait pour la première fois.
La plainte était fondée. L’incident était attribuable à une erreur humaine. Pour veiller à ce que ce genre d’erreur ne se répète pas et pour souligner au personnel l’importance de la protection des renseignements personnels, la Commission a modifié les procédures. Par exemple, les adjoints juridiques doivent désormais apposer leurs initiales sur les étiquettes d’adresse. En outre, l’avocat chargé des dossiers de contrôle judiciaire est maintenant responsable de la communication des documents et doit examiner les envois pour vérifier leur exactitude.
La Commission a également préparé une liste détaillée des étapes à suivre dans les cas de brèches dans la protection des données, y compris la récupération des documents et l’envoi immédiat d’un avis au directeur et au conseiller principal.
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