Traitement de dossiers originaux au lieu de photocopies

Certaines institutions gouvernementales ont refusé à des personnes l'accès à leurs renseignements personnels, contribuant ainsi à l'augmentation du nombre de plaintes adressées au Commissariat, eu égard au fait que les bureaux de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) au sein des ministères comptent de plus en plus sur des photocopies que leurs fournissent leurs secteurs de programme, plutôt que de travailler avec des documents originaux, lorsqu'ils traitent les demandes. Le problème que cela pose est que les analystes de l'AIPRP ne peuvent être certains que ce qu'on leur donne constitue tous les renseignements que souhaite obtenir une personne.

Lorsque le Commissariat reçoit une plainte concernant un « refus d'accès », il demande de voir le dossier original afin de le comparer à l'information traitée au bureau de l'AIPRP. Nous avons souvent constaté que le bureau de l'AIPRP ne disposait pas de tous les renseignements contenus dans le dossier original, parce que quelqu'un avait pensé qu'ils n'étaient pas pertinents ou avait enlevé les notes internes, ou simplement parce qu'on avait oublié le verso de documents recto-verso pendant la photocopie.

Les nuances subtiles qui ne peuvent être appréciées que lorsqu'on regarde un dossier original sont aussi perdues. Les photocopies ne reflètent pas l'utilisation ou la signification de formulaires de différentes couleurs ni n'indiquent la mise en relief de passages importants et peuvent ne pas saisir l'emplacement exact des notes avec commentaires sur papillons adhésifs. Elles ne contiennent pas non plus les trombones qui expliquent pourquoi certains documents sont groupés ensemble ou ne figurent pas dans l'ordre chronologique. Ces éléments sont essentiels pour comprendre le contexte du dossier et déterminer si les renseignements personnels peuvent être fournis à la personne.

L'examen, par nos enquêteurs, des dossiers originaux permet de lever tout doute concernant le fait que l'institution pourrait ne pas avoir trouvé tous les renseignements demandés et nous donne aussi la certitude sans équivoque dont nous avons besoin pour nous assurer que l'accès n'a pas été refusé.

Bien que certains secteurs de programme préfèrent ne pas remettre leurs dossiers originaux, tout particulièrement ceux qui concernent des activités administratives en cours, nous leur suggérons d'en garder une photocopie qu'ils peuvent utiliser durant les quelques jours pendant lesquels le bureau de l'AIPRP examine le dossier original. Nous exhortons également les coordonateurs de l'AIPRP à reprendre leur responsabilité pour la qualité des réponses qu'ils donnent aux personnes en travaillant uniquement avec des dossiers originaux.