Les ministères sont responsables des renseignements recueillis en vertu d'un marché

Malgré les rappels, certains ministères négligent de s'assurer que les renseignements personnels recueillis en vertu d'un marché négocié avec des entrepreneurs de l'extérieur sont gérés conformément aux principes liés aux pratiques équitables en matière de renseignements qui sont énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Suivant ces principes, les institutions fédérales, qui sont visées par la Loi, sont tenues d'inclure dans les contrats des mentions qui :

• précisent la propriété des renseignements — c'est-à-dire que tous les renseignements recueillis en vertu du marché sont la propriété du ministère ou de l'organisme contractant et qu'ils doivent lui être remis à la cessation du marché ;
• reconnaissent les droits d'accès des individus à leurs renseignements personnels qui sont recueillis en vertu du marché ;
• restreignent les utilisations ultérieures des renseignements personnels ;
• protègent les renseignements contre toute communication non autorisée ;
• établissent les critères en matière de conservation et de retrait ; et
• assurent la capacité du ministère à vérifier la conformité des pratiques de gestion des renseignements des entrepreneurs.

Dans une enquête menée l'an dernier, une employée de Développement des ressources humaines Canada (DRHC) s'est plainte qu'elle n'avait pas obtenu tous les renseignements personnels la concernant qu'avait recueillis une entrepreneuse indépendante engagée par le Ministère pour évaluer le milieu de travail. Plus particulièrement, l'employée voulait avoir accès à tout renseignement la concernant qu'auraient mentionné d'autres membres du personnel, et qui serait contenu dans les notes d'entrevue et les questionnaires de l'entrepreneuse.

Lorsqu'elle a été interviewée, l'entrepreneuse a reconnu avoir détruit tous les renseignements, sauf le rapport qu'elle avait présenté à DRHC. Elle a dit avoir fait cela en partie parce qu'elle avait assuré aux individus qu'elle avait interviewés, que leurs déclarations demeuraient confidentielles. Elle a précisé que le contrat qu'elle avait signé avec DRHC ne portait pas d'indication contraire.

Bien que les politiques et procédures de DRHC relatives à l'impartition à des tiers précisent que toutes les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être respectées, l'entrepreneuse dans cette affaire n'était pas au courant des obligations de DRHC relatives à la conservation des renseignements ou au droit des individus à consulter les renseignements les concernant, obligations qui sont prévues par la Loi. En effet, il faut informer les entrepreneurs (ainsi que les employés qui mènent des enquêtes administratives similaires) qu'ils ne peuvent assurer la confidentialité et, avant de recueillir des déclarations sur un individu donné, ils doivent aviser les témoins que leurs déclarations constituent les renseignements personnels d'autres individus qui sont visés par des droits d'accès dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les témoins peuvent alors décider de faire ou non une déclaration qui comprendrait des renseignements sur un autre individu.

J'ai conclu que la plainte était fondée et DRHC était responsable des travaux réalisés en vertu du marché. Le fait que l'entrepreneuse n'a pas conservé les renseignements a essentiellement entraîné l'impossibilité pour la plaignante de consulter les renseignements la concernant.

Dans une affaire impliquant le ministère de la Défense nationale, un officier m'a demandé de l'aider à obtenir l'accès à ses dossiers médicaux, notamment les notes d'un spécialiste médical indépendant que le Ministère avait engagé pour formuler un avis à son sujet à l'examen de son dossier médical. Lorsque l'officier a présenté sa demande d'accès, le Ministère lui a communiqué les documents médicaux contenu dans son dossier, mais ne lui a pas communiqué les notes du spécialiste qui avait effectué l'examen indépendant.

Lors de mon enquête sur cette affaire, j'ai appris qu'aucun effort n'avait été fait pour obtenir les renseignements du spécialiste. J'ai interviewé le spécialiste et j'ai pris connaissance de ses notes, qui renfermaient clairement des renseignements personnels sur le plaignant. Le spécialiste a indiqué qu'il n'avait pas été informé que les renseignements qu'il allait recueillir dans le cadre de son examen allait appartenir au Ministère et qu'il devait également en fournir des copies au Ministère pour qu'elles soient versées à ses dossiers. Néanmoins, le spécialiste a remis volontiers des copies des renseignements au plaignant. Le plaignant était content de les recevoir et n'a pas tenu à ce que nous poursuivions l'affaire.

Ces deux affaires mettent en lumière le fait que les ministères et organismes fédéraux, qui passent des marchés en vertu desquels des renseignements personnels sont recueillis, doivent veiller à ce que les contrats comprennent des clauses appropriées afin de satisfaire aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les individus devraient être en mesure d'avoir accès aux renseignements personnels les concernant lorsqu'ils le demandent.