Il est essentiel de fournir à vos clients un point de contact unique dans votre organisation pour ce qui est des questions de protection de la vie privée. De nombreux clients mécontents se sont plaints au Commissariat à la protection de la vie privée qu’ils ne trouvent personne au sein d’une entreprise pour répondre à leurs questions.
Dans certaines circonstances, peu importe les efforts que vous déploierez pour fidéliser la clientèle, votre organisation n’arrivera pas à répondre aux attentes de vos clients en matière de protection de la vie privée. La première étape permettant d’assurer la satisfaction du client est d’accuser réception de la plainte sans délai.
Donnez l'accès aux renseignements personnels
Les personnes ont le droit de savoir quels types de renseignements personnels vous possédez à leur sujet. Si vous recevez une demande, donnez-y suite le plus rapidement possible et, au plus tard, 30 jours suivant sa réception. Expliquez l'usage des renseignements qui en est fait ou qui en a été fait et fournissez une liste de toutes les organisations auxquelles les renseignements ont été communiqués. Assurez à la personne un accès gratuit ou à prix modique aux renseignements et veillez à ce que les renseignements fournis soient compréhensibles.
Facilitez le dépôt des plaintes
Élaborer des procédures simples et faciles d'accès pour le dépôt des plaintes. Informer les plaignants des recours qui s'offrent à eux, notamment les procédures d'instruction des plaintes de votre organisation, celles des associations industrielles, des organismes de réglementation et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Corrigez tout renseignement personnel inexact ou modifiez les politiques et les procédures à la lumière du résultat de l'enquête sur la plainte et assurez-vous que tout le personnel de votre organisation est au fait de tous les changements apportés à ces politiques et procédures. Informez clairement et rapidement la personne du résultat de l'enquête ainsi que des mesures pertinentes qui ont été prises.
Sensibiliser les employés régulièrement
La politique en matière de protection de la vie privée de votre organisation est un outil essentiel pour protéger les renseignements personnels de vos clients. Vous devez faire en sorte que vos employés connaissent cette politique et les circonstances dans lesquelles ils peuvent ou non recueillir, utiliser ou communiquer les renseignements des clients, et vous devez vous assurer qu’ils comprennent les raisons de la collecte d’information.
Le traitement équitable et approprié d'une plainte peut contribuer à préserver ou à restaurer la confiance d'une personne dans votre organisation et à maintenir une réputation positive auprès du public.
Pour plus de renseignements, consultez notre Guide à l'intention des entreprises et des organisations.
Les outils pour les petites entreprises développés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sont disponibles à l’adresse suivante : http://www.priv.gc.ca/resource/sbw/2011/index_f.cfm