Le Commissariat à émis récemment une fiche d’information sur l’utilisation des réseaux sociaux en milieu de travail et sur l’incidence de ces derniers sur la vie privée des employés et des personnes.
Nous voulions reconnaître l’intérêt personnel et professionnel d’appartenir à un ou à plusieurs de ces réseaux — tout en mettant en garde contre les répercussions potentielles de ces réseaux sur les personnes et sur les organisations où elles travaillent.
Cet accent sur la vie privée en milieu de travail est généralement absent des discussions sur le réseautage social, mais il devient de plus en plus nécessaire, à mesure que les organisations et les employés avancent à tâtons sur ce nouveau territoire.
Notre fiche d’information propose une discussion par étapes sur l’approche mesurée que devraient adopter les employés et les organisations face aux réseaux sociaux — en tant qu’organisations voulant tirer le meileur parti d’un nouveau mode de communication et en tant qu’employeurs conscients du droit à la vie privée de leurs employés.
Il est particulièrement important que les organisations adoptent une approche conséquente dans leur suivi des réseaux sociaux, et aussi dans la manière dont ils se servent des renseignements qu’ils peuvent retrouver sur ces réseaux dans leur pratiques opérationnelles au quotidien.
De nombreuses organisations privées et publiques ont élaboré des lignes directrices claires et simples au sujet des pratiques souhaitables pour orienter leurs employés qui se servent de réseaux sociaux en ligne. (On pense par exemple à Sun, IBM, et aux fonctions publiques de Nouvelle-Zélande et du Royaume-Uni.)
Notre fiche d’information recommande aux organisations de suivre le processus jusqu’à sa prochaine étape logique, soit en clarifiant comment les organisations intéragissent avec les réseaux sociaux en ligne en milieu de travail.
Nous recommandons notamment aux organisations d’élaborer une politique qui explique comment elles pourraient recueillir des renseignements au sujet d’employés actuels ou potentiels qui participent à des réseaux sociaux en ligne.
« Plus particulièrement, la politique devrait aborder les points suivants :
– l’autorisation ou l’interdiction, par l’organisation, de l’utilisation des SRS personnels ou hébergés par l’employeur en milieu de travail;
– dans le cas d’une autorisation, le contexte et le but de l’utilisation permise;
– la surveillance des sites de SRS par l’employeur;
– la loi qui s’applique à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels en milieu de travail;
– les autres règles qui peuvent s’appliquer à l’utilisation des SRS en milieu de travail (conventions collectives, autres lois pertinentes);
– les conséquences du non-respect de la politique;
toute autre politique en place au sujet de l’utilisation appropriée des réseaux électroniques dans le contexte du respect de la vie privée des employés et du traitement des renseignements confidentiels. »
Le processus de rédaction et d’approbation d’une telle politique encouragera une organisation — à tous les niveaux — à penser sérieusement à la manière dont elle surveille les activités de ses employés et recueille des renseignements à leur sujet.
Ce processus aidera également aux employés à évaluer les conséquences personnelles et professionnelles de leurs activités en ligne et d’anticiper la réaction potentielle de l’organisation.
Au bout du compte, les principes d’équité en matière de gestion de l’information seront en vigueur tant pour les employés que pour l’employeur.