Rapport d’étape de 2023 sur le Plan sur l’accessibilité du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : Évoluer vers un Commissariat plus accessible

Comment nous faire part de vos commentaires

Vous pouvez nous faire part de vos commentaires de façon anonyme ou indiquer votre nom et vos coordonnées. Les gens peuvent utiliser notre formulaire pour nous dire ce qu’ils pensent :

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Autres moyens de nous faire part de vos commentaires :

• Courriel : Accessibilite@priv.gc.ca
• Numéro sans frais : 1-800-282-1376
• Numéro de téléphone : 819-994-5444
• Ligne ATS : 819-994-6591
• Adresse postale :
  Rétroaction sur l’accessibilité – Chef de cabinet
  Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
  30, rue Victoria
  Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Le Commissariat répondra par le même mode de communication que vous avez utilisé pour accuser réception de vos commentaires. Par exemple, si vous envoyez une lettre par la poste, le Commissariat enverra une réponse par la poste. Toutefois, le Commissariat ne sera pas en mesure d’accuser réception des commentaires formulés de façon anonyme.

Supports de substitution

Vous pouvez demander de recevoir tout renseignement sur le Plan sur l’accessibilité du Commissariat ou sur les mécanismes de rétroaction dans le support qui vous convient : formats imprimés, en gros caractères, en braille, en format audio (français et anglais) et électronique.

Combien de temps faut-il pour recevoir des formats de rechange?

• Demandes de document en braille ou en format audio : dans les 45 jours ouvrables suivant la date de la demande;
• Impression, gros caractères ou format électronique : dans les 15 jours ouvrables.

Emploi

Objectif 1 – Créer une culture de l’accessibilité, où le respect et l’inclusion sont intégrés dans tous les aspects du lieu de travail et où tous les employés sont habilités et soutenus pour réaliser leur plein potentiel.

Le Commissariat continue de favoriser une culture d’ouverture et un environnement de travail sécuritaire où les employés peuvent célébrer et promouvoir la diversité et l’inclusion en plus d’exprimer leurs préoccupations et soulever des questions, y compris celles liées aux handicaps.

Pour atteindre son premier objectif, le Commissariat a nommé un champion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et a formé un comité actif. Ce comité fait la promotion d’événements et d’activités liés à l’accessibilité :

• Semaine nationale de l’accessibilité,
• Semaine des incapacités invisibles,
• Journée internationale des personnes en situation de handicap.

Ces activités permettent de mieux comprendre les handicaps et d’en apprendre plus à leur sujet. Pendant ces semaines, le Commissariat offre aux employés des arrière-plans thématiques à afficher dans l’application Teams durant les réunions pour promouvoir la sensibilisation aux handicaps.

Au cours de la dernière année, la Direction des communications a également fait la promotion de ressources et d’événements sur l’accessibilité dans le bulletin de nouvelles hebdomadaire du Commissariat. À titre d’exemple, pour promouvoir la Journée internationale du langage clair, les Communications ont envoyé des conseils et des outils par courriel à tout le personnel.

De plus, le Commissariat continue d’offrir des ressources sur des sujets comme le langage clair et simple. Ces ressources aident à rédiger des rapports de conclusions et des réponses à des demandes de mesures d’adaptation. Le Commissariat a également suggéré que les équipes d’enquêtes utilisent un langage clair et simple lorsqu’ils répondent aux questions courantes sur le fonctionnement des enquêtes au Commissariat.

Au cours de la dernière année, la Direction des ressources humaines (RH) a informé le personnel du Commissariat des possibilités d’apprentissage en matière d’accessibilité. Elle a notamment suggéré des cours aux employés et à la direction sur l’embauche et le maintien en poste du personnel handicapé. Le Commissariat a également fait la promotion du Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada. Le Passeport aide les employés de la fonction publique à obtenir les outils, le soutien et les mesures dont ils ont besoin pour faire de leur mieux et réussir en milieu de travail. Le Passeport aide le Commissariat à embaucher et à maintenir en poste des employés handicapés en plus d’assurer leur avancement professionnel. Au cours de la dernière année, le Commissariat a également offert des mesures d’adaptation aux employés handicapés et a acheté de l’équipement pour répondre à leurs besoins. Enfin, il a offert des modalités de travail flexibles pour éliminer les obstacles.

Objectif 2 – Mettre en œuvre des pratiques accessibles pour éliminer et prévenir les obstacles au recrutement, au maintien de l’effectif et à la promotion des personnes handicapées.

Le Commissariat fait partie de groupes sur l’accessibilité dont les membres proviennent de nombreux ministères. Ainsi, le Commissariat obtient des outils et des renseignements qui peuvent aider le personnel des RH à en apprendre davantage sur l’accessibilité dans le cadre de l’embauche. Au cours de la dernière année, la Direction des RH a également participé à des réunions à propos de la création de formulaires permettant aux employés d’indiquer au Commissariat s’ils ont un handicap.

De plus, le Commissariat participe à des événements et à des conférences sur l’équité, la diversité et l’inclusion afin de demeurer au courant des pratiques exemplaires dans le domaine des RH et de les intégrer dans ses activités de dotation et d’embauche.

Pour rendre ses processus d’embauche plus équitables et plus faciles d’accès, le Commissariat analyse les renseignements fournis par les employés qui ont demandé des mesures d’adaptation. Parmi ces employés figurent les membres des groupes méritant l’équité, comme ceux qui s’identifient comme ayant un handicap. Le Commissariat passe en revue toutes les étapes du processus de dotation afin de mieux comprendre comment certaines personnes pourraient être exclues de l’embauche.

Lors de leur première journée au Commissariat, les employés reçoivent un message de bienvenue dans lequel on les invite à présenter une demande au Centre de services pour obtenir les outils dont ils ont besoin, comme des logiciels et des technologies adaptées. Chaque année, le Commissariat examine comment il accueille ses nouveaux employés, c’est-à-dire ses pratiques de RH, dont la séance d’orientation qui est obligatoire pour tous les nouveaux employés.

En octobre 2023, le Commissariat a modifié son entente de service avec le Bureau de l’ombudsman de la santé mentale et du mieux-être pour les petits ministères et organismes de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour y inclure des entrevues de départ. Avec ces entrevues, le Commissariat pourra vérifier pourquoi les employés handicapés ont quitté leur emploi et ainsi améliorer les services qu’il leur offre et tenter d’éviter d’autres départs.

Le CPVP a également éliminé les obstacles à son programme de gestion des talents pour les non-cadres. Il a supprimé l’exigence d’avoir au moins un profil linguistique CBC pour les groupes méritant l’équité.

L’équipe des Services juridiques a fait la promotion du Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail auprès des employés et des collègues qui cherchaient à obtenir de l’aide à propos de questions qui concernent leur handicap. L’équipe des Services juridiques a également participé au comité consultatif en matière d’adaptation avec la Direction des RH qui aide à répondre aux demandes de mesures d’adaptation.

Le Commissariat a travaillé à la mise en place d’un formulaire d’auto-identification qui a été, pour l’instant, retardé.

Enfin, l’examen des systèmes d’emploi pour les politiques et pratiques internes du Commissariat afin de cerner les obstacles limitant les possibilités d’emploi pour les personnes handicapées a été retardé. Cet examen aidera le Commissariat à cerner les problèmes liés à ses systèmes de RH ainsi que les obstacles comportementaux, comme les stéréotypes ou la stigmatisation, qui pourraient nuire aux possibilités d’emploi des personnes handicapées. L’examen a été reporté à 2024. Des fonds ont été approuvés pour ce projet.

Conception et prestation de programmes et de services

Les services offerts par le Commissariat comprennent les suivants :

• Répondre aux demandes de renseignements
• Services-conseils à l’entreprise
• Relations avec les médias
• Répondre aux demandes d’information des parlementaires
• Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Examens des Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
• Services-conseils
• Enquêter sur les plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Recevoir et examiner les rapports d’atteinte à la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Examiner et faire enquête sur les plaintes en vertu de la LPRPDE
• Recevoir et examiner les atteintes à la vie privée en vertu de la LPRPDE

Les objectifs et les activités connexes énoncés ci-dessous sont les étapes que le Commissariat compte suivre pour accroître l’accessibilité de ses services.

Objectif 3 – S’assurer que les employés du Commissariat sont suffisamment outillés pour offrir des programmes et des services accessibles.

Au cours de la dernière année, le Commissariat a encouragé les employés à suivre de la formation sur les préjugés inconscients. Tout particulièrement, la Division des politiques, de la recherche et des affaires parlementaires a embauché un formateur à ce sujet pour éduquer les employés. Tous les employés des Services-conseils du gouvernement ont également suivi la formation, de même que la plupart des employés des Communications.

La Direction des Services juridiques a continué de promouvoir des formations liées aux handicaps et aux mesures d’adaptation au sein de sa propre direction. L’équipe des Services juridiques envisage d’organiser une séance de formation sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour tous les gestionnaires en 2024. Le Secteur de la conformité a également offert aux gestionnaires une formation d’appoint sur la politique en matière d’adaptation du Commissariat.

Objectif 4 – Offrir aux Canadiennes et aux Canadiens un accès exempt d’obstacles aux programmes et aux services du Commissariat.

Au cours de la dernière année, le Commissariat a attiré l’attention sur l’utilisation d’un langage clair et simple. Plusieurs messages ont été envoyés à tout le personnel pour l’informer à propos du langage clair et simple et de son utilisation. La Direction des communications a également communiqué à tout le personnel des conseils de rédaction en langage clair et simple dans le bulletin hebdomadaire du Commissariat. Le Commissariat utilise maintenant des lettres d’avis simplifiées et a créé des messages génériques en langage clair et simple.

Le Commissariat a obtenu un accès à SiteImprove, un outil Web, en octobre 2023. Cet outil :

• évalue l’accessibilité;
• signale les problèmes de convivialité comme les liens brisés et les coquilles;
• évalue le niveau de lisibilité des pages Web.

SiteImprove contribuera à rendre le site Web du Commissariat plus accessible. De même, tous les formulaires en ligne sont mis à jour afin d’utiliser un outil conforme à la ligne directrice WCAG 2.1 AA.

Le Secteur de la conformité du Commissariat révise le formulaire de plainte en ligne du Commissariat, en tenant compte de l’accessibilité. Le Commissariat prévoit d’en terminer l’examen au début de 2024. Le Secteur de la conformité a également des moyens à sa disposition pour répondre aux demandes de mesures d’adaptation du public ou des personnes plaignantes.

Les Communications ont mis à jour les modalités d’utilisation du site Web du Commissariat pour tenir compte de son engagement à l’égard de l’accessibilité. D’autres changements au site Web sont prévus pour mettre en évidence l’information sur les demandes de supports de substitution. Notre Commissariat fera la promotion de cette information dans les médias sociaux.

Les Communications ont mis en place des contrats pour s’assurer que le Commissariat peut, sur demande, fournir des publications de son site Web sous différents formats. Le Plan sur l’accessibilité du Commissariat est offert sur demande en version imprimée, en gros caractères, en braille, en format audio (français et anglais) ou en format électronique compatible avec la technologie adaptée utilisée par les personnes handicapées.

Les Communications suivent la rétroaction reçue au sujet du site Web du Commissariat, afin de déterminer s’il faut ajouter des fonctionnalités permettant une plus grande accessibilité, comme un outil de rétroaction en ligne par exemple.

Le Commissariat s’engage à se conformer aux normes les plus élevées de la Norme sur l’accessibilité des sites Web et la Norme sur l’optimisation des sites Web et des applications pour appareils mobiles. Si les utilisateurs rencontrent des difficultés sur les pages Web ou en utilisant les applications ou les applications mobiles sur appareil, ils peuvent communiquer avec le Commissariat pour obtenir de l’aide. D’ailleurs, le Commissariat a ajouté de la formation sur les compétences nécessaires pour interagir avec le public aux plans de formation des agents d’information.

Environnement bâti

L’environnement bâti peut avoir un effet sur la santé et le bien-être. S’il est optimisé, il peut garantir à tout le personnel et à toute la clientèle un accès égal et équitable aux immeubles et aux lieux de travail physiques du Commissariat.

Objectif 5 – Créer un milieu de travail exempt d’obstacles physiques afin d’améliorer l’environnement de travail de tous les employés du Commissariat, quelles que soient leurs capacités.

Le Commissariat est déterminé à créer un milieu de travail exempt d’obstacles physiques et à améliorer l’environnement de travail de tous les employés du Commissariat, quelles que soient leurs capacités. À l’heure actuelle, les postes de travail sont tous équipés de bureaux qui permettent de travailler en position assise et debout en appuyant simplement sur un bouton. La plupart des postes de travail sont accessibles en fauteuil roulant. Le Commissariat travaille avec un designer pour améliorer l’accessibilité des bureaux fermés grâce à des meubles ajustables électroniquement. Il est également prévu de retirer les meubles qui rendent difficile l’accès à l’espace de travail. En 2023-2024, pour appuyer cet objectif, le Commissariat consacrera des postes de travail en particulier pour les personnes à mobilité réduite.

Le Commissariat prévoit également d’examiner son environnement bâti (en 2024-2025) en fonction de la Norme nationale du Canada afin d’en cerner les lacunes. De plus, SPAC a entrepris un examen de l’environnement bâti du 30, rue Victoria en regard des normes nationales révisées. L’accès aux aires communes de l’immeuble devrait donc être amélioré.

Objectif 6 – Veiller à ce que tous les employés disposent d’un environnement de travail sécuritaire.

Le Secteur de la gestion intégrée mettra en place un système de jumelage pour le personnel handicapé qui travaille sur place. Le Secteur examine les plans d’évacuation avec ce personnel et veille à ce que les avertisseurs de fumée, les alarmes d’incendie et autres signaux d’alerte en cas d’urgence déclenchent des alarmes visuelles et sonores. Le Secteur prévoit de terminer ces travaux en 2024-2025.

Technologies de l’information et des communications

Les organismes centraux et les fournisseurs de services communs comme Services partagés Canada (SPC) et SPAC établissent les normes gouvernementales pour l’acquisition de logiciels et de matériel pour de nombreux produits et services. Leur leadership est essentiel pour progresser vers des infrastructures accessibles au plus grand nombre.

Objectif 7 – Fournir une technologie accessible afin de s’assurer que tous les employés ont accès aux outils et aux plateformes dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

Le Commissariat s’est engagé à acquérir une technologie accessible. Ainsi, tous les membres du personnel auront accès aux outils et aux plateformes dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

Objectif 8 – Acquérir et mettre en œuvre des technologies permettant à l’ensemble des Canadiennes et des Canadiens d’accéder aux programmes et aux services du gouvernement du Canada.

Le Commissariat avait informellement ajouté les exigences relatives aux tests d’accessibilité au processus de demande de logiciel non standard en 2021. Il a maintenant officiellement ajouté l’accessibilité à l’évaluation de la conformité de ces nouvelles demandes et doit donc confirmer qu’un logiciel respecte ces exigences.

Communications, autres que les technologies de l’information et des communications

La communauté de pratique du gouvernement du Canada est en train de créer des indicateurs de rendement pour les communications accessibles.

Les directives gouvernementales en matière d’accessibilité indiquent que le contenu Web doit être écrit à un niveau équivalent à celui d’un élève de la 6e à la 8e année (de la 6e année du primaire à la 2e année du secondaire). Le Commissariat effectuera une révision en langage clair du contenu de son site Web destiné aux particuliers. Un contenu révisé devrait aider les gens à comprendre leur droit à la vie privée et à agir en conséquence.

Objectif 9 – S’assurer que les produits de communication du Commissariat sont élaborés dans une culture « d’accessibilité dès la conception », où le personnel à tous les niveaux est conscient des exigences en la matière.

Le Commissariat élabore des produits de communication dans le respect d’une culture d’« accessibilité dès la conception », où le personnel à tous les niveaux est conscient des exigences en matière d’accessibilité. La Direction des communications veille également à ce que tous les documents affichés sur le site Web du Commissariat soient dans un format accessible à tous. Toutes les pages respectent la Norme sur l’accessibilité des sites Web et la Norme sur l’optimisation des sites Web et des applications pour appareils mobiles.

Afin d’encourager le personnel de première ligne à inclure une formation en langage clair et simple dans ses plans d’apprentissage et à suivre le processus de rédaction en langage clair et simple, le Commissariat organise des séances de formation. Le Secteur de la conformité a également examiné les options de formation sur le langage clair et simple à offrir aux équipes d’enquête en 2023-2024.

L’équipe des Communications fournira des lignes directrices sur la convivialité et l’accessibilité du contenu dans le guide de référence sur le langage clair et simple et dans la trousse d’outils sur l’accessibilité et le langage clair et simple du site intranet du Commissariat.

Enfin, la connaissance des lignes directrices sur l’accessibilité du contenu Web est une exigence pour les nouveaux employés affectés au soutien Web. Ainsi, les employés actuels et futurs connaissent les lignes directrices.

Objectif 10 – Communiquer largement les connaissances et les pratiques exemplaires afin d’éliminer les obstacles dans l’ensemble de la fonction publique.

La Direction des communications a rédigé un guide de rédaction en langage clair et simple qui comprend une liste de vérification. Le guide devrait être approuvé en 2024. Les employés sont sensibilisés à l’importance d’utiliser un langage clair et simple lorsqu’ils communiquent avec le public.

Aussi, la Direction des communications a ajouté des instructions au formulaire utilisé pour la consultation sur les documents d’orientation sur la biométrie qu’a rédigés le Commissariat. Ces instructions aideront les utilisateurs à comprendre le fonctionnement du formulaire. De plus, les employés du Centre d’information sont formés pour aider les gens à remplir des formulaires ou à accéder aux services offerts par le Commissariat.

Acquisition de biens, de services et d’installations

La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) est l’autorité contractante qui veille à ce que les activités d’approvisionnement menées au nom du Commissariat soient conformes à la Loi canadienne sur l’accessibilité. Ainsi, l’accessibilité fait partie du processus d’acquisition dès le départ. De plus amples renseignements sur les activités d’approvisionnement du Commissariat et leur conformité à cette loi se trouvent dans le plan d’accessibilité de la CCDP.

Les Services juridiques du Commissariat ont collaboré avec la CCDP et l’équipe du Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée de SPC pour s’assurer que les contrats préparés en interne par le Commissariat répondent aux exigences en matière d’accessibilité.

Le Commissariat attend que ses Services juridiques aient terminé leur série actuelle d’examens des clauses contractuelles avant d’établir la voie à suivre pour inclure davantage d’exigences en matière d’accessibilité dans ses contrats futurs.

La plupart des achats de logiciels et de matériel effectués par le Commissariat passent par des offres à commandes ou des arrangements en matière d’approvisionnement qui sont déjà en place. Les besoins en matière d’accessibilité ont donc déjà été déterminés et validés.

Rétroaction

Le Commissariat a lancé un processus de consultation publique à propos de l’accessibilité en décembre 2022. Depuis, il a occasionnellement reçu des demandes du public par l’entremise de son Centre d’information pour obtenir de l’aide afin de remplir des formulaires, notamment les formulaires de plainte en ligne du Commissariat. Les agents d’information sont formés pour répondre aux demandes de mesures d’adaptation, par exemple, offrir de l’aide pour remplir des formulaires. Des processus sont en place pour résoudre les problèmes à la satisfaction du client. Le Commissariat n’a reçu aucun commentaire concernant ses processus d’emploi, ses programmes ou ses services.