Évaluation du travail en vertu des priorités stratégiques liées à la protection de la vie privée

Réponse de la gestion et plan d’action

Recommandations de l’évaluation

(Texte tiré intégralement du rapport final)

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1) Le Commissariat devrait revoir son processus et son approche en ce qui concerne les consultations.

Cela devrait être entrepris en vue de :

• Veiller à ce que le processus soit structuré, précisé et clairement défini pour tous ceux qui sont impliqués;
• Mobiliser les intervenants dès le début, en leur accordant suffisamment de temps pour fournir leur contribution;
• Donner aux intervenants l’occasion de réagir à l’ébauche des lignes directrices;
• Consulter spécifiquement les jeunes, le cas échéant;
• Intégrer aux processus de consultation un mécanisme visant à donner un consentement pour qu’on puisse communiquer avec les participants afin d’obtenir une rétroaction;
• Dresser une liste des intervenants avec lesquels il est possible de communiquer directement pour discuter des travaux futurs et au fur et à mesure qu’ils sont réalisés.

Réponse de la gestion

Le Commissariat accepte cette recommandation. Nous examinons actuellement notre processus de consultation alors que nous nous préparons à une transition due à une réforme législative. Les dispositions du projet de loi C-11 et la proposition décrite dans le document de consultation du ministère de la Justice sur la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels rendraient obligatoires les consultations du Commissariat en matière d’orientations.

Dans le cadre de notre travail de préparation à la réforme des lois fédérales sur la protection des renseignements personnels, nous planifions la façon dont les consultations obligatoires avec les intervenants seront menées, de manière à tenir compte des points de vue des intervenants, à maintenir l’indépendance du Commissariat et à assurer que la protection de la vie privée demeure au premier plan de notre travail.

Nous convenons que les points de vue d’intervenants variés et diversifiés sont essentiels à notre travail et nous continuerons à améliorer notre capacité à consulter un échantillon représentatif de Canadiens comprenant des groupes historiquement sous-représentés et des groupes systématiquement opprimés. Nous avons l’intention de consulter un large éventail de communautés, y compris, mais sans s’y limiter, la société civile, alors que nous nous efforçons de tenir compte de ceux qui sont touchés par les pratiques des entreprises tout en restant conscient des besoins importants de l’industrie.

Plan d’action

Mesures de suivi

Nous établissons actuellement des processus d’élaboration de documents d’orientation plus généraux, qui comprendront la conception et la réalisation de consultations sur l’orientation avec les intervenants. Plus précisément, le Commissariat développe un processus de consultation structuré pour que l’élaboration de documents d’orientation tienne compte des points de vue des intervenants et qu’il en découle une orientation pratique et efficace qui s’attaque aux défis actuels liés à la protection de la vie privée.

Des éléments sont déjà utilisés par le Commissariat dans le cadre des consultations avec les intervenants sur l’ébauche du document d’orientation sur la reconnaissance faciale, qui devraient se terminer à la mi-octobre.

Échéance approximative : mois/année

Sous réserve de l'influence des travaux de transition de la réforme législative en cours, nous prévoyons provisoirement une date d'échéance au 31 décembre 2021.

Responsabilité

Direction des politiques, de la recherche et des affaires parlementaires (PRAP)

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2) Le Commissariat devrait trouver des façons d’intégrer l’expertise de l’industrie.

Parmi les options pour y parvenir, notons la formation d’un comité consultatif opérationnel externe, un réexamen des leçons retenues par des comités antérieurs historiques qui étaient en place, et l’adoption des pratiques exemplaires tirées de ces expériences. Le recrutement ciblé d’employés du secteur privé pourrait également aider, tout comme le fait de préciser le rôle de la Direction des services conseils à l’entreprise et d’accroître sa visibilité.

Réponse de la gestion

Le Commissariat accepte cette recommandation et s’efforce toujours d’intégrer les connaissances de l’industrie dans son travail. Toutefois, il est important de reconnaître que les besoins de l’industrie ne s’harmonisent pas toujours avec le mandat de notre organisation, ce qui peut-être perçu à tort comme un manque d’intégration de notre part.

Le Commissariat doit mobiliser plusieurs intervenants, pas seulement l’industrie, et doit proposer de façon indépendante des orientations et des positions qui reconnaissent à la fois les intérêts commerciaux et qui protègent le droit à la vie privée. Nous nous efforcerons d’améliorer nos stratégies et nos pratiques d’engagement, de manière équilibrée. Cela comprendrait probablement la création d’un ou de plusieurs groupes consultatifs.

Plan d’action

Mesures de suivi

Alors que nous continuons de prendre de l’expansion, nous chercherons à embaucher des personnes issues d’horizons et d’expériences diverses, notamment en provenance du secteur privé, du milieu universitaire, de la société civile, du domaine de l’économie, du droit, des technologies, etc.

Nous continuerons de mobiliser les entreprises grâce à des initiatives comme les ateliers sur la protection de la vie privée. De plus, nous travaillerons à améliorer notre visibilité et à mieux faire connaître à l’industrie les services auxquels elle a accès par le biais de notre fonction de services-conseils à l’entreprise.

Le Commissariat envisagera la mise sur pied d’un comité consultatif externe composé d’intervenants variés et représentatifs, y compris des représentants d’entreprises, qui nous apporterait un éclairage précieux. Au fur et à mesure que le Commissariat continue de croître et se prépare à la transition alors que les nouveaux projets de loi progressent, nous prévoyons obtenir des précisions sur la place que les relations avec cet organisme pourraient occuper au sein de la structure organisationnelle du Commissariat, ainsi que sur les besoins connexes en matière de ressources.

Échéance approximative : mois/année

En cours

Responsabilité

Services-conseils à l’entreprise/PRAP/Secteur de la conformité

Dans notre structure organisationnelle actuelle, il est difficile de déterminer qui serait le plus apte à diriger ce travail. Nous nous attendons à ce que notre travail de transition en réponse à la réforme législative éclaircisse ce point.

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3) Le Commissariat devrait établir des mécanismes particuliers pour recueillir l’opinion des jeunes

Cela pourrait comprendre certaines options, comme l’établissement d’un conseil consultatif des jeunes ou une présence auprès des principaux forums sur la protection de la vie privée des jeunes. Ces initiatives serviraient à promouvoir la visibilité du Commissariat dans ce domaine, en plus d’entendre directement les préoccupations des jeunes et les solutions qu’ils proposent. Il faut éviter que les efforts déployés par les organisations financées se chevauchent quand vient le temps d’éduquer les jeunes au sujet des questions relatives à la protection de la vie privée.

Réponse de la gestion

Le Commissariat accepte cette recommandation. Nous sommes conscients que les enfants utilisent une vaste gamme de services pour lesquels la protection de la vie privée joue un rôle important, et que certains de ces services ne s’adressent pas à eux. Nous sommes d’avis que les points de vue des enfants sur ces sujets doivent être sollicités et entendus.

Puisque le Commissariat est une petite organisation et que le processus de collaboration directe avec les jeunes peut demander beaucoup de ressources, notre approche a consisté à éviter le chevauchement des efforts et à consulter les organisations qui collaborent directement avec les jeunes.

Davantage de fonds seraient nécessaires pour établir un programme élargi de mobilisation des jeunes. En ce moment, notre budget actuel et les ressources disponibles nous imposent des limites.

Cela dit, nous explorerons des possibilités de mobilisation plus directe des jeunes qui ne nécessitent pas de financement important. Nous entreprendrons ce travail dans le cadre d’une révision plus globale de nos efforts d’éducation et de sensibilisation ciblant les populations vulnérables qui pourraient inclure, par exemple, les jeunes, les aînés, les Autochtones et les Néo-Canadiens.

Conformément à notre réponse à la deuxième recommandation, nous croyons que le Commissariat tirerait profit d’un comité consultatif varié et représentatif comprenant une représentation de jeunes et en retirerait des commentaires précieux.

Plan d’action

Mesures de suivi

Au cours de l’année financière 2021-2022 et au fur et à mesure mesure que les restrictions liées à la pandémie s’assoupliront, nous chercherons des occasions de participer à des activités afin de mobiliser directement les jeunes de manière plus informelle.

Nous consulterons d’autres organisations fédérales pour déterminer comment elles interagissent directement avec les jeunes et les autres populations vulnérables. Nous créerons aussi un répertoire d’activités faisant la promotion de la mobilisation des jeunes et celui-ci s’étendra aux groupes vulnérables.

Nous intégrerons les nouvelles stratégies et activités indiquées dans l’exercice ci-dessus (dans la mesure où les ressources le permettent) à notre stratégie d’éducation et de sensibilisation du public, qui sera mise en œuvre en 2022-2023.

Échéance approximative : mois/année

31 mars 2022

31 mars 2022

À partir du 1^er avril 2022

Responsabilité

Directrice, Communications stratégiques

Des consultations avec la PRAP, le Secteur de la conformité et les Services juridiques sur les nouveaux produits de communication pourraient être nécessaires.