Examen des pratiques de gestion : partage et suivi de l’information (Secrétariat exécutif)

Préparé par Deloitte & Touche s.r.l. et ses sociétés affiliées
pour le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Avril 2013

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Sommaire

Renseignements généraux et contexte

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat) a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régit les pratiques de gestion des renseignements personnels des ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels applicable au secteur privé.

En tant qu’agent du Parlement, le Commissariat s’engage à atteindre l’excellence organisationnelle, à appliquer de saines pratiques de gestion et à améliorer sans cesse son rendement. En ce qui a trait aux processus de partage et de suivi de l’information relatifs à la communication de renseignements au Secrétariat exécutif, le Commissariat s’efforce de mener ses activités de manière efficace et efficiente.

Au Commissariat, le Secrétariat exécutif est chargé de la coordination du partage et du suivi de l’information fournie à la commissaire et à la commissaire adjointe (les commissaires), de leurs décisions et des mesures de suivi nécessaires.

Le but de ce projet consistait à effectuer un examen des pratiques de gestion relativement à l’efficacité et à l’efficience des processus de partage et de suivi de l’information du Commissariat en appui aux activités des commissaires, et de recenser les possibilités d’amélioration en prenant en considération la taille de l’organisation.

Résumé des constatations

Les principales constatations découlant de l’examen sont présentées ci-dessous.

Forces

1. Le Secrétariat exécutif s’est récemment efforcé de clarifier ses processus de partage et de suivi de l’information en envoyant des instructions et des lignes directrices par courriel à l’équipe de direction du Commissariat.
2. Toutes les personnes interviewées ont indiqué qu’elles s’engageaient à mettre en œuvre les nouveaux processus proposés.
3. Le Commissariat met actuellement en œuvre de nouveaux systèmes internes pour le partage et le suivi de l’information (à savoir le système de suivi de la correspondance (SSC) et Officium) qui sont fondés sur une structure de TI commune appuyant d’autres systèmes internes comme Ci2 (pour les enquêtes) et SharePoint (pour le partage des documents internes).

Possibilités d'amélioration

1. Nous recommandons qu’une formation soit offerte à tout le personnel du Commissariat prenant part aux processus concernant les notes d’information, les demandes de réunion, les invitations aux activités, la correspondance et les discours.
2. Nous recommandons au Commissariat d’envisager la mise en œuvre d’organigrammes fonctionnels dans le système de suivi de la correspondance (SSC) afin de veiller à ce que le système applique les examens obligatoires, les recommandations et les approbations nécessaires pour chaque processus.
3. Nous recommandons que tous les nouveaux dossiers papier soient modifiés afin de fournir un historique plus complet du processus d’examen et d’approbation suivi.
4. Nous recommandons que les gabarits appuyant les mécanismes de partage de l’information pour le Secrétariat exécutif (c.-à-d. les notes d’information, les demandes de réunion, les invitations aux activités, la correspondance et les discours) soient mis à jour afin de rendre correctement compte de l’information requise aux fins du suivi (p. ex., date du document; préparé par; préparé pour; personnes consultées; examiné par; approuvé par; etc.).
5. Nous recommandons une élimination progressive de l’utilisation des dossiers papier et une plus grande utilisation des systèmes d’information (p. ex. Officium et SSC) pour le partage et le suivi de l’information. Cette façon de faire sera conforme aux pratiques appliquées pour les dossiers d’enquête (qui sont à présent entièrement intégrés dans le système Ci2) et permettra de réduire la nécessité d’archiver les dossiers papier.
6. Nous recommandons que le Secrétariat exécutif et le Groupe de gestion de l’information passent en revue les processus de partage et de suivi de la correspondance afin de simplifier l’examen de la correspondance entrante et la création de dossiers. Nous recommandons également que le Secrétariat exécutif clarifie le processus de préparation et d’envoi des accusés de réception.

Conclusion

Les observations précédentes et la portée globale de l’examen nous amènent à conclure que le Commissariat éprouve de légères difficultés en ce qui a trait à l’efficacité et à l’efficience de ses processus de partage et de suivi de l’information à l’appui des commissaires. Les recommandations décrites dans le présent rapport proposent des possibilités d’amélioration en prenant en considération la taille de l’organisation. Les réponses de la direction sont présentées à la fin de chaque constatation.

L’examen et le rapport qui en découle ont été réalisés à l’intention de la direction du Commissariat. L’utilisation de ce rapport à d’autres fins pourrait ne pas être appropriée.

Déclaration de conformité

L’examen a été mené conformément aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada.

Objectif, portée et méthodologie de l’examen

1.1. Contexte

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régit les pratiques de gestion des renseignements personnels des ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels applicable au secteur privé.

La commissaire à la protection de la vie privée du Canada est une agente du Parlement qui relève directement de la Chambre des communes et du Sénat. La commissaire enquête sur les plaintes qui sont déposées par des personnes à l’endroit du gouvernement du Canada et d’entreprises du secteur privé de manière indépendante de tout autre secteur du gouvernement.

La commissaire défend le droit des Canadiennes et des Canadiens à la vie privée, et ses pouvoirs comprennent notamment les suivants :

1. enquêter sur les plaintes, mener des vérifications et intenter des poursuites judiciaires en vertu des lois fédérales;
2. rendre publique de l’information sur les pratiques relatives au traitement des renseignements personnels dans les secteurs public et privé;
3. appuyer et effectuer des recherches sur des enjeux liés à la protection de la vie privée et en faire connaître les conclusions;
4. sensibiliser la population aux enjeux touchant la protection de la vie privée et l’aider à mieux les comprendre.

Au Commissariat, le Secrétariat exécutif est chargé de la coordination du partage et du suivi de l’information fournie à la commissaire et à la commissaire adjointe (les commissaires), de leurs décisions et des mesures de suivi nécessaires.

1.2. Aperçu de l’examen des pratiques de gestion

Au cours des dernières années, le Commissariat a participé à des enquêtes, des études et des affaires judiciaires d’envergure concernant le droit à la vie privée des Canadiennes et Canadiens. Cela a considérablement renforcé sa crédibilité et sa visibilité au Canada et à l’étranger. Avec un tel niveau de visibilité, le Commissariat est de plus en plus sollicité : les Canadiennes et Canadiens lui demandent d’enquêter sur des cas qui sont de nature plus complexe, les médias, les entreprises et les gouvernements lui demandent de donner son point de vue sur les nouveaux enjeux, les intervenants externes lui demandent d’intervenir dans des affaires judiciaires et plusieurs organisations lui demandent de participer à des forums publics.

Cette situation a renforcé le besoin de processus internes rigoureux pour veiller à ce que le Commissariat offre aux intervenants des renseignements exhaustifs, uniformes, cohérents et fiables (p. ex. points de vue, opinions juridiques, conclusions d’enquête, etc.).

Les commissaires ont fait état de préoccupations concernant les processus de partage et de suivi de l’information au sein du Secrétariat exécutif. Comme cela a été noté dans la phase de planification, l’efficacité, la cohérence et l’efficience des processus de consultation interne, d’examen et d’approbation mis en place pour appuyer la préparation des documents fournis aux commissaires suscitent certaines préoccupations. Des différences dans les processus appliqués par les directions qui interagissent avec le Secrétariat exécutif ont été notées, ce qui pourrait expliquer en bonne partie les problèmes actuels.

À l’heure actuelle, les commissaires supposent que tous les documents qu’elles reçoivent à des fins d’information, d’examen ou d’approbation ont été correctement examinés et approuvés par des experts internes en la matière et le directeur général responsable de la direction qui a préparé le document. Une fois prêts à être envoyés aux commissaires, les documents doivent être imprimés et envoyés au Secrétariat exécutif. Ce dernier veille à ce que les documents fassent l’objet d’un suivi approprié et soient transmis aux commissaires, et à ce que les réponses soient, au besoin, communiquées aux intervenants internes.

Les documents (c.-à-d. les notes d’information, les opinions juridiques, la correspondance, les invitations aux activités, les discours et les courriels) fournis au Secrétariat exécutif devraient être versés dans un dossier papier et enregistrés dans le système de suivi de la correspondance (SSC). Cela permettra de faire en sorte qu’ils soient correctement enregistrés et fassent l’objet d’un suivi approprié.

Vu sa petite taille, le Commissariat s’efforce en permanence d’améliorer les processus internes relatifs au partage et au suivi de l’information, tout en tenant compte de sa capacité et de son besoin de souplesse, afin de traiter les affaires urgentes de manière efficace.

1.3. Objectif de l’examen

L’objectif de l’examen consistait à passer en revue les pratiques de gestion afin d’évaluer l’efficacité et l’efficience des processus de partage et de suivi de l’information du Commissariat qui appuient les commissaires, et de cerner les possibilités d’amélioration en prenant en considération la taille de l’organisation.

1.4. Portée de l'examen

Il s’agissait d’examiner le partage et le suivi de l’information au sein du Secrétariat exécutif, notamment dans le cadre des processus liés aux éléments suivants :

• Notes d’information
• Correspondance
• Invitations à des activités
• Demandes de réunion
• Courriels
• Discours

Les critères utilisés pour l’examen sont décrits à l’annexe B.

1.5. Méthodologie de l’examen

L’objectif initial de cet examen des pratiques de gestion était d’examiner les pratiques de partage et de suivi de l’information du Commissariat à l’échelle du Secrétariat exécutif afin de cerner les lacunes dans les processus actuels et de proposer des recommandations en fonction des pratiques exemplaires. Parallèlement, les processus actuels devaient être documentés.

Lors de la phase de planification de l’examen des pratiques de gestion, il a été noté que le Secrétariat exécutif a clarifié, en octobre 2012, certains de ses principaux processus de partage et de suivi de l’information. Ainsi, toutes les personnes interviewées ont indiqué qu’elles avaient l’intention de respecter les processus mis à jour et que ces derniers répondraient sans doute aux défis de l’organisation concernant le partage et le suivi de l’information au sein du Secrétariat exécutif, de même qu’aux risques cernés pendant la phase de planification.

Par conséquent, les personnes interviewées, le personnel du Secrétariat exécutif, le directeur général de la Direction de la gestion intégrée et la directrice de Planification organisationnelle et pratiques de gestion, ont accepté de modifier le point de mire de cet examen afin d’en accroître l’utilité et de mieux rendre compte des efforts déployés récemment par l’organisation en vue d’améliorer ses processus. Cet examen des pratiques de gestion a donc porté sur les documents relatifs à la récente mise à jour des organigrammes fonctionnels (textes narratifs, diagrammes de processus et matrices des pouvoirs). Il s’agissait aussi d’évaluer si les risques recensés lors de la phase de planification étaient pris en compte dans la mise à jour du processus de partage et de suivi de l’information à l’échelle du Secrétariat exécutif.

Afin de documenter cette mise à jour du processus, l’équipe chargée de l’examen :

• a effectué un examen des documents disponibles (p. ex. courriels internes, lignes directrices, processus, organigramme, etc.);
• a interviewé le personnel du Secrétariat exécutif et plusieurs directeurs généraux;
• a documenté une première ébauche des processus de partage et de suivi de l’information (diagrammes de processus, textes narratifs et matrices des pouvoirs). Les processus documentés comprennent notamment les éléments suivants :
  • notes d’information (pour les invitations à des activités, les documents fournis aux fins d’information uniquement, les opinions juridiques, etc.)
  • demandes de réunion
  • invitations à des activités
  • correspondance
  • discours
• a mené des entrevues de suivi et de validation avec des membres du personnel de chaque direction (p. ex. adjoints administratifs, directeurs, directeurs généraux, Secrétariat exécutif, etc.);
• a adapté et finaliser les diagrammes de processus, les textes narratifs et la matrice des pouvoirs
• a déterminé dans quelle mesure les nouveaux processus documentés abordent les risques recensés au cours de la phase de planification (voir la section 2);
• a préparé une ébauche et une version finale du rapport d’examen.

L’examen a été effectué selon le calendrier ci après :

• Phase de planification : du 20 novembre 2012 au 25 janvier 2013
• Phase d’examen : du 28 janvier 2013 au 15 février 2013
• Phase de production du rapport : du 18 février 2013 au 22 février 2013
• Présentation au Comité de vérification du Commissariat : 4 mars 2013

Constatations et recommandations

2.1. Forces relevées

Les forces suivantes ont été notées en ce qui concerne les pratiques de partage et de suivi de l’information pour les renseignements fournis au Secrétariat exécutif :

1. Le Secrétariat exécutif s’est récemment efforcé de clarifier ses processus de partage et de suivi de l’information en envoyant des instructions et des lignes directrices par courriel à l’équipe de direction du Commissariat.
2. Toutes les personnes interviewées ont indiqué qu’elles étaient déterminées à mettre en œuvre les nouveaux processus proposés.
3. Le Commissariat met actuellement en œuvre de nouveaux systèmes internes pour le partage et le suivi de l’information (système de suivi de la correspondance (SSC) et Officium) qui reposent sur une structure TI commune appuyant d’autres systèmes internes comme Ci2 (pour les enquêtes) et SharePoint (pour le partage des documents internes).

2.2. Constatations et recommandations de l’examen

Cette section décrit les risques recensés par les personnes interviewées (voir l’annexe A pour la liste des personnes interviewées) dans le cadre de cet examen ou lors de l’examen des documents fournis durant la phase de planification.

Après avoir examiné les documents fournis et mené des entrevues de suivi (avec les personnes dont les noms apparaissent à l’annexe A), nous avons été en mesure de documenter les processus de partage et de suivi de l’information du Commissariat concernant les notes d’information, la correspondance, les invitations aux activités, les demandes de réunion, les courriels et les discours. Comme cela est indiqué ci dessous, les processus de partage et de suivi de l’information mis à jour du Commissariat éliminent la plupart des risques recensés pendant la phase de planification. Des recommandations sont fournies pour les risques que les graphiques d’acheminement ne permettent pas d’éliminer. Le tableau ci dessous présente un résumé des recommandations proposées.

Constatation n^o 1 : Manque de clarté dans la délégation des pouvoirs aux commissaires

Risque recensé : Il existe un risque que les demandes d’approbation et de décision, ou les notes d’information fournies à des fins d’information, ne soient pas envoyées à la bonne personne (c.-à-d. la commissaire ou la commissaire adjointe) en fonction des pouvoirs délégués.

Observation découlant de l’examen : Le graphique d’acheminement pour les notes d’information et les autres demandes établit clairement qui sont les personnes responsables des approbations et des décisions en fonction des pouvoirs délégués. Le graphique indique également comment les notes d’information doivent être diffusées au sein de l’organisation et si elles doivent être envoyées à la commissaire ou à la commissaire adjointe.

Conclusion de l’examen : Le graphique d’acheminement pour les notes d’information et les autres demandes élimine ce risque en établissant clairement les pouvoirs délégués et les mécanismes et processus de partage de l’information.

Recommandation n^o 1 : Nous recommandons qu’une séance de formation soit offerte à tous les employés du Commissariat qui participent aux processus relatifs aux notes d’information, aux demandes de réunion, aux invitations aux activités, à la correspondance et aux discours.

Réponse et plan d’action de la direction	Responsabilité et date limite
Nous acceptons la recommandation. Des séances de formation liées à des fonctions particulières seront prévues pour tout le personnel participant au processus (adjoints administratifs, directeurs, analystes)	Secrétariat exécutif, 31 mars 2014

Constatation n^o 2 : Manque de consultation interne et d’examen/d’approbation adéquats des documents envoyés aux commissaires

Risque recensé : Comme les dossiers ne sont pas toujours remplis de manière adéquate, il existe un risque que les documents envoyés aux commissaires pour examen, pour approbation ou aux fins d’information ne soient pas appuyés par une consultation interne suffisante ou ne soient pas examinés et approuvés par les bonnes personnes avant d’être envoyés au Secrétariat exécutif.

Observation découlant de l’examen : Les graphiques d’acheminement (c.-à-d. les notes d’information, les demandes de réunion, les invitations aux activités, la correspondance et les discours) établissent clairement à quel moment et de quelle manière il faut procéder à une consultation ou à un examen, et obtenir une approbation. En outre, la matrice d’approbation établit quelles sont les personnes chargées de l’examen, de l’approbation et de la recommandation.

Conclusion de l’examen : Les graphiques d’acheminements et la matrice des pouvoirs permettent d’éliminer ce risque en établissant clairement les pouvoirs délégués ainsi que les mécanismes et les processus de partage de l’information.

Recommandations n^o 1 à 4 :

1. Nous recommandons qu’une séance de formation soit offerte à tous les employés du Commissariat qui participent aux processus relatifs aux notes d’information, aux demandes de réunion, aux invitations aux activités, à la correspondance et aux discours.
2. Nous recommandons au Commissariat d’envisager la mise en œuvre d’organigrammes fonctionnels dans le système de suivi de la correspondance (SSC) afin de veiller à ce que le système applique les examens obligatoires, les recommandations et les approbations nécessaires pour chaque processus.
3. Nous recommandons que tous les nouveaux dossiers papier soient modifiés afin de fournir un historique plus complet du processus d’examen et d’approbation suivi.
4. Nous recommandons que les gabarits appuyant les mécanismes de partage de l’information pour le Secrétariat exécutif (c.-à-d. les notes d’information, les demandes de réunion, les invitations aux activités, la correspondance et les discours) soient mis à jour afin de rendre correctement compte de l’information requise aux fins du suivi (p. ex., date du document; préparé par; préparé pour; personnes consultées; examiné par; approuvé par; etc.).

Réponse et plan d’action de la direction

Responsabilité et dates limites

Nous acceptons les recommandations. Des séances de formation liées à des fonctions particulières seront prévues pour tout le personnel participant au processus. Les organigrammes fonctionnels seront définis de manière adéquate dans le SSC afin de garantir que les examens obligatoires sont bien menés Une nouvelle page couverture sera ajoutée aux dossiers existants afin de donner des indications plus précises. Les nouveaux dossiers comprendront les indications appropriées. Les gabarits existants seront mis à jour et complétés avec de nouveaux gabarits au besoin. Les procédures actuellement publiées sur SharePoint seront également mises à jour.

Secrétariat exécutif, 31 mars 2014 Secrétariat exécutif en collaboration avec la Direction de la gestion intégrée, 31 mars 2014 Secrétariat exécutif, achevé le 20 février 2013 Secrétariat exécutif, 31 mars 2014

Constatation n^o 3 : Manque de formation et de procédures documentées

Risque recensé : Il existe un risque que les membres du personnel du Commissariat ne reçoivent pas une formation suffisante ou des lignes directrices/procédures officielles documentées concernant le processus d’examen et d’approbation pour les documents envoyés aux commissaires, ce qui pourrait avoir une incidence défavorable sur l’efficacité, la cohérence et l’efficience des pratiques de partage et de suivi de l’information au sein du Secrétariat exécutif.

Observation découlant de l’examen : Les graphiques d’acheminements (c.-à-d. les notes d’information, les demandes de réunion, les invitations aux activités, la correspondance et les discours) définissent clairement les processus de partage et de suivi de l’information pour tous les types de documents fournis aux commissaires aux fins d’information ou d’approbation.

Conclusion de l’examen : Les graphiques d’acheminements élimineront ce risque de ne pas disposer de procédures documentées puisqu’ils définissent de manière officielle des lignes directrices/procédures concernant le processus d’examen et d’approbation pour les documents fournis aux commissaires. Ces organigrammes ne suffiront toutefois pas à combler, à eux seuls, le manque de formation.

Recommandation n^o 1 : Nous recommandons qu’une séance de formation soit offerte à tous les employés du Commissariat qui participent aux processus relatifs aux notes d’information, aux demandes de réunion, aux invitations à des activités, à la correspondance et aux discours.

Réponse et plan d’action de la direction	Responsabilité et date limite
Nous acceptons la recommandation. Des séances de formation liées à des fonctions particulières seront prévues pour tout le personnel participant au processus.	Secrétariat exécutif, 31 mars 2014

Constatation n^o 4 : Utilisation inefficace des technologies de l’information

Risque recensé : Il existe un risque que les technologies de l’information mises en place à l’appui du processus de partage et de suivi de l’information ne soient pas utilisées de manière efficace et efficiente. Les membres du personnel ne savent pas toujours quels moyens utiliser (p. ex. courriel, dossiers papier) pour obtenir des commentaires de la part des commissaires ou leur fournir de l’information.

Observation découlant de l’examen : Les graphiques d’acheminements (c.-à-d. les notes d’information, les demandes de réunion, les invitations aux activités, la correspondance et les discours) indiquent clairement comment les technologies de l’information doivent être utilisées dans le processus de partage et de suivi de l’information. Le processus documenté indique que tous les renseignements pertinents doivent être enregistrés dans des systèmes comme Officium (SGDDI) et le système de suivi de la correspondance (SSC — CRM Dynamics).

Conclusion de l’examen : Les graphiques d’acheminements pour le partage et le suivi de l’information éliminent partiellement ce risque en définissant clairement comment les technologies de l’information doivent être utilisées.

Recommandations n^o 1 et 5 :

1. Nous recommandons qu’une séance de formation soit offerte à tous les employés du Commissariat qui participent aux processus relatifs aux notes d’information, aux demandes de réunion, aux invitations aux activités, à la correspondance et aux discours.

5. Nous recommandons une élimination progressive de l’utilisation des dossiers papier et une plus grande utilisation des systèmes d’information (p. ex. Officium et SSC) pour le partage et le suivi de l’information. Cette façon de faire sera conforme aux pratiques appliquées pour les dossiers d’enquête (qui sont à présent entièrement intégrés dans le système Ci2) et permettra de réduire la nécessité d’archiver les dossiers papier.

Réponse et plan d’action de la direction	Responsabilité et dates limites
Nous acceptons les recommandations. 1. Des séances de formation liées à des fonctions particulières seront prévues pour tout le personnel participant au processus. 5. Sous réserve d’une mise en œuvre réussie d’Officium et du SSC au sein du Commissariat, identifier un projet pilote pour un type de dossier puis procéder à l’élimination progressive des autres dossiers.	1. Secrétariat exécutif, 31 mars 2014 5. Secrétariat exécutif en collaboration avec la Direction de la gestion intégrée, 2013-2014 et exercices subséquents

Constatation n^o 5 : Attribution inefficace des responsabilités

Risque recensé : Il existe un risque de dédoublement des efforts entre le commis aux documents et au courrier et l’agent chargé de la correspondance en ce qui a trait à la correspondance. Dans le processus relatif à la correspondance, on a noté que le commis aux documents et au courrier sauvegarde toute la correspondance reçue dans Officium et crée un nouvel enregistrement dans le SSC (à l’exception de la correspondance concernant les enquêtes qui est numérisée et enregistrée dans Ci2). L’agent chargé de la correspondance doit alors examiner la correspondance afin de décider s’il s’agit d’une nouvelle correspondance ou si elle concerne un dossier en cours, auquel cas il doit fermer le nouvel enregistrement dans le SSC et le réattribuer à l’ancien enregistrement et verser les documents papier au dossier pertinent existant. Ainsi, chaque demande est examinée deux fois et nombre de ces demandes doivent être fermées et transférées vers des dossiers ou des enregistrements déjà présents dans le SSC.

On a également noté que l’agent chargé de la correspondance doit envoyer un accusé de réception lors de la réception de la correspondance. Cet accusé de réception est habituellement envoyé sans consulter les autres directions.

Observation découlant de l’examen : Le graphique d’acheminement pour la correspondance n’élimine pas directement ce risque.

Conclusion de l’examen : Le processus actuel concernant la correspondance fait que le temps du commis aux documents et au courrier et de l’agent chargé de la correspondance n’est pas utilisé de manière efficace. Il s’ensuit également que l’agent chargé de la correspondance risque d’envoyer des accusés de réception qui ne soient pas correctement adaptés au destinataire ou au sujet concerné.

Recommandation n^o 6 : Nous recommandons que le Secrétariat exécutif et le Groupe de gestion de l’information passent en revue les processus de partage et de suivi de la correspondance afin de simplifier l’examen de la correspondance entrante et la création de dossiers; nous recommandons également que le Secrétariat exécutif clarifie le processus de préparation et d’envoi des accusés de réception.

Réponse et plan d’action de la direction	Responsabilité et dates limites
Nous acceptons la recommandation. 6. La gestionnaire du Secrétariat exécutif et le gestionnaire de la GI travailleront de concert afin de simplifier l’examen de la correspondance entrante et la création des dossiers. La gestionnaire du Secrétariat exécutif travaillera à l’interne et examinera les procédures existantes pour la préparation et l’envoi des accusés de réception.	6. Secrétariat exécutif en collaboration avec la Direction de la gestion intégrée, 31 mars 2014 Secrétariat exécutif, 31 mars 2014

Comme certaines des recommandations concernent plusieurs risques recensés ci-dessus, nous les avons résumés ci-dessous :

Résumé des recommandations		Conclusion / Risques éliminés
		1	2	3	4	5
1	Nous recommandons qu’une séance de formation soit offerte à tous les employés du Commissariat qui participent aux processus relatifs aux notes d’information, aux demandes de réunion, aux invitations aux activités, à la correspondance et aux discours.
2	Nous recommandons au Commissariat d’envisager la mise en œuvre d’organigrammes fonctionnels dans le système de suivi de la correspondance (SSC) afin de veiller à ce que le système applique les examens obligatoires, les recommandations et les approbations nécessaires pour chaque processus.
3	Nous recommandons que tous les nouveaux dossiers papier soient modifiés afin de fournir un historique plus complet du processus d’examen et d’approbation suivi.
4	Nous recommandons que les gabarits appuyant les mécanismes de partage de l’information pour le Secrétariat exécutif (c.-à-d. les notes d’information, les demandes de réunion, les invitations aux activités, la correspondance et les discours) soient mis à jour afin de rendre correctement compte de l’information requise aux fins du suivi (p. ex., date du document; préparé par; préparé pour; personnes consultées; examiné par; approuvé par; etc.).
5	Nous recommandons une élimination progressive de l’utilisation des dossiers papier et une plus grande utilisation des systèmes d’information (p. ex. Officium et SSC) pour le partage et le suivi de l’information. Cette façon de faire sera conforme aux pratiques appliquées pour les dossiers d’enquête (qui sont à présent entièrement intégrés dans le système Ci2) et permettra de réduire la nécessité d’archiver les dossiers papier.
6	Nous recommandons que le Secrétariat exécutif et le Groupe de gestion de l’information passent en revue les processus de partage et de suivi de la correspondance afin de simplifier l’examen de la correspondance entrante et la création de dossiers; nous recommandons également que le Secrétariat exécutif clarifie le processus de préparation et d’envoi des accusés de réception.

Annexe A – Personnes interviewées

Les personnes clés suivantes ont été interviewées dans le cadre du processus d’examen :

• Paul Beauchamp — directeur, Gestion de l'information et technologie de l'information
• Chantal Bernier — commissaire adjointe à la protection de la vie privée
• Rachel Desjardins — gestionnaire, Secrétariat exécutif
• Anne Marie Hayden — directrice générale, Direction des communications
• Brent Homan — directeur général, Direction des enquêtes liées à la LPRPDE
• Patricia Kosseim — avocate générale principale et directrice générale, Direction des services juridiques, des politiques et de la recherche
• Sue Lajoie — directrice générale, Direction des enquêtes liées à la LPRP
• Daniel Nadeau — directeur général, Direction de la gestion intégrée
• Sophie Paluck-Bastien — conseillère spéciale, Secrétariat exécutif
• Chantale Roussel — directrice, Planification organisationnelle et pratiques de gestion

Annexe B – Critères utilisés pour l’examen

Les critères suivants ont été utilisés pour l’examen :

Critères d’examen
Examen et approbation Les exigences relatives à l’approbation entre la commissaire et la sous commissaire sont bien compris en se fondant sur la délégation de pouvoirs officielle. Les exigences relatives à l’examen et à l’approbation au sein des directions en ce qui a trait aux documents envoyés au Secrétariat exécutif sont consignées par écrit et bien comprises. Le processus relatif à la documentation des consultations entre directions est bien compris.
Processus et procédures Les processus et les procédures liés à la présentation de documents aux commissaires sont documentés comme il se doit. Les employés sont munis des outils nécessaires (p. ex. graphiques d’acheminement, gabarits, dossiers, etc.) et reçoivent la formation requise pour comprendre les processus et les procédures liés à la soumission de documents aux commissaires.
Technologie de l’information La technologie de l’information est mise à profit afin de simplifier le processus de partage et de suivi de l’information lors des communications avec le Secrétariat exécutif (p. ex. flux des processus de TI, fichiers/dossiers électroniques, etc.).