Vérification du processus d’approvisionnement et de gestion des marchés

Mars 2013
Final

Sommaire

Renseignements généraux et contexte

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat) est chargé de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

À titre d’agent du Parlement, le Commissariat est déterminé à faire preuve d’excellence organisationnelle, à appliquer de saines pratiques de gestion et à améliorer sans cesse son rendement. En ce qui concerne les activités d’approvisionnement et de passation de marchés, le Commissariat met en œuvre et respecte la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et le Règlement sur les marchés de l’État d’une manière qui ne remet pas en cause l’indépendance de l’organisme.

Au Commissariat, la Direction de la gestion intégrée (DGI) est responsable des activités d’approvisionnement et de passation de marchés. Elle a à sa tête le directeur général, Gestion intégrée. Les acquisitions sont gérées par un agent principal des achats, qui est appuyé par un agent subalterne des achats. En tant qu’agent du Parlement, et pour des raisons d’indépendance et de protection du secret professionnel, le Commissariat a le pouvoir de passer directement des marchés avec des mandataires extérieurs, sans que l’approbation du ministre de la Justice soit nécessaire. Les activités d’approvisionnement et de passation de marchés pour les services juridiques du Commissariat suivent un processus d’appel d’offres et de passation de marchés distinct, qui est géré par les Services juridiques du Commissariat.

L’objectif de la vérification était de fournir à la commissaire l’assurance de l’efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques et des mécanismes de contrôle à l’appui des activités d’approvisionnement et de passation de marchés du Commissariat. La vérification a aussi permis d’évaluer :

la surveillance des activités de passation de marchés;
les processus d’appel d’offres et d’attribution des marchés;
la gestion des marchés conformément aux modalités convenues.

Pendant la période visée par la vérification, soit du 1^er avril 2011 au 30 septembre 2012 (dix-huit mois), le Groupe des achats a géré environ 900 marchés et modifications représentant environ 12,4 millions de dollars. Pendant la même période, le Commissariat a passé des commandes subséquentes de services juridiques pour un montant d’environ 190 000 dollars.

Résumé des constatations

Les principales observations découlant de la vérification sont présentées ci-dessous :

Forces

Dans l’ensemble, les responsabilités en matière d’approvisionnement et de gestion et d’administration des marchés sont bien gérées et conformes à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
Les personnes interviewées ont exprimé leur satisfaction et leur gratitude pour le soutien et les conseils fournis par le Groupe des achats.
En novembre 2012, les employés et les gestionnaires ayant un rôle et des responsabilités à assumer en matière d’approvisionnement et de passation de marchés ont suivi une formation obligatoire avec instructeur, qui a été bien reçue et qui a répondu à un besoin organisationnel.
Dans le cadre de l’exercice annuel de planification des activités, où chaque direction de l’organisme se penche, en vue de l’exercice à venir, sur l’allocation des fonds, la répartition des ressources humaines et les objectifs stratégiques, l’agent principal des achats est invité à contribuer, d’une façon proactive, au recensement des besoins en matière d’approvisionnement; il contribue aussi à veiller à ce que les activités d’approvisionnement soient planifiées tout au long de l’exercice.

Constatations

Aucun problème important n’a été observé, mais il est possible de renforcer la cohérence et le rendement pour ce qui est de l’autorisation, de l’approbation et de la séparation des fonctions.
Il est possible de mieux documenter les motifs justifiant le choix des fournisseurs.
Le Comité d’examen des marchés (CEM) procède à un examen de l’activité de passation de marchés, mais n’est pas encore l’organe de décision et d’approbation qu’il est censé être en vertu de son mandat.

Conclusion

Conformément aux observations susmentionnées et à la portée générale de la vérification, le Commissariat a quelques problèmes mineurs en ce qui a trait à l’efficacité de ses processus de gestion des risques, de contrôle interne et de gouvernance à l’appui de l’approvisionnement et de la passation de marchés. Les recommandations incluses dans le présent rapport visent à renforcer ces processus. Les réponses de la direction sont présentées à la fin de chaque constatation.

La vérification et le rapport qui en découle ont été réalisés à l'intention de la direction du Commissariat. L’utilisation du rapport à d’autres fins pourrait ne pas être appropriée.

Déclaration de conformité

La vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada.

Objectif, portée et méthodologie de la vérification

Contexte

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est chargé de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Le champ d’application de la vérification englobait les instruments d’approvisionnement et de passation de marchés suivants :

les marchés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
les bons de commande de moins de 10 000 dollars;
les bons de commande de 10 000 dollars et plus;
les marchés de services de moins de 10 000 dollars;
les marchés de services de 10 000 dollars et plus;
les services de travail temporaire;
les commandes subséquentes de moins de 10 000 dollars;
les commandes subséquentes de 10 000 dollars et plus;
les confirmations de commande;
les marchés de construction ou les conventions particulières de services;
les arrangements en matière d'approvisionnement;
les autres marchés qui incluent SP en ligne et des lettres d’entente;
l’acquisition de services juridiques.

Au sein du Commissariat, le pouvoir en matière d’approvisionnement et de passation de marchés est délégué à plusieurs postes. La délégation est conforme au Tableau de délégation du pouvoir de signer des documents financiers pour l’autorité contractante approuvé par la commissaire et le ministre.

À l’exception des services juridiques, les activités d’approvisionnement du Commissariat sont gérées par un agent principal et un agent subalterne des achats (Groupe des achats). Le Groupe des achats est chargé d’assurer la formation en matière d’approvisionnement et de passation de marchés, de fournir des services consultatifs concernant les achats et d’établir tous les contrats pour le Commissariat; il est aussi l’acheteur principal du Commissariat, y compris pour les fournitures de bureau.

En octobre 2011, le Commissariat a créé un comité d’examen des marchés, qui intervient en tant qu’organisme de surveillance et mécanisme de contestation pour les activités d’approvisionnement et de passation de marchés. Conformément à son mandat, le CEM doit examiner chaque semaine tous les marchés proposés, en accordant une attention particulière aux marchés de plus de 10 000 dollars. Au cours de sa première année, le CEM a examiné les marchés après leur mise au point pour s’assurer, d’une part, que la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et le Règlement sur les marchés de l’État étaient respectés et, d’autre part, que les demandes de biens et de services étaient conformes aux exigences à l’appui du mandat du Commissariat.

Pour des raisons d’indépendance et de protection du secret professionnel, le Commissariat a le pouvoir de passer directement des marchés avec des mandataires extérieurs, sans que l’approbation du ministre de la Justice soit nécessaire. Le pouvoir de passer des marchés de services juridiques est délégué à quelques cadres supérieurs seulement. L’unité des Services juridiques est responsable des activités d’approvisionnement et de passation de marchés pour ce qui a trait aux services juridiques. Ces activités suivent un processus d’appel d’offres et de passation des marchés distinct; elles ne sont pas surveillées par le CEM. Conformément à l’esprit de la Politique sur les marchés de services juridiques et la nomination des mandataires du ministère de la Justice, le Commissariat a mis en place un processus de déclaration d’intérêt qui vise à recenser et à préqualifier les cabinets d’avocats du secteur privé possédant l’expérience et les connaissances nécessaires pour appuyer le mandat du Commissariat. Une liste de cabinets d’avocats admissibles a été établie, en fonction du niveau d’expérience, des connaissances spécialisées, des domaines du droit pratiqués, du rapport qualité/prix, de l’accessibilité, de la disponibilité, des exigences linguistiques et de l’absence de conflit d’intérêts.

En mai 2011, un examen externe approfondi des pratiques du Commissariat relatives à la passation de marchés de services juridiques a été effectué, d’une façon proactive. Le rapport a conclu que le Commissariat s’était conformé en tous points aux règles en vigueur au moment de la passation des marchés et que le processus utilisé par le Commissariat pour la passation de marchés de services juridiques représentait une méthode judicieuse, prudente et équitable.

En tant que petit organisme, le Commissariat continue d’améliorer ses activités d’approvisionnement et de passation de marchés, tout en préservant un équilibre entre sa capacité et ses besoins. Au cours de l’été 2012, une ressource est venue s’ajouter au Groupe des achats pour mieux appuyer et surveiller le processus de passation de marchés. D’autres améliorations prévues sont le renforcement du rôle du CEM, l’analyse des tendances en matière de dépenses liées à la passation de marchés, la mise au point d’outils et d’instruments d’orientation, et l’organisation de formations sur des sujets particuliers à l’intention du personnel administratif et des gestionnaires participant au processus.

Objectif de la vérification

la surveillance des activités de passation de marchés;
les processus d’appel d’offres et d’attribution des marchés;
la gestion des marchés conformément aux modalités convenues.

Portée de la vérification

La portée de la vérification comprenait toutes les activités d’approvisionnement et de passation de marchés, y compris la passation de marchés pour des services juridiques, effectuées par le Commissariat à la protection de la vie privée du 1^er avril 2011 au 30 septembre 2012

Pendant la période visée par la vérification, soit du 1^er avril 2011 au 30 septembre 2012, le Groupe des achats a géré environ 900 marchés et modifications représentant environ 12,4 millions de dollars, et le Commissariat a passé des commandes subséquentes de services juridiques pour un montant d’environ 190 000 dollars.

Les achats effectués avec des cartes d’achat n’étaient pas visés par la vérification, étant donné que peu de cartes sont utilisées, que l’utilisation des cartes suit un processus distinct et qu’aucun problème important lié aux cartes n’a été signalé lors de la phase de planification de la vérification.

Méthodologie de la vérification

La méthodologie utilisée pour la vérification était conforme aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada.

À titre d’agent du Parlement, le Commissariat s’efforce d’utiliser un cadre de contrôle qui reflète les pratiques exemplaires de l’industrie. Le cadre des Contrôles de gestion de base et des critères de vérification (CGB), établi par le Bureau du contrôleur général (BCG), ainsi que le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG VII), ont servi à l’élaboration des critères de vérification présentés à l’annexe C. Les critères utilisés pour la vérification sont fondés sur les pratiques exemplaires, les CGB, la Politique sur les marchés et le Règlement sur les marchés de l’État.

Un programme de vérification axé sur les risques, qui prenait en compte les risques recensés lors de la phase de planification de la vérification, a été élaboré; il visait à préciser la façon dont l’objectif, les critères et les risques seraient traités. Le programme de vérification comprenait les procédures de vérification suivantes :

des entretiens avec des représentants du Commissariat pour permettre aux vérificateurs de mieux comprendre les aspects particuliers du processus d’approvisionnement et de passation de marchés et de recueillir des opinions sur la planification, l’établissement de rapports et la formation (voir l’annexe A);
l’examen du mandat actuel et révisé du Comité d’examen des marchés;
l’examen des politiques, procédures, lignes directrices et directives actuelles et prévues concernant les processus d’approvisionnement et de gestion des marchés;
l’examen d’un échantillon de dossiers de projet et de marché. Un total de 40 dossiers ont été sélectionnés au hasard et en fonction du risque, de la complexité, de la valeur, de la description de projet et du jugement professionnel. Étant donné que l’acquisition de services juridiques suit un processus distinct, les 40 dossiers comprenaient un échantillon de cinq marchés de services juridiques. Sur le plan des dépenses, l’échantillon représentait environ 1,4 million de dollars (voir l’annexe B pour plus de détails);
l’examen des documents de formation;
l’examen des rapports financiers sur l’activité de passation de marchés.

La vérification a été menée selon le calendrier ci-après :

Phase de planification : du 25 septembre 2012 au 19 octobre 2012
Phase d’examen : du 22 octobre 2012 au 30 novembre 2012
Phase de production du rapport : du 3 décembre 2012 au 31 mars 2013
Présentation au Comité de vérification du Commissariat : 4 mars 2013

Constatations et recommandations

Forces relevées

Les forces suivantes ont été relevées en ce qui concerne le processus d’approvisionnement et de passation de marchés :

Dans l’ensemble, les responsabilités en matière d’approvisionnement et de gestion et d’administration des marchés sont bien gérées et conformes à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Les dossiers sont tenus comme il se doit, et les rôles relatifs à l’approvisionnement et à la gestion des marchés, ainsi que les responsabilités générales en matière d’administration, sont bien compris.
Les personnes interviewées ont exprimé leur satisfaction et leur gratitude pour le soutien et les conseils fournis par le Groupe des achats. Les membres du Groupe des achats sont toujours prêts à aider pour assurer l’approvisionnement et la passation de marchés, ce que leurs clients apprécient. Le Groupe des achats suit les marchés d’une façon proactive et communique avec les gestionnaires de projet lorsqu’un marché est sur le point d’expirer pour savoir si une modification sera nécessaire.
En novembre 2012, les employés ayant un rôle et des responsabilités à assumer en matière d’approvisionnement et de passation de marchés ont suivi une formation obligatoire avec instructeur, qui a été bien reçue et qui a répondu à un besoin organisationnel. Avant novembre 2012, les employés ayant un rôle à jouer en matière d’approvisionnement et de passation de marchés disposaient de procédures détaillées et de mises à jour, mais ils n’avaient pas reçu une formation structurée, avec instructeur, sur le sujet.
Dans le cadre de l’exercice annuel de planification des activités, où chaque direction de l’organisme se penche, en vue de l’exercice à venir, sur l’allocation des fonds, la répartition des ressources humaines et les objectifs stratégiques, l’agent principal des achats est invité à contribuer, d’une façon proactive, au recensement des besoins en matière d’approvisionnement; il contribue aussi à veiller à ce que les activités d’approvisionnement soient planifiées tout au long de l’exercice.

Constatations découlant de la vérification

Constatation 1 : Aucun problème important n’a été observé, mais il est possible de renforcer la cohérence et le rendement pour ce qui est de l’autorisation, de l’approbation et de la séparation des fonctions.

À titre d’agent du Parlement et pour des raisons d’indépendance et de préservation du secret professionnel, le Commissariat a le pouvoir de passer directement des marchés avec des mandataires extérieurs, sans que l’approbation du ministère de la Justice soit nécessaire. À ce jour, les activités d’approvisionnement et de passation de marchés pour les services juridiques du Commissariat suivent un processus d’appel d’offres et de passation des marchés distinct, qui est géré par les Services juridiques du Commissariat.

La vérification a porté sur un échantillon de 40 marchés, dont cinq marchés de services juridiques. L’attente était que, quel que soit le processus de passation de marchés utilisé, les mécanismes de contrôle seraient appliqués d’une façon cohérente, et que l’application de ces mécanismes de contrôle serait systématiquement démontrée.

Dans l’échantillon examiné, les vérificateurs s’attendaient à ce que le pouvoir délégué d’engager des dépenses et des fonds (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)) soit obtenu avant l’établissement du contrat, et que le pouvoir de confirmer le rendement et le prix, l’admissibilité ou le droit au paiement (article 34 de la LGFP) soit obtenu avant le paiement. Les vérificateurs s’attendaient aussi à constater que le pouvoir de passation des marchés (article 41 de la LGFP) est exercé comme il se doit. Enfin, les vérificateurs s’attendaient à constater que les fonctions sont séparées comme il se doit; en particulier, les personnes qui approuvent un marché (article 41 de la LGFP) ne doivent pas aussi confirmer que les services ont été fournis (article 34 de la LGFP). Pour les petits organismes comme le Commissariat, la séparation des fonctions incompatibles peut s’avérer problématique en raison de la taille réduite de l’organisation.

Pour la quasi-totalité des 40 marchés examinés, les autorisations, les approbations et la séparation des fonctions étaient conformes, mais quelques exceptions mineures ont été relevées en ce qui concerne l’obligation de démontrer, en temps utile, l’approbation du pouvoir de dépenser (articles 32, 41 ou 34 de la LGFP). Les vérificateurs ont aussi constaté que la preuve que les fonds avaient été engagés n’était pas toujours apportée de la même manière pour les deux processus de passation de marchés. En particulier, le formulaire d’approbation en vertu de l’article 32 de la LGFP n’avait pas été utilisé dans le cas des marchés de services juridiques examinés.

Enfin, la séparation des fonctions entre l’approbation du pouvoir de passer des marchés (article 41 de la LGFP) et la confirmation du rendement et du prix, de l’admissibilité ou du droit au paiement (article 34 de la LGFP) n’a pu être observée pour un marché de services juridiques; plus précisément, la personne qui a approuvé le marché a aussi confirmé que les services avaient été fournis. Le pouvoir délégué de passer des marchés de services juridiques est limité à quelques cadres supérieurs seulement; dans ce cas particulier, la même personne a exercé les deux pouvoirs délégués.

Conséquences

Si les approbations nécessaires ne sont pas obtenues, conformément aux pouvoirs délégués, et si les fonctions ne sont pas séparées comme il se doit, il existe un risque de non-conformité à la LGFP; le risque de non conformité des activités d’approvisionnement et de passation de marchés à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor est aussi accru.

Recommendation #1

Mettre en place une pratique pour renforcer l’application cohérente des autorisations, des approbations et de la séparation des fonctions pour tous les processus d’approvisionnement de passation de marchés.

Réponse et plan d’action de la direction	Responsabilité et échéancier
Nous acceptons la recommandation.
Depuis novembre 2012, une pratique a été renforcée; les demandes reçues par les Achats sont retournées, ou mises de côté, et le processus de passation de marchés n’est pas enclenché, si des signatures manquent ou en cas d’erreur.	Direction de la gestion intégrée (DGI), achevé
De plus, les Achats auront accès à toutes les cartes de spécimen de signature de l’instrument de délégation pour garantir la conformité à l’article 32 de la LGFP.	DGI, 31 mars 2013
Une formation sur les approvisionnements a eu lieu en novembre 2012. La traduction des documents de formation est en cours; les documents seront affichés sur SharePoint afin que tous les acteurs du processus d’approvisionnement puissent s’y référer.	DGI, 31 mars 2013
Un formulaire d’approbation en vertu de l’article 32 est maintenant annexé à tous les marchés de services juridiques, comme cela est fait pour les autres marchés du Commissariat, ce qui permet d’assurer la cohérence entre les pratiques.	Direction des services juridiques, des politiques et de la recherche (DSJPR), achevé
La séparation des signatures en vertu de l’article 41 et de l’article 34 pour les marchés de services juridiques est maintenant systématique, en dépit de difficultés pratiques parfois dues au nombre restreint de mandataires.	DSJPR, achevé

Constatation 2 : Il est possible de mieux documenter les motifs justifiant le choix des fournisseurs

Les principes appliqués au gouvernement du Canada prévoient que, sauf dans certaines conditions limitées, l’adjudication des marchés doit suivre un processus d’appel d’offres ouvert et concurrentiel. L’autorité contractante (le gouvernement fédéral) doit obtenir la valeur optimale et donner une chance équitable à tous les fournisseurs qualifiés de faire affaire avec l’État dans le cadre d’un processus de passation de marchés. Ces principes sont exprimés dans le Règlement sur les marchés de l’État et dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. L’attribution d’un contrat à fournisseur exclusif, les services de travail temporaire et les services d’enquête ne doivent être utilisés que dans des circonstances particulières. Au Commissariat, l’utilisation de services de travail temporaire et de services d’enquête est prise en compte dans le cadre du processus de planification des activités.

Des 40 marchés examinés, 22 ont été adjugés de façon concurrentielle, et 18 ont été attribués à un fournisseur exclusif. Pour l’attribution des contrats à fournisseur exclusif, les vérificateurs s’attendaient à ce que des documents soient conservés comme piste d’audit pour justifier qu’aucune exception autorisant le contournement du processus concurrentiel ne s’appliquait à la passation des marchés. Pour les marchés de services de travail temporaire et les autres commandes subséquentes, les vérificateurs s’attendaient à ce que les documents justifiant le recours à ces mécanismes soient conservés.

Des documents justificatifs appropriés étaient présents au dossier pour presque tous les marchés examinés, mais des exceptions mineures ont été relevées :

pour quatre (sur 18) des marchés à fournisseur exclusif examinés, aucun document justifiant l’attribution à fournisseur exclusif n’était présent dans le dossier;
pour cinq (sur cinq) des marchés de services de travail temporaire et deux (sur deux) des marchés de services d’enquête examinés, aucun document justifiant la demande de services de travail temporaire ou d’enquête n’était présent dans le dossier (p. ex. absence temporaire, poste en cours de dotation ou augmentation du nombre d’enquêtes), ou les documents présents ne correspondaient pas suffisamment aux motifs exposés dans le cadre du processus de planification des activités.

De même, le principe exprimé dans le Règlement sur les marchés de l’État et dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor est que l’autorité contractante (le gouvernement fédéral) continue d’obtenir la valeur optimale pour les biens et services. Pour l’attribution des contrats à fournisseur exclusif, les vérificateurs ont constaté que le Commissariat n’exigeait pas du fournisseur une attestation selon laquelle un prix équitable a été négocié, comme le stipule la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Pour les marchés renouvelables, tels les marchés de services de TI et de licences de logiciels, les vérificateurs s’attendaient à ce que le Commissariat obtienne périodiquement une attestation du fournisseur pour être certain de toujours obtenir une juste valeur.

Pendant la période visée par la vérification, la direction a fait remarquer que le Commissariat avait l’obligation de justifier l’attribution des contrats à fournisseur exclusif ou le recours à des services de travail temporaire, et ce, quel que soit le montant.

Conséquence

L’attribution d’un contrat à fournisseur exclusif, les services de travail temporaire et les services d’enquête ne doivent être utilisés que dans des circonstances particulières. En l’absence de documents justificatifs appropriés, il existe un risque accru que la direction du Commissariat ne puisse pas démontrer, comme il convient, sa volonté de sélectionner ces mécanismes de passation de marchés, étayer son raisonnement et prouver que la voie suivie était adaptée à des circonstances approuvées et acceptables. L’amélioration possible dans ce domaine a aussi été notée par le BCG dans la vérification interne horizontale de la passation de marchés de services professionnels et techniques et de services de travail temporaire dans les petits ministères et organismes.

Dans le cas des marchés non concurrentiels (à fournisseur exclusif), sans une analyse ou une comparaison périodique, ou sans la fourniture d’une attestation selon laquelle un prix équitable a été négocié, il existe un risque accru que le Commissariat ne puisse pas continuer d’obtenir une juste valeur pour les biens et services qu’il achète.

Recommandation 2

Mettre en place une pratique pour garantir la conservation des documents justifiant l’attribution d’un contrat à fournisseur exclusif et le recours à des services de travail temporaire ou d’enquête.

Réponse et plan d’action de la direction

Responsabilité et échéancier

Nous acceptons la recommandation.

En novembre 2012, le formulaire de demande d’achat a été modifié, ce qui a permis d’accroître la visibilité de la liste de contrôle et de veiller à ce que la demande soit assortie des documents nécessaires, notamment pour la justification de l’attribution d’un contrat à fournisseur exclusif. Les documents justificatifs présentés pour l’attribution d’un contrat à fournisseur exclusif sont vérifiés par les agents des achats ou par le Comité d’examen des marchés. Ils sont conservés sous forme papier ou électronique, et affichés sur SharePoint.

Un formulaire de demande de services de travail temporaire a été créé; les motifs de la demande doivent être fournis et examinés par le personnel des Ressources humaines avant que le CEM puisse donner son accord.

DGI, achevé

Recommandation 3

Pour les marchés à fournisseur exclusif renouvelables et non concurrentiels, mettre en place une pratique pour effectuer périodiquement une analyse ou obtenir une attestation du fournisseur visant à garantir que le prix négocié continue d’être équitable.

Réponse et plan d’action de la direction	Responsabilité et échéancier
Nous acceptons la recommandation.
Un rapport sur les marchés renouvelables sera remis au CEM pour examen, au besoin.	DGI, 31 mars 2013
Une annexe a été créée pour que le fournisseur confirme le caractère équitable du prix; elle sera jointe au marché. L’annexe doit être examinée par le Groupe de travail sur les conflits d’intérêts.	DGI, 31 mai 2013
Le marché et l’annexe seront signés et retournés par le fournisseur.	DGI, 30 juin 2013 et de façon permanente

Constatation 3 : Le Comité d’examen des marchés examine l’activité de passation de marchés mais n’est pas encore l’organe de décision et d’approbation qu’il est censé être en vertu de son mandat

Le Comité d’examen des marchés (CEM) a été établi en octobre 2011; il a pour mandat de renforcer la gouvernance des activités d’approvisionnement et de passation de marchés, y compris l’approbation des marchés proposés. Les vérificateurs ont constaté que, depuis sa création, le CEM a examiné les marchés après leur mise au point pour s’assurer, d’une part, que la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et le Règlement sur les marchés de l’État étaient respectés et, d’autre part, que les demandes de biens et de services étaient conformes aux exigences à l’appui du mandat du Commissariat.

Pendant la vérification, le rôle du CEM a évolué : le CEM est devenu un organe de décision et d’approbation officiel pour les activités d’approvisionnement et de passation de marchés. Le mandat du CEM a été modifié le 15 octobre 2012. Le CEM continue d’être responsable d’examiner et d’approuver toutes les demandes proposées de biens et de services de plus de 10 000 dollars, ainsi que les modifications qui portent le montant de marchés à plus de 10 000 dollars. En vertu du mandat révisé du CEM, les membres du CEM sont censés recevoir un ordre du jour avant la réunion hebdomadaire et pendant la réunion, l’agent principal des achats doit soumettre à l’attention des membres une fiche de service ou un énoncé de travail. À la place d’un procès-verbal de la réunion, l’agent principal des achats note les décisions prises pendant la réunion, et le premier point à l’ordre du jour de la réunion du CEM est le suivi de la réunion précédente. Étant donné que l’évolution du rôle du CEM a eu lieu pendant la vérification sur le terrain, les vérificateurs n’ont pas pu donner leur avis, faute de temps écoulé et d’éléments de preuve à analyser, sur la pertinence et l’efficacité du nouveau rôle du CEM.

Les vérificateurs ont noté d’autres points à améliorer en ce qui a trait à la gouvernance du Comité d’examen des marchés :

Pour aider le CEM à prendre des décisions d’approbation éclairées, les renseignements communiqués aux membres du CEM avant la réunion pourraient être améliorés; les membres seraient ainsi mieux à même d’évaluer la visée des marchés. En particulier, des renseignements sur les antécédents du fournisseur, la relation employeur-employé et la qualité des services antérieurs fournis par l’entrepreneur pourraient être communiqués. Le risque de fractionnement des marchés serait réduit, et la capacité du Commissariat à vérifier l’optimisation des dépenses serait renforcée.
Une analyse faisant état des achats fréquents de biens et services par fournisseur aiderait le CEM dans son rôle de surveillance. Elle permettrait au Commissariat de négocier des prix ou des conditions plus avantageux en acquérant ces biens et services au moyen d’un arrangement en matière d’approvisionnement ou d’une offre à commandes (c.-à-d. approvisionnement stratégique). À ce jour, le CEM n’a pas reçu de rapport ou d’analyse sur les activités d’approvisionnement et de passation de marchés qui l’aiderait à repérer les tendances et les anomalies, ou les occasions d’accroître l’efficience de l’approvisionnement et de la passation de marchés. Le rôle de surveillant de la conformité du CEM pourrait aussi être amélioré si le CEM recevait et examinait les résultats des examens périodiques d’assurance de la qualité qui sont fondés sur les risques et qui portent sur la conformité à la politique et aux procédures du Commissariat.
Enfin, le CEM examine tous les marchés et toutes les modifications apportées aux marchés, mais il accorde une plus grande attention aux marchés de plus de 10 000 dollars; cependant, aucune analyse n’a été effectuée pour déterminer si ce seuil était adapté, ou si une méthode axée sur les risques permettrait d’utiliser d’une façon plus efficiente le temps et les efforts des membres du CEM. À titre d’exemple, les marchés qui passent par plusieurs phases de contrôle et d’approbation, telles les commandes subséquentes de TPSGC, pourraient présenter un risque moindre, quel que soit le montant, et ne pas avoir à être examinés et approuvés, en plus, par les membres du CEM. De même, les marchés de plus faible valeur, qui ne sont pas approuvés par le CEM, pourraient poser des risques différents pour le Commissariat, au-delà de leur simple importance relative.

Conséquences

Il est important que le Commissariat continue de faire du CEM un organe de décision et d’approbation pour les activités d’approvisionnement et de passation de marchés. Sans une gouvernance et une surveillance adaptées, ou sans un examen et une contestation des activités d’approvisionnement et de passation de marchés, il existe un risque que les activités d’approvisionnement et de passation de marchés du Commissariat ne soient pas conformes aux politiques relatives à la passation de marchés pertinentes, aient des besoins qui ne sont pas clairement définis ou qui pourraient être satisfaits au moyen d’autres méthodes de passation de marchés, ou n’appuient pas suffisamment le Commissariat dans la poursuite de ses objectifs stratégiques.

Recommandation 4

Le CEM devrait continuer d’évoluer vers un organe d’approbation des activités d’approvisionnement et de passation de marchés comme le prévoit son mandat. Le Comité devrait recevoir, en temps utile, des renseignements pertinents sur la passation de marchés à l’appui de la prise de décisions et de la surveillance de la conformité et du rapport qualité/prix.

Réponse et plan d’action de la direction

Responsabilité et échéancier

Nous acceptons la recommandation.

Depuis novembre 2012, le CEM examine et approuve tous les marchés avant qu’ils soient mis au point. Les rapports et documents supplémentaires, tels les documents justifiant l’attribution d’un contrat à fournisseur exclusif, sont distribués et examinés pendant les réunions du CEM. Les décisions sont consignées et versées au dossier.

Pour aider le CEM à mieux assurer une surveillance stratégique, les membres du CEM :

examineront les besoins en matière de renseignements du Comité à l’appui de la prise de décisions informées en matière d’approvisionnement;
examineront la méthode utilisée par le Comité pour l’examen des marchés, ce qui leur permettra de s’assurer qu’elle est axée sur les risques.

DGI, 31 mai 2013

Annexe A — Personnes interviewées

Les titulaires des postes clés suivants ont été interviewées dans le cadre de la vérification :

le dirigeant principal des finances;
l’agent principal des achats;
la directrice, Finances et administration
l’avocate générale principale, Services juridiques
la directrice, Communications
le directeur général, Enquêtes liées à la LPRPDE
le directeur, Gestion de l’information et Technologie de l’information

Annexe B – Échantillon de la vérification

Le tableau suivant présente l’échantillon sélectionné pour la vérification :

Type d’approvisionnement	Population totale ($)	Nombre total de marchés	Nombre total de marchés sélectionnés	Échantillon sélectionné ($)	Proportion de l’échantillon (% du $)	Proportion de l’échantillon (% du nombre de marchés)
Marchés de TPSGC	890 990 $	11	1	220 372 $	24,7 %	9.1 %
Bons de commande de moins de 10 000 $	389 524 $	146	4	6 995 $	1.8 %	2.7 %
Bons de commande de 10 000 $ et plus	345 567 $	18	2	41 870 $	12.1 %	11.1 %
Marchés de services de moins de 10 000 $	745 699 $	227	4	10 047 $	1.3 %	1.8 %
Marchés de services de 10 000 $ et plus	3 618 771 $	122	7	189 052 $	5.2 %	5.7 %
Services de travail temporaire	1 282 662 $	52	5	533 590 $	41.6 %	9.6 %
Commandes subséquentes à des offres permanentes de moins de 10 000 $	384 450 $	145	3	34 101 $	8.9 %	2.1 %
Commandes subséquentes à des offres permanentes de 10 000 $ et plus	3 460 760 $	110	4	134 928 $	3.9 %	3.6 %
Confirmations de commandes	38 286 $	17	1	2 627 $	6.9 %	5.9 %
Marchés de construction	126 363 $	31	2	6 007 $	4.8 %	6.5 %
Arrangements en matière d'approvisionnement	323 556 $	15	1	90 000 $	27.8 %	6.7 %
SP en ligne et lettres d’entente	515 959 $	16	1	39 550 $	7.7 %	6.3 %
Commandes subséquentes de services juridiques	190 000 $	23	5	81 375 $	42.8 %	21.7 %
Total	12 312 587 $	933	40	1 390 514 $	11.3 %	4.3 %

Annexe C — Critères de vérification

Les critères utilisés pour la vérification étaient les suivants :

Critères de vérification	Renvoi aux Contrôles de gestion de base
Gouvernance et surveillance
L’approvisionnement et la gestion des marchés font l’objet d’une gouvernance et d’une surveillance adaptées.	Gouvernance-1 Gouvernance-2
Les besoins en matière d’approvisionnement et de passation de marchés sont recensés d’une façon coordonnée et en temps utile.	Gérance-1
Les renseignements sur l’approvisionnement et la passation de marchés utilisés dans les rapports sont exacts et pertinents.	Services axés sur les citoyens-1 Gouvernance-6
Personnes
Les employés reçoivent les outils et la formation nécessaires pour exercer leurs responsabilités en matière d'approvisionnement et de passation de marchés	Personnes-4
Activités de passation de marchés
L’acquisition de services est acceptable et conforme aux politiques pertinentes en matière de passation de marchés.	Responsabilisation-1 Gérance-10 Gérance-13
Un processus de sélection des fournisseurs approprié est utilisé et les documents nécessaires sont conservés au dossier.	Responsabilisation-1 Valeurs de la fonction publique-1
Tous les achats sont autorisés comme il se doit.	Responsabilisation-1 Gérance-10
Les paiements sont effectués uniquement pour les services rendus et conformément aux modalités des marchés et aux délais prescrits.	Responsabilisation-1 Gérance-10 Gérance-18 Gérance-20
Les fonctions sont séparées comme il se doit.	Gérance-13

Date de modification :: 2013-06-13

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