Annexe 2023-2024 non vérifiée à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat) pour maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat se trouvent dans son Plan ministériel et son Rapport sur les résultats ministériels.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers du Commissariat

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les fonctions d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le commissaire, a été mis en place et comprend les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• des mécanismes permettant de promouvoir et de renforcer les valeurs et l’éthique, ce qui comprend un champion des valeurs et de l’éthique, un code sur les valeurs et l’éthique et des programmes de formation continue et de sensibilisation;
• la communication et la formation continue concernant les exigences législatives, ainsi que les politiques et procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• la surveillance de la gestion interne, au moins une fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au commissaire et à la haute direction du Commissariat et, le cas échéant, au comité d’audit du Commissariat.

Le comité d’audit du Commissariat fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des services liés aux locaux; ces coûts sont présentés dans les états financiers du Commissariat sous la rubrique des services fournis gratuitement par d’autres ministères;
• le Bureau du vérificateur général fournit des services d’audit au Commissariat;
• le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit au Commissariat les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Commissariat dans le domaine de la connectivité à Internet et la sécurité des courriels. La portée et les responsabilités sont énoncées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et le Commissariat;
• selon la Loi sur la gestion des finances publiques, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le Commissariat à l’information du Canada soumettent leur balance de vérification conjointement au receveur général du Canada.

Ententes particulières

• Le Commissariat ne reçoit aucun service d’un fournisseur externe pour l’administration des programmes en son nom ou pour la comptabilisation ou la déclaration des transactions financières;
• SPAC fourni des services de traduction au Commissariat;
• En plus de traiter les factures du Commissariat, la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) a continué de fournir au Commissariat une plateforme de système financier GX pour saisir et déclarer toutes les transactions financières. Le Commissariat continue de s’appuyer sur un accord de service avec la CCDP, qui fournit des services d’approvisionnement pour le traitement de tous les contrats et la production de rapports.

3. Résultats de l’évaluation du Commissariat au cours de l’exercice 2023-2024

Au cours des dernières années, les tests de la conception et de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés ont démontré que les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) du Commissariat étaient généralement bien conçus et fonctionnaient efficacement.

Au cours de l’année, le Commissariat a effectué l’évaluation de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle du cycle de l’approvisionnement au paiement. Les résultats de l’évaluation n’ont pas décelé de lacunes. Une possibilité d’amélioration a été identifiée et le Commissariat s’engage à mettre à jour son cadre actuel de gestion des contrôles internes. L’évaluation du processus de gestion de la paie du Commissariat a été entamé au cours de l’année et les résultats seront fournis dans le prochain rapport.

Programme de surveillance continue

Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’harmonise avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée mensuellement. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

En outre des progrès accomplis au chapitre de la surveillance continue, le Commissariat a examiné la totalité des mouvements de paie découlant de la signature des nouvelles conventions collectives pour en évaluer l’exactitude et le caractère exhaustif. De plus, les transactions de paie ont été réconciliées toutes les deux semaines et à la fin de l’année afin d’identifier les trop payées et sous-payés dans un délai raisonnable. Le Commissariat continue l’analyse des paiements en trop ou en moins, à la fois pour l’année en cours et pour traiter un arriéré des années précédentes. La surveillance continue est en cours. Le Commissariat continue de faire des analyses et des examens de tout problème depuis la mise en place du système de paie Phénix afin de prendre les mesures correctives nécessaires.

4. Plan d’action du Commissariat

En tant qu’agent du Parlement, le commissaire est seul responsable de la conformité du Commissariat à la politique de gestion financière du Conseil du Trésor ainsi que pour répondre en cas de non-respect.

Par conséquent, le commissaire et les cadres supérieurs s’engagent à maintenir et à améliorer continuellement un système de CIRF efficace, notamment en effectuant une surveillance continue pour s’assurer que les contrôles clés répondent aux attentes de la direction et les parties prenantes, et à atténuer de façon appropriée les risques y étant associés.

4.1 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Au cours de l’exercice 2024-2025, le Commissariat vérifiera l’efficacité opérationnelle de ses principaux processus opérationnels liés à la paie. Il entreprendra l’évaluation de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle du cycle du budget et gestion des ressources financières et les contrôles généraux de la TI.

Plan cyclique de surveillance continue fondé sur les risques

Cycle du processus opérationnel	Risque global	Fréquence des tests	Plan cyclique continu
			2024-2025	2025-2026	2026-2027
Paie	Élevé	Une fois tous les deux (2) ans		X
Contrôles généraux de la TINote de bas de page 1	Élevé	Une fois tous les deux (2) ans	X		X
Approvisionnement au paiement	Moyen	Une fois tous les trois (3) ans			X
Budget et gestion des ressources financières	Faible	Une fois tous les cinq (5) ans	X
Contrôles au niveau de l’entité	Faible	Une fois tous les cinq (5) ans			X