États financiers vérifiés 2014-2015
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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Annexe 2014-2015 non vérifié à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers
1. Introduction
Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015 et le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015.
2. L’environnement de contrôle du Commissariat relatif au CIRF
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Commissariat est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne a été présenté au Commissaire et au Dirigeant principal des finances (DPF) pour approbation durant l’année financière 2014-2015. Les éléments clés de ce cadre englobent :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- un code de valeurs et d'éthique;
- la communication et la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- la surveillance de la gestion interne, au moins une fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action au Commissaire et à la haute gestion du Commissariat et, le cas échéant, au comité d'audit du Commissariat.
Le comité d'audit du Commissariat fournit des conseils au Commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Commissariat compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes courantes
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux; ces coûts sont présentés dans les états financiers du Commissariat sous la rubrique « services fournis gratuitement par d’autres ministères »;
- le Bureau du vérificateur général fournit des services de vérifications au Commissariat;
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au Commissariat les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Services partagés Canada fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) au Commissariat dans le domaine d’accès internet et la sécurité des courriels. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre Services partagés Canada et le Commissariat;
- Selon la loi sur la gestion des finances publiques, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le Commissariat à l’information du Canada soumettent leur balance de vérification conjointement au Receveur général du Canada.
Ententes particulières
- Le Commissariat ne reçoit aucun service d’un fournisseur externe pour l’administration de programme ou de transactions, en son nom.
- Il est à noter que depuis le premier avril 2015, le Commissariat s’est joint au groupe des utilisateurs du système financier intégré (GX) en remplacement du Système Free Balance. Le Commissariat a signé une entente de service avec la Commission Canadienne des droits de la personne pour l’achat des services de paiements des factures pour le CPVP.
3. Les résultats de l'évaluation du Commissariat au cours de l'exercice 2014-2015
Au cours de l'exercice 2014-2015, le Commissariat a poursuivi son cheminement dans les évaluations de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle des secteurs de contrôle clés.
3.1 Évaluation de l'efficacité conceptuelle des contrôles clés
En 2014-2015, le Commissariat a évalué l'efficacité conceptuelle de plusieurs processus dont le processus de clôture financière et le rapport incluant les revenus et les comptes recevables, les contrôles généraux en matière de technologie de l’information, le processus de budgétisation et prévision, le processus de paiements de transfert et la validation de la fiabilité de la section 33 de la LAF pour les salaires et avantages sociaux. Les résultats positifs obtenus lors de l’évaluation de l’efficacité conceptuelle ont permis d’enclencher l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés pour les mêmes processus. Veuillez référer à la section 3.2 ci-dessous.
3.2 Évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés
Le Commissariat établit sa stratégie d’évaluation de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles clés en fonction des risques pour l’organisation et en fonction des ressources dédiées qui sont limitées compte tenu de la taille de l’organisation.
En 2014-2015, le Commissariat a effectué les évaluations d'efficacité opérationnelle des cinq processus en rubrique. Des mesures sont actuellement en cours afin d’adresser les déficiences de contrôle clés.
À la suite de l’évaluation de l'efficacité opérationnelle, le Commissariat a identifié les enjeux suivants: la gestion des accès aux différents systèmes doit se faire de manière plus rigoureuse et doit être revue périodiquement, le CPVP doit conserver des preuves tangibles concernant l’approbation de documents et/ou de décisions clés, le CPVP doit faire preuve de plus de rigueur dans la documentation des processus de rapprochements, il doit utiliser systématiquement les outils de contrôles développés (liste de vérification).
3.3 Surveillance continue des contrôles clés
Le Commissariat continue de s'assurer que les contrôles sont efficaces au fil du temps et cherche à renforcer ses principales activités de contrôle financier, en tenant compte des résultats des évaluations annuelles et des audits. Il s'agit de développer et mettre en œuvre un programme de surveillance bien intégré de sensibilisation et de compréhension du système de contrôle interne de l'organisation à tous les niveaux de l'organisation, doter le personnel des connaissances, des compétences et des outils nécessaires pour maintenir un CIRF robuste, et de continuer à évaluer la statut du CIRF sur une base continue.
En 2015-2016, le Commissariat prévoit formaliser son plan d’évaluation et de surveillance axé sur les risques pour documenter les contrôles clés ainsi que l'efficacité conceptuelle et opérationnelle de ses processus d'affaires clés. Ce plan a été finalisé en juin 2015 et fournit une feuille de route des activités du CIRF du Commissariat sur un cycle de rotation de 3 ans.
4. Le plan d'action du Commissariat
4.1 Progrès au cours de l'exercice 2014-2015
En 2014-2015, le Commissariat a continué de réaliser des progrès importants sur le plan de l'évaluation et de l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous résume les progrès accomplis par le Commissariat en fonction des plans décrits dans l'annexe de l'exercice précédent.
Progrès au cours de l'exercice 2014-2015
| Processus d’affaire | Évaluation de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives | Évaluation de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives | Surveillance continue cyclique |
|---|---|---|---|
| Clôture financière et rapport incluant les revenus et les comptes recevables | 2014-2015 | 2014-2015 | 2015-2016 |
| CGTI | 2014-2015 | 2014-2015 | 2016-2017 |
| Budgétisation et prévision | 2014-2015 | 2014-2015 | 2017-2018 |
| Paiements de transfert | 2014-2015 | 2014-2015 | 2017-2018 |
| Paie et avantages sociaux- Évaluation de la fiabilité de la section 33 de LAF | 2014-2015 | 2014-2015 | 2015-2016 |
4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les années subséquentes
En tant qu'agent du Parlement, le commissaire est seul responsable de la conformité du Commissariat avec la politique de contrôle interne et des autres instruments de politique du Conseil du Trésor ainsi que pour répondre en cas de non-respect. Par conséquent, le commissaire et les cadres supérieurs s'engagent à maintenir et à améliorer continuellement un système de CIRF efficace, notamment en effectuant une surveillance continue pour s'assurer que les contrôles clés répondent aux attentes de la direction et les parties prenantes, et d'atténuer de façon appropriée les risques y étant associés.
En 2015-2016, le Commissariat procédera à ce qui suit:
Le développement de tests de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles clés pour les processus de gestion suivants: 1) les contrôles internes au niveau de l’entité 2) les immobilisations, 3) la clôture financière et rapports incluant les revenus et les comptes recevables et 4) la fiabilité de la section 33 de la LAF pour la paie et avantages sociaux.
État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents
| Processus d’affaire | Évaluation de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives | Évaluation de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives | Surveillance continue cyclique |
|---|---|---|---|
| Contrôles internes au niveau de l’entité | 2015-2016 | 2015-2016 | Tous les trois ans |
| Contrôles Généraux reliés à la Technologie de l’information | 2016-2017 | 2016-2017 | Chaque deux ans |
| Paie et avantages sociaux | 2016-2017 | 2016-2017 | Chaque deux ans |
| Approvisionnement et paiements | 2016-2017 | 2016-2017 | Tous les trois ans |
| Immobilisations | 2015-2016 | 2015-2016 | Tous les trois ans |
| Clôture financière et rapports incluant les revenus et les comptes recevables | 2015-2016 | 2015-2016 | Chaque année |
| Budgétisation et prévision | 2017-2018 | 2017-2018 | Tous les trois ans |
| Paiements de transfert | 2017-2018 | 2017-2018 | Tous les trois ans |
| Paie et avantages sociaux évaluation de la fiabilité de la section 33 de la LAF | 2015-2016 | 2015-2016 | Chaque année |
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