Rapport financier trimestriel pour le trimestre se terminant le 30 juin 2016

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction comme l’exige le paragraphe 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses du Commissariat (s’il y a lieu).

Le Commissariat a pour mandat de veiller au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Canada. Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des individus à la vie privée au moyen des quatre programmes principaux suivants :

les activités relatives à la conformité, à savoir la responsabilité du Commissariat d’enquêter sur les plaintes concernant la protection de la vie privée et de répondre aux demandes de renseignements des particuliers et des entreprises, d’examiner les rapports d’atteintes à la vie privée et d’avoir le pouvoir d’entreprendre ses propres enquêtes lorsqu’il est justifié de le faire (plaintes déposées par le commissaire). Au moyen de vérifications et d’examens, le Commissariat évalue aussi la mesure dans laquelle les organismes se plient aux exigences des deux lois fédérales régissant la protection de la vie privée et fait des recommandations concernant les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en application de la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor;
la recherche et l’élaboration de politiques, par l’entremise desquelles le Commissariat agit comme centre d’expertise sur les nouveaux enjeux en matière de protection de la vie privée au Canada et ailleurs, car il mène des recherches sur les tendances et les avancées technologiques, effectue un suivi et des analyses sur les initiatives législatives et réglementaires, formule des conseils stratégiques d’ordre juridique, technique et liés aux politiques sur les principaux enjeux, et élabore des positions de principe qui renforcent la protection du droit à la vie privée au sein du secteur public et du secteur privé;
la sensibilisation du grand public, au moyen d’activités de communication et de sensibilisation du public offertes par le Commissariat, dont des allocutions et des événements spéciaux, des expositions, des relations avec les médias, ainsi que la création et la distribution de matériel promotionnel et pédagogique;
les services internes, qui regroupent les activités et les ressources connexes permettant de répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales du Commissariat.

Vous trouverez des renseignements détaillés au sujet des pouvoirs, du mandat et des programmes du Commissariat dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et dans le Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint au présent rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et celles utilisées par le Commissariat, conformément au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses (s’il y a lieu) pour l’exercice 2016-2017. Le présent rapport a été préparé au moyen d’un référentiel comptable à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser. (Plus d’information.)

Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus d’établissement de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

La présente section souligne les écarts importants entre les dépenses réelles et les dépenses prévues qui ont affecté les résultats de ce trimestre ainsi que les résultats cumulés de l’année comparativement à la même période de l’exercice précédent.

Analyse de l’état des autorisations

Le financement permanent du Commissariat est resté stable au cours du dernier exercice. Comme en fait foi l’état des autorisations (ci-joint), le total des autorisations disponibles pour l’année est de 24 518 K$, comparativement à 24 327 K$ pour l’exercice 2015-2016. L’écart est principalement attribuable à la fin de l’accord de transfert conclu avec le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) pour faciliter la création et le fonctionnement du Centre de notification des pourriels sous le régime de la Loi canadienne anti pourriel ainsi que l’ajustement au régime d’avantages sociaux des employés.

Le Commissariat offre des services de soutien internes à d’autres petits ministères dans le domaine des technologies de l’information. Conformément au paragraphe 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les ententes de services de soutien interne sont comptabilisées à titre de revenus.

Analyse des dépenses budgétaires par article courant

Comme l’indique le tableau des dépenses budgétaires par article courant (ci-joint), le Commissariat a dépensé environ 22,8 % de ses autorisations au 30 juin 2016, dont 81 % représentent les coûts de personnel.

L’ensemble des dépenses du Commissariat à compter de la fin de ce trimestre ont augmenté de 46 K$ ou 0,8 % par rapport aux dépenses déclarées pour le même trimestre de l’exercice précédent. Cette variation des dépenses composée à la fois d’augmentations et de diminutions peut être expliquée par des fluctuations dans les coûts associés au personnel, à l’information, aux services professionnels et spéciaux ainsi qu’aux locations.

Personnel

Au 1^er trimestre (T1), le Commissariat a dépensé environ 26,8 % de ses autorisations en matière de personnel. Par rapport à l’exercice précédent, les dépenses du Commissariat relatives au personnel pour le 1er trimestre ont diminué de 53 K$, ce qui est attribuable au roulement normal du personnel.

Information

Il y a eu une augmentation des dépenses de 93 K $ au titre de l’information au 1^er trimestre de 2016-2017 (117 K$) par rapport à celui de 2015-2016 (24 K$). Cette différence s’explique principalement par le recours aux services d’exposition et par les frais de services d’accès aux bases de données.

Services professionnels et spéciaux

Une augmentation des dépenses pour les services professionnels et spéciaux de 93 K$ au T1 de 2016-2017 (319 K$) par rapport à celles de 2015-2016 (226 K$). Cette différence découle principalement des services de consultation en gestion et des services de traduction.

Location

La diminution de 76 K$ des dépenses de location au T1 de 2016-2017 (288 K$) comparée à celles de 2015-2016 (364 K$) est principalement attribuable à l’achat de logiciels de technologie de l’information qui a été reporté aux trimestres subséquents de 2016-2017.

Risques et incertitudes

Comme il a été mentionné dans les rapports trimestriels précédents, les principaux risques organisationnels du Commissariat sont identifiés et évalués au moyen d’une mise à jour annuelle du profil de risque du Commissariat. Cette année, le Commissariat a identifié un certain nombre de risques clés ainsi que des stratégies d’atténuation dans son Rapport sur les plans et les priorités qui pourraient avoir un impact financier s’ils devaient se concrétiser.

Le mandat du Commissariat, ainsi que la complexité et le volume de travail continuent de prendre de l’ampleur sans que le Commissariat ne dispose pour autant de ressources supplémentaires. En mai 2014, le gouvernement fédéral a rendu obligatoire, pour les institutions fédérales, le signalement des atteintes substantielles à la vie privée au Commissariat (et au Secrétariat du Conseil du Trésor). Il a également adopté le projet de loi S 4, la Loi sur la protection des renseignements personnels numériques, qui modifie la LPRPDE et impose aux organisations du secteur privé de signaler au Commissariat certaines atteintes à la vie privée. La Loi permet aussi au Commissariat de conclure un accord de conformité à caractère exécutoire avec une organisation du secteur privé au terme d’une enquête. Même si de telles mesures favorisent la reddition de comptes et la gouvernance de la protection de la vie privée au sein des institutions fédérales et des organisations du secteur privé, ce sera un défi pour le Commissariat d’accomplir ce mandat élargi compte tenu des ressources dont il dispose actuellement. Pour gérer ce risque, le Commissariat continuera d’exploiter les possibilités d’efficience de ses opérations.

De plus, le Commissariat suivra de près l’incidence des décisions du gouvernement au fur et à mesure qu’il définit et met en œuvre une nouvelle orientation stratégique.

L’une des plus importantes zones d’incertitude vient des effets qu’auront les initiatives prévues à l’échelle de tout le gouvernement pour normaliser et consolider les systèmes et les services de soutien administratif. À mesure que ces initiatives sont mises en œuvre au cours des années à venir, le Commissariat continuera à prendre une approche proactive et à entretenir le dialogue pour veiller à ce que le contexte opérationnel et financier des petites organisations comme le Commissariat soit pris en considération dans la conception et le déploiement de ces initiatives.

Le Commissariat a également pris des mesures pour atténuer les problèmes liés à la mise en œuvre du nouveau système de rémunération Phénix pour ses employés et pour surveiller de près, au besoin, les rajustements au titre des salaires.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Aucun autre changement important quant au fonctionnement, au personnel ou aux programmes n’est survenu au cours du premier trimestre de 2016-2017.

Approbation des cadres supérieurs :

Approuvé par,

(La version originale a été signée par)

Daniel Therrien
Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Gatineau, Canada