Rapports financiers trimestriels pour le trimestre se terminant le 30 juin 2014
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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
Introduction
Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel que l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Le CPVP a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels(LPRP), qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(LPRPDE), la loi fédérale relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des individus à la vie privée au moyen des quatre activités de programme principales suivantes :
- les activités relatives à la conformité, à savoir la responsabilité d’enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée et de répondre aux demandes de renseignements des personnes et des organisations;
- les activités de recherche et d’élaboration de politiques, par l’entremise desquelles le Commissariat agit comme centre d’expertise pour les nouveaux enjeux en matière de protection de la vie privée au Canada et à l’étranger en effectuant des recherches sur les tendances et les avancées technologiques, en supervisant les projets législatifs et réglementaires, en présentant des analyses juridiques, stratégiques et techniques sur les principaux enjeux, et en élaborant des positions stratégiques qui renforcent la protection du droit à la vie privée;
- la sensibilisation du grand public au moyen d’activités de communication et de sensibilisation du public comprenant des allocutions et des événements spéciaux, des relations avec les médias, ainsi que la création et la distribution de matériel promotionnel et éducatif;
- les services internes, qui regroupent les activités et les ressources qui appuient les besoins des programmes et les autres obligations organisationnelles du Commissariat.
Méthode de présentation du rapport
Le présent rapport a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint au présent rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et celles utilisées par le Commissariat, conformément au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses de l’exercice 2013-2014. Le présent rapport a été préparé au moyen d’un référentiel comptable à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser. (Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements dans le site du Secrétariat du conseil du Trésor du Canada).
Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.
Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus d’établissement de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.
Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2014 a été déposé au Parlement le 11 février, juste avant le dépôt du Budget principal des dépenses, le 17 février 2014. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2014 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2014-2015.
Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.
Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs
La présente section souligne les écarts importants entre les dépenses réelles et les dépenses prévues qui ont affecté les résultats de ce trimestre ainsi que les résultats cumulés de l’année comparativement aux mêmes périodes de l’exercice précédent.
Analyse de l’état des autorisations
Le financement permanent du Commissariat est resté stable au cours du dernier exercice. Comme en fait foi l’état des autorisations (ci-joint), le total des autorisations disponibles pour l’année est de 24 320K $, comparativement à 29 099K $ pour l’exercice 2013-2014. La diminution de 4 779K $ est essentiellement due au financement unique de 4 141K $ reçu en 2013-2014 pour le déménagement du CPVP à Gatineau, Québec. Ce financement supplémentaire a été utilisé pour la mise en place du bureau, de l'équipement ainsi qu’une nouvelle infrastructure technologique. Ce financement unique pour le déménagement doit être remboursé chaque année (276K $) à partir des niveaux de référence du CPVP pendant 15 ans à compter de l’exercice financier 2014-2015 jusqu’à la fin de l’exercice financier 2028-2029.
Analyse des dépenses budgétaires par article courant
Comme l’indique le tableau des dépenses budgétaires par article courant (ci-joint), le CPVP a dépensé environ 23,8 % de ses autorisations au 30 juin 2014, dont 73,7 % représente les coûts de personnel.
Les dépenses de ce trimestre ont diminué de 109K $ ou 1,8 % par rapport au même trimestre de l’exercice précédent. Cette variation des dépenses se trouvent dans les coûts de personnel, des transports et communications ainsi qu’aux autres subventions et paiements.
Personnel
Durant le T1, le Commissariat a dépensé environ 25,5 % de ses autorisations en matière de personnel. Les dépenses relatives au personnel du Commissariat pour le T1 ont diminué de 607K $ par rapport à l’année précédente. Cet écart est attribuable à une surestimation des charges salariales de 530K $ pendant le T1 de l’exercice 2013-2014 ainsi qu’au roulement normal du personnel.
Transports et communications
Il y a une diminution des dépenses de 46K $ pour les transports et les communications durant le T1 de 2014-2015 (87K $) par rapport à celles de 2013-2014 (133K $). Cette différence est principalement due aux efforts globaux du CPVP pour réduire les frais de déplacement de la fonction publique en rationalisant les processus opérationnels par l'utilisation de la vidéoconférence et téléconférence ainsi qu'une tendance à voyager moins durant le premier trimestre de 2014-2015 en raison de la transition vers un nouveau commissaire.
Autres subventions et paiements
L’augmentation de 563K $ des autres subventions et paiements est attribuable au paiement de transition unique d’un montant de 532K $ pour la mise en œuvre de la paye en arrérages par le Gouvernement du Canada.
Risques et incertitudes
Les principaux risques organisationnels du CPVP sont identifiés et évalués à travers une mise à jour annuelle du profil de risque du Commissariat. Cette année le Commissariat a identifié un certain nombre de risques clés qui pourraient avoir des impacts financiers s’ils se produisent et des stratégies ont été mises en place pour les atténuer. Ces risques et stratégies d’atténuations sont décrits plus en détail ci-dessous.
Réductions budgétaires
Comme déjà souligné dans les rapports financiers trimestriels 2013-2014, le CPVP est confronté à une réduction budgétaire de 1 106K $ pour 2014-2015 et au-delà (l'équivalent de 5% de son budget en cours) dans le cadre de sa contribution aux efforts du gouvernement visant à générer des efficacités opérationnelles. Ceci est en plus de la réduction du budget d’un montant de 276K $ découlant du remboursement du financement unique reçu pour tenir compte des coûts de déménagement.
Ces réductions budgétaires arrivent à un moment où la demande auprès du CPVP pour des conseils sur la vie privée et d’expertise est à la hausse de même que la complexité des demandes. Il est important de bien gérer cette situation afin que le CPVP maintienne une crédibilité solide et un service de haute qualité pour les Canadiennes et les Canadiens.
Pour gérer cette situation, le CPVP a renforcé son cadre de gestion financière et a rationalisé un certain nombre de ses principaux processus ce qui augmente l’efficacité et l’efficience de ses opérations. De plus, le Commissariat continue de surveiller de près sa situation financière et alloue stratégiquement ses ressources.
Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
Le 5 juin 2014, Daniel Therrien a été nommé commissaire à la protection de la vie privée du Canada pour un mandat de sept ans. Ce changement de leadership est le premier en 10 ans au CPVP et constitue une transition importante pour le Commissariat. Les opérations demeurent efficacement gérées pendant cette période de transition.
L’adjointe au dirigeant principal des finances (ADPF) du Commissariat prendra sa retraite à la fin de l’exercice 2014-2015. Cependant, sa remplaçante a commencé à travailler au Commissariat en août 2014. Un soutien sera disponible pour aider la nouvelle ADPF afin d’assurer une transition harmonieuse.
Approbation des cadres supérieurs :
Approuvé par,
(La version originale a été signée par)
Daniel Therrien
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Gatineau, Canada
(La version originale a été signée par)
Daniel Nadeau, CPA, CGA
Dirigeant principal des finances
Gatineau, Canada
Date
Date
| Exercice 2014-2015 | Exercice 2013-2014 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 | Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2014 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 | Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2013 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | |
| Dépenses nettes de fonctionnement | 21 849 | 5 190 | 5 190 | 26 628 | 5 274 | 5 274 |
| Autorisations législatives budgétaires - Régimes d'avantages sociaux |
2 471 | 593 | 593 | 2 471 | 618 | 618 |
| AUTORISATIONS TOTALES | 24 320 | 5 783 | 5 783 | 29 099 | 5 892 | 5 892 |
| Exercice 2014-2015 | Exercice 2013-2014 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 | Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2014 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 | Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2013 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | |
| Dépenses | ||||||
| Personnel | 16 743 | 4 262 | 4 262 | 16 675 | 4 869 | 4 869 |
| Transports et communications | 758 | 87 | 87 | 851 | 133 | 133 |
| Information | 510 | 33 | 33 | 553 | 56 | 56 |
| Services professionnels et spéciaux | 3 997 | 413 | 413 | 4 667 | 426 | 426 |
| Location | 682 | 278 | 278 | 201 | 260 | 260 |
| Services de réparation et d'entretien | 139 | 74 | 74 | 454 | 83 | 83 |
| Services publics, fournitures et approvisionnements | 234 | 82 | 82 | 213 | 81 | 81 |
| Acquisition de matériel et d'outillage | 751 | 22 | 22 | 4 976 | 15 | 15 |
| Paiements de transfert | 500 | - | - | 500 | - | - |
| Autres subventions et paiements | 6 | 532 | 532 | 9 | (31) | (31) |
| DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES | 24 320 | 5 783 | 5 783 | 29 099 | 5 892 | 5 892 |
- Date de modification :