Rapports financiers trimestriels Pour le trimestre se terminant le 31 décembre 2013
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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
Introduction
Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel que l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).
Le CPVP a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des individus à la vie privée au moyen des quatre programmes principaux suivants :
- les activités relatives à la conformité, à savoir la responsabilité d’enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée et de répondre aux demandes de renseignements des personnes et des organisations;
- les activités de recherche et d’élaboration de politiques, par l’entremise desquelles le Commissariat agit comme centre d’expertise pour les nouveaux enjeux en matière de protection de la vie privée au Canada et à l’étranger en effectuant des recherches sur les tendances et les avancées technologiques, en supervisant les projets législatifs et réglementaires, en présentant des analyses juridiques, stratégiques et techniques sur les principaux enjeux, et en élaborant des positions stratégiques qui renforcent la protection du droit à la vie privée;
- la sensibilisation du grand public au moyen d’activités de communication et de sensibilisation du public comprenant des allocutions et des événements spéciaux, des relations avec les médias, ainsi que la création et la distribution de matériel promotionnel et éducatif;
- les services internes, qui regroupent les activités et les ressources qui appuient les besoins des programmes et les autres obligations organisationnelles du Commissariat.
Méthode de présentation du rapport
Le présent rapport a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint au présent rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et celles utilisées par le Commissariat, conformément au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses de l’exercice 2013-2014. Le présent rapport a été préparé au moyen d’un référentiel comptable à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser. (Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements dans le site du Secrétariat du conseil du Trésor du Canada).
Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.
Le CPVP utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus d’établissement de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.
Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2013 a été déposé au Parlement le 21 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 25 février 2013. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2013 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2013-2014.
Pour l’exercice 2013-2014, des affectations bloquées dans les crédits ministériels seront établies par le Conseil du Trésor en vue d’empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d’économies dans le Budget 2013 ne soient dépensés. Au cours des exercices suivants, les modifications aux autorisations ministérielles seront mises en œuvre par l’intermédiaire de la mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figureront dans les Budgets principaux des dépenses ultérieurs déposés au Parlement.
Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.
Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs
La présente section souligne les écarts importants entre les dépenses réelles et les dépenses prévues qui ont affecté les résultats du présent trimestre ainsi que ceux depuis le début de l’exercice, comparativement au trimestre de l’exercice précédent.
Analyse de l’état des autorisations
Le financement permanent du CPVP est resté stable au cours des derniers exercices. Comme en fait foi l’état des autorisations (ci-joint), le total des autorisations disponibles pour l’année est de 29,1 millions de dollars, comparativement à 24,6 millions de dollars pour l’exercice 2012-2013. L’augmentation de 4,5 millions de dollars est essentiellement due au financement unique reçu en 2013-2014 pour le déménagement du CPVP à Gatineau, Québec. Ce financement sera consacré pour l’installation des bureaux et de l’équipement ainsi que la nouvelle infrastructure technologique et cette dépense devrait principalement avoir lieu au cours du dernier trimestre de l'année 2013-2014.
Analyse des dépenses budgétaires par article courant
Comme l’indique le tableau des dépenses budgétaires par article courant (ci-joint), le CPVP a dépensé environ 60% de ses autorisations au 31 décembre 2013, dont 77% représente les coûts de personnel.
Les dépenses de ce trimestre ont augmenté de 0,47 million de dollars ou 8% par rapport au même trimestre de l’exercice précédent. Cette augmentation est principalement due à la dotation des postes vacants par rapport au troisième trimestre de 2012-2013 et à une augmentation de l'acquisition d'équipement en raison du déménagement du Commissariat à Gatineau, Québec.
Risques et incertitudes
Les risques cernés au cours des T1 et T2 de 2013-2014 demeurent les principaux risques pour l'organisation et pourraient entraîner des répercussions sur le plan financier s’ils devaient se concrétiser. Ces risques et stratégies d’atténuations sont décrits plus en détail ci-dessous.
Déménagement du Commissariat
Le CPVP doit déménager les bureaux de son administration centrale dans un nouvel édifice en raison de la rénovation de son bâtiment actuel. Des coûts importants découleront de cette initiative qui est prévue en hiver 2014. Le CPVP a reçu un financement unique pour l’exercice de 2013-2014 pour couvrir les coûts estimés. Ce financement sera compensé par des réductions futures des niveaux de référence annuels du CPVP pour les 15 prochaines années à partir de l’exercice financier 2014-2015.
Malgré les pressions financières importantes causées par ce déménagement, le CPVP le considère comme une occasion de travailler plus étroitement avec les autres agents du Parlement qui travailleront sur place et de créer un environnement de travail plus propice à l’échange d’information et à la collaboration entre les employés. Le Commissariat explore actuellement les possibilités de services communs et/ou partagés avec les agents du Parlement et continue d’embaucher du personnel afin de s’assurer que le nouvel environnement de travail soit favorable aux synergies et au bien-être des employés.
Réductions budgétaires
Le CPVP doit faire face à des réductions budgétaires de 0,7 million de dollars en 2013-2014 et de 1,1 million de dollars pour 2014-2015 et années futures (équivalent à 5% de son budget courant) dans le cadre de contribuer aux efforts du gouvernement qui vise à générer des efficacités opérationnelles.
Ces réductions budgétaires arrivent à un moment où la demande auprès du CPVP pour des conseils sur la vie privée et d’expertise est à la hausse de même que la complexité des demandes. Il est important de bien gérer cette situation afin que le CPVP maintienne une crédibilité solide et un service de haute qualité pour les Canadiens.
Pour gérer cette situation, le cadre de gestion financière du CPVP a été renforcé et un certain nombre de ses principaux processus ont été rationalisés, ce qui augmente l’efficacité et l’efficience de ses opérations. En outre, le Commissariat continue de surveiller de près sa situation financière et allouer stratégiquement ses ressources.
Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
Décembre 2013 a marqué la fin du mandat de Jennifer Stoddart au poste de commissaire à la vie privée du Canada. Le 3 Décembre 2013, une commissaire à la protection de la vie privée par intérim a été nommée en attendant la conclusion du processus de dotation entrepris en vue de la nomination d’un commissaire permanent pour un mandat de sept ans. Ce changement de leadership est le premier en 10 ans au CPVP et représente une transition importante pour le Commissariat. Des activités sont en cours afin de gérer efficacement les opérations pendant cette période de transition.
Approbation des cadres supérieurs :
Approuvé par,
(La version originale a été signée par)
Chantal Bernier
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada par intérim
Ottawa, Canada
(La version originale a été signée par)
Daniel Nadeau, CPA, CGA
Dirigeant principal des finances
Ottawa, Canada
Date
Date
| Exercice 2013-2014 | Exercice 2012-2013 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 | Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 | Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | |
| Dépenses de fonctionnement | 26 628 | 5 500 | 15 521 | 22 131 | 5 031 | 15 004 |
| Autorisations législatives budgétaires - Régime d'avantages sociaux | 2 471 | 618 | 1 854 | 2 474 | 619 | 1 856 |
| AUTORISATIONS TOTALES | 29 099 | 6 118 | 17 375 | 24 605 | 5 650 | 16 860 |
| Exercice 2013-2014 | Exercice 2012-2013 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 | Dépensées durant le trimestre terminé le 31 décembre 2013 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 | Dépensées durant le trimestre terminé le 31 décembre 2012 | Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre | |
| Dépenses | ||||||
| Personnel | 16 675 | 4 567 | 13 377 | 16 532 | 4 252 | 12 895 |
| Transports et communications | 851 | 185 | 487 | 972 | 190 | 515 |
| Information | 553 | 105 | 208 | 495 | 56 | 192 |
| Services professionnels et spéciaux | 4 667 | 1 012 | 2 048 | 3 714 | 938 | 2 278 |
| Location | 201 | 41 | 475 | 92 | 25 | 478 |
| Services de réparation et d'entretien | 454 | 10 | 102 | 590 | 19 | 131 |
| Services publics, fournitures et approvisionnements | 213 | (14) | 130 | 302 | 37 | 175 |
| Acquisition de matériel et d'outillage | 4 976 | 205 | 519 | 1 398 | 133 | 179 |
| Paiements de transfert | 500 | - | 20 | 500 | - | 14 |
| Autres subventions et paiements | 9 | 7 | 9 | 10 | - | 3 |
| DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES | 29 099 | 6 118 | 17 375 | 24 605 | 5 650 | 16 860 |
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