Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant le formulaire de plainte en ligne
Sommaire
Description du projet
Le projet concernant le formulaire de plainte en ligne porte sur la mise en œuvre d’une gamme de formulaires de plainte « intelligents » visant à améliorer la réception et le dépôt des plaintes et des renseignements et documents à l’appui connexes au moyen d’une demande en ligne.
Ce projet remplacera le portail Web existant par une nouvelle application et automatisera le dépôt des plaintes et des documents à l’appui subséquents dans le répertoire de documents et le système de gestion des plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Des modifications mineures seront également apportées au système actuel de gestion des plaintes afin de faciliter la transcription automatisée des renseignements provenant des formulaires de plainte reçus dans le système.
Ce projet s’inscrit dans le cadre du programme du Commissariat visant à enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée déposées contre des organisations du secteur privé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et contre des institutions fédérales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Contexte du projet
Dans les premières années de son mandat, le Commissariat n’acceptait que les plaintes écrites reçues par la poste. En 2012, afin d’améliorer le service aux Canadiens et de simplifier le traitement des plaintes, le Commissariat a commencé à accepter les plaintes envoyées à l’aide d’un portail en ligne simple qui utilisaient efficacement des formulaires « statiques » reproduisant les formulaires papier déjà accessibles, en plus d’accepter la présentation de documents à l’appui.
À l’heure actuelle, le Commissariat reçoit un volume important de plaintes, y compris les renseignements personnels connexes des plaignants. Dans certains cas, les individus déposent des plaintes concernant des questions qui ne relèvent pas du mandat d’enquête du Commissariat ou pour lesquelles d’autres mesures pourraient régler la situation. De plus, le Commissariat reçoit un nombre important de plaintes pour lesquelles ou bien il n’a pas les renseignements ou les documents à l’appui requis pour leur traitement, ou bien il reçoit beaucoup plus d’information que nécessaire. Nous avons cerné le besoin de trouver un moyen d’aider les plaignants à définir la nature de leur plainte et l’information dont nous avons besoin pour enquêter. Ces renseignements varient selon la nature de la plainte.
Les renseignements reçus au moyen des formulaires de plainte existants sont actuellement classés manuellement dans le répertoire de documents du Commissariat et transcrits manuellement dans le système de gestion des cas du Commissariat aux fins du traitement des plaintes.
Objectif
L’objectif du projet de formulaire de plainte en ligne consiste à mettre en œuvre une gamme de formulaires de plainte « intelligents » pour améliorer davantage le service aux Canadiens, réduire la collecte inutile de renseignements personnels et réduire les efforts requis pour recueillir et traiter les renseignements nécessaires au traitement adéquat des plaintes reçues et faire enquête.
Buts
- Mettre en œuvre des formulaires de plainte « intelligents » en ligne pour les plaintes déposées en vertu de la LPRPDE et de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui :
- guideront les personnes au moyen de questions d’auto-évaluation afin de déterminer si leur plainte relève vraisemblablement de la compétence du Commissariat et s’il y a d’autres mesures qu’elles pourraient envisager de prendre avant de soumettre un formulaire de plainte dûment rempli. Cette mesure vise à réduire la présentation d’information inutile dans le formulaire de plainte;
- demanderont des renseignements particuliers et les documents à l’appui requis en fonction des questions auxquelles le plaignant aura répondu au sujet de la nature de sa plainte. Cette mesure vise à accélérer le processus de réception des plaintes en aidant les plaignants à définir la nature de leur plainte et à fournir l’information requise pour son traitement.
- Mettre en œuvre un formulaire de dépôt de documents en ligne pratique pour les parties à une plainte (y compris le plaignant, l’organisation mise en cause et, à l’occasion, d’autres parties à la plainte désignées par le Commissariat) afin de fournir des renseignements ou des documents au Commissariat relativement à une plainte particulière, après le dépôt de la plainte initiale. Cette mesure vise à réduire le fardeau que représente l’utilisation du courrier postal pour les parties et à fournir une méthode de transmission sûre et uniforme.
- Classer automatiquement les renseignements et les documents reçus au moyen des trois formulaires ci-dessus dans le répertoire de documents et le système de gestion des cas de plaintes du Commissariat, afin de faciliter et d’améliorer les efforts en matière de traitement et de réduire les erreurs lors de la saisie manuelle.
Approche
Pour atteindre les buts ci-dessus, on utilisera dans le cadre du projet une technologie simple et accessible, conçue et hébergée par le Commissariat. Trois formulaires seront créés : un formulaire pour les plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, un formulaire pour les plaintes en vertu de la LPRPDE et un formulaire de dépôt de documents.
Les fins auxquelles les renseignements seront recueillis, utilisés et communiqués, ainsi que le type de renseignements personnels qui seront recueillis, utilisés et communiqués demeurent inchangés par rapport à ceux actuellement recueillis pour répondre aux plaintes des personnes.
Les personnes qui ne souhaitent pas utiliser les formulaires en ligne auront toujours accès à des formulaires papier téléchargeables, qui seront traités manuellement selon les procédures en vigueur.
Détermination et classification des secteurs de risque
| A : Type de programme ou d’activité | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Programme ou activité qui NE nécessite PAS la prise d’une décision concernant une personne identifiable | 1 Non |
| Administration des programmes, des activités et des services | 2 Non |
| Enquête sur la conformité ou enquête réglementaire, et application de la loi | 3 Oui |
| Enquête criminelle et application de la loi ou sécurité nationale | 4 Non |
| B : Type des renseignements personnels en cause et contexte | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Seulement les renseignements personnels fournis par la personne — au moment de la collecte — relatifs à un programme autorisé et recueillis directement auprès de la personne ou avec son consentement pour la diffusion, pourvu que les renseignements ne soient pas de nature sensible dans le contexte. | 1 Non |
| Les renseignements personnels fournis par la personne, avec son consentement pour utiliser les renseignements personnels détenus par une autre source, pourvu que les renseignements ne soient pas de nature sensible après la collecte. | 2 Non |
| Le numéro d’assurance sociale, les renseignements personnels médicaux, financiers ou autres de nature sensible ou dont l’utilisation peut s’avérer sensible dans certains contextes; renseignements personnels relatifs à des mineurs ou à des personnes légalement incapables, ou mettant en cause un représentant qui agit au nom de la personne. | 3 Oui |
| Renseignements personnels de nature sensible, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, et les échantillons de substances corporelles, ou contexte particulièrement sensible lié aux renseignements personnels. | 4 Non |
| C : Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Au sein de l’institution (un ou plusieurs programmes dans la même institution) | 1 Non |
| Autres institutions gouvernementales | 2 Non |
| Autre administration publique fédérale, provinciale, territoriale ou municipale ou combinaison de celles-ci | 3 Non |
| Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers | 4 Oui |
| D : Durée du programme ou de l’activité | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Programme ponctuel ou activité ponctuelle | 1 Non |
| Programme de courte durée | 2 Non |
| Programme de longue durée | 3 Oui |
| E : Personnes visées par le programme | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Le programme touche certains employés à des fins administratives internes. | 1 Non |
| Le programme touche tous les employés à des fins administratives internes. | 2 Non |
| Le programme touche certaines personnes à des fins administratives externes. | 3 Oui |
| Le programme touche toutes les personnes à des fins administratives externes. | 4 Non |
| F : Technologie et vie privée | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
|
Oui |
|
Oui |
|
|
|
3.1 Méthodes d’identification améliorées |
Non |
|
3.2 Recours à la surveillance |
Non |
|
3.3 Recours à des techniques d’analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et d’acquisition de connaissances |
Non |
| G : Transmission des renseignements personnels | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Les renseignements personnels sont utilisés à l’intérieur d’un système fermé. | 1 Non |
| Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui est connecté à au moins un autre système. | 2 Non |
| Les renseignements personnels sont transférés sur un dispositif portatif ou sont imprimés. | 3 Non |
| Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil. | 4 Oui |
| H : Incidence en matière de risque pour les institutions | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Préjudice gestionnel | 1 Non |
| Préjudice organisationnel | 2 Non |
| Préjudice financier | 3 Non |
| Atteinte à la réputation, embarras ou perte de crédibilité | 4 Oui |
| I : Incidence en matière de risques pour la personne ou l’employé | Niveau de risque pour la vie privée |
|---|---|
| Désagréments | 1 Non |
| Atteinte à la réputation ou embarras | 2 Non |
| Préjudice financier | 3 Oui |
| Préjudice physique | 4 Non |
Classement des risques selon une échelle commune
Le tableau ci-après présente un résumé des résultats de l’évaluation du risque standard présentée ci-dessus :
| Catégories de risque | Cote de risque |
|---|---|
| Nombre de caractéristiques du programme considérées comme étant à risque « faible » (niveau 1 ou 2 du SCT) | 0 |
| Nombre de caractéristiques du programme considérées comme étant à risque « modéré » (niveau 2 ou 3 du SCT) | 5 |
| Nombre de caractéristiques du programme considérées comme étant à risque « élevé » (niveau 3 ou 4 du SCT) | 3 |
| Nombre d’autres risques d’atteinte à la vie privée qui pourraient survenir ou qui ne sont pas pris en compte | 0 |
| Cote de risque globale pour le formulaire de plainte en ligne du Commissariat | Modéré |
Selon une analyse sommaire des caractéristiques du programme, le formulaire de plainte en ligne du Commissariat devrait présenter, en général, un risque modéré d’atteinte à la vie privée des personnes.
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