La collecte et la conservation de renseignements pour la déclaration d'intérêt

Programme ou activité qui NE nécessite PAS la prise d’une décision concernant une personne identifiable.

Les renseignements personnels sont utilisés strictement à des fins de recherche, de statistique ou d’évaluations, y compris une liste d’envoi où aucune décision n’est prise qui ait des répercussions directes sur une personne identifiable.

La directive sur l’EFVP s’applique à l’utilisation administrative de renseignements personnels. En vertu de la Politique sur la protection de la vie privée, les institutions fédérales sont tenues d’établir un protocole institutionnel de protection des renseignements personnels pour traiter des utilisations non administratives des renseignements personnels.

Administration de programmes/activités et de services

Les renseignements personnels sont utilisés pour prendre des décisions qui touchent directement la personne concernée (p. ex. la détermination de l’admissibilité à certains programmes, y compris l’authentification en vue d’accorder l’accès aux programmes ou aux services, l’administration des paiements effectués en vertu d’un programme, l’administration des trop-perçus, le soutien à la clientèle ou la délivrance ou le refus de permis et de licences, le traitement des appels, etc.)

Conformité/enquêtes d’observation ou réglementaires

Les renseignements personnels sont utilisés pour déceler la fraude ou faire enquête sur les abus possibles dans le cadre de programmes dont les conséquences sont de nature administrative (p. ex. une amende, une interruption des prestations, une vérification du dossier personnel d’impôt sur le revenu ou une déportation dans les cas où la sécurité nationale ou l’application du droit criminel n’est pas en cause).

Enquête criminelle et application de la loi/sécurité nationale

Les renseignements personnels sont utilisés à des fins d’enquête et d’application de la loi dans un contexte criminel (p. ex. décisions pouvant mener à des accusations ou à des peines au criminel ou à la déportation pour des motifs liés à la sécurité nationale ou à l’application du droit criminel).

• Seuls les renseignements personnels fournis par la personne visée – au moment de la collecte – se rapportant à un programme autorisé et recueillis directement auprès de la personne visée ou avec le consentement de cette personne à la divulgation, sans sensibilité contextuelle.
• Le contexte dans lequel les renseignements personnels sont recueillis n’est pas particulièrement sensible. Par exemple, pour l’obtention générale de permis, le renouvellement de documents de voyage ou de documents d’identité.

• Renseignements personnels fournis par la personne concernée qui donne aussi son consentement à l’utilisation des renseignements détenus par une autre source, sans que le contexte d’utilisation après la collecte soit de nature délicate.

• Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels délicats et/ou éléments contextuels de nature délicate entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des personnes inaptes ou encore concernant une personne ayant qualité pour agir au nom de l’intéressé.
• Par exemple, les cas où les renseignements personnels, par association indirecte, révèlent des données sur la santé, la situation financière, la religion ou le mode de vie de la personne concernée.

• Renseignements personnels de nature délicate, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles, ou le contexte des renseignements personnels de nature particulièrement délicate.
• Par exemple, les cas où les renseignements personnels, par association indirecte, révèlent des détails intimes sur la santé, la situation financière, la religion ou le mode de vie de la personne concernée et d’autres personnes, notamment des membres de sa famille.

Au sein de l’institution (dans le cadre d’un seul programme ou de plusieurs programmes au sein de la même institution)

Avec d’autres institutions fédérales

Auprès d’autres institutions ou auprès d’une combinaison des gouvernements fédéral et provinciaux et/ou d’administrations municipales

Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers

Activité ou programme ponctuel

Programme ou activité qui suppose typiquement l’offre d’une mesure de soutien ponctuelle sous la forme d’un paiement de subvention comme mécanisme de soutien social.

Programme à court terme

Programme ou activité destiné à favoriser l’atteinte d’un objectif à court terme et qui est assorti d’une date d’échéance précise.

Programme à long terme

Programme existant qui a été modifié ou qui ne comporte pas de date d’échéance précise.

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, logiciel ou programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est mis en œuvre pour soutenir le programme ou l’activité ayant trait à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) exige-t-il une modification de systèmes ou services existants de TI?

- méthodes d’identification améliorées;

Ces méthodes comprennent les technologies biométriques (c.-à-d. la reconnaissance faciale, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquences (IRF), etc.) ainsi que les technologies d’accès rapide (« easy pass ») et les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique et les cartes à puce (c.-à-d. les cartes d’identité comportant une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce mémoire, ou simplement à une puce mémoire sans logique programmable).

Indiquez la ou les catégories applicables :

S.O.

- Recours à la surveillance

Entre autres, utilisation de technologies de surveillance tels les dispositifs d’enregistrement vidéo et audio, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les historiques d’expertise, la surveillance par satellite, etc.

Indiquez la ou les catégories applicables :

S.O.

- Recours à des techniques automatisées d’analyse des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte des connaissances

Aux fins de la directive sur l’EFVP, les institutions fédérales doivent préciser quelles activités comportent le recours à des technologies d’analyse, de création, de comparaison, de tri, d’identification ou d’extraction automatiques d’éléments de renseignements personnels. Ces activités comprendraient la mise en concordance des renseignements personnels, le couplage des dossiers, l’exploration des renseignements personnels, la comparaison des renseignements personnels, la découverte de connaissances, le filtrage ou l’analyse d’information. De telles activités comportent une forme ou une autre d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage machine pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles, ou encore pour prédire des comportements.

Indiquez la ou les catégories applicables :

S.O.

Les renseignements personnels sont utilisés au sein d’un système fermé.

Aucune connexion à Internet, à l’intranet ou à tout autre système. La distribution des documents papier est surveillée.

Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui comporte des connexions à au moins un autre système.

Les renseignements personnels sont transférés à un appareil portable ou sont imprimés.

Clé USB, disquette, ordinateur portatif, tout transfert des renseignements personnels à un support différent.

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Répercussions négatives au niveau de la direction/gestion

Il faut revoir les processus, utiliser d’autres outils, changer de fournisseur ou de partenaire.

Répercussions négatives au niveau organisationnel

Il faut modifier la structure organisationnelle, la structure de prise de décision de l’organisation, la distribution des responsabilités et des obligations de rendre compte ainsi que l’architecture des activités de programme et il faut gérer le départ d’employés et procéder à la réaffectation des ressources humaines.

Préjudice financier

Poursuites, sommes supplémentaires requises, réaffectation de ressources financières.

Atteinte à la réputation, embarras, perte de crédibilité

Diminution de la confiance du personnel et du public, fonctionnaires élus sous les projecteurs, résultats stratégiques de l’institution compromis, priorités gouvernementales compromises, répercussions sur les secteurs de résultats du gouvernement du Canada.

Inconvénient

Atteinte à la réputation, embarras

Préjudice financier

Sévices physiques