Modalités de collaboration dans le cadre d’une consultation avec les services-conseils à l’entreprise

Veuillez examiner attentivement les modalités suivantes et noter qu’elles régiront la collaboration de votre organisation (l’Organisation) avec la Direction des services-conseils à l’entreprise (la Direction) du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :

1. La participation de l’Organisation est volontaire et tout conseil en matière de conformité fourni par le Commissariat au cours ou à la suite de la consultation ou de l’activité d'engagement proactif ne sera pas contraignante pour l'Organisation.
2. Les activités de services-conseils à l’entreprise sont menées de bonne foi et pour respecter ce principe, l’Organisation s’engage à fournir – dans la mesure du possible compte tenu de la situation – des renseignements complets et pertinents, à rendre compte de ses actions et à faire preuve de sa volonté de se conformer à la loi. L’Organisation comprend également qu’une omission importante ou une fausse déclaration invalidera tout conseil fourni par le Commissariat dans le cadre de cette activité de services-conseils à l’entreprise.
3. Le Commissariat ne donnera pas d’approbation, ne rendra pas de décision anticipée et ne renoncera pas à ses droits et pouvoirs d’enquête ou autres en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)^{Note de bas de page 1}. Toutefois, si l’Organisation collabore de manière sérieuse et de bonne foi et prend des mesures pour mettre en œuvre les conseils en matière de conformité fournis par le Commissariat, cela lui procurera un certain niveau de certitude ainsi qu’une assurance relative. Par souci de clarté, l’avis et les faits connexes seront traités comme des éléments de preuve pertinents si la même organisation fait ultérieurement l’objet d’une enquête portant sur les mêmes faits.
4. L’Organisation pourrait – si elle collabore de manière sérieuse et de bonne foi et sous réserve de toute autre condition précisée à cet égard par la Direction dans le cadre de cette activité de services-conseils – faire la promotion de sa collaboration avec le Commissariat et de son adoption des conseils en matière de respect de la vie privée fournis par la Direction.
5. L’Organisation s’engage à informer la Direction sans délai si elle est visée par une enquête ou une mesure de conformité au titre de la LPRPDE, ou par toute autre mesure similaire prise par une autorité provinciale, territoriale ou internationale de protection des données ou des renseignements personnels, à tout moment au cours d'une consultation avec le Commissariat. Si le Commissariat est saisi d’une plainte contre l’Organisation dans le cadre de cette activité, la Direction peut mettre fin à cette dernière pour éviter tout chevauchement avec l’enquête.
6. Les renseignements fournis à la Direction ne serviront normalement qu’à formuler et à fournir des conseils à l’Organisation sur la façon de concevoir ses initiatives et d’élaborer ses pratiques en vue de respecter et d’améliorer la conformité à la LPRPDE. Toutefois, si la Direction apprend qu’il y a eu non-conformité volontaire, grave ou systémique au cours de cette activité de services-conseils, elle peut y mettre fin et renvoyer l’Organisation au Secteur de la conformité du Commissariat, pour leur considération. En pareil cas, les renseignements obtenus par la Direction peuvent être communiqués, dans la mesure nécessaire, et considérés comme étant des éléments de preuve pertinents.
7. Les activités de services-conseils à l’entreprise sont assujetties aux dispositions de la LPRPDE relatives à la confidentialité, et l’Organisation comprend que le Commissariat peut, lorsque cela est dans l’intérêt du public, rendre publique toute information dont il prend connaissance dans le cadre de cette activité. De plus, la LPRPDE permet également la communication de renseignements aux homologues du Commissariat au Canada et à l’étranger, conformément aux ententes d’échange de renseignements applicables.
8. L’Organisation comprend et reconnaît que le Commissariat peut être tenu, en application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI)^{Note de bas de page 2} ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)^{Note de bas de page 3}, de communiquer les renseignements obtenus dans le cadre de cette activité, et que ces renseignements pourraient faire l’objet d’exceptions dont l’Organisation peut se prévaloir, comme les exceptions relatives aux renseignements de tiers prévues à l’article 20 de la LAI.
9. L’Organisation est tenue de respecter en tout temps son obligation de se conformer à la LPRPDE, notamment de surveiller toute évolution ultérieure du cadre juridique et de s’y adapter de façon appropriée, et comprend que tout conseil fourni par la Direction dans le cadre de cette activité, ou un élément de celle-ci, peut être remplacé par des modifications législatives, des décisions judiciaires ou les interprétations réglementaires qui en découlent, ou des conclusions d’enquête.
10. L’Organisation comprend que la Direction peut, dans le cadre de cette activité, définir d’autres conditions pouvant être adéquates selon le contexte, et l’Organisation doit, sous réserve de son acceptation de celles-ci, y adhérer de bonne foi.

Si vous avez des questions, veuillez les adresser à la Direction.