Protocole d’entente concernant la coordination des activités

Entre

le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;

Et

l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement.

Ci-après appelés « les Parties ».

PRÉAMBULE

Attendu que le paragraphe 15.1(1) de la Loi sur l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (Loi sur l’OSSNR) prévoit que, dans l’exercice des attributions qui lui sont conférées par l’un ou l’autre des alinéas 8(1)a) à c), l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (« Office de surveillance ») peut coordonner ses activités avec celles que mène le Commissaire à la protection de la vie privée (« CPVP ») en vertu du paragraphe 37(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour éviter tout double emploi;

Attendu que le paragraphe 37(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le CPVP peut coordonner les activités qu’il mène en vertu du paragraphe 37(1) avec celles que mène l’Office de surveillance au titre de l’un ou l’autre des alinéas 8(1)a) à c) de la Loi sur l’OSSNR;

Attendu que, pour les fins de la coordination de leurs activités, telle que mentionnée ci-dessus, l’Office de surveillance possède l’autorisation légale de communiquer des informations au CPVP en vertu du paragraphe 15.1(2) de la Loi sur l’OSSNR et que le CPVP dispose de l’autorisation légale correspondante de fournir des informations à l’Office de surveillance en vertu du paragraphe 64(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;

Reconnaissant qu’il est dans l’intérêt commun des Parties de coordonner les activités qui leur ont été confiées en vertu de leur mandat et de profiter de l’expérience dont jouit l’autre Partie;

Reconnaissant qu’il existe un intérêt public à l’égard d’un examen rigoureux et efficace dans ces domaines, et qu’il y a des avantages pour les ministères et agences de la communauté de la sécurité et du renseignement lorsque les Parties coordonnent leurs activités sur les questions concernant la protection de la vie privée; et

Reconnaissant qu’il serait bénéfique de conclure un protocole d’entente (PE) afin de définir les paramètres d’une coordination future entre l’Office de surveillance et le CPVP ainsi que pour assurer la transparence des efforts en matière de coordination des Parties.

PAR CONSÉQUENT, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

1. Objectifs

1.1 Les objectifs du présent PE sont les suivants :

1. veiller à ce que le travail en collaboration des deux Parties soit planifié, mené et à ce qu’il fasse l’objet de rapports de façon coordonnée, en respectant le mandat et l’objet respectifs de chacune des Parties,
2. permettre à chaque Partie de contribuer conformément à ce que prévoit leurs domaines d’expertise respectifs et à profiter de l’expertise de l’autre Partie, favorisant ainsi des examens plus efficaces dans ces domaines,
3. établir des procédures pour engager la coordination, définir les rôles et les responsabilités et fixer des paramètres en matière de gestion de l’information, d’élaboration de rapports et d’administration, et
4. faire preuve de transparence afin d’informer la population, les parlementaires et les institutions gouvernementales à l’égard des efforts de coordination des Parties.

2. Procédures en matière de coordination permanente et d’échange d’information

2.1 Les Parties conviennent de maintenir des voies de communication ouvertes afin de cerner le plus rapidement possible les sujets à l’égard desquels la coordination des activités s’avérerait utile.

2.2 Chaque Partie désignera jusqu’à deux personnes-ressources principales chargées d’engager la coordination et d’assurer les autres communications en vertu du présent PE.

1. Les personnes-ressources principales pour le CPVP seront le directeur, Direction de la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et le directeur, Direction des services-conseils au gouvernement;
2. Les personnes-ressources principales pour l’Office de surveillance seront le directeur, Surveillance internationale et la directrice, Surveillance nationale.

2.3 Les Parties établiront un comité conjoint de liaison chargé d’intervenir à l’égard des questions d’intérêt mutuel que pourront déterminer les Parties. Si le comité conjoint de liaison engagera des efforts raisonnables pour se réunir tous les trimestres, il se réunira à tout le moins une fois tous les douze (12) mois. Le comité sera coprésidé par un représentant désigné de chacune des Parties.

2.4 Dans les cas où :

1. l’Office de surveillance a des raisons de croire qu’une question qui pourrait faire l’objet d’un examen en vertu des alinéas 8(1)a) à c) de la Loi sur l’OSSNR concerne une question qui relèverait tout autant du mandat du CPVP en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels; ou
2. le CPVP a des raisons de croire qu’une question qui pourrait faire l’objet d’une enquête en vertu du paragraphe 37(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels concerne une question qui relèverait tout autant du mandat de l’Office de surveillance en vertu de la Loi sur l’OSSNR:
   
   les Parties pourront écrire à la personne-ressource principale appropriée afin de faire part de la question et des représentants des Parties pourront se rencontrer pour en discuter.

2.5 Dans le but d’éviter le double emploi, les représentants des Parties pourront se transmettre mutuellement de l’information concernant leurs activités respectives. Celles-ci pourront notamment toucher des discussions préliminaires sur des questions qui pourraient relever du mandat pertinent des deux Parties, la production de copies de rapports produits par les Parties, la communication de mises à jour générales, de plans d’examen, et le partage des enseignements tirés; et

2.6 Des représentants des Parties pourront porter à leur attention mutuelle l’existence de documents spécifiques qui ont été obtenus de ministères et d’agences et dont on considère qu’ils sont pertinents pour le mandat de l’autre Partie. Ces documents pourront faire l’objet d’une description et de discussions dans la mesure qui s’avère nécessaire pour permettre à l’autre Partie d’évaluer la nécessité, pour elle, d’en prendre connaissance.

2.7. Avant de partager des renseignements protégés, classifiés ou potentiellement confidentiels avec le CPVP, l’Office de surveillance consultera les ministères et agences pertinents.

3. Situations dans lesquelles on décide de mener un examen ou une enquête conjoint

3.1 Lorsque l’on décide de mener un examen ou une enquête conjoint, la personne-ressource principale de l’Office de surveillance communique par écrit avec le CPVP afin de confirmer :

1. qu’un examen en vertu des alinéas 8(1)a) à c) de la Loi sur l’OSSNR a été engagé ou le sera; et
2. que l’Office de surveillance reconnaît que le fait de mener un examen ou une enquête conjoint est approprié dans les circonstances.

3.2 Lorsque l’on décide de mener un examen ou une enquête conjoint, la personne-ressource principale du CPVP communique par écrit avec l’Office de surveillance afin de confirmer :

1. qu’une enquête en vertu du paragraphe 37(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été engagée ou le sera; et
2. que le CPVP reconnaît que le fait de mener un examen ou une enquête conjoint est approprié dans les circonstances.

3.3 Conformément à ce que prévoit l’article 31 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et en application du mandat d’examen de l’OSSNR prévu en vertu de l‘article 8 de la Loi sur l’OSSNR, les Parties avisent le responsable de l’institution fédérale ou des institutions fédérales qui feront l’objet de l’examen ou de l’enquête conjoint.

4. Rôles et responsabilités en marge de la conduite d’un examen ou d’une enquête conjoint

4.1 Chaque Partie doit veiller à ce que son travail soit réalisé conformément à ce que prévoient ses dispositions législatives, ses politiques et ses pratiques respectives.

4.2 Les Parties décident si l’une des Parties doit assumer la responsabilité des activités liées à l’examen ou à l’enquête conjoint en rapport avec une question en particulier et, si tel est le cas, de laquelle des Parties il doit s’agir.

4.3 Avant de partager des renseignements protégés, classifiés ou potentiellement privilégiés avec le CPVP, l’Office de surveillance doit consulter les ministères et agences pertinents.

4.4 Lorsque cela s’avère utile et approprié, la Partie désignée comme étant la responsable peut désigner un représentant chargé de la coordination de la collecte de l’information afin d’éviter les demandes faisant double emploi portant sur les objets des activités d’examen ou d’enquête coordonnées. Parmi ces activités peuvent figurer les suivantes :

1. Organiser des entrevues conjointes portant sur l’objet de l’examen ou de toute autre tierce partie pertinente; ou
2. Conformément à ce que prévoit les paragraphes 2.5 et 2.7, échanger des copies des documents dont on juge qu’ils sont pertinents pour les fins de l’examen conjoint.

4.5 Nonobstant ce que prévoit le paragraphe 4.4, les Parties peuvent recueillir, séparément, des renseignements pertinents pour les fins de leur examen ou de leur enquête respectif, selon le cas.

4.6 Les Parties et leurs représentants se consultent mutuellement tout au long de leur examen ou de leur enquête respectif.

4.7 Une Partie peut profiter de l’expertise de l’autre Partie pour éclairer un élément particulier de leur examen ou enquête.

4.8 Rien de ce qui précède n’empêche les Parties de définir des mandats distincts pour ce qui concerne la coordination des activités d’examen ou d’enquête, en rapport avec une question en particulier.

4.9 Une Partie peut décider de mettre fin à une activité d’examen ou d’enquête conjointe spécifique en tout temps, en donnant un préavis écrit à l’autre Partie.

4.10 Des aspects spécifiques de la coordination et les paramètres connexes des activités d’examen ou d’enquête coordonnées peuvent être joints au présent PE, le tout faisant partie intégrante du présent PE.

5. Production de rapports portant sur un examen ou une enquête conjoint

5.1 Les Parties peuvent rendre compte séparément de leurs activités conjointes. Lorsque cela s’avère utile et approprié, les Parties peuvent produire un rapport conjoint.

5.2 Dans les cas où un rapport conjoint est prévu, les cadres supérieurs de chacune des Parties se verront offrir l’occasion de discuter du rapport et de formuler des suggestions de modification, le cas échéant, avant que le rapport conjoint soit finalisé.

5.3 En tout temps, il peut être déterminé que la production d’un rapport conjoint n’est pas réalisable. Dans un tel cas de figure, les Parties conviennent de se consulter mutuellement sur leurs rapports respectifs et d’offrir à l’autre Partie l’occasion de passer en revue leur rapport, en plus de faire des représentations avant que leur rapport soit finalisé.

6. Collaboration en dehors du contexte de la coordination des activités

6.1 Fidèle à l’esprit qui est le leur de collaborer, de maximiser l’expertise et d’éviter le double emploi, les Parties peuvent collaborer en dehors du contexte de la coordination des activités en vertu de l’article 15.1 de la Loi sur l’OSSNR et du paragraphe 37(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pourrait être visé, notamment, le fait de produire des directives ou de l’information sur des méthodes ou des techniques d’enquête, voire sur l’interprétation générale de principes.

6.2 Lorsque l’échange d’information dans un tel contexte n’est pas expressément autorisé par la loi, chaque Partie tentera d’obtenir le consentement des institutions gouvernementales touchées avant d’échanger des renseignements protégés, classifiés, confidentiels ou potentiellement privilégiés.

7. Gestion de l’information

7.1 Les Parties conviennent d’échanger de l’information, en vertu de leurs mandats, dans la plus large mesure possible afin d’atteindre les objectifs du présent PE.

7.2 L’information échangée ne peut être utilisée qu’aux fins de la bonne marche de l’enquête ou de l’examen de l’Office de surveillance ou du CPVP, voire des actions connexes à ces activités.

7.3 Les Parties conviennent de maintenir des mécanismes de protection appropriés pour protéger l’information et les documents obtenus ou créés et d’agir conformément à ce que prévoient la législation, les politiques et les lignes directrices fédérales applicables concernant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication et la destruction de tels informations et dossiers.

7.4 Pour plus de certitude, les Parties conviennent du fait que :

1. Seuls les représentants qui disposent des habilitations de sécurité et des endoctrinements appropriés peuvent participer à des activités coordonnées et les représentants respecteront le principe du « besoin de savoir »; et
2. Les renseignements classifiés doivent être manipulés et stockés conformément à ce que prévoient les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor dont il est fait état dans la Directive sur la gestion de la sécurité de la Politique sur la sécurité du gouvernement.

7.5 Rien de ce qui précède n’empêche l’une des Parties de conserver ses propres dossiers afin d’appuyer son examen respectif.

8. Accès aux dossiers par les tierces parties

8.1 Les Parties s’opposeront, dans la plus grande mesure possible, à toute demande émanant d’une tierce partie visant l’accès à de l’information ou à des documents reçus de l’autre Partie, voire à leur communication, à moins que cette Partie ne consente à cette communication. Dans les cas où une Partie reçoit une demande en ce sens, elle avise l’autre Partie sans délai.

9. Administration

9.1 Le présent PE entre en vigueur à la date de la dernière signature.

9.2 Le présent PE peut être modifié avec le consentement écrit des Parties en tout temps. Le présent PE peut notamment être modifié après l’achèvement de l’examen législatif, par le Parlement, de l’autorité habilitante de l’OSSNR, la Loi de 2017 sur la sécurité nationale.

9.3 Le présent PE représente une entente administrative entre les Parties et il n’a pas pour objet d’être juridiquement contraignant ou d’avoir force exécutoire devant les tribunaux.

9.4 Chacune des parties peut résilier le présent PE en donnant un préavis écrit d’au moins 30 jours à l’autre Partie.

9.5 La résiliation du présent PE n’a aucune incidence sur les activités de coordination en cours entreprises en vertu de ce PE, à moins que les Parties n’aient convenu de mettre fin à ces activités.

9.6 Les obligations dont il est fait état aux clauses 7.2, 7.3, 7.4 et 8.1 du présent PE survivront à sa résiliation et/ou à une activité d’examen coordonnée spécifique.

9.7 Agissant dans un esprit de coopération, les Parties conviennent du fait que, si un différend survient dans le cadre du présent PE, il sera résolu par la tenue de discussions informelles au niveau approprié.

Les soussignés ont signé le présent PE en langues française et anglaise.