Résultats de la consultation : L’IRF en milieu de travail

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Mars 2010

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Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) aimerait remercier les personnes et les groupes qui ont fait une rétroaction sur le document de consultation L’identification par radiofréquences (IRF) en milieu de travail : Recommandations de règles de pratique, pour le temps qu’ils y ont consacré et leurs précieux commentaires. Le but du rapport de consultation était de faire ressortir les domaines où il y avait consensus et de déterminer les possibilités d’éclairer les discussions futures sur l’IRF en milieu de travail.

Nous avons reçu 11 réponses à notre document de consultation, d’une multitude de sources : des universitaires, des syndicats, des fournisseurs de matériel d’IRF, des groupes de l’industrie et de simples citoyens. Tous les commentaires qui nous ont été transmis sont utiles pour faire avancer le débat sur le bon usage des technologies d’IRF en milieu de travail.

Nous sommes heureux de constater que, dans l’ensemble, les répondants sont très en faveur des recommandations décrites dans notre document de consultation de mars 2008, où l’on précise les règles de pratique destinées aux organisations qui envisagent de recourir aux technologies d’IRF en milieu de travail. On a salué la commissaire pour s’être attaquée à la question de l’IRF en milieu de travail et on l’a priée de poursuivre ses travaux dans ce domaine.

Réponses à la consultation

Reddition de comptes

Pour ce qui est d’assurer la reddition de comptes à l’égard des données produites par les systèmes d’IRF, un syndicat a mentionné ce qui suit : « Personne n’exerçant un contrôle direct sur un employé ou les ressources humaines ne devrait être responsable des données produites par la technologie d’IRF » [traduction]. Cette observation souligne l’importance de déterminer attentivement qui a accès aux systèmes d’IRF et à d’autres systèmes de collecte de données en milieu de travail et qui en est redevable.

Détermination des objectifs

En ce qui concerne nos recommandations sur la détermination des objectifs, dans l’ensemble, les répondants sont en faveur de l’utilisation des systèmes d’IRF à des fins commerciales légitimes et n’appuient pas l’IRF employée à des fins secondaires ou pour surveiller les employés. Un universitaire a indiqué ceci : « L’IRF utilisée pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement est plus susceptible d’être raisonnable que celle employée pour la gestion de la main-d’œuvre. » [traduction] Un autre répondant s’est fait l’écho de ces observations en disant : « […] les données recueillies à l’aide des technologies d’IRF ne devraient pas être utilisées pour évaluer le rendement ou à des fins disciplinaires » [traduction].

Plusieurs répondants espèrent que des normes, des politiques ou des lignes directrices de l’industrie seront élaborées pour assurer la mise en œuvre de systèmes d’IRF qui les aident à veiller à ce que les données recueillies soient utilisées et communiquées uniquement aux fins indiquées. Un répondant de l’industrie a mentionné : « L’utilisation de la technologie d’IRF peut avoir plusieurs avantages pour les employeurs. Certains de ces usages peuvent être bénéfiques pour les employés (p. ex., la technologie d’IRF peut être utilisée pour améliorer la sécurité en milieu de travail). Toutefois, en l’absence d’une politique publique solide, il est fort probable que la technologie d’IRF sera déployée par certaines organisations au détriment à la fois des principes et des lois touchant la protection de la vie privée des employés. » [traduction]

Consentement

Le CPVP a constaté qu’il était essentiel de vérifier que les organisations obtiennent le consentement valable avant d’instaurer un système d’IRF, puisque les principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information reposent sur le consentement. Nous avons reçu plusieurs commentaires intéressants sur les attentes raisonnables à l’égard du droit à la vie privée par opposition à la gestion raisonnable des systèmes d’IRF.

Attentes raisonnables et gestion raisonnable : Un universitaire qui a fait des commentaires sur cette question a souligné que, puisque les attentes raisonnables des employés sont subjectives, il était facile pour les employeurs de manipuler les attentes subjectives par des avis de surveillance et d’autres techniques. Il a fait valoir qu’il était de la responsabilité de l’employeur de veiller à la « gestion raisonnable » [traduction] du système d’IRF (qui comprend la protection de la vie privée des employés). En outre, il a précisé qu’un système d’IRF en milieu de travail doit être géré de manière raisonnable, que les employés s’attendent ou non au respect de leur droit à la vie privée dans ce domaine. Un représentant syndical s’est fait l’écho de cette pensée et a fait savoir que les attentes raisonnables des employés n’étaient pas suffisantes, avançant que la vie privée était mieux protégée lorsque la responsabilité qui consiste à assurer le respect de la vie privée des employés revenait à la personne qui cherche à recueillir l’information au départ.

Nous avons demandé si certains employés seraient défavorisés par la surveillance à l’aide de systèmes d’IRF. Un groupe de revendication a fait état de la difficulté à garantir le consentement véritablement explicite et volontaire en milieu de travail. Les employés qui travaillent sans la supervision directe de la direction sont à risque lorsque l’employeur est tenté de remplacer une saine gestion par la surveillance secrète.

Implanter une étiquette d’IRF à des employés : Les répondants sont très en faveur de l’interdiction de l’implantation de puces d’IRF comme condition d’emploi. Un universitaire a mentionné : « […] en raison de l’importance de la dignité, les systèmes d’IRF ne doivent pas être implantés dans des êtres humains pour quelque motif professionnel que ce soit, que les employés y consentent ou non » [traduction]. Cette personne a ajouté : « Je suis donc en faveur de la suggestion proposée dans le document de consultation, soit envisager des mesures législatives qui interdiraient les implants d’IRF. À mon avis, on ne devrait pas donner aux employés la possibilité de consentir à l’implantation d’une étiquette d’IRF, tout comme ils n’ont pas la possibilité de consentir à faire un travail moyennant un salaire inférieur au salaire minimum ou de consentir à travailler dans d’autres conditions d’emploi inférieures aux normes. » [traduction]

De l’avis d’un syndicat : « […] aucun employé ne devrait être tenu d’implanter une étiquette d’IRF, ou tout autre appareil, dans son corps comme condition d’emploi. Exiger qu’un employé le fasse est une violation fondamentale de l’autonomie et de la dignité personnelles » [traduction]. Ce répondant a précisé plusieurs autres problèmes liés aux implants d’IRF, comme la surveillance du comportement après le travail, à l’heure du midi, pendant les pauses pour aller aux toilettes, pendant les vacances et le suivi des déplacements. Le même répondant a soulevé d’éventuels problèmes de sécurité liés aux implants d’IRF. Par exemple, si un implant d’IRF est utilisé pour autoriser un employé à accéder à des zones protégées ou à accès réglementé, la présence de ce genre d’implant peut être une menace légitime à la sécurité de cet employé.

Collecte, utilisation, communication et conservation limitées

Nous avons expliqué qu’un employeur devait limiter la collecte de renseignements permettant d’identifier une personne à ce qui était nécessaire ou aux fins mentionnées et nous avons indiqué que des recherches démontraient comment les organisations pouvaient configurer la technologie de façon à tenir compte des pratiques de collecte distinctes. Les répondants appuient en général la collecte limitée des données liées à l’IRF. Plusieurs d’entre eux croient que la collecte à des fins telles que la surveillance des employés, les mesures disciplinaires et la surveillance au moyen de systèmes d’IRF devrait être prohibée.

Plusieurs répondants ont signalé que les données produites par les systèmes d’IRF ne devraient pas être reliées à d’autres bases de données, à moins qu’il y ait un besoin manifeste à cet égard. Un universitaire a mentionné qu’un modèle de données de « centre et satellites » [traduction] devait être utilisé lorsque « le contrôle revient au centre […] et qu’aucun lien direct entre les satellites (p. ex., l’information sur l’IRF et l’information sur la santé) n’est autorisé » [traduction]. Un représentant syndical a fait savoir que l’information liée à l’IRF ne devrait pas être liée à d’autres renseignements personnels que possède l’employeur, comme les dossiers médicaux, les dossiers du personnel ou les antécédents disciplinaires. Un autre a fait valoir que : « Nous croyons qu’il n’y a jamais de bonne raison de recouper l’information liée à l’IRF à d’autres renseignements personnels. Comme pour toute autre forme de surveillance en milieu de travail, cela est le plus souvent illégal, à moins d’être justifié par des motifs particuliers rares, comme une épidémie de vols ou la nécessité de protéger des renseignements ou de l’équipement de nature délicate […] Bref, tous les recoupements devraient être interdits. » [traduction]

Un intervenant de l’industrie a parlé du lien entre les données produites par l’IRF et les pratiques traditionnelles de gestion des dossiers d’autres données électroniques : « […] les dossiers d’IRF constituent un type de dossiers créés par les organisations et ces dossiers devraient être gérés conformément aux pratiques exemplaires de gestion des dossiers […] en vue de la conservation et du retrait des dossiers » [traduction]. La même personne a ajouté, relativement à la conservation et au retrait, que les données d’IRF devraient être « conservées uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre le but pour lequel les dossiers ont été recueillis » [traduction]. Un représentant syndical s’est fait l’écho de cette inquiétude et a fait savoir que l’employeur « doit élaborer des lignes directrices claires quant à la période pendant laquelle les données sont conservées et des politiques sur le retrait de tels renseignements » [traduction].

Exactitude

Nous avons dit que les renseignements personnels devaient être aussi exacts, complets et à jour que l’exigeaient les fins auxquelles ils étaient destinés. Un groupe industriel a rappelé qu’il était important de conserver une piste de vérification au sujet du cycle de vie des données d’IRF. Un répondant a souligné que les données recueillies au moyen de l’IRF devraient être anonymes et ne pas être liées à d’autres données personnelles. La même personne a reconnu que l’anonymat des données d’IRF présentait une difficulté en raison du principe de l’exactitude, en ce sens qu’il était difficile de vérifier l’exactitude et de fournir aux employés l’occasion de corriger les erreurs lorsque les données sont anonymes.

Protection

Nous avons dit que les organisations devaient protéger les renseignements personnels à un niveau correspondant à leur degré de sensibilité. Nous avons constaté que de nombreuses atteintes à la protection des données ont été signalées dans les médias et que les systèmes d’IRF contenant des renseignements personnels sur des employés risquaient d’être compromis. À cet égard, une personne a mentionné : « Les employeurs devraient être avisés qu’ils sont responsables et ils devraient rendre des comptes pour toute atteinte à l’utilisation de cette technologie. » [traduction]

Les répondants ont souligné que la protection des données dans chaque partie distincte d’un système d’IRF était une bonne façon d’aider à protéger la vie privée des employés. Un répondant de l’industrie a fait savoir qu’il existait des produits pour blinder une carte d’accès dans laquelle une puce d’identification par radiofréquence était intégrée pour la protéger contre l’utilisation non autorisée, comme la technologie des manchons ou du chiffrement.

Transparence

Nous avons formulé divers commentaires sur ce principe pendant la consultation, notamment qu’il ne devrait y avoir aucune étiquette ou aucun lecteur caché. La plupart des répondants qui se sont prononcés sur cette question étaient d’accord avec nos énoncés.

De nombreux répondants ont confirmé qu’il était important de consulter les employés et les syndicats avant de déployer un système d’IRF.

Les répondants ont ajouté qu’il était capital que les étiquettes soient visibles. Ils ont proposé que les employeurs vérifient que les étiquettes et les lecteurs d’IRF sont clairement étiquetés et bien à la vue. Un représentant syndical a mentionné les avantages des lecteurs d’étiquettes d’IRF visibles pour les employeurs : « […] respecter la vie privée des employés en les autorisant à consentir implicitement à la collecte, aider à protéger les étiquettes et les lecteurs contre les dommages accidentels, donner aux employés la possibilité d’aider leur employeur à mieux gérer son équipement et ses stocks, protéger la liberté d’association et renforcer la dignité humaine » [traduction].

Plusieurs personnes ont fait valoir que les systèmes d’IRF ne devraient pas être utilisés pour la surveillance secrète. Un représentant syndical est d’avis que : « […] l’utilisation secrète de la technologie d’IRF devrait être interdite » [traduction] et qu’« il revient à l’employeur de démontrer, selon une norme objective, que le but pour lequel la technologie d’IRF est instaurée est un objectif opérationnel légitime » [traduction].

Accès individuel

Les répondants qui ont fait des commentaires sur cette question étaient souvent en faveur de nos recommandations, soit assurer l’accès individuel à toutes les données permettant d’identifier une personne produites par des systèmes d’IRF en milieu de travail.

Contestation de la conformité

Nous avons dit que les employés devaient être en mesure de s’opposer au non-respect des autres principes en présentant une demande de renseignements ou en déposant une plainte. La plupart des répondants se sont dits de notre avis.

Autres recommandations

Plusieurs répondants encouragent le CPVP à continuer de surveiller les questions touchant l’IRF et les technologies en émergence qui ont une incidence sur la protection de la vie privée en milieu de travail, ce à quoi nous nous engageons avec ferveur, et nous sommes impatients de poursuivre le dialogue sur cette question. Un répondant a mentionné que « le CPVP aura plus d’influence s’il continue à maintenir une approche équilibrée, qui reconnaît et appuie les avantages commerciaux des nouvelles technologies telles que l’IRF, tout en veillant à ce que les inquiétudes légitimes et raisonnables ayant trait à la protection de la vie privée soient réglées » [traduction].

La majorité des participants ont également fait savoir que le CPVP devrait poursuivre ses efforts en sensibilisation et en engagement. Un représentant syndical a dit que « la plupart des employeurs ne comprennent que vaguement leurs droits et obligations par rapport au droit à la vie privée de leurs employés. Le CPVP devrait continuer de sensibiliser les employeurs de toutes les manières possibles […] » [traduction] et a proposé que le CPVP cible tout spécialement les employés et les syndicats par des envois postaux directs, en participant à des conférences à l’extérieur du domaine du droit relatif au respect de la vie privée, comme le droit du travail, les conventions syndicales et par l’entremise des divers barreaux et ordres d’avocats.

L’importance d’élaborer des normes et des lignes directrices industrielles sur l’IRF en milieu de travail est considérée être la prochaine grande étape du déploiement de l’IRF par plusieurs répondants de l’industrie.

L’IRF en milieu de travail — conclusion

Le CPVP est d’avis qu’en milieu de travail, les bonnes pratiques de protection de la vie privée ne consistent pas uniquement à éviter les plaintes, les griefs ou les poursuites. Que la vie privée soit protégée ou non par une loi ou un contrat, il est tout à fait sensé de préconiser une culture en milieu de travail où la vie privée est estimée et respectée, ce qui contribue au bon moral et à la confiance mutuelle. Les valeurs de l’autonomie et de la dignité sont également renforcées par l’instauration d’une technologie qui respecte les employés.

Les employeurs qui cherchent à mettre en œuvre de nouvelles technologies telles que l’IRF en milieu de travail devraient prendre le temps de sensibiliser et d’informer leurs employés sur la technologie, le système particulier instauré, son fonctionnement et les renseignements qu’il servira à recueillir. Dans certaines circonstances, les employeurs pourraient conclure, à juste titre, que les coûts de certaines applications dépassent les avantages.

Nous sommes très heureux des résultats de la consultation et nous continuerons de surveiller les questions touchant l’IRF et d’autres technologies naissantes qui ont une incidence sur la vie privée en milieu de travail.