Protocoles d’entente avec l’Ontario

Le 23 septembre 2014

Entre
le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (« CPVP ») et le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (« CIPVP ») (« les parties »

CONSIDÉRANT

que le CPVP et le CIPVP ont des responsabilités de surveillance en matière de protection des renseignements personnels sur les territoires respectifs relevant de leur compétence;

que le CPVP, en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 (LPRPDE), est responsable de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Canada;

que le CIPVP, en application de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004, ch. 3, annexe A (LPRPS), est responsable de la protection des renseignements personnels sur la santé en Ontario;

que la LPRPS a été jugée essentiellement similaire à la LPRPDE;

que les parties pourraient dans certaines circonstances avoir un intérêt commun dans certaines questions en vertu de leurs mandats respectifs;

que l’article 23 de la LPRPDE autorise le CPVP à consulter toute personne ayant, au titre d’une loi provinciale, des attributions semblables aux siennes en matière de protection des renseignements personnels, à conclure des accords ou ententes en vue de coordonner l’activité de leurs bureaux respectifs et à lui communiquer des renseignements;

que l’alinéa 66e) de la LPRPS autorise le CIPVP à apporter son aide lors d’enquêtes qu’effectue ou de mesures semblables que prend quiconque exerce des fonctions semblables aux siennes en application des lois du Canada sauf que, lorsqu’il fournit une aide, il ne doit ni utiliser ni divulguer de renseignements qu’il a recueillis ou qui ont été recueillis pour lui en vertu de la LPRPS;

également que le paragraphe 68(3) de la LPRPS autorise le CIPVP à divulguer les renseignements portés à sa connaissance dans l’exercice des fonctions que lui attribue la Loi lorsque la divulgation est exigée pour l’exercice de ces fonctions;

que les parties ont des attributions similaires en matière de protection des renseignements personnels;

les avantages de la consultation, de la coordination et de la communication de renseignements (lorsque cela est permis) en lien avec le mandat que la LPRPDE et la LPRPS confèrent respectivement au CPVP et au CIPVP;

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

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I. Objectif

L’objectif du présent protocole d’entente consiste à établir un cadre permettant aux parties de se consulter, de collaborer et de communiquer des renseignements pertinents concernant les questions qui relèvent de la LPRPDE et de la LPRPS dans lesquelles elles ont un intérêt commun.

II. Procédures d’entraide

1. Chaque partie désignera une personne-ressource principale qui traitera les demandes d’aide et d’autres communications en vertu du présent protocole d’entente.
2. Les parties peuvent communiquer l’une avec l’autre et collaborer, au besoin, en lien avec les questions qui relèvent de la LPRPDE et la LPRPS dans lesquelles elles ont un intérêt commun.
3. Sous réserve de la section III, les parties peuvent se communiquer des renseignements pouvant être pertinents dans le cadre d’une enquête sur une plainte ou d’une vérification en cours ou potentielle en application de la LPRPDE ou de la LPRPS ou pouvant aider les parties à exercer leurs attributions en matière de protection des renseignements personnels.
4. Chaque partie informera l’autre sans délai si elle constate que certains renseignements communiqués en vertu du présent protocole d’entente sont inexacts, incomplets ou obsolètes.
5. Sous réserve de la section III, les parties peuvent, au besoin et dans le respect des restrictions applicables prévues par la loi, se renvoyer des plaintes ou s’informer d’éventuelles contraventions.
6. Les parties feront de leur mieux pour régler tout désaccord relatif à la collaboration découlant du présent protocole d’entente par l’intermédiaire des personnes-ressources désignées en vertu de la section II. A. Si ces dernières sont incapables de régler le problème dans un délai raisonnable, les dirigeants des parties en discuteront.

III. Limites de l’aide et de l’utilisation

1. Il est entendu qu’aucune disposition du présent protocole d’entente n’oblige les parties à offrir de l’aide lorsque la demande ne relève pas de la portée de ce protocole ou, de façon générale, lorsqu’elle est contraire aux lois applicables ou à des priorités et intérêts importants.
2. Les parties communiqueront des renseignements personnels en vertu du présent protocole d’entente uniquement dans la mesure où cette communication est nécessaire à la réalisation de l’objectif de ce protocole et feront de leur mieux pour obtenir au préalable le consentement des intéressés.
3. Les parties reconnaissent qu’aucune disposition du présent protocole d’entente ne peut être interprétée comme une autorisation pour le CIPVP de communiquer des renseignements recueillis par ou pour le CIPVP en application de la LPRPS, à moins que cette communication ne soit requise pour l’exercice des attributions du CIPVP en application de la LPRPS;
4. Les parties n’utiliseront pas les renseignements obtenus en vertu du présent protocole d’entente à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été communiqués à l’origine.

IV. Confidentialité

1. Les renseignements communiqués en vertu du présent protocole d’entente seront considérés comme de l’information confidentielle et ne seront communiqués à aucun tiers sans le consentement de l’autre partie.
2. Chaque partie fera de son mieux pour protéger les renseignements reçus en vertu du présent protocole d’entente et respecter toutes les mesures de sécurité convenues par les parties. En cas de consultation ou de communication non autorisée, la partie en cause prendra toutes les mesures raisonnables pour empêcher que le problème se reproduise et informera rapidement l’autre partie de la situation.
3. Les parties feront tout en leur pouvoir, dans les limites des lois applicables, pour s’opposer à toute demande d’un tiers sollicitant la communication de renseignements ou de documents confidentiels reçus en vertu du présent protocole d’entente, à moins que la partie ayant fourni l’information ou les documents en question ne consente à cette communication. La partie qui recevra une demande de cette nature en informera rapidement celle qui lui aura fourni les renseignements ou les documents en question.

V. Conservation des renseignements

Les renseignements reçus en vertu du présent protocole d’entente ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire pour la réalisation de l’objectif pour lequel ils ont été communiqués ni plus longtemps que l’exigent les lois applicables. Les parties feront de leur mieux pour renvoyer à la partie qui les a fournis tous les renseignements qui ne sont plus requis si cette dernière a demandé par écrit au moment de la communication qu’ils lui soient renvoyés. Si la partie ayant fourni les renseignements ne demande pas qu’ils lui soient renvoyés, l’autre partie en disposera selon une méthode définie par la partie qui les aura fournis ou, si cette dernière n’a précisé aucune méthode, selon une méthode sûre, le plus rapidement possible après que les renseignements ne seront plus nécessaires.

VI. Durée de la collaboration

1. Le présent protocole d’entente entre en vigueur à la date de signature.
2. L’aide prévue dans le présent protocole d’entente sera fournie relativement à des questions se présentant avant et après sa signature.
3. Une partie peut mettre fin en tout temps au présent protocole d’entente en envoyant un avis écrit à l’autre partie. Cependant, avant de donner cet avis, elle fera de son mieux pour consulter l’autre partie.
4. Lorsque le présent protocole d’entente ne sera plus en vigueur, les parties continueront à assurer la confidentialité des renseignements que leur aura communiqués l’autre partie en vertu du présent protocole d’entente conformément à la section IV et lui renverront ou détruiront les renseignements fournis par l’autre partie en vertu du présent protocole d’entente conformément à la section V.

VII. Portée juridique

Aucune disposition du présent protocole d’entente ne vise :

1. à créer des obligations juridiques contraignantes;
2. à créer des obligations ou des attentes de collaboration dépassant la compétence des parties.

Signé en deux exemplaires, en français et en anglais, chaque version étant également valide.