Protocole d’entente avec l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec

Protocole d’entente

entre
le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada,
le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta,
le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique et
la Commission d’accès à l’information du Québec

CONCERNANT
la coopération et la collaboration dans les domaines des politiques, de la mise en œuvre de la législation applicable, de l’application de la loi et de la sensibilisation du public en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Étant entendu que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta, le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique et la Commission d’accès à l’information du Québec (les « Commissariats ») sont responsables de la surveillance de nos lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au sein de nos juridictions respectives;

Étant entendu que, dans certains cas, les différents Commissariats ont soit des compétences concurrentes, soit des compétences chevauchantes;

Étant entendu que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, chap. 5, art. 23, la Personal Information Protection Act, S.A. 2003, chap. P-6.5, la Personal Information Protection Act, S.B.C. 2003, chap. 63, et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, chap. P-39.1, prévoient une consultation et une collaboration;

Étant entendu qu’il existe des intérêts et des avantages à coopérer et à collaborer en matière de politiques, de mise en œuvre de la législation applicable, de sensibilisation du public et de conformité en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, tant au sein des organismes de surveillance que vis-à-vis des organisations et des personnes au Canada;

COMPTE TENU des responsabilités et des mandats des parties susmentionnées,

LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

1. OBJECTIF DU PROTOCOLE D’ENTENTE

1.1 Objectif du protocole d’entente

Ce protocole d’entente a pour objectif de définir un cadre pour soutenir la collaboration et la coordination à l’échelle fédérale et provinciale de manière :

• à mobiliser les ressources des Commissariats pour maximiser la capacité et la répercussion des activités de surveillance, tout en réduisant le dédoublement du travail et le manque d’efficacité;
• à accroître le partage de connaissances et à intensifier les relations entre les Commissariats afin de garantir une surveillance uniforme, coordonnée, efficace et harmonisée de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Canada;
• à suivre les instructions communes des commissaires à la protection de la vie privée.

2. APPROCHE

2.1 Ce protocole d’entente touche les domaines suivants :

• Application de la loi : les Commissariats se consulteront pour cerner les problèmes d’application de la loi qui sont d’intérêt commun et pour déterminer la façon de réagir de manière coordonnée et harmonisée (en fonction de leur législation respective).
• Politique : les Commissariats se consulteront pour déterminer les principes communs et les domaines d’intérêt stratégique commun, ainsi que pour élaborer et mettre en œuvre des stratégies en vue d’atteindre les objectifs en matière de politiques. Les Commissariats se concentreront notamment sur les nouvelles questions liées à la protection de la vie privée pour garantir, si possible, une position et une réponse politiques proactives, coordonnées et uniformes.
• Ressources en matière de sensibilisation du public et de conformité : les Commissariats se consulteront sur l’élaboration d’initiatives en matière de sensibilisation du public et collaboreront dans tous les cas où cela s’avère avantageux et intéressant de le faire. Les Commissariats collaboreront, si possible et en fonction des ressources et des lois, au moment d’émettre des lignes directrices sur la conformité en vue de mieux harmoniser et uniformiser leur méthode d’application de la loi en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
• Favoriser l’échange d’informations générales : les Commissariats partageront de l’information sur des sujets d’intérêt commun pour accroître collectivement les connaissances des Commissariats ainsi que leur compréhension des questions touchant les renseignements personnels dans le secteur privé.

2.2 Rôle du Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Les principaux moyens d’atteindre les objectifs définis dans ce protocole d’entente seront le Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le Forum national de collaboration sur l'application de la loi (FNCAL).

Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

• Parmi les activités du Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, on trouve notamment :
  • l’élaboration de protocoles pour la coordination du partage d’information;
  • la détermination d’occasions de collaborer en matière de politiques et de sensibilisation du public. Les Commissariats s’engagent à se conseiller et à se tenir mutuellement informés de chacune des initiatives proposées et en cours, ainsi qu’à se consulter pour éviter tout dédoublement ou tout manque de cohérence;
  • la détermination d’occasions de collaborer et de partager des connaissances concernant les protocoles internes, y compris l’élaboration de modèles, de modèles de rapport et de systèmes de gestion de cas;
  • la consultation sur des questions de champs de compétence entre les Commissariats, et sur d’autres tribunes de règlement des différends;
  • la coordination d’échanges de personnel et la participation à ces derniers;
  • le parrainage de conférences et d’activités de formation ainsi que l’appui et la participation à ces dernières.

Chaque Commissariat désignera un ou plusieurs représentants pour participer au Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Parmi les représentants, on distingue les cadres supérieurs responsables des enquêtes, des politiques, de la sensibilisation du public et de la conformité.

Les membres peuvent se faire remplacer. La présence aux réunions bimestrielles est ouverte aux autres membres du personnel qui prennent part à la surveillance de la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Les membres du Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé incluront, au minimum, les personnes suivantes :

• le directeur ou la directrice de la Direction de la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• le directeur ou la directrice de la Direction des politiques, de la recherche et des affaires parlementaires du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• le commissaire adjoint ou la commissaire adjointe responsable des opérations et de la conformité du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta;
• le commissaire adjoint ou la commissaire adjointe responsable des initiatives stratégiques et de la gestion des connaissances du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta;
• le ou la gestionnaire des projets spéciaux et des enquêtes du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta;
• le ou la sous-commissaire responsable des enquêtes, de l’examen des cas et du registre des lobbyistes du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique;
• le ou la sous-commissaire responsable des politiques, de l’arbitrage et des vérifications du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique;
• le directeur ou la directrice de la surveillance, l’analyste-enquêteur principal ou l’analyste-enquêtrice principale, volet avis et conformité et l’analyste-enquêteur principal ou l’analyste-enquêtrice principale, enquêtes administratives et pénales de la Commission d’accès à l’information.

Le Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé tiendra des réunions une fois par trimestre par téléconférence et, si possible, au moins une fois par an en personne, en lien avec une réunion des commissaires à la protection de la vie privée. Les participants peuvent s’exprimer en français ou en anglais.

Le Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé est présidé par l’un des membres désigné d’un commun accord parmi les membres. Le président sera remplacé tous les deux ans. Le président est responsable de ce qui suit :

• Établir l’ordre du jour pour les réunions ordinaires. Les ordres du jour doivent tenir compte du partage d’initiatives intéressantes en matière de politiques et de sensibilisation du public, de la recherche, des documents de conseils sur la conformité ainsi que des enquêtes importantes.
• Coordonner les réunions en personne avec le Commissariat organisateur.
• Distribuer les comptes rendus.
• Transmettre les rapports annuels sur les activités du Forum sur la protection des renseignements personnels aux commissaires conformément à l’article 2.4.

Forum national de collaboration sur l'application de la loi

Le FNCAL est la plateforme de collaboration en matière d’application de la loi du Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Parmi les activités du FNCAL, on trouve notamment les suivantes :

• déterminer les champs ou territoires de compétence, voir au transfert des plaintes et s’assurer que l’information relative aux enquêtes parallèles ou conjointes en cours est communiquée régulièrement entre les signataires.

Les membres et participants du FNCAL incluront, au minimum, les personnes suivantes :

• les directeurs et directrices et/ou le directeur général ou la directrice générale du Secteur de la conformité du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• le commissaire adjoint ou la commissaire adjointe responsable des opérations et de la conformité du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta;
• le commissaire adjoint ou la commissaire adjointe responsable des initiatives stratégiques et de la gestion des connaissances du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta;
• le ou la gestionnaire des projets spéciaux et des enquêtes du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta;
• le ou la sous-commissaire responsable des enquêtes, de l’examen des cas et du registre des lobbyistes du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique;
• le ou la sous-commissaire responsable des politiques, de l’arbitrage et des vérifications du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique;
• le directeur ou la directrice de la vérification et de la révision systématique du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique;
• le directeur ou la directrice de la surveillance, l’analyste-enquêteur principal ou l’analyste-enquêtrice principale, volet avis et conformité et l’analyste-enquêteur principal ou l’analyste-enquêtrice principale, enquêtes administratives et pénales de la Commission d’accès à l’information.

Les réunions du FNCAL se tiendront, au minimum, chaque trimestre.

2.3 Besoins en ressources

Chaque Commissariat financera sa propre participation au Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, y compris les coûts associés à la participation aux réunions en personne. Le Commissariat responsable de la présidence des réunions du Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé sera chargé d’organiser des réunions par téléconférence. Le Commissariat qui accueille les réunions en personne assumera les coûts liés aux installations, aux rafraîchissements et autres frais y afférents.

En cas de coûts associés à la collaboration en matière de politiques, de sensibilisation du public et de conformité, les Commissariats détermineront, dès le début de ces initiatives, les besoins requis et conviendront d’un plan pour affecter les ressources nécessaires à ces initiatives.

2.4 Production de rapports

Les questions d’intérêt ou les comptes rendus des réunions du Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé seront tous communiqués aux commissaires respectifs.

Chaque année, le Forum sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le FNCAL remettront aux commissaires un rapport officiel sur leurs activités.

2.5 Échange de renseignements, propriété, confidentialité et sécurité

Les renseignements, y compris ceux qui portent sur un dossier précis comprenant des renseignements personnels peuvent, lorsque nécessaire, être communiqués entre les Commissariats aux fins suivantes :

• évaluer qui possède la compétence et transférer les plaintes au besoin;
• déterminer si les enquêtes ou les plaintes portent sur des questions identiques ou semblables afin de décider si une enquête parallèle ou conjointe est de mise;
• coordonner des enquêtes parallèles ou conjointes;
• participer de toute autre manière à une enquête sur une plainte en cours ou éventuelle ou, le cas échéant, à une vérification;
• aider les commissaires à la protection de la vie privée à remplir leurs fonctions et leurs tâches respectives.

Les renseignements qui ne concernent pas un dossier précis peuvent eux aussi être communiqués entre les Commissariats aux fins suivantes :

• coordonner les communications entre le personnel et les activités de formation ou y participer;
• élaborer des politiques, des protocoles internes, des documents de sensibilisation du public, des modèles ou des systèmes de gestion des dossiers, et discuter de ces questions;
• atteindre tout autre objectif conforme à ce protocole d’entente.

Les renseignements communiqués dans le contexte du présent protocole d’entente seront seulement utilisés aux fins auxquelles ils ont été communiqués.

Les renseignements confidentiels et personnels seront traités de manière confidentielle par les Commissariats qui les recevront, en conformité avec leurs obligations respectives. Les renseignements confidentiels ou personnels seront seulement communiqués dans le respect des exigences réglementaires.

Le Commissariat qui reçoit des renseignements confidentiels et personnels ne pourra communiquer ceux-ci à un tiers sans le consentement écrit du Commissariat qui a communiqué ces renseignements, sauf si la loi l’exige.

Le cas échéant, le Commissariat qui communique des renseignements indiquera clairement quels aspects des renseignements sont confidentiels ou comprennent des renseignements personnels. Tous les rapports et documents, qu’il s’agisse d’ébauches ou autres, préparés par un Commissariat restent la propriété dudit Commissariat et, en cas de communication à un autre Commissariat, ces rapports et documents sont communiqués à la condition qu’ils ne soient pas divulgués, copiés ou distribués sans autorisation.

3. ADMINISTRATION

3.1 Exécution du protocole

Le commissaire ou la commissaire à la protection de la vie privée du Canada, le commissaire ou la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta, le commissaire ou la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique et la Commission d’accès à l’information du Québec ont la charge d’exécuter ce protocole d’entente.

3.2 Durée, modification et cessation

Ce protocole d’entente remplace tout autre protocole d’entente signé entre les Commissariats. Il entrera en vigueur le jour de sa signature et le restera jusqu’à ce qu’un autre protocole soit signé ou jusqu’à ce qu’il y soit mis fin en conformité avec ce protocole.

Les modalités de ce protocole d’entente pourront être modifiées sous réserve d’un consentement mutuel écrit. L’un ou l’autre des Commissariats pourra se retirer du protocole unilatéralement, moyennant un préavis écrit d’au moins un mois aux autres parties. Les Commissariats pourront également mettre fin au protocole par consentement mutuel par écrit. Les dispositions de confidentialité, engagements et autres restrictions indiqués à la section 2.5 resteront tous en vigueur après la cessation du protocole d’entente.

3.3 Processus de règlement des différends

Même s’il est peu probable qu’il y ait des différends, il existe un risque de désaccord entre les parties prenantes à ce protocole d’entente. Les différends entre les membres du personnel des Commissariats respectifs doivent d’abord être réglés par les membres du personnel. En l’absence de règlement entre ces derniers, le différend sera, le cas échéant, soumis aux commissaires et commissaires adjoints ou à la présidente et aux vice-présidents de la Commission d’accès à l’information.

EN FOI DE QUOI, LES SOUSSIGNÉS ONT APPOSÉ LEUR SIGNATURE AU BAS DE CE PROTOCOLE D’ENTENTE (QUATRE EXEMPLAIRES EN FRANÇAIS ET EN ANGLAIS, CHAQUE VERSION FAISANT ÉGALEMENT FOI) :