Rapports annuels de 2007-2008 concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

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1. La Loi sur l’accès à l’information

Décembre 2008

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

613-995-8210, 1-800-282-1376
Téléc. : 613-947-6850
ATS : 613-992-9190

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Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

En vertu de l’article 72 de la LAI, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution durant l’exercice.

Lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006, le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et d’autres hauts fonctionnaires du Parlement ont été ajoutés à l’annexe 1 de la LAI. Ainsi, depuis le 1er avril 2007, le CPVP est assujetti à la LAI.

Bien que ce changement ait été, et continue d’être, une expérience d’apprentissage pour le CPVP dans son ensemble, nous appuyons entièrement une transparence et une responsabilité accrues de la part du gouvernement et de ses institutions. En fait, peu après son entrée en fonction en 2003, la commissaire à la protection de la vie privée a déclaré publiquement que, malgré qu’il ne soit pas encore assujetti à la LAI, le CPVP agirait comme tel. Par conséquent, dans l’esprit de la LAI, et en l’utilisant comme guide, nous avons entrepris le traitement des demandes d’accès à l’information du CPVP bien avant le 1er avril 2007. En raison de la nature de notre travail et des renseignements en notre possession (p. ex. par l’entremise de vérifications, d’enquêtes, de recherches, etc.), nous nous attendions à recevoir, une fois officiellement assujettis à la LAI, un grand nombre de demandes, mais, comme l’indiquent nos statistiques, ce ne fut pas le cas. Bien que plutôt surprenante, cette situation nous a néanmoins permis de renforcer l’aspect administratif de la Section de l’AIPRP, d’élaborer des politiques et procédures d’AIPRP de même que de veiller à ce que les employés de la Section aient reçu toute la formation dont ils avaient besoin.

Le CPVP est heureux de présenter son premier rapport annuel qui décrit la façon dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités en vertu de la LAI au cours de l’exercice 2007-2008.

Mandat et mission du CPVP

Le CPVP a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), laquelle porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Notre mission consiste à protéger et à promouvoir le droit des personnes à la vie privée, notamment par les moyens suivants :

• Enquêter sur les plaintes et incidents en vertu de la LPRP et de la LPRPDE concernant le traitement des renseignements personnels;
• Distribuer aux institutions fédérales et organisations du secteur privé des rapports susceptibles de contenir des recommandations visant à les aider à remédier à des situations et à prévenir les erreurs dans le traitement des renseignements personnels;
• Évaluer le respect des obligations énoncées dans la LPRP et la LPRPDE en menant des activités de vérification et d’examen, et en en publiant les conclusions;
• Examiner les Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) des initiatives gouvernementales nouvelles et existantes et donner des conseils en la matière;
• Fournir une expertise juridique et stratégique pour guider le Parlement dans son examen des lois en constante évolution afin d’assurer le respect du droit des personnes à la protection de la vie privée;
• Aider les parlementaires, les personnes et les organisations qui veulent obtenir des renseignements et des directives concernant les pratiques de traitement des renseignements personnels;
• Promouvoir la sensibilisation du grand public et le respect des deux lois ainsi que favoriser la compréhension des droits et obligations en matière de protection de la vie privée;
• Surveiller les tendances relatives aux pratiques en matière de protection de la vie privée, repérer les enjeux systémiques en la matière qui doivent être abordés par les institutions fédérales et les organisations du secteur privé et promouvoir l’intégration des pratiques exemplaires;
• Travailler en collaboration avec les intervenants œuvrant dans le domaine de la protection de la vie privée au sein d’autres administrations canadiennes et internationales pour aborder les enjeux internationaux relatifs à la protection de la vie privée qui résultent de la circulation transfrontalière de plus en plus grande des données.

Le CPVP concentre ses efforts sur le règlement des plaintes à l’aide de la négociation et de la persuasion, en utilisant la médiation et la conciliation au besoin. Toutefois, si les parties ne collaborent pas de leur plein gré, la commissaire a le pouvoir de convoquer des témoins, de faire prêter serment et d’exiger la production d’éléments de preuve. Dans les cas qui demeurent toujours non résolus, elle peut porter l’affaire devant la Cour fédérale.

Structure organisationnelle

La commissaire à la protection de la vie privée est une haute fonctionnaire du Parlement qui relève directement de la Chambre des communes et du Sénat. Elle est assistée de deux commissaires adjoints, l’un chargé de veiller à l’application de la LPRP et l’autre, de la LPRPDE. Le CPVP comprend sept directions distinctes : Recherche, sensibilisation et engagement; Communications; Vérification et revue; Services juridiques, politiques et affaires parlementaires; Gestion des ressources humaines; Gestion intégrée; Enquêtes et demandes de renseignements.

La Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de la Direction de la gestion intégrée. Elle est dirigée par une directrice qui bénéficie de l’appui d’une analyste principale. Au cours de l’exercice, la Section a également fait appel aux services d’une analyste expérimentée en la matière engagée par contrat à temps partiel.

Aux termes de l’article 73 de la LAI, la commissaire à la protection de la vie privée, en tant que responsable du CPVP, a délégué son pouvoir au directeur général de la Gestion intégrée et à la directrice de l’AIPRP en ce qui a trait à l’application de la LAI et de son règlement connexe. Une copie de cette ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à l’annexe A.

Activités de la Section de l’AIPRP

Bien que le CPVP n’était pas assujetti à la LAI avant le 1er avril 2007, la Section de l’AIPRP a été dotée en personnel en février 2007 afin d’entamer le processus de mise sur pied de la section et de traiter neuf demandes officielles déjà reçues au CPVP. Ces demandes visaient notamment à obtenir l’accès aux renseignements concernant les accords de contribution à la recherche du CPVP, des informations en matière de dépenses liées au Comité consultatif externe, les demandes de remboursement de frais d’accueil et de voyage ainsi que les réponses qu’a reçues le CPVP à propos de son document de discussion sur l’examen de la LPRPDE de juillet 2006. Plus de 6 000 pages de renseignements ont fait l’objet d’un examen relativement à ces demandes et la vaste majorité d’entre eux ont été communiqués. Ceux demeurés confidentiels étaient surtout des renseignements personnels au sujet d’autres personnes.

Étant donné le nouvel assujettissement du CPVP aux responsabilités touchant l’AIPRP, l’attention a d’abord été dirigée vers les travaux administratifs devant être accomplis. L’une des premières exigences était d’assurer la transmission des renseignements concernant le CPVP au Secrétariat du Conseil du Trésor. Au début du mois de mai 2007, la totalité des Sources de renseignements sur les employés fédéraux – fichiers de renseignements personnels (FRP) ordinaires et des Sources de renseignements fédéraux – fichiers ordinaires du CPVP étaient enregistrées auprès du Secrétariat. Ce dernier recevait également les premiers renseignements au sujet du CPVP que devait contenir Info Source,comme les renseignements généraux, les responsabilités du CPVP, les descriptions de chacune des ses directions et la désignation de leur personne-ressource respective, ainsi que l’emplacement de la salle de lecture du CPVP. Un examen de tous les dossiers détenus par le CPVP a ensuite été entrepris afin de veiller à ce que l’ensemble des fichiers de renseignements non ordinaires soit compris dans le prochain numérod’Info Source.

Tout en préparant la formation officielle relative à la LAI à l’intention des employés du CPVP, la Section de l’AIPRP a entre-temps élaboré un Guide préliminaire pour le traitement des demandes conformément à la LAI, lequel a été distribué à chaque dirigeant des directions en juin 2007 et publié sur l’intranet à titre de guide de référence à propos des rôles et responsabilités du personnel au sein du nouvel environnement du CPVP « assujetti à l’AIPRP ». La Section de l’AIPRP a depuis rédigé un Guide de procédures et de conformité pour l’accès à l’information, accessible à tous les employés sur le site intranet du CPVP et au grand public sur son site Web. Ce guide décrit toutes les étapes suivies par la Section de l’AIPRP dans le traitement des demandes en vertu de la LAI et de la LPRP. Il offre des renseignements exhaustifs sur une grande variété de sujets, notamment les responsabilités des employés concernant l’extraction de documents, les contraintes de temps, exemptions et exclusions imposées par la loi, le processus de plainte et d’enquête, etc. Il renferme aussi Ia Politique de l’AIPRP sur les droits et les dispenses de droits.

Quatre séances de sensibilisation à l’égard de la LAI ont été offertes au personnel du CPVP en juin 2007, suivies de deux autres en mars 2008. Au total, quelque 125 employés ont reçu la formation, soit la grande majorité de l’effectif. La commissaire à la protection de la vie privée a demandé à ce que cette formation soit obligatoire pour tous, y compris les employés contractuels ou temporaires du CPVP. Ces séances seront données au moins une fois par année afin que les nouveaux employés soient aussi formés.

La directrice de l’AIPRP siège au Comité d’élaboration des politiques du CPVP et a également joué un rôle de collaboration dans la planification, l’élaboration et la mise à jour des politiques, procédures et directives du CPVP dans le but de veiller au respect de la LAI. De plus, elle a récemment rédigé une directive concernant l’article 67.1 de la LAI qui a été, au moment de la rédaction du présent rapport, soumise au Comité pour un premier examen.

En 2007, la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels de la Direction du dirigeant principal de l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor a amorcé l’examen des politiques et lignes directrices sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels. La Section de l’AIPRP du CPVP fait partie du groupe de travail du Secrétariat sur le renouvellement des politiques et, à ce titre, a participé à un certain nombre de réunions au cours de l’exercice.

Tout au long de l’année, la Section de l’AIPRP a activement formulé des conseils à l’ensemble des employés du CPVP relativement aux demandes officieuses d’accès à l’information. En outre, elle a appuyé la fonction de gestion de l’information en émettant des avis au sujet des pratiques adéquates en matière de traitement de l’information et a pris part à des discussions avec le personnel de Bibliothèque et Archives Canada concernant les calendriers de conservation pour les dossiers et renseignements détenus par le CPVP.

Simultanément, l’analyste principale de l’AIPRP du CPVP a aidé une autre institution fédérale en siégeant à plusieurs comités de sélection pour le recrutement d’analystes de l’AIPRP.

Enfin, le CPVP a ajouté une section dans son site Web intitulée « Accès à l’information et protection des renseignements personnels », qui offre au public de l’information au sujet de la LAI, y compris sur la marche à suivre pour demander l’accès aux renseignements détenus par le CPVP.

Rapport statistique et interprétation : Loi sur l’accès à l’information

Le rapport statistique du CPVP concernant la LAI se trouve à l’annexe B.

Le CPVP a reçu 44 demandes officielles en vertu de la LAI au cours de l’exercice. Quatorze d’entre elles visaient l’accès à des dossiers qu’il ne détenait pas et ont été transférées à Citoyenneté et Immigration Canada, à la GRC, à l’Agence du revenu du Canada, au ministère de la Défense nationale et au Service correctionnel du Canada à des fins de traitement.

À la fin de l’exercice, la Section de l’AIPRP avait répondu à 29 des 30 demandes touchant des dossiers détenus par le CPVP et une seule avait été reportée. Bien que le CPVP n’ait pas reçu autant de demandes que prévu, les 29 demandes traitées ont totalisé 9 696 pages de renseignements. Toutes ont été traitées dans les délais imposés par la loi.

La Loi fédérale sur la responsabilité a entraîné l’ajout de l’article 16.1 à la LAI. Cette disposition exige que le CPVP protège les renseignements obtenus au cours de ses enquêtes ou vérifications même si l’affaire et toutes les procédures connexes sont closes.

Parmi les 29 demandes traitées pendant l’exercice, six avaient trait au contenu des dossiers d’enquête se rapportant à la LPRP ou à la LPRPDE. À deux occasions, les renseignements n’ont pas été communiqués, la première parce que le demandeur cherchait un contrat avec un tiers obtenu par le CPVP d’un répondant durant une enquête relative à la LPRPDE et l’autre parce que l’enquête était en cours. Dans les autres cas, les renseignements figurant aux dossiers ont été traités étant donné que les enquêtes avaient été conclues et tous les mécanismes d’appel, épuisés.

Sur les 44 demandes reçues, six ont été présentées par les médias (13,636 %), deux par le milieu universitaire (4,545 %), 18 par des entreprises (40,909 %), et 18 par le public (40,909 %).

Demandes reçues

La disposition d’exception invoquée le plus souvent a été le paragraphe 19(1) relatif aux renseignements personnels d’autrui, suivie de près par l’article 16.1 concernant les renseignements reçus ou créés par le CPVP dans le cadre d’une enquête de même que l’article 23 en ce qui a trait aux renseignements protégés par le secret professionnel.

Le CPVP a été avisé de cinq plaintes présentées au commissaire à l’information, dont quatre provenant d’une seule personne. Trois d’entre elles portaient sur un refus d’accès, tandis que les deux autres portaient sur le non-respect du délai prévu par la loi. Le commissaire a conclu que deux des plaintes relatives à l’accès à l’information étaient « non fondées », tandis que la troisième avait été « résolue ». En ce qui a trait aux plaintes en matière de délai, le commissaire a conclu qu’une était « non fondée » (l’autre est en instance).

Au moment de la rédaction du présent rapport, aucune demande n’avait été faite à la Cour fédérale relativement aux conclusions du commissaire à l’information.

Au moment de la rédaction du présent rapport, aucune demande n’avait été faite à la Cour fédérale relativement aux conclusions du commissaire à l’information.

En ce qui concerne les droits, nous avons perçu les frais de dossiers obligatoires de 5 $ de la part de toutes les personnes sauf deux. Dans un des cas, la personne avait présenté deux demandes, soit une pour chacun de nos dossiers d’enquête associés à ses plaintes en vertu de la LPRPDE. Étant donné que les dossiers d’enquête étaient étroitement liés et contenaient bon nombre de documents identiques, le CPVP n’a pas exigé les droits associés à la deuxième demande. Dans l’autre cas, les frais de dossiers n’ont pas été perçus en raison de la nature précise de l’information demandée.

Aucune demande n’a nécessité une évaluation du temps consacré à la recherche, à la préparation ou au traitement informatique. En ce qui a trait aux coûts de reproduction, les institutions fédérales ne perçoivent généralement pas les coûts associés aux 125 premières pages des dossiers, ce qui équivaut à 25 $. Comme il s’agissait de sa première année de fonctionnement en vertu de la LAI, le CPVP n’a exigé aucun frais aux demandeurs pour qu’ils obtiennent les copies des documents souhaités. Des 20 demandes pour lesquelles des copies ont été transmises, 12 avaient plus de 125 pages.

La Section de l’AIPRP a préparé une politique de dispense des frais, entrée en vigueur le 1er avril 2008, et qui fait partie du Guide de procédures et de conformité pour l’accès à l’information. La politique présente les frais à percevoir en vertu de la LAI, énonce que la décision de dispenser, réduire ou rembourser les frais sera prise en fonction de chaque cas, et fait état des circonstances selon lesquelles certains coûts peuvent être annulés.

Pour plus d’information au sujet des activités du CPVP, veuillez visiter le site Web suivant : www.priv.gc.ca

Pour obtenir des copies supplémentaires du rapport, veuillez communiquer avec la personne suivante :

Directrice, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3

Annexe A – Loi sur l’accès à l’information – Ordonnance de délégation de pouvoirs

La commissaire à la protection de la vie privée du Canada, à titre de responsable d’une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l’annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Poste	Articles de la Loi sur l’accès à l’information
Directeur général, Gestion intégrée, et dirigeant principal des finances Directeur, AIPRP	Loi : 7a), 8(1), 9, 11(2) à (6), 12(2) et (3), 13 à 24, 25, 26, 27(1) et (4), 28(1), (2) et (4), 29(1), 33, 35(2), 37(1) et (4), 43(1), 44(2), 52(2) et (3), 71(2), 72(1), et Règlement : 6(1) et 8

FAIT en la ville d’Ottawa ce 1^er jour d’octobre 2008.

Loi sur l’accès à l’information

7a)	Répondre à une demande d’accès dans les trente jours suivant sa réception; donner l’accès ou donner avis
8(1)	Transmettre la demande à l’institution fédérale davantage concernée
9	Proroger le délai de réponse à la demande d’accès
11(2), (3), (4), (5), (6)	Frais additionnels
12(2)b)	Décider de faire traduire le document demandé ou non
12(3)	Décider d’offrir le document demandé sur un support de substitution ou non
13(1)	Refuser la communication de documents contenant des renseignements obtenus d’un autre gouvernement à titre confidentiel
13(2)	Peut communiquer des documents contenant des renseignements visés au paragraphe 13(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend les renseignements publics
14	Peut refuser la communication de renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales
15	Peut refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense
16	Appliquer une série d’exemptions discrétionnaires liées aux activités d’application des lois et d’enquêtes, à la sécurité, de même qu’aux fonctions de police provinciale ou municipale
16.1(1)	En vigueur depuis le 1er avril 2007 – Propre à quatre haut fonctionnaires du Parlement : le vérificateur général, le commissaire aux langues officielles, le commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée – Refuser de communiquer les documents qui contiennent des renseignements créés ou obtenus par eux dans le cadre d’une enquête ou d’une vérification
16.1(2)	En vigueur depuis le 1er avril 2007 – Propre à deux haut fonctionnaires du Parlement : le commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée – Ne peut s’autoriser du paragraphe 16.1(1) pour refuser de communiquer les documents qui contiennent des renseignements créés par eux dans le cadre d’une enquête ou d’une vérification une fois que l’enquête ou la vérification et toute instance afférente sont terminées
17	Peut refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus
18	Peut refuser la communication de documents contenant des renseignements liés aux intérêts économiques du Canada
18.1(1)	(Pas encore en vigueur) Peut refuser la communication de documents qui contiennent des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à la Société canadienne des postes, à Exportation et développement Canada, à l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et à VIA Rail Canada Inc.
18.1(2)	(Pas encore en vigueur) Ne peut s’autoriser du paragraphe 18.1(1) pour refuser de communiquer des documents contenant des renseignements liés à l’administration générale de l’institution
19	Refuser la communication de documents contenant les renseignements personnels visés à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, mais peut en donner communication dans le cas où l’individu qu’ils concernent y consent, où le public y a accès et où la communication est conforme à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
20	Refuser, sous réserve d’exceptions, la communication de documents contenant des renseignements de tiers
21	Peut refuser la communication de documents contenant des avis ou des recommandations
22	Peut refuser la communication de documents contenant des renseignements relatifs à des essais ou à des méthodes de vérification
22.1	(Pas encore en vigueur) Peut refuser la communication de tout document contenant le rapport préliminaire d’une vérification interne
23	Peut refuser la communication de documents contenant des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client
24	Refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la communication est restreinte en vertu d’une disposition figurant à l’annexe II
25	Communiquer les parties d’un document dépourvues de certains renseignements à condition que le prélèvement de ces parties ne pose pas de problèmes sérieux
26	Peut refuser la communication de renseignements qui seront publiés
27(1),(4)	Avis aux tiers
28(1),(2),(4)	Recevoir les observations de tiers
29(1)	Communiquer des documents sur la recommandation du commissaire à l’information
33	Aviser le commissaire à l’information d’un avis à des tiers
35(2)	Donner la possibilité aux personnes concernées de présenter leurs observations au commissaire à l’information au cours d’une enquête
37(1)	Recevoir le rapport d’enquête du commissaire à l’information et donner avis des mesures prises
37(4)	Donner au plaignant l’accès aux renseignements à la suite de l’avis donné en vertu de l’alinéa 37(1)b)
43(1)	Donner avis aux tiers (présentation d’une demande de révision à la Cour fédérale)
44(2)	Donner avis au requérant (présentation d’une demande à la Cour fédérale par un tiers)
52(2)b)	Demander qu’une audience prévue aux termes de l’article 52 se tienne dans la région de la capitale nationale
52(3)	Demander et obtenir l’autorisation de présenter des arguments lors des audiences prévues aux termes de l’article 51
71(2)	Peut retirer des renseignements de certains manuels
72(1)	Établir un rapport annuel pour présentation au Parlement

Règlement sur l’accès à l’information

6(1)	Appliquer les procédures relatives à la transmission d’une demande d’accès à une autre institution fédérale conformément au paragraphe 8(1) de la Loi
8	Forme d’accès

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Institution Commissariat à la protection de la vie privée du Canada				Reporting period / Période visée par le rapport Du 1er avril 2007 au 31 mars 2008
Source	Media / Médias 6	Academia / Secteur universitatire 2	Business / Secteur commercial 18	Organization / Organisme	Public 18

I	Requests under the Access to Information Act / Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Received during reporting period / Reçues pendant la période visée par le rapport		44
Outstanding from previous period / En suspens depuis la période antérieure
TOTAL		44
Completed during reporting period / Traitées pendant la période visées par le rapport		43
Carried forward / Reportées		1

II	Dispositon of requests completed / Disposition à l’égard des demandes traitées

1.	All disclosed / Communication totale	5	6.	Unable to process / Traitement impossible	4
2.	Disclosed in part / Communication partielle	15	7.	Abandoned by applicant / Abandon de la demande	2
3.	Nothing disclosed (excluded) / Aucune communication (exclusion)	n/a	8.	Treated informally / Traitement non officiel
4.	Nothing disclosed (exempt) / Aucune communication (exemption)	3	TOTAL		43
5.	Transferred / Transmission	14

III	Exemptions invoked / Exceptions invoquées

S. Art. 13(1)(a)		S. Art 16(1)(a)	S. Art. 18(b)	S. Art. 21(1)(a)	3
(b)			(b)		(c)		(b)	2
(c)		1	(c)		(d)		(c)
(d)			(d)		S. Art. 19(1)	10	(d)
S. Art. 14			S. Art. 16(2)	1	S. Art. 20(1)(a)		S. Art.22	2
S. 15(1) International rel. / Art. Relations interm.			S. Art. 16(3)		(b)		S. Art 23	8
Defence / Défense			S. Art. 17		(c)		S. Art. 24
Subversive activities / Activités subversives			S. Art. 18(a)	2	(d)		S. Art 26

IV	Exclusions cited /Exclusions citées

S. / Art. 68(a)		S. / Art. 69(1)(c)
(b)			(d)
(c)			(e)
S. / Art. 69(1)(a)			(f)
(b)			(g)	1

V	Completion time /Délai de traitement

30 days or under / 30 jours ou moins		40
31 to 60 days / De 31 à 60 jours		1
61 to 120 days /De 61 à 120 jours		2
121 days or over / 121 jours ou plus

VI	Extensions /Prorogations des délais

		30 days or under / 30 jours ou moins	31 days or over / 31 jours ou plus
Searching / Recherche		1
Consultation			2
Third party / Tiers
TOTAL		1	2

VII	Translations /Traduction

Translations requested / Traductions demandées
Translations prepared /		English to French / De l’anglais au français
Traductions préparées		French to English / Du français à l’anglais

VIII	Method of access /Méthode de consultation

Copies given / Copies de l’original		20
Examination / Examen de l’original
Copies and examination / Copies et examen

IX	Fees /Frais

Net fees collected / Frais net perçus
Application fees / Frais de la demande		140,00 $	Preparation / Préparation
Reproduction			Computer processing / Traitement informatique
Searching / Recherche			TOTAL	140,00 $
Fees waived / Dispense de frais			No. of times / Nombre de fois	$
$25.00 or under / 25 $ ou moins			11	84,80 $
Over $25.00 /De plus de 25 $			12	993,00 $

X	Costs / Coûts

Financial (all reasons) / Financiers (raisons)
Salary / Traitement		64 966,28 $
Administration (O and M) / Administration (fonctionnement et maintien)		36 792,03 $
TOTAL		101 758,31 $
Person year utilization (all reasons) / Années-personnes utilisées (raison)
Person year (decimal format) / Années-personnes (nombre décimal)		.9715

TBS/SCT 350-62 (Rev. 1999/03)

Divergences

Source des demandes Le CPVC a inclu dans la source les demandes transfèrées. III – Exceptions invoquées L’article 16.1 a été invoqué dans 9 demandes. IX – Frais Le CPVC a dispensé les frais exigibles de 5.00$ au droit de demande dans deux cas. Dans un cas, un individu a soumis 2 demandes pour chaque dossier d’enquête sur ses plaintes. Comme les deux dossiers d’enquête étaient entremêlés et contenaient un bon nombre des mêmes documents, le CPVC a dispensé les frais exigibles de 5.00$ pour la deuxième demande. Dans l’autre cas, les frais exigibles au droit de demande ont été dispensés à cause du genre de renseignements demandés. X – Coûts Tous les frais de fonctionnement et de maintien sont assumés par d’autres directions du CPVC ex : Ressources humaines (formation), Technologie de l’information (ordinateurs, imprimés, etc.), Gestion intégrée (fournitures du bureau, frais postaux, etc.). Autre Le CPVC a reçu et répondu à 7 consultations d’autres institutions gouvernementales.

Exigences en matière de rapports pour 2007-2008 Loi sur l’accès à l’information

En plus des exigences relatives à l’établissement de rapports dont on traite dans le formulaire TBS/SCT 350-62, « Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information », les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit en utilisant le présent formulaire :

Partie III – Exceptions invoquées

Article 13

Article 14

Paragraphes 14(a)	S/O
Paragraphes 14(b)	S/O

Partie IV – Exclusions citées

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2. La Loi sur la protection des renseignements personnel

Décembre 2008

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

13-995-8210, 1-800-282-1376
Téléc. : 613-947-6850
ATS : 613-992-9190

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Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La LPRP oblige les ministères et organismes du gouvernement fédéral à respecter le droit à la vie privée des personnes en limitant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Elle confère également aux personnes le droit d’avoir accès aux renseignements personnels les concernant et de demander qu’ils soient corrigés.

En vertu de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution durant l’exercice.

Lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006, le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et d’autres hauts fonctionnaires du Parlement ont été ajoutés à l’annexe de la LPRP. Ainsi, depuis le 1er avril 2007, le CPVP est assujetti à la LPRP.

Bien que ce changement ait été, et continue d’être, une expérience d’apprentissage pour le CPVP dans son ensemble, nous appuyons entièrement une transparence et une responsabilité accrues de la part du gouvernement et de ses institutions. En fait, peu après son entrée en fonction en 2003, la commissaire à la protection de la vie privée a fait valoir que, malgré qu’il ne soit pas encore assujetti à la LPRP, le CPVP agirait comme tel.

Nous n’avons reçu aucune demande d’accès aux renseignements personnels de la part de personnes avant le 1er avril 2007, mais nous avons reçu un certain nombre de demandes pour d’autres renseignements, que nous avons traitées à l’aide de la Loi sur l’accès à l’information.

En raison de la nature de notre travail, et étant donné que nos dossiers d’enquête contiennent une importante quantité de renseignements personnels, nous nous attendions à recevoir, une fois officiellement assujettis à la LPRP, un grand nombre de demandes relatives au contenu de ces dossiers. Toutefois, comme l’indiquent nos statistiques, ce ne fut pas le cas. Bien que plutôt surprenante, cette situation nous a néanmoins permis de renforcer l’aspect administratif de la Section de l’AIPRP, d’élaborer des politiques et procédures d’AIPRP de même que de veiller à ce que les employés de la Section aient reçu toute la formation dont ils avaient besoin.

Depuis 25 ans, le CPVP s’assure que les institutions fédérales respectent la LPRP, et pour ce faire, nous avons à quelques reprises été très critiques quant à leurs pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. La promulgation de la Loi fédérale sur la responsabilité nous place « de l’autre côté de la clôture ». Il faut reconnaître qu’il est parfois difficile de faire une introspection, mais dans le cas présent, nous accueillons volontiers notre inclusion complète et officielle au sein de la famille de la LPRP. Non seulement nous engageons-nous à remplir le mandat conféré au CPVP en vertu de la Loi, mais nous nous engageons aussi à respecter pleinement cette dernièreen ce qui concerne le traitement adéquat des renseignements personnels sous notre contrôle.

Le CPVP est donc heureux de présenter son premier rapport annuel qui décrit la façon dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités en vertu de la LPRP au cours de l’exercice 2007-2008.

Mandate / Mission of the OPC

Le CPVP a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), laquelle porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Notre mission consiste à protéger et à promouvoir le droit des personnes à la vie privée, notamment par les moyens suivants :

• Enquêter sur les plaintes et incidents en vertu de la LPRP et de la LPRPDE concernant le traitement des renseignements personnels;
• Distribuer aux institutions fédérales et organisations du secteur privé des rapports susceptibles de contenir des recommandations visant à les aider à remédier à des situations et à prévenir les erreurs dans le traitement des renseignements personnels;
• Évaluer le respect des obligations énoncées dans la LPRP et la LPRPDE en menant des activités de vérification et d’examen, et en en publiant les conclusions;
• Examiner les Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) des initiatives gouvernementales nouvelles et existantes et donner des conseils en la matière;
• Fournir une expertise juridique et stratégique pour guider le Parlement dans son examen des lois en constante évolution afin d’assurer le respect du droit des personnes à la protection de la vie privée;
• Aider les parlementaires, les personnes et les organisations qui veulent obtenir des renseignements et des directives concernant les pratiques de traitement des renseignements personnels;
• Promouvoir la sensibilisation du grand public et le respect des deux lois ainsi que favoriser la compréhension des droits et obligations en matière de protection de la vie privée;
• Surveiller les tendances relatives aux pratiques en matière de protection de la vie privée, repérer les enjeux systémiques en la matière qui doivent être abordés par les institutions fédérales et les organisations du secteur privé et promouvoir l’intégration des pratiques exemplaires;
• Travailler en collaboration avec les intervenants œuvrant dans le domaine de la protection de la vie privée au sein d’autres administrations canadiennes et internationales pour aborder les enjeux internationaux relatifs à la protection de la vie privée qui résultent de la circulation transfrontalière de plus en plus grande des données.

Le CPVP concentre ses efforts sur le règlement des plaintes à l’aide de la négociation et de la persuasion, en utilisant la médiation et la conciliation au besoin. Toutefois, si les parties ne collaborent pas de leur plein gré, la commissaire a le pouvoir de convoquer des témoins, de faire prêter serment et d’exiger la production d’éléments de preuve. Dans les cas qui demeurent toujours non résolus, elle peut porter l’affaire devant la Cour fédérale.

Structure organisationnelle

La commissaire à la protection de la vie privée est une haute fonctionnaire du Parlement qui relève directement de la Chambre des communes et du Sénat. Elle est assistée de deux commissaires adjoints, l’un chargé de veiller à l’application de la LPRP et l’autre, de la LPRPDE.

Le CPVP comprend sept directions distinctes : Recherche, sensibilisation et engagement; Communications; Vérification et revue; Services juridiques, politiques et affaires parlementaires; Gestion des ressources humaines; Gestion intégrée; Enquêtes et demandes de renseignements.

La Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de la Direction de la gestion intégrée. Elle est dirigée par une directrice qui bénéficie de l’appui d’une analyste principale. Au cours de l’exercice, la Section a également fait appel aux services d’une analyste expérimentée en la matière engagée par contrat à temps partiel.

Aux termes de l’article 73 de la LPRP, la commissaire à la protection de la vie privée, en tant que responsable du CPVP, a délégué la majorité de ses pouvoirs au directeur général de la Gestion intégrée et à la directrice de l’AIPRP en ce qui a trait à l’application de la LPRP et de son règlement connexe. Étant donné l’importance de la communication pour des raisons d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi, la commissaire n’a pas délégué le pouvoir décisionnel à cet égard. Une copie de cette ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à l’annexe A.

Commissaire spécial à la protection de la vie privée et mécanisme de plainte

Lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006, elle ne comportait aucun mécanisme selon lequel les plaintes émises contre le CPVP en vertu de la LPRPpouvaient faire l’objet d’une enquête. De toute évidence, il n’est pas du tout approprié pour le CPVP d’enquêter sur ses propres pratiques relatives à l’application de la LPRP.

En effet, la question a été soulevée dans le document de travail du ministère de la Justice intitulé « Renforcer la Loi sur l’accès à l’information » et publié le 11 avril 2006. Le document encourageait le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes à émettre des suggestions à propos de la mise sur pied d’un mécanisme approprié, du processus de nomination et des compétences exigées de la personne choisie.

Le 30 mai 2006, la commissaire à la protection de la vie privée s’est présentée devant le Comité législatif de la Chambre des communes et a fait la déclaration suivante :

Finalement, j’aimerais souligner une omission importante dans le projet de loi C-2, c’est-à-dire l’absence d’un mécanisme d’enquête en cas de plainte relative à la protection de la vie privée ou à l’accès déposée contre le commissaire à la protection de la vie privée ou le commissaire à l’information. J’ose espérer que les dispositions faisant en sorte que les lois s’appliquent aux deux commissaires n’entreront en vigueur que lorsqu’un processus d’enquête approprié sera en place pour faire face à l’émergence de ces situations.

La commissaire s’est par la suite présentée devant le Comité permanent des Affaires juridiques et constitutionnelles le 21 septembre 2006, où elle a fait part de ses attentes à l’effet que les modifications à la LPRPn’entreraient pas en vigueur avant qu’un mécanisme approprié soit en place. Elle a réitéré cette attente dans son mémoire au Comité.

Dans son rapport à la Chambre du 26 octobre 2006 sur le projet de loi C-2, le Comité sénatorial a appuyé le point de vue de la commissaire et a énoncé ce qui suit : « Nous nous joignons à la commissaire à la protection de la vie privée pour exhorter le gouvernement à reporter l’entrée en vigueur de ces dispositions jusqu’au moment où un mécanisme approprié pour régler ce genre de situation aura été mis en place. »

Nous nous attendions à ce que le gouvernement tienne compte de nos préoccupations, mais la Loi fédérale sur la responsabilité reste muette à cet effet. Après un an, nous nous trouvons dans une position extrêmement difficile, car nous devons créer et maintenir notre propre mécanisme qui, nous l’espérons, donne confiance aux personnes quant au fait que les enquêtes contre le CPVP sont réalisées de manière indépendante. Le moins que l’on puisse dire est que cette confiance s’avère difficile à gagner, étant donné que le CPVP choisit le commissaire spécial à la protection de la vie privée, et qu’il éponge tous les coûts associés au processus.

En septembre 2007, l’honorable Peter de C. Cory a accepté d’être engagé à titre de commissaire spécial à la protection de la vie privée afin de recevoir les plaintes visant le CPVP en vertu de l’article 29 de la LPRPet de mener une enquête à leur sujet. La commissaire à la protection de la vie privée lui a délégué la majorité de ses pouvoirs, devoirs et fonctions énoncés aux articles 29 à 35 ainsi qu’à l’article 42 de la Loi, afin qu’il puisse procéder aux enquêtes. M. Cory a également accepté d’agir à titre de commissaire spécial à l’information afin d’enquêter sur les plaintes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) contre le Commissariat à l’information.

Il a rapidement été admis qu’il serait inapproprié de voir l’enquêteur chargé des plaintes déposées contre le CPVP aux termes de la LPRPtravailler dans les bureaux de ce dernier (un point de vue partagé par le Commissariat à l’information en ce qui concerne le responsable d’une enquête sur des plaintes déposées contre lui en vertu de la LAI). Par conséquent, le CPVP et le Commissariat à l’information ont conclu une entente à l’effet que chacun fournirait à l’enquêteur de l’autre commissariat un bureau sécurisé, une armoire fermée à clé, un ordinateur autonome, etc.

M. Cory ne nous offre malheureusement plus ses services. Le CPVP a donc engagé l’honorable Andrew W. MacKay, ancien juge de la Cour fédérale.

Activités de la Section de l’AIPRP

Bien que le CPVP n’était pas assujetti à la LPRP avant le 1er avril 2007, la Section de l’AIPRP a été dotée en personnel en février 2007 afin d’entamer le processus de mise sur pied de la section et de traiter un certain nombre de demandes officieuses déjà reçues au CPVP en vertu de la LAI.

Étant donné le nouvel assujettissement du CPVP aux responsabilités touchant l’AIPRP, l’attention a d’abord été dirigée vers les travaux administratifs devant être accomplis. L’une des premières exigences était d’assurer la transmission des renseignements concernant le CPVP au Secrétariat du Conseil du Trésor. Au début du mois de mai 2007, la totalité des Sources de renseignements sur les employés fédéraux – fichiers de renseignements personnels (FRP) ordinaires et des Sources de renseignements fédéraux – fichiers ordinaires du CPVP étaient enregistrées auprès du Secrétariat. Ce dernier recevait également les premiers renseignements au sujet du CPVP que devait contenir Info Source,comme les renseignements généraux, les responsabilités du CPVP, les descriptions de chacune de ses directions et la désignation de leur personne-ressource respective, ainsi que l’emplacement de la salle de lecture du CPVP. Un examen de tous les dossiers détenus par le CPVP a ensuite été entrepris afin de veiller à ce que l’ensemble des fichiers de renseignements non ordinaires soit compris dans le prochain numérod’Info Source.

La Section de l’AIPRP a rédigé un Guide de procédures et de conformité pour l’accès à l’information, accessible à tous les employés sur le site intranet du CPVP et au grand public sur son site Web. Ce guide décrit toutes les étapes suivies par la Section de l’AIPRP relativement à la réception et au traitement des demandes en vertu de la LAI et de la LPRP. Il offre des renseignements exhaustifs sur une grande variété de sujets, notamment les responsabilités des employés concernant l’extraction de documents, les contraintes de temps, exemptions et exclusions imposées par les lois ainsi que le processus de plainte et d’enquête. Le guide présente également des renseignements exhaustifs sur la façon adéquate de recueillir, conserver, utiliser, communiquer et détruire les renseignements personnels.

À l’heure actuelle, les employés n’ont reçu aucune formation précise sur la LPRP, mais nous avons la ferme intention d’offrir une telle formation sous peu. Il importe toutefois de souligner que la grande majorité du personnel du CPVP est déjà extrêmement sensibilisé aux enjeux relatifs à la protection de la vie privée ainsi qu’aux obligations des institutions fédérales visées par la LPRPconcernant la protection des renseignements personnelsétant donné la nature de notre travail. Au moment d’évaluer les besoins de formation associés à notre nouvel environnement « assujetti à l’AIPRP », nous avons rapidement constaté que la plupart des employés du CPVP n’étaient pas bien renseignés quant à leurs responsabilités en vertu de la LAI. Par conséquent, la priorité de la formation a été accordée à la LAI. Dans l’attente de la formation relative à la LPRP, qui est en cours de préparation, le Guide de procédures et de conformité du CPVP pour l’accès à l’information offre des directives claires quant au traitement approprié des renseignements personnels.

La directrice de l’AIPRP siège au Comité d’élaboration des politiques du CPVP, et joue également un rôle de collaboration dans la planification, l’élaboration et la mise à jour des politiques, procédures et directives du CPVP dans le but de veiller au respect de la LPRP.

En 2007, la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels de la Direction du dirigeant principal de l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor a amorcé l’examen des politiques et lignes directrices sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels. La directrice de l’AIPRP du CPVP fait partie du groupe de travail du Secrétariat sur le renouvellement des politiques et, à ce titre, a participé à un certain nombre de réunions au cours de l’exercice.

Tout au long de l’année, la Section de l’AIPRP a activement formulé des conseils à l’ensemble des employés du CPVP relativement aux pratiques en matière de traitement des renseignements personnels. En outre, elle a appuyé la fonction de gestion de l’information en émettant des avis au sujet des pratiques adéquates en matière de traitement de l’information et a pris part à des discussions avec le personnel de Bibliothèque et Archives Canada concernant les calendriers de conservation pour les dossiers et renseignements détenus par le CPVP.

Simultanément, l’analyste principale de l’AIPRP du CPVP a aidé une autre institution fédérale en siégeant à plusieurs comités de sélection pour le recrutement d’analystes de l’AIPRP.

Enfin, le CPVP a ajouté une section dans son site Web intitulée « Accès à l’information et protection des renseignements personnels », qui offre au public de l’information au sujet de la LPRP, y compris sur la marche à suivre pour demander l’accès aux renseignements détenus par le CPVP.

Rapport statistique et interprétation : Loi sur la protection des renseignements personnels

Le rapport statistique du CPVP concernant la LPRP se trouve à l’annexe B.

Le CPVP a reçu 45 demandes officielles en vertu de la LPRPau cours de l’exercice. Vingt-trois d’entre elles visaient l’accès à des renseignements personnels sous le contrôle d’autres institutions fédérales et ont donc été réacheminées, avec le consentement des demandeurs, vers ces institutions à des fins de traitement (Citoyenneté et Immigration Canada, GRC, Agence du revenu du Canada, Défense nationale, Service correctionnel du Canada, Société canadienne des postes, Patrimoine canadien, Service Canada, Centre des armes à feu Canada).

La Section de l’AIPRP a su répondre aux 22 demandes de renseignements personnels sous le contrôle du CPVP avant la fin de l’année de déclaration. Bien que le CPVP n’ait pas reçu autant de demandes que prévu, les 22 demandes ont totalisé 4 451 pages de renseignements. Aucune prorogation des délais n’a été nécessaire, et toutes ont été traitées dans les délais imposés par la loi.

La Loi fédérale sur la responsabilité a entraîné l’ajout de l’article 22.1 à la LPRP. Cette disposition exige que le CPVP protège les renseignements obtenus au cours de ses enquêtes ou vérifications même si l’affaire et toutes les procédures connexes sont closes.

Des 22 demandes en vertu de la LPRPtraitées, dix avaient trait au contenu des dossiers d’enquête se rapportant à la LPRP ou à la LPRPDE. À deux occasions, tous les renseignements n’ont pas été communiqués étant donné qu’une affaire était devant les tribunaux, et que tous les mécanismes d’appel dans l’autre affaire n’avaient pas été épuisés. Pour les autres cas, nos enquêtes et toutes les procédures connexes étaient terminées. Par conséquent, les renseignements ont été traités et communiqués aux demandeurs, sous réserves des exceptions applicables.

Des 22 demandes d’accès à des renseignements personnels du CPVP reçues, une seule a été présentée par un avocat, tandis que les 21 autres ont été présentées par des personnes.

La disposition d’exception invoquée le plus souvent a été l’article 22.1 concernant les renseignements reçus ou créés par le CPVP dans le cadre d’une enquête, suivie de près par l’article 26 sur les renseignements personnels qui portent sur une autre personne.

Le CPVP a été avisé de deux plaintes relatives au refus d’accès reçues par le commissaire spécial à la protection de la vie privée, toutes deux déposées par une seule personne. Bien que le commissaire spécial à la protection de la vie privée ait conclu que les plaintes n’étaient « pas fondées », elles ne sont pas incluses dans notre rapport statistique. Les conclusions ont été rendues le 2 avril 2008 et seront donc intégrées à notre rapport portant sur l’exercice 2008-2009.

Au moment de la rédaction du présent rapport, aucune demande n’avait été faite à la Cour fédérale relativement aux conclusions du commissaire spécial à la protection de la vie privée.

En plus de traiter ses propres demandes relatives à la LPRP, le CPVP a également été consulté à trois reprises par deux institutions fédérales quant à onze documents. Dans chacun des cas, le CPVP n’avait aucune objection à la communication des renseignements qu’ils contenaient.

Rapport sur la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

La Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, entrée en vigueur le 2 mai 2002, exige que le Secrétariat du Conseil du Trésor veille au respect de la Politique. En raison de cette exigence, les institutions doivent intégrer des statistiques pertinentes à leur rapport annuel sur l’application de la LPRP.

Le CPVP n’a pas réalisé d’ÉFVP au cours de l’exercice de déclaration. Une ÉFVP est toutefois prévue relativement au nouveau système de gestion des cas du Commissariat. Les exigences associées au système sont actuellement en cours d’élaboration.

Communication de renseignements personnels

Le CPVP n’a communiqué aucun renseignement en vertu des alinéas 8(2)e), f), g) ou m) de la LPRPau cours de l’exercice.

Politiques sur la protection de la vie privée

La directrice de l’AIPRP est membre du Comité d’élaboration des politiques du CPVP. Dans le cadre de la réalisation de son mandat, le Comité a examiné, et continue d’examiner, les politiques, directives et lignes directrices afin de veiller au respect de la LPRP. La Section de l’AIPRP a rédigé la Politique de confidentialité à l’intention du personnel du CPVP, qui a été complétée et approuvée par la haute direction. La Section a également rédigé une Politique organisationnelle sur la protection de la vie privée ainsi qu’une Politique sur l’atteinte à la vie privée. La mise en œuvre de ces politiques est prévue au cours de l’exercice de déclaration 2008-2009.

Pour plus d’information au sujet des activités du CPVP, veuillez visiter le site Web suivant : www.priv.gc.ca

Pour obtenir des copies supplémentaires du rapport, veuillez communiquer avec la personne suivante :

Directrice, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3

Annexe A – Loi sur la protection des renseignements personnels – Ordonnance de délégation de pouvoirs

La commissaire à la protection de la vie privée du Canada, à titre de responsable d’une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l’annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Poste	Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Commissaire à la protection de la vie privée Commissaire adjoint	8(2)m)
Directeur général, Gestion intégrée, et dirigeant principal des finances Directeur, AIPRP	Loi : 8(2)j), 8(4) et (5), 9(1) et (4), 10, 14, 15, 17(2)b) et (3)b),18 à 28, 31, 33(2), 35(1) et (4), 36(3), 37(3), 51(2)b) et (3), 72(1) Règlement : 9, 11(2) et (4), 13(1), 14

FAIT en la ville d’Ottawa ce 1^er jour d’octobre 2008.

Loi sur la protection des renseignements personnels

8(2)j)	Communiquer des renseignements personnels pour des travaux de recherche
8(2)m)	Communiquer des renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné
8(4)	Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e) et une mention des renseignements communiqués
8(5)	Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des communications faites en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1)	Conserver un relevé des cas d’usage des renseignements personnels
9(4)	Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles et modifier le répertoire
10	Verser les renseignements personnels dans des fichiers prévus à cette fin
14	Répondre à une demande d’accès à des renseignements personnels dans les trente jours suivant sa réception; donner l’accès ou donner avis
15	Proroger le délai de réponse à une demande d’accès
17(2)b)	Décider de faire traduire le document demandé ou non
17(3)b)	Décider d’offrir le document demandé sur un support de substitution ou non
18(2)	Peut refuser la communication des renseignements personnels qui sont versés dans des fichiers inconsultables
19(1)	Refuser la communication des renseignements personnels qui ont été obtenus à titre confidentiel d’un autre gouvernement
19(2)	Peut communiquer les renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend les renseignements publics
20	Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales
21	Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense
22	Appliquer une série d’exemptions discrétionnaires liées aux activités d’application des lois et d’enquêtes, de même qu’aux fonctions de police provinciale ou municipale
22.1(1)	En vigueur depuis le 1er avril 2007 – Le Commissaire à la protection de la vie privée est tenu de refuser de communiquer les renseignements personnels obtenus ou créés par lui dans le cadre de toute enquête
22.1(2)	En vigueur depuis le 1er avril 2007 – Le Commissaire à la protection de la vie privée ne peut s’autoriser du paragraphe 22.1(1) pour refuser de communiquer les renseignements personnels créés par lui dans le cadre de toute enquête une fois que l’enquête et toute instance afférente sont terminées
23	Peut refuser la communication de renseignements personnels préparés par un organisme d’enquête lors des enquêtes de sécurité
24	Peut refuser à un individu la communication des renseignements personnels qui ont été recueillis par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant qu’il était sous le coup d’une condamnation si les conditions du présent article sont remplies
25	Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus
26	Peut refuser la communication de renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et devoir refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l’article 8
27	Peut refuser la communication des renseignements personnels qui sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client
28	Peut refuser la communication des renseignements personnels qui portent sur l’état physique ou mental de l’individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci
31	Obtenir l’avis d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée
33(2)	Donner la possibilité aux personnes concernées de présenter leurs observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête
35(1)	Recevoir le rapport de conclusions d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée et donner avis des mesures prises
35(4)	Donner au plaignant l’accès à ses renseignements personnels à la suite de l’avis donné en vertu de l’alinéa 35(1)b)
36(3)	Recevoir le rapport de conclusions d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée sur les dossiers versés dans un fichier inconsultable
37(3)	Recevoir le rapport de conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée à l’issue d’une enquête de conformité
51(2)b)	Demander qu’une audience prévue aux termes de l’article 51 soit tenue dans la région de la capitale nationale
51(3)	Demander et obtenir l’autorisation de présenter des arguments lors des audiences prévues aux termes de l’article 51
72(1)	Établir un rapport annuel pour présentation au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9	Fournir des installations convenables pour la consultation de renseignements personnels
11(2) and (4)	Appliquer les procédures relatives à la correction de renseignements personnels ou aux mentions connexes
13(1)	Communiquer des renseignements personnels concernant l’état physique ou mental d’un individu à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice
14	Exiger qu’un individu soit en présence d’un médecin ou d’un psychologue en situation légale d’exercice lors de la consultation de ses renseignements personnels

Annexe B – Rapport statistique sur la LPRP

I	Requests under the Privacy Act / Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Received during reporting period / Reçues pendant la période visée par le rapport		45
Outstanding from previous period / En suspens depuis la période antérieure
TOTAL		45
Completed during reporting period / Traitées pendant la période visées par le rapport		45
Carried forward / Reportées

II	Disposition of request completed / Disposition à l’égard des demandes traitées

1.	All disclosed / Communication totale	4
2.	Disclosed in part / Communication partielle	10
3.	Nothing disclosed (excluded) / Aucune communication (exclusion)
4.	Nothing disclosed (exempt) / Aucune communication (exemption)	2
5.	Unable to process / Traitement impossible	6
6.	Abandonned by applicant / Abandon de la demande
7.	Transferred / Transmission	23
TOTAL		45

III	Exemptions invoked / Exceptions invoquées

S. Art. 18(2)
S. Art. 19(1)(a)
(b)
(c)
(d)
S. Art. 20
S. Art. 21
S. / Art. 22(1)(a)
(b)
(c)
S. / Art. 22(2)
S. / Art. 23 (a)
(b)
S. / Art. 24
S. / Art. 25
S. / Art. 26		5
S. / Art. 27
S. / Art. 28

IV	Exclusions cited / Exclusions citées

S. Art. 69(1)(a)
(b)
S. Art. 70(1)(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)

V	Completion time / Délai de traitement

30 days or under / 30 jours ou moins		45
31 to 60 days / De 31 à 60 jours
61 to 120 days / De 61 à 120 jours
121 days or over / 121 jours ou plus

VI	Extentions / Prorogations des délais

			30 days or under / 30 jours ou moins	31 days or over / 31 jours ou plus
Interference with operations / Interruption des opérations
Consultation
Translation / Traduction
TOTAL

VII	Translations / Traductions

Translations requested / Traductions demandées
Translations prepared /			English to French / De l’anglais au français
Traductions préparées			French to English / Du français à l’anglais

VIII	Method of access / Méthode de consultation

Copies given / Copies de l’original						14
Examination / Examen de l’original
Copies and examination / Copies et examen

IX	Corrections and notation / Corrections et mention

Corrections requested / Corrections demandées
Corrections made / Corrections effectuées
Notation attached / Mention annexée

X	Costs / Coûts

Financial (all reasons) / Financiers (raisons)
Salary / Traitement		67 988,38 $
Administration (O and M) / Administration (fonctionnement et maintien)		38 503,51 $
TOTAL		106 491,89 $
Person year utilization (all reasons) / Années-personnes utilisées (raisons)
Person year (decimal format) / Années-personnes (nombre décimal)			1.0167

TBS/SCT 350-63 (Rev. 1999/03)

Divergences

III – Exceptions invoquées Article 22.1 a été invoqué dans 7 demandes. X – Coûts Tous les frais de fonctionnement et de maintien sont assumés par d’autres directions du CPVC ex : Ressources humaines (formation), Technologie de l’information (ordinateurs, imprimés, etc.), Gestion intégrée (fournitures de bureau, frais postaux, etc.). Autres Le CPVC a reçu et répondu à 3 consultations d’autres institutions gouvernementales.

Exigences en matière d’établissement de rapports pour 2007-2008 Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour la période de déclaration 2007-2008.

Prière d’indiquer le nombre :

d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : S/O
d’évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : S/O
d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : S/O
d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : S/O
d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : S/O

Si votre institution n’a pas entrepris l’une ou l’autre des activités susmentionnées durant la période de rapport, cela doit être mentionné de façon explicite.

• Le CPVC n’a pas entrepris l’une ou l’autres des activités susmentionnées durant la période de rapport.