L’utilisation par EDSC d’images obtenues au moyen de la surveillance vidéo pour établir des faits liés aux heures de départ d’un employé est incompatible avec la Loi sur la protection des renseignements personnels

Plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

Le 31 janvier 2020

Description

Emploi et Développement social Canada (EDSC) a revu les images des caméras de sécurité d’un édifice dans le cadre d’un exercice d’établissement des faits pour déterminer quand un employé quittait le bureau. EDSC a finalement reconnu que cet usage des images recueillies par la surveillance vidéo n’était pas compatible avec les fins de sécurité prévues initialement. De plus, les employés n’ont pas été informés de l’emplacement des caméras ni des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis, ce qui va à l’encontre des exigences de la Loi. EDSC a convenu de mettre en place une politique claire pour s’assurer que la surveillance vidéo n’est pas utilisée de façon inappropriée et pour prendre des mesures pour informer les individus des fins auxquelles la surveillance vidéo peut être utilisée, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Rapport de conclusions

Allégations visées par l’enquête

1. Le plaignant allègue que le répondant, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a enfreint les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) ayant trait à la collecte des renseignements personnels lorsque le Service d’intégrité d’EDSC de Québec a eu accès aux enregistrements vidéo des caméras destinées à la surveillance et à la sécurité du Complexe Guy-Favreau afin de vérifier ses allées et venues.
2. De plus, le plaignant allègue qu’EDSC a enfreint les dispositions de la Loi ayant trait à l’usage des renseignements personnels, car il estime qu’EDSC a utilisé ses renseignements personnels, recueillis par le biais de caméras destinées à la surveillance et la sécurité de l’établissement, pour des fins disciplinaires.

Résumé de l’enquête

3. En réponse aux allégations, EDSC a indiqué qu’à l’époque des évènements, le plaignant travaillait dans le Complexe Guy-Favreau (le Complexe) à Montréal. EDSC a expliqué que la gestion du programme pour lequel le plaignant travaillait, a reçu des allégations à l’effet que celui-ci quittait fréquemment son lieu de travail plus tôt que prévu
4. Selon EDSC, le fait de quitter sans prendre de congé ou sans reprendre les heures non travaillées s’apparente à une fraude. La gestion n’était pas physiquement dans les mêmes bureaux que le plaignant, mais à Québec et la chef d’équipe, qui elle était à Montréal dans les mêmes bureaux que le plaignant, devait se déplacer entre son bureau et les bureaux satellites de Brossard et Laval. La gestion a dû procéder à des vérifications dans le but de confirmer ou d’infirmer les départs hâtifs allégués du plaignant.
5. L’enquête a révélé que le plaignant a subi une vérification administrative qui relève de la convention collective et non une enquête administrative qui relève de la sécurité. Dans le cadre de cette vérification, la gestion a demandé au Bureau de sécurité régional d’EDSC d’utiliser le portail d’accès afin de valider les entrées du plaignant. Comme les employés n’ont pas à utiliser leur carte d’accès lors de la sortie, la gestion a donc demandé de vérifier les caméras de surveillance. EDSC a précisé que ce genre de vérification se fait uniquement lorsqu’il y a des allégations sérieuses de comportements ou d’actes répréhensibles ou encore de soupçons de malversation.
6. EDSC a affirmé que les caméras appartiennent à Service Canada, et sont donc gérées par EDSC. Les caméras sont installées dans le Complexe à la sortie des ascenseurs et enregistrent les images en vue d’assurer la sécurité du personnel en place. EDSC a confirmé que les fins de la collecte de renseignements personnels par les caméras de surveillance sont d’assurer la sécurité du lieu et du personnel y travaillant.
7. EDSC a indiqué que les images concernant le plaignant proviennent d’une caméra située à l’étage du Complexe où il travaillait. La gestion a obtenu l’autorisation verbale de l’Agente de sécurité ministérielle (ASM) en place à l’époque des événements, avant de procéder à la vérification. Selon EDSC, les images ont été visualisées par un employé du bureau de sécurité et non par la gestion et les vérifications ont été faites entre le 2 novembre 2015 et le 16 janvier 2016 sur des vidéos préexistantes.
8. Dans le cadre de l’enquête, nous avons interrogé la gestionnaire principale de l’intégrité et sécurité, localisée au Complexe, qui gère la sécurité régionale dans les immeubles d’EDSC au Québec. Durant l’entrevue elle a confirmé ce qui suit :
   • Le Bureau de sécurité régionale appuie la gestion pour les cas d’actes répréhensibles;
   • Il n’y a aucune signalisation, à l’endroit des caméras, qui informe le personnel sur la collecte et l’utilisation des caméras de surveillance;
   • Malgré qu’une allégation de fraude de temps représente un acte répréhensible et pourrait faire l’objet d’une enquête administrative, le cas présent ne faisait pas l’objet d’une enquête administrative, mais plutôt d’un recueil de faits qui relève de la convention collective;
   • La gestionnaire du Bureau de sécurité régionale a obtenu l’autorisation verbale de l’ASM avant de procéder ainsi que l’autorisation des relations de travail;
   • Les caméras de surveillance enregistrent en heures, lorsque le mouvement est détecté, et cela pendant l’équivalent de 60 à 90 jours;
   • EDSC n’a aucune politique sur l’usage des caméras de surveillance du ministère.
9. Dans les représentations, EDSC s’est appuyé sur la Politique de surveillance de Passeport Canada pour répondre aux allégations. EDSC explique que les bureaux de Passeport Canada tombent sous le contrôle d’EDSC et sont équipés de caméras de surveillance. Plus précisément, EDSC a fait référence à la section 7.4 de cette politique qui indique :

   « donne l’autorité à l’agent de sécurité ministériel de décider si les vidéos de surveillance ou images créées lors de l’enregistrement des accès au lieu de travail du ministère seront utilisés pour d’autres fins administratives, légales ou autres. »

   Et la section 7.9 prévoit que « l’agent de sécurité ministériel peut donner par écrit ou verbalement son autorisation et les motifs pour l’utilisation des enregistrements de la caméra vidéo. »
10. Nous avons examiné cette politique et elle ne fait aucune mention que celle-ci s’applique à tous les édifices et bureaux d’EDSC. Les rôles et responsabilités sont spécifiques à Passeport Canada et à la page 3, sous la section « Contexte » on peut lire ce qui suit :

    « L’objectif de ce document est de définir la politique de surveillance de Passeport Canada concernant : l’usage de l’équipement de système de surveillance par télévision en circuit fermé (CCTV) pour le contrôle des accès et la protection du matériel dans ses installations. »

11. De plus, la politique mentionne à la section 7.4 l’obligation de signalisation dans les deux langues officielles, plus spécifiquement on y lit ce que suit : « Toutes les affiches doivent clairement indiquer que les lieux sont sous surveillance vidéo et que les images sont enregistrées ». Ceci n’était pas le cas au lieu de travail du plaignant.
12. Par ailleurs, EDSC a aussi cité Murdoch c. Administrateur général, une cause de 2015 devant la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique, dans laquelle l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a utilisé de la surveillance vidéo pour prouver le départ hâtif du fonctionnaire et la Commission a maintenu le congédiement.
13. Nous avons révisé la décision Murdoch et elle diffère du cas présent en cela que le poste du fonctionnaire comportait une désignation d’agent de la paix à titre d’agent d’exécution de la loi dans les bureaux intérieurs du groupe des agents des services frontaliers à l’unité de surveillance de sécurité. De plus, la Commission explique que le Code de conduite de l’ASFC est un prolongement du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et le passage aux pages 16 et 17 de ce Code indique que « selon la politique de l’ASFC, toute allégation ou toute preuve d’inconduite ou d’acte répréhensible de la part d’un employé doit faire l’objet d’une enquête pour s’assurer la réputation de ses employés et l’intégrité de ses opérations. » Dans le cas Murdoch une enquête a été menée et un rapport a été rédigé. Le fonctionnaire n’a pas contesté les faits ni la preuve et a admis avoir rempli ses feuilles de temps de manière frauduleuse lors de l’enquête. Dans le cas présent, le plaignant n’a pas fait l’objet d’une enquête administrative relevant de la sécurité, aucun rapport d’enquête n’a été rédigé.
14. EDSC a expliqué que l’accès aux images des caméras de surveillance était essentiel afin de valider les allégations et qu’il n’y avait aucun autre moyen fiable d’arriver aux fins recherchées. Selon EDSC, il y avait effectivement un réel problème auquel la gestion devait remédier. La gestion n’a pas demandé de surveillance accrue et particulière pour les allées et venues du plaignant.
15. Afin de vérifier l’usage des renseignements obtenus par les caméras de surveillance, nous avons examiné le fichier de renseignements personnels Surveillance vidéo, registres de contrôle d’accès des visiteurs et laissez-passer, POU 907 :

    « Les renseignements ayant trait aux enregistrements de surveillance vidéo sont utilisés afin d’accroître la sécurité des installations des institutions fédérales, des personnes et des biens présents à l’intérieur de ces installations […] les enregistrements peuvent servir à enquêter sur des évènements passés, des incidents de sécurité ou des situations d’urgences. »

16. De plus, nous avons considéré les principes énoncés par le Commissariat dans un document d'orientation sur l'utilisation de la surveillance vidéo et certains sont pertinents au cas présent :
    • La surveillance vidéo devrait être utilisée seulement pour traiter un problème réel, urgent et important.
    • La surveillance vidéo devrait demeurer une mesure exceptionnelle, à utiliser uniquement à défaut d'autres moyens portant moins atteinte à la vie privée.
    • Le système de surveillance vidéo devrait être conçu de manière à limiter les incidences sur la vie privée.
    • Les intrusions excessives ou non nécessaires dans la vie privée devraient faire l'objet de dissuasion.

Application

17. Pour rendre une décision, nous avons tenu compte des articles 3, 4, 5, et 7 de la Loi.
18. L’article 3 de la Loi définit les renseignements personnels comme les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Dans le cas présent, toute personne se trouvant dans le champ visuel d'une caméra de surveillance vidéo peut être identifiée. L'image obtenue révèle de l'information au sujet de la personne (comme l'endroit où elle se trouve et son comportement). Cela dit, les renseignements captés par les caméras de surveillance constituent des renseignements personnels au sens de la Loi.
19. L'article 4 de la Loi permet aux institutions fédérales de recueillir seulement les renseignements personnels qui ont un lien direct avec leurs programmes ou activités.
20. L’article 5 prévoit que l’institution est tenue d’informer l’individu auprès de qui elle recueille des renseignements personnels le concernant des fins auxquelles ils sont destinés.
21. L’alinéa 7(a) de la Loi prévoit qu’à défaut du consentement de l’individu concerné, les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale ne peuvent servir à celle-ci qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l’institution de même que pour les usages qui sont compatibles avec ces fins.

Constatations

22. Le Commissariat est d’avis que la surveillance vidéo devrait demeurer une mesure exceptionnelle à utiliser uniquement à défaut d'autres moyens portant moins atteinte à la vie privée. Tel que mentionné dans un rapport antérieur publié par le Commissariat :

    « La surveillance vidéo est une pratique particulièrement envahissante puisqu'elle permet de recueillir une grande quantité d'informations, notamment l'image, l'apparence et les particularités comportementales d'un employé. Une grande partie de cette information pourrait ne pas être pertinente aux fins de la collecte. Par conséquent, l'utilisation sans restriction d'appareils d'enregistrement vidéo pour surveiller des personnes constitue une menace grave aux aspects de la vie privée que la Loi vise à protéger. C'est pourquoi la question de l'utilisation de la technologie vidéo pour surveiller des employés préoccupe le Commissariat depuis longtemps. »

23. EDSC a indiqué que les fins de la collecte de renseignements, par l’entremise de vidéo surveillance est d’assurer la sécurité du lieu et du personnel y travaillant. L’article 4 de la Loi exige que la collecte des renseignements personnels se fasse en respectant les limites établies pour le programme ou l’activité d’une institution fédérale en question.
24. Nous sommes d’avis que la collecte initiale des enregistrements vidéo a été faite dans le but d’assurer la sécurité du lieu et du personnel. Au départ, les images du plaignant sont enregistrées pour des fins de sécurité et cela est conforme avec l’article 4 de la Loi.
25. Par ailleurs, contrairement à l’article 5 de la Loi, EDSC n’a pas été en mesure de démontrer que le ministère informe les individus et employés du complexe des fins de la collecte de renseignements personnels par des caméras de surveillance. Premièrement, il n’y a aucune signalisation, ou autre communication envers les employés, leur informant du lieu des caméras de surveillance, ainsi que des fins de la collecte de renseignements obtenus par les caméras de surveillance. Deuxièmement, EDSC n’a pas de politique s’appliquant à tout le ministère. EDSC se base sur la politique de Passeport Canada, mais nous sommes d’avis que cela n’est pas suffisant, car cette politique est spécifique à ce programme et n’inclut pas les autres programmes régis par EDSC.
26. De plus, l’enquête a démontré que les images du plaignant ont été utilisées à des fins autres que d’assurer la sécurité du personnel ou du Complexe. Le fait d’avoir utilisé les enregistrements recueillis pour vérifier les allées et venues du plaignant dans le but de procéder à une vérification administrative (relevant de la convention collective et non de la sécurité) dépasse le cadre de l’activité et ne sert plus aux fins auxquelles elles ont été recueillies.
27. Nous sommes d’avis que dans certains cas, il puisse être nécessaire de vérifier la présence ou les gestes des employés pour des fins de sécurité. Cela dit, dans le cas présent, EDSC n’a pas démontré qu’il s’agissait d’une situation urgente et exceptionnelle liée à la sécurité. La gestionnaire aurait pu recourir à d’autres moyens, portant moins atteinte à la vie privée, tels qu’interroger le plaignant, demander conseil à d’autres gestionnaires ou demander au plaignant d’attester de ses allées et venues, etc. Il n’est pas raisonnable qu’un employé s’attende à ce que son employeur surveille ses allées et venues par le biais de surveillance vidéo.
28. Nous sommes d’avis qu’EDSC n’a pas démontré que l’utilisation des enregistrements vidéo était compatible avec les fins auxquelles les images ont été recueillies, soit la sécurité des lieux et EDSC n’a pas reçu le consentement de l’individu concerné tel que requis par l’article 7. Par conséquent, cela constitue un usage contraire aux dispositions de l’article 7 de la Loi.
29. Compte tenu de ce qui précède, nous devons conclure qu’EDSC a agi en contravention des dispositions des articles 5 et 7 de la Loi.
30. Par conséquent, les plaintes sont fondées.

Recommandations

31. Le Commissariat a recommandé qu’EDSC se dote d’une politique qui s’applique aux caméras gérées par EDSC, qui identifie clairement les fins de la collecte de renseignements personnels et s’assure que tout usage des images recueillies respecte les dispositions de la politique. Le Commissariat a recommandé que ceci soit complété dans les 6 mois suivant la réception du rapport et qu’EDSC nous avise une fois que ce sera fait.
32. Pareillement, nous avons recommandé qu’EDSC avise les individus qui pourraient être captés par les caméras de surveillance, de la collecte de renseignements personnels. L’avis devrait inclure les éléments énumérés à 6.2.9 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous avons également recommandé que cela soit complété dans les 6 mois suivant la réception du rapport et qu’EDSC nous avise une fois que cela aura été fait.
33. Finalement, le Commissariat encourage EDSC à limiter l’utilisation des renseignements personnels recueillis par la surveillance vidéo. Nous encourageons EDSC d’utiliser des mesures moins intrusives pour vérifier des allégations de mauvaise conduite relevant de la convention collective.
34. Malgré ce qui s’est déroulé dans le cas présent, en réponse à notre lettre envoyée au sous-ministre de l’Emploi et du Développement social, la secrétaire ministérielle indique que selon les rôles et responsabilités établis par l’agent de sécurité ministériel, la gestion devrait se tourner vers l’unité des enquêtes internes pour effectuer des enquêtes et des recueils de faits, sans entreprendre des recherches elle-même. Selon ces procédures, l’agent de sécurité ministériel n’autoriserait pas un tel recueil de faits par la gestion et s’assurerait que les bonnes procédures de recueil de faits soient suivies. Dans ce contexte, EDSC confirme dans la lettre datée du 30 décembre 2019, qu’EDSC accepte les recommandations émises par le Commissariat et donc se dotera d’une politique qui s’applique aux caméras de surveillance qui énoncera clairement les fins de la collecte de ces renseignements et s’assurera que l’usage des images recueillies respecte les dispositions de cette politique. EDSC nous avisera lorsque ce sera complété et respectera le délai prescrit.
35. EDSC confirme également qu’il va procéder à la mise en œuvre de la deuxième recommandation, soit d’aviser les individus qui pourraient être captés par les caméras de surveillance de la collecte de renseignements. Par contre, considérant la complexité liée à la coordination d’environ 400 sites, il est possible que plus de temps soit nécessaire afin d’accomplir ce travail. Le Commissariat suivra de près les progrès réalisés dans la mise en œuvre de cette recommandation.

Conclusion

36. Compte tenu de ce qui précède, nous concluons que les plaintes sont conditionnellement résolues.