Les entreprises ne doivent pas imposer de frais fixes pour le traitement des demandes d’accès

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2008-391

[Article 2, paragraphe 8(6) et principes 4.9 et 4.9.4 de l’annexe 1]

Une personne a demandé une copie de ses renseignements personnels liés à ses antécédents professionnels que détient une entreprise. L’entreprise tient à jour une base de données sur les personnes qui sont employées ou qui ont été employées dans un métier en particulier. Ses membres sont des entreprises qui emploient ces personnes de métier. En échange de frais mensuels, les membres peuvent accéder à la base de données de l’entreprise, à la fois pour fournir et obtenir des rapports sur le rendement au travail de ces personnes. En outre, les personnes de métier peuvent obtenir une copie de leur propre rapport moyennant certains frais. Dans le cas présent, une personne a refusé de payer les droits pour obtenir son rapport et a déposé une plainte auprès du Commissariat.

La commissaire adjointe a jugé que les droits ne visaient pas à couvrir les coûts assumés par l’entreprise pour la collecte des renseignements et ne constituaient pas la principale source de revenu de l’entreprise. Néanmoins, les droits semblent être des frais fixes qui pourraient dissuader les personnes d’accéder à leurs renseignements personnels. De plus, comme la différence est négligeable entre les droits imposés aux personnes et ceux imposés aux entreprises membres, la commissaire adjointe a déterminé que les droits n’étaient pas raisonnables.

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et des conclusions de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

L’entreprise recueille et stocke des renseignements complets et pertinents sur les personnes qui ont été employées dans un métier en particulier. Elle tient à jour une base de données nationale contenant ces renseignements, à laquelle ses membres (entreprises qui emploient ces personnes) ont accès moyennant des frais mensuels. Les personnes doivent consentir à ce que leurs renseignements personnels soient recueillis et communiqués par l’entreprise.

Une personne a demandé une copie du rapport sur son rendement au travail détenu par l’entreprise dans sa base de données. En réponse, l’organisation lui a envoyé un formulaire à remplir et a demandé 14,50 $ pour la copie du rapport. Le plaignant n’a pas respecté ces exigences et a plutôt présenté une seconde demande de renseignements. L’entreprise lui a à nouveau répondu qu’il devait remplir le formulaire et acquitter les frais avant qu’elle puisse lui envoyer les renseignements.

Dans ses observations présentées au Commissariat, l’entreprise a affirmé qu’elle ne recueillait aucun renseignement personnel, mais seulement des renseignements liés aux compétences des personnes de métier. Elle a mentionné que lorsqu’une personne demande une copie du rapport sur ses antécédents professionnels, aucune partie du montant ne vise à couvrir des frais liés aux renseignements qu’il contient. Les droits de 14,50 $ couvrent plutôt les charges administratives et ne visent qu’à s’assurer que seules des demandes sérieuses sont présentées.

L’organisation a décrit le travail effectué pour le traitement d’une demande de rapport. Lorsqu’une personne téléphone à l’entreprise, un membre du personnel lui parle pendant 5 à 20 minutes. Le formulaire de demande est ensuite télécopié au demandeur. Lorsque l’entreprise reçoit le formulaire dûment rempli, le personnel traite la demande et poste le rapport. Bien souvent, la personne téléphone de nouveau à l’entreprise pour obtenir des explications sur le rapport, ce qui peut prendre jusqu’à 30 minutes. L’organisation est d’avis que lorsqu'on évalue les coûts liés à l’impression et au temps du personnel, le coût réel du traitement des demandes serait de l’ordre de 60 ou 70 $, plutôt que 14,50 $.

Une personne ne peut pas simplement consulter son rapport en ligne au lieu de demander une copie papier. L’entreprise a mentionné qu’elle n’a pas mis en œuvre un tel système, car cela serait trop coûteux.

La politique sur la protection des renseignements personnels de l’entreprise stipule que, sur demande et après identification, les personnes peuvent réviser les renseignements personnels à leur dossier et les corriger au besoin. Aucune mention n’est faite au sujet des droits.

En l’espèce, l’entreprise est également assujettie à la loi sur la protection des renseignements personnels de la province dans laquelle se situe son siège. Toutefois, en raison de la nature transfrontalière de l’activité commerciale, la plainte relève de la compétence du Commissariat puisque l’activité commerciale interprovinciale est visée par la Loi.

Conclusions

Rendues le 25 février 2008

Application : L’article 2 définit les renseignements personnels comme suit : « Tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail ». Selon le paragraphe 8(6), une organisation ne peut exiger de droits pour répondre à la demande que si, à la fois, elle informe le demandeur du montant approximatif de ceux-ci et celui-ci l’avise qu’il ne retire pas sa demande. De plus, le principe 4.9 stipule qu’une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Enfin, le principe 4.9.4 prévoit qu’une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et ne peut exiger, pour ce faire, que des droits minimes.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• L’entreprise a soutenu qu’elle ne recueille aucun renseignement personnel, mais seulement des renseignements liés aux compétences des personnes de métier. La commissaire adjointe a souligné que les renseignements sur les antécédents professionnels d’une personne (notamment la fiche de sécurité d’un ancien employé) sont des renseignements au sujet de cette personne et sont par conséquent des renseignements personnels au sens de l’article 2. Elle a donc conclu que, contrairement à l’opinion défendue par l’entreprise, les renseignements recueillis par l’entreprise doivent être considérés comme des renseignements personnels en vertu de la Loi.
• Lorsque le plaignant a demandé l’accès à ses renseignements personnels, à savoir le rapport sur ses antécédents professionnels, l’entreprise l’a avisé qu’il devait acquitter des droits de 14,50 $ pour en obtenir une copie, conformément au paragraphe 8(6) de la Loi.
• La commissaire adjointe a reconnu que, dans des cas précédents qui concernaient des droits, le Commissariat a toujours été attentif au fait que, si le principe 4.9.4 ne quantifie pas le terme « minime », sa définition même laisse entendre que tous droits réclamés doivent être symboliques.
• Elle a également souligné que la Loi n’oblige pas une organisation à fournir des copies des renseignements personnels; elle exige plutôt que les organisations donnent accès à ces renseignements. Cependant, en l’espèce, la solution, qui serait de permettre aux personnes de consulter leur rapport en ligne, serait coûteuse et difficilement applicable. En toute hypothèse, la plupart des personnes voudraient probablement obtenir quand même une copie de leur dossier.
• La commissaire adjointe a pris en considération que, dans certains cas précédents, le Commissariat a accepté que des frais de photocopie soient exigés. Toutefois, il n’a pas accepté que soient imposés des frais fixes au moment de la demande avant que les renseignements n’aient été fournis, puisque ces frais pourraient dissuader une personne de présenter une demande.
• Dans le cas qui nous occupe, la commissaire adjointe était d’avis que l’entreprise voulait imposer des droits pour compenser le temps et les efforts investis pour traiter la demande et toute question subséquente. Cependant, les droits ne couvrent vraisemblablement pas les coûts assumés par l’entreprise pour ces activités. L’entreprise a reconnu qu’elle imposait des droits en partie pour s’assurer que seules des demandes sérieuses soient présentées. Pour ces raisons, les droits sembleraient être des frais fixes qui pourraient dissuader les personnes de présenter une demande de renseignements.
• Par conséquent, la commissaire adjointe a déterminé que l’entreprise contrevenait au principe 4.9.4 en imposant des droits. Bien que les droits de 14,50 $ ne visent pas à couvrir les coûts liés à la collecte des renseignements et ne constituent pas la principale source de revenu de l’entreprise, ils semblent néanmoins être des frais fixes qui pourraient dissuader les personnes d’accéder à leurs renseignements personnels. De plus, les droits ne semblent pas raisonnables, car la différence est négligeable entre les droits imposés aux personnes et ceux imposés aux entreprises membres.
• Avant de présenter ses conclusions au plaignant, la commissaire adjointe a recommandé que l’entreprise cesse d’exiger des frais fixes. En dépit de tentatives pour effectuer le suivi avec l’entreprise, elle n’a obtenu aucune réponse au sujet du rapport préliminaire et de la recommandation.

Par conséquent, la commissaire adjointe conclut que la plainte était fondée.

Au terme de l’enquête sur la plainte et à la suite de la présentation des conclusions de la commissaire adjointe, l’entreprise a décidé de mettre la recommandation en œuvre.

Voir aussi

N^o 283 Une banque exige des frais pour traiter les demandes de renseignements personnels

N^o 341 Les frais demandés et le rôle du médecin praticien sont à l’origine d’une plainte concernant le refus d’accès

N^o 354 Droits d’accès remis en cause