Utilisation et communication de renseignements de santé réputées appropriées, mais mauvais traitement de la demande d'accès

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2004-284

(Principes 4.3 et 4.3.5; paragraphes 5(3), 8(3) et 8(5); alinéa 9(3)d))

Plainte

Une employée d'une entreprise de télécommunications dépose deux plaintes :

1. elle estime que son employeur a utilisé et communiqué ses renseignements personnels sans son consentement. Elle prétend que ses gestionnaires ont partagé des renseignements la concernant avec le service chargé de la gestion des absences des employés et que ce service a par la suite communiqué les renseignements à un examinateur médical indépendant, le tout sans obtenir son consentement;
2. elle indique que son employeur lui a refusé l'accès à ses renseignements personnels.

Résumé de l'enquête

Plainte concernant l'utilisation et la communication sans le consentement :

L'employeur assure lui-même les absences de courte et de longue durée pour cause de maladie. Lorsque l'absence d'un employé dépasse une période donnée (un plafond annuel des absences de courte durée est fixé), l'employé doit présenter un rapport du médecin contenant le diagnostic, le traitement et l'aptitude à retourner au travail et à reprendre des fonctions complètes ou modifiées. L'employé signe sur le formulaire du médecin une section dans laquelle il autorise ce dernier à communiquer les renseignements au Service de santé de l'entreprise. Tous les renseignements médicaux sont transmis directement à ce service, qui les confie à un gestionnaire de cas relevant du directeur. Le directeur est médecin, et les gestionnaires de cas ont tous reçu une formation médicale.

Le mandat du Service de santé est d'évaluer l'admissibilité de l'employé aux prestations et son aptitude à retourner au travail ainsi que de déterminer les obligations de l'entreprise envers l'employé aux termes des lois sur les droits de la personne. Ces lois confèrent à l'employeur le droit de demander suffisamment de renseignements pour être en mesure d'établir s'il a l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour une personne handicapée, ce qui pourrait supposer la consultation d'un spécialiste.

Tous les renseignements sur le diagnostic fournis au Service sont tenus strictement confidentiels. Seuls les renseignements portant sur l'admissibilité de l'employé aux prestations, sur les mesures d'adaptation du milieu de travail à l'appui du retour au travail et(ou) le pronostic de l'employé sont partagés avec le gestionnaire de l'employé. Les employés du Service signent une entente spéciale de confidentialité dans laquelle ils reconnaissent le caractère délicat des renseignements médicaux qu'ils traitent.

En ce qui a trait aux événements qui ont donné lieu à la plainte, la plaignante s'était disputée avec son superviseur immédiat, puis avait quitté le travail en invoquant un motif de santé. Après l'expiration du délai appliqué aux congés de courte durée, elle a été tenue d'envoyer un rapport de son médecin au Service de santé. Elle a signé le formulaire autorisant son médecin à communiquer tous les renseignements médicaux concernant son absence courante et à discuter de son aptitude au travail avec ce service. Sur réception du rapport du médecin, le Service a demandé à la plaignante de subir un examen médical indépendant, qui a permis de constater qu'elle n'était pas entièrement handicapée. Ses prestations ont été suspendues et elle a été sommée de retourner au travail où elle relèverait d'un nouveau superviseur.

La plaignante a obtenu copie du rapport de l'examinateur indépendant, et elle a constaté qu'il mentionnait des notes concernant les échanges entre elle et son gestionnaire ainsi que les dossiers médicaux se rapportant à deux absences antérieures pour le même motif. À son avis, les absences antérieures n'avaient aucun rapport avec sa situation courante et n'auraient pas dû être communiquées au médecin. Elle est d'avis que ces renseignements ont influé négativement sur l'évaluation que l'examinateur a faite de son état. Elle estime en outre que son gestionnaire n'aurait pas dû partager avec le Service de santé des renseignements sur ses échanges avec elle sans avoir obtenu son consentement.

Nous avons conclu qu'un de ses superviseurs avait fait parvenir une lettre donnant le détail des événements qui ont mené à l'absence courante de la plaignante. Le gestionnaire du superviseur a également envoyé au Service de santé un courriel faisant état d'une absence semblable d'une durée importante découlant de circonstances semblables et dans lequel il demandait que des dispositions soient prises concernant un examen médical indépendant.

L'entreprise a soutenu qu'il importe qu'un examinateur indépendant obtienne une vue complète des antécédents médicaux d'un employé. Dans le cas qui nous occupe, cela supposait les circonstances entourant le congé actuel de la plaignante ainsi que ses absences antérieures pour lesquelles un diagnostic identique avait été établi. Le Service de santé pouvait déjà se procurer les renseignements concernant les absences antérieures dans le dossier de la plaignante. Selon le Service, l'examinateur devait savoir si les traitements antérieurs pour le même état avaient ou non été efficaces.

Le Service de santé ne communique pas automatiquement tout le contenu du dossier médical d'un employé à un examinateur médical indépendant. Dans le cas qui nous occupe, le gestionnaire de cas a respecté la procédure normale de présélection des renseignements à envoyer à l'examinateur afin d'en établir la pertinence et a consulté le directeur du Service de santé au sujet de la présélection.

Plainte concernant le refus d'accès :

En ce qui a trait à la seconde allégation, l'entreprise a indiqué qu'elle conservait sur chaque employé trois et parfois quatre dossiers. Le Service de santé conserve un dossier, tandis que le bureau de district tient un dossier qui est censé contenir des renseignements à jour concernant des éléments tels que les congés, les examens du rendement et la rémunération. Le superviseur immédiat de l'employé conserve également un cartable sur chaque employé, et les consultants des relations industrielles peuvent conserver un dossier sur un employé s'ils fournissent à la direction des conseils concernant le grief d'un employé.

La plaignante a présenté à son gestionnaire une demande d'accès à son dossier personnel et a reçu une réponse 22 jours plus tard, dans laquelle on lui faisait savoir qu'une copie de son dossier personnel lui était remise, exception faite de quelques documents qui étaient retenus conformément à l'alinéa 9(3)d) de la Loi. La plaignante avait déposé un certain nombre de griefs et les documents en question s'y rapportaient.

La plaignante avait également présenté des demandes au Service de santé, et réponse a été donnée à chacune d'elles dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Son dossier médical comprenait une copie des notes de son superviseur concernant les échanges avec elle qui ont eu lieu aux environs du moment où elle a quitté le bureau après la dispute. Elle avait également reçu copie de deux courriels qui l'ont portée à croire que son gestionnaire retenait certains renseignements auxquels elle estimait devoir avoir accès.

Le Commissariat a conclu que les renseignements manquants étaient une série de courriels entre la plaignante et son superviseur immédiat. Bien que l'entreprise ait soutenu que le dossier personnel de la plaignante comprenait les courriels qu'elle avait échangés avec son superviseur et des courriels de clients, le Commissariat n'a pas été en mesure de confirmer que tel était le cas étant donné que l'entreprise avait remis à la plaignante les originaux qui avaient été versés à son dossier et n'en n'avait pas gardé de copie pour ses propres dossiers. Lorsque nous avons demandé à la plaignante de consulter le dossier qu'elle avait reçu, elle a fait savoir qu'elle n'avait reçu que des rapports d'absence et quelques autres documents qui n'étaient pas particulièrement utiles et qu'elle avait fini par jeter aux rebuts.

La politique de l'entreprise concernant les demandes faites par les employés d'avoir accès à leurs dossiers personnels, est de leur remettre des copies du dossier du superviseur immédiat, du dossier du bureau de district et de tous les courriels ou autres renseignements électroniques. Nous avons conclu toutefois que la plaignante n'avait pas reçu copie du dossier du bureau de district et que ce dossier n'était pas à jour, ce qui est contraire à la propre politique de l'entreprise. L'entreprise a communiqué ces renseignements quelques mois plus tard après le dépôt de la plainte auprès du Commissariat.

Conclusions

Rendues le 30 novembre 2004

Application : Le principe 4.3 stipule que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. Pour sa part, le principe 4.3.5 signale que, dans l'obtention du consentement, les attentes raisonnables de la personne sont aussi pertinentes. Enfin, le paragraphe 5(3) énonce que l'organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Aux termes du paragraphe 8(3), l'organisation saisie d'une demande d'accès doit y donner suite dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) stipule qu'une organisation qui n'a pas répondu dans le délai est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande. Enfin, l'alinéa 9(3)d) précise que l'organisation n'est pas tenue de communiquer à l'intéressé des renseignements personnels s'ils ont été fournis à l'occasion d'un règlement officiel des différends.

Concernant la plainte relative l'utilisation et à la communication, voici les conclusions de la commissaire adjointe à la protection de la vie privée :

• L'entreprise recueille, utilise et communique des renseignements personnels d'employés afin de déterminer si les employés sont aptes à travailler (ou à retourner au travail), afin de déterminer si les employés ont droit à des prestations d'emploi et afin de déterminer si elle a des obligations de prendre des mesures d'adaptation pour les employés aux termes de la loi sur les droits de la personne. Une personne raisonnable estimerait vraisemblablement que de telles fins sont raisonnables dans les circonstances.
• Les gestionnaires ont échangé avec le Service de santé certains renseignements concernant les circonstances ayant entouré l'absence du travail de la plaignante et informé ce service qu'à leur avis, les absences antérieures de la plaignante étaient un élément important à prendre en considération lors de l'évaluation des prochaines mesures à prendre pour gérer son absence courante ou son éventuel retour au travail. La commissaire adjointe a estimé que les renseignements échangés avaient directement trait aux efforts de l'entreprise pour déterminer si la plaignante était apte à retourner au travail et si elle continuait d'avoir droit aux prestations d'emploi.
• Pour ce qui est de la communication à l'examinateur médical indépendant, le Service de santé ne communique pas automatiquement aux examinateurs indépendants les renseignements qu'il reçoit des gestionnaires ou qu'il a versés à ses dossiers. Dans le cas qui nous occupe, le Service a respecté la pratique habituelle de présélection des renseignements à fournir en fonction de leur pertinence. Le Service a communiqué des renseignements concernant les absences antérieures du travail de la plaignante dans des circonstances semblables et à l'égard desquelles un diagnostic identique avait été établi.
• Lorsque la plaignante s'est rendue à son rendez-vous pour subir l'évaluation médicale indépendante, elle savait que le but était de déterminer son aptitude à retourner au travail et son admissibilité aux prestations. Même si elle estimait que le Service n'aurait pas dû communiquer sans son consentement les renseignements de ses gestionnaires ou les renseignements concernant ses absences antérieures, la commissaire adjointe est d'avis qu'elle aurait dû savoir que certains renseignements seraient fournis à l'examinateur pour qu'il soit au courant des circonstances entourant l'absence et qu'il sache qu'elle avait déjà été absente pour des motifs étayés par un diagnostic identique.
• La commissaire adjointe a donc conclu que l'entreprise possédait le consentement implicite de la plaignante pour l'utilisation et la communication de ses renseignements personnels. Elle est d'avis que la plaignante aurait dû s'attendre à ce que des renseignements concernant son absence et son admissibilité aux prestations seraient utilisés et communiqués. Elle a fait remarquer que le fait d'exiger le consentement explicite des employés chaque fois que des renseignements sur leur rendement sont utilisés ou communiqués imposerait un fardeau déraisonnable aux organisations ou pourrait même donner lieu à des situations où les fins légitimes d'une entreprise ne pourraient être atteintes. Il faudrait s'attendre à ce que les organisations obtiennent le consentement explicite lorsque l'utilisation et la communication envisagées ne pourraient pas raisonnablement être prévues dans les circonstances ou lorsqu'elles visent une fin dont les employés n'ont pas déjà été informés.
• Tel n'ayant pas été le cas dans les circonstances de la plainte, la commissaire adjointe a conclu que l'entreprise s'était conformée aux principes 4.3 et 4.3.5 de même qu'au paragraphe 5(3).

Par conséquent, elle a conclu que la plainte était non fondée.

Concernant la plainte relative au refus d'accès, voici les conclusions de la commissaire adjointe :

• Le Commissariat n'a pas été en mesure de confirmer que la plaignante avait reçu copie de son dossier personnel détenu par son gestionnaire immédiat même s'il sait qu'elle a reçu copie de certains documents, comme en fait foi la lettre que son gestionnaire lui a fait parvenir 22 jours après la réception de sa demande. Toutefois, nous avons pu confirmer que la plaignante n'a reçu copie de son dossier détenu par le bureau de district que 243 jours après réception de sa demande.
• La commissaire adjointe a conclu qu'en dépassant le délai prescrit au paragraphe 8(3), l'entreprise est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande comme le stipule le paragraphe 8(5).
• Pour ce qui est de l'exemption citée, l'entreprise pourrait à juste titre appliquer l'alinéa 9(3)d) aux documents produits par suite du dépôt de griefs par la plaignante.
• Cependant, comme l'entreprise a appliqué la même exemption à certains documents créés avant le dépôt des griefs de la plaignante, de tels renseignements ne pouvaient pas être réputés avoir été produits à l'occasion d'un règlement officiel des différends.
• La commissaire adjointe a conclu que l'entreprise avait par erreur appliqué l'exemption à ces documents.

Par conséquent, elle a conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

La commissaire adjointe a recommandé que l'entreprise :

• communique les renseignements qu'elle a par erreur retenus conformément à l'alinéa 9(3)d);
• passe en revue les procédures d'accès avec les gestionnaires qui ont traité la demande d'accès.