Plusieurs plaintes concernant la réponse tardive d'une agence à des demandes d'obtention de dossiers de crédit

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-67

[Principe 4.9 de l'Annexe 1 et paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Plusieurs personnes se sont plaintes qu'une agence d'évaluation du crédit n'ait pas répondu à leurs demandes d'accès à leur dossier de crédit.

Résumé de l'enquête

Les plaignants avaient tous demandé des copies de leur dossier de crédit en novembre et décembre 2001. Dans chaque cas, l'agence d'évaluation du crédit en question a envoyé un accusé de réception indiquant que les demandes ne pourraient pas être traitées dans les 30 jours à cause d'un surcroît de demandes à ce moment. Cette lettre rappelait aussi aux demandeurs leur droit de porter plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Plusieurs semaines plus tard, lorsque les demandeurs n'avaient toujours par reçu leurs rapports de solvabilité, ils ont déposé une plainte au Commissariat.

L'agence était en effet aux prises avec une hausse importante du volume de demandes d'accès, assortie de retards de traitement. En attendant l'embauche et la formation de personnel supplémentaire pour le traitement des demandes, l'agence avait décidé d'informer les demandeurs, par lettre, qu'ils ne devraient s'attendre à obtenir une réponse à leurs demandes qu'avec un certain retard.

Après l'intervention du Commissariat, l'agence a expédié aux plaignants des copies de leur dossier de crédit. Tous ont éventuellement confirmé qu'ils avaient reçu les renseignements personnels qu'ils avaient demandé. L'agence a pris des mesures, notamment l'embauche de personnel supplémentaire, pour éliminer l'arriéré des demandes et traiter plus rapidement le volume toujours plus grand, semble-t-il, des demandes. Depuis février 2002, l'agence répond aux demandes d'accès dans un délai moyen de huit jours.

Conclusions du commissaire

Rendues le 28 août 2002

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi s'applique aux entreprises fédérales et aussi à toute entreprise provinciale qui communique des renseignements personnels pour contrepartie à l'extérieur de la province. Le commissaire a compétence dans les causes où l'agence d'évaluation du crédit en question, quoique sous réglementation provinciale, communique des renseignements personnels pour contrepartie à des clients à l'extérieur de la province.

Application : Le principe 4.9 de l'annexe 1 énonce que l'organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter; et qu'il est possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(3) énonce que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que, faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

L'agence n'a pas contesté qu'elle n'avait pas remis aux plaignants les renseignements personnels demandés dans le délai de 30 jours précisé au paragraphe 8(3) de la Loi. Dans chaque cas, le commissaire a établi que les renseignements requis avaient été remis bien après l'expiration du délai et seulement après intervention du Commissariat. Il a donc conclu que l'agence ne s'était pas conformée à ses obligations en vertu du paragraphe 8(3), était donc réputée, selon le paragraphe 8(5), avoir refusé d'acquiescer à la demande, et avait par conséquent contrevenu au principe 4.9 de l'annexe 1.

Toutefois, il a été heureux de constater que les plaignants avaient enfin reçu leurs renseignements et que l'agence avait pris les mesures correctives qui semblaient s'imposer pour se conformer au paragraphe 8(3) de la Loi lorsqu'elle aura à répondre à de nouvelles demandes d'accès.

Le commissaire a conclu que les plaintes étaient fondées et résolues.